HP LaserJet Pro : utilisez le tableau de bord HP Smart Admin

Configuration requise pour le Tableau de bord HP Smart Admin

Pour utiliser le tableau de bord HP Smart Admin, vous aurez besoin des éléments suivants :

Au moins une imprimante HP LaserJet Pro série 3000/4000 connectée/intégrée au Cloud
Un navigateur Web offrant un accès à hpsmart.com/admin
Un compte ID HP avec des privilèges Administrateur

Accéder au Tableau de bord HP Smart Admin

Suivez ces étapes pour accéder au Tableau de bord HP Smart Admin :

Sur votre ordinateur, ouvrez une nouvelle fenêtre de navigateur Web et rendez-vous sur hpsmart.com/admin.
Connectez-vous à l’aide de l’identifiant de votre compte HP ou du compte connecté à l’imprimante que vous avez intégrée précédemment :
1. Saisissez votre adresse email (ou nom d’utilisateur) et cliquez sur Suivant.
2. Saisissez le mot de passe, puis cliquez sur Connexion.
3. Sélectionnez une entreprise, puis cliquez sur Continuer.
  
  Remarque:
  Certains comptes peuvent être associés à une seule entreprise, mais vous devrez quand même la sélectionner.

Page d’accueil et navigation

La page d’accueil du Tableau de bord HP Smart Admin est une interface centralisée pour surveiller les imprimantes dans le compte de l’entreprise.

Les informations de la page d’accueil sont divisées en plusieurs sections :

Smart Notifications (Notifications intelligentes) : vous informe des mises à jour d’imprimantes et de solutions, des événements importants et des éléments nécessitant une action ou une attention particulière. Cliquez sur un élément de la liste pour afficher tous les détails.
Etat : fournit une présentation générale du nombre d’imprimantes sur le compte de l’entreprise, ainsi que le nombre total d’utilisateurs et leur état actuel (par exemple, « Active » (Actif) ou « En attente »).
Printers (Imprimantes) : répertorie toutes les imprimantes et leur état actuel, par exemple « Ready to print » (Prête à imprimer), « Not connected » (Non connectée) ou « Needs attention » (Intervention requise).
Usage (Utilisation) : fournit des données d’utilisation de toutes les imprimantes du compte de l’entreprise, telles que le nombre total de pages imprimées, le nombre total de pages numérisées, le nombre total de télécopies envoyées et reçues, etc.
HP+ : fournit un instantané des solutions utilisées par les imprimantes sur le compte de l’entreprise, y compris Smart Security et Print Anywhere.
HP Smart Pro ou HP Smart Advance : affiche les informations relatives à votre abonnement HP Smart Pro/Advance.

Menu latéral (volet de navigation de gauche)

Pour naviguer vers d’autres pages du Tableau de bord HP Smart Admin, utilisez le menu latéral dans le volet de navigation de gauche.

Le menu latéral contient des liens vers les pages suivantes du Tableau de bord :

Accueil : lorsque vous consultez d’autres pages du Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur cette option pour revenir à la page d’accueil.
Printers (Imprimantes) : afficher et gérer les imprimantes associées au compte HP.
Utilisateurs : afficher et gérer les utilisateurs associés au compte HP.
HP Instant Ink : afficher des détails sur l’état de l’abonnement, l’utilisation, la facturation, l’expédition, etc. du produit Instant Ink.
Solutions : afficher et gérer les solutions d’impression et les avantages du programme.
Sustainability (Développement durable) : Découvrez l’impact votre entreprise en matière de développement durable et trouvez des informations sur la manière de recycler les cartouches.
Account (Compte) : affichez et gérez les paramètres, les préférences ainsi que les informations de facturation et d’expédition pour le compte de votre entreprise.

Gestion d’imprimantes

Sur la page Imprimantes du Tableau de bord HP Smart Admin, vous pouvez afficher des informations essentielles sur toutes les imprimantes liées au compte de votre entreprise, y compris la connectivité d’une imprimante, son état de santé, son état de sécurité et les informations sur les consommables.

Pour accéder à la page Imprimantes dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Imprimantes dans le volet de navigation de gauche.

Pour afficher les détails d’une imprimante en particulier, cliquez sur le nom de l’imprimante dans la liste d’imprimantes.

Accéder à la page Détails de l’imprimante

Chaque imprimante du compte de l’entreprise possède sa propre page Détails de l’imprimante qui permet d’afficher son état, de gérer ses paramètres et d’accéder à ses détails.

Pour accéder à la page Détails de l’imprimante, effectuez la procédure suivante :

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Imprimantes dans le volet de navigation de gauche.
Dans la page Imprimantes, cliquez sur le nom de l’imprimante pour ouvrir la page Détails de l’imprimante.

En haut de la page Détails de l’imprimante, une image de l’imprimante s’affiche ainsi que des informations sur son état.

Sous l’image de l’imprimante se trouve un volet de navigation avec des onglets qui contiennent diverses informations sur l’imprimante.
Cliquez sur l’un des onglets du volet de navigation (répertoriés ci-dessous) pour afficher les informations disponibles.
- Vue d’ensemble : cet onglet contient des informations de base sur l’imprimante, telles que le numéro de série de l’imprimante, les informations réseau (y compris l’adresse IP et le nom d’hôte de l’imprimante), la version du micrologiciel et l’état de Smart Security.
  
  Il contient également une section Paramètres avec des options permettant de définir et de gérer les paramètres de numérisation et de télécopie (pour les modèles MFP uniquement).
- HP Instant Ink (disponible uniquement si vous avez souscrit un abonnement HP Instant Ink) : Cet onglet contient des informations sur le plan Instant Ink auquel votre entreprise est abonnée, y compris l’ID d’abonnement, les détails du plan, les détails de facturation et les données d’utilisation du plan.
- Solutions : dans cet onglet, vous pouvez gérer les solutions d’impression disponibles pour l’imprimante et en savoir plus sur les avantages du programme HP+.
- Paramètres supplémentaires : dans cet onglet, vous pouvez afficher et gérer d’autres paramètres d’imprimante, notamment les paramètres réseau, les préférences de l’imprimante et les paramètres de sécurité.

Ajouter une nouvelle imprimante au compte

A l’heure actuelle, les imprimantes ne peuvent pas être ajoutées au compte de votre entreprise à partir du Tableau de bord HP Smart Admin.

Les imprimantes HP+ ne peuvent être ajoutées au compte de votre entreprise que lors de la configuration initiale de l’imprimante.

Pour ajouter une imprimante, suivez les instructions du guide d’installation fourni avec l’imprimante.

Certaines imprimantes HP standard qui ont déjà été configurées et qui ne sont pas liées à un compte HP peuvent être ajoutées au compte de votre entreprise. Vous devez pour cela lancer le processus d’association à partir du serveur Web intégré (EWS) de l’imprimante.

Pour accéder au serveur EWS d’une imprimante, saisissez l’adresse IP de l’imprimante dans la barre d’adresse d’un navigateur Internet.

Remarque:

Pour plus d’informations sur l’accès au serveur EWS de l’imprimante, reportez-vous à la section Advanced configuration with the HP Embedded Web Server (EWS) (Configuration avancée avec le serveur Web intégré HP (EWS)) sur la page d’assistance HP.

Une fois dans l’EWS, accédez à Web Services (Services web) et recherchez la section Printer Pairing (Association d’imprimante) pour démarrer le processus d’association.

Modification du nom et/ou de l’emplacement de l’imprimante

Chaque imprimante associée au compte de l’entreprise possède un nom d’imprimante et, dans certains cas, un emplacement d’imprimante qui a été attribué lors de la configuration initiale de l’imprimante. Pour modifier le nom et/ou l’emplacement de l’imprimante dans le Tableau de bord HP Smart Admin, suivez les étapes ci-dessous.

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Imprimantes dans le volet de navigation de gauche.
Sur la page Imprimantes, cliquez sur le nom de l’imprimante dont vous souhaitez modifier le nom et/ou l’emplacement.
Sur la page de détails de l’imprimante, cliquez sur la liste déroulante Action sous l’image de l’imprimante et sélectionnez l’une des options suivantes :
- Modifier le nom de l’imprimante : sélectionnez cette option pour modifier le nom de l’imprimante.
- Modifier l’emplacement de l’imprimante : sélectionnez cette option pour modifier l’emplacement de l’imprimante.
Saisissez un nouveau nom d’imprimante ou un nouvel emplacement (selon votre choix à l’étape précédente) dans le champ de texte, puis cliquez sur Continuer pour enregistrer l’entrée.

Transfert d’une imprimante à partir d’un compte HP personnel

Si une imprimante est actuellement associée à un compte HP personnel, vous pouvez transférer cette imprimante vers le compte HP de votre entreprise, si vous le désirez. Cela vous permettrait de gérer l’imprimante à partir du Tableau de bord HP Smart Admin.

Pour que vous puissiez le faire, les conditions suivantes doivent être remplies :

Vous devez être un administrateur du compte de votre entreprise.
L’adresse électronique de votre compte HP personnel et celle du compte de votre entreprise doivent être identiques.
L’imprimante ne peut pas être abonnée à HP Instant Ink.
La fonction Print Anywhere ne doit pas être activée sur l’imprimante.

Remarque:

Tout droit HP+ restant (par exemple les périodes d’essai gratuites) associé à l’imprimante sur un compte HP personnel prend fin lors du transfert de l’imprimante vers le compte d’une entreprise.

Pour transférer l’imprimante vers le compte de l’entreprise, suivez ces étapes :

Sur votre ordinateur, ouvrez un navigateur Web, allez sur HP Smart et connectez-vous à votre compte HP personnel.
Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Imprimantes, puis cliquez sur le nom de l’imprimante à transférer.
Sur la page de détails de l’imprimante de l’espace « Options d’impression », cliquez sur Transfer Ownership (Transfert de propriété).
- Si l’option Transfer Ownership (Transfert de propriété) n’est pas répertoriée, l’imprimante est abonnée à HP Instant Ink et ne peut pas être transférée tant que l’abonnement à HP Instant Ink n’a pas été annulé. Pour annuler l’abonnement, contactez l’assistance HP Instant Ink.
- Si l’option Transfer Ownership (Transfert de propriété) est grisée, il est probable que la fonction Print Anywhere soit activée sur l’imprimante. Vous devez désactiver cette fonction avant de pouvoir transférer l’imprimante.
Lorsque la boîte de dialogue « Transfert de propriété » s’affiche, cliquez sur le champ déroulant et sélectionnez l’entreprise vers laquelle vous souhaitez transférer l’imprimante, cochez les cases qui vous permettent d’accepter les conditions, puis cliquez sur Transfer (Transférer).
Lorsque la boîte de dialogue affiche « Ownership transfer complete » (Transfert de propriété terminé), cliquez sur Terminer.

Remarque:
En cas d’échec du transfert, le message « Unable to process transfer request » (Impossible de traiter la demande de transfert) s’affiche à l’écran.
Pour confirmer que le transfert a réussi, accédez à hpsmart.com/admin et connectez-vous au Tableau de bord Admin. Sur la page d’accueil du Tableau de bord HP Smart Admin, une notification indiquant qu’une imprimante a été transférée vers le compte de l’entreprise s’affiche.

L’imprimante peut maintenant être gérée dans le Tableau de bord avec les autres imprimantes de l’entreprise.

Gérer les utilisateurs

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, vous pouvez inviter les utilisateurs à accéder à une ou plusieurs imprimantes sur le compte de l’entreprise.

Pour afficher et gérer les utilisateurs dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Utilisateurs dans le volet de navigation de gauche.

Sur la page Utilisateurs, vous pouvez inviter des utilisateurs, mettre à jour le rôle d’un utilisateur, attribuer des solutions d’impression spécifiques à des utilisateurs et supprimer des utilisateurs, si nécessaire.

Ajout d’un utilisateur

Pour ajouter un utilisateur au compte de votre entreprise, procédez comme suit.

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Utilisateurs dans le volet de navigation de gauche.
Sur la page Utilisateurs, cliquez sur Inviter.
Sur la page Inviter les utilisateurs, cliquez sur la liste déroulante Select Role (Sélectionner un rôle), puis sélectionnez l’une des options suivantes :
- Administrateur : sélectionnez cette option pour inviter un administrateur supplémentaire sur le compte. Les administrateurs supplémentaires auront les mêmes accès (et privilèges) au Tableau de bord HP Smart Admin que l’administrateur d’origine. Ils peuvent gérer les utilisateurs et les imprimantes au nom de l’entreprise, accéder aux informations de facturation et d’expédition, et gérer les solutions payantes.
- Utilisateur : sélectionnez cette option pour inviter les utilisateurs au compte. Les utilisateurs peuvent accéder aux imprimantes et aux services associés et les utiliser, mais ils ne peuvent pas accéder au Tableau de bord HP Smart Admin. Les utilisateurs ne peuvent pas gérer les imprimantes ou les services sur le compte et n’ont pas accès aux informations de facturation.
Dans le champ Enter email address (Entrer une adresse électronique), saisissez la ou les adresse(s) électronique(s) des utilisateur(s) ou administrateur(s) que vous souhaitez inviter au compte, puis cliquez sur Ajouter.

Une invitation par email sera envoyée aux utilisateurs avec des informations et des instructions sur la façon de rejoindre le compte.

Remarque:
Les utilisateurs et/ou les administrateurs apparaissent dans la liste des utilisateurs. Si un utilisateur n’a pas encore accepté l’invitation à adhérer au compte, il apparaît dans la liste des utilisateurs avec le statut Pending (En attente). Si l’utilisateur n’accepte pas l’invitation, celle-ci expirera et son statut affichera Expired (Expiré).

Renvoyer une invitation

Pour les utilisateurs dont l’état est Pending (En attente) ou Expired (Expiré), vous pouvez renvoyer l’invitation en suivant les étapes ci-dessous.
1. Sur la page Utilisateurs, cochez la case à côté du ou des nom(s) d’utilisateur(s) que vous souhaitez réinviter.
2. Au bas de la page, cliquez sur la flèche vers le bas dans le champ de liste déroulante Select Action (Sélectionner une action), sélectionnez Resend Invitation (Renvoyer l’invitation), puis cliquez sur Continuer.
  
  Une nouvelle invitation est envoyée à l’utilisateur avec des informations et des instructions pour rejoindre le compte.

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur du compte de votre entreprise, procédez comme suit.

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Utilisateurs dans le volet de navigation de gauche.
Sur la page Utilisateurs, cochez la case à côté du nom de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer.

Remarque:
Pour supprimer plusieurs utilisateurs simultanément, cochez les cases à côté de tous les utilisateurs que vous souhaitez supprimer.
Au bas de la page, cliquez sur la liste déroulante Select Action (Sélectionner une action), sélectionnez Remove User (Supprimer un utilisateur), puis cliquez sur Continuer.

Modification du rôle d’un utilisateur

Chaque utilisateur associé au compte de l’entreprise a un rôle attribué en tant qu’utilisateur ou administrateur. Le rôle actuel de chaque utilisateur s’affiche dans la colonne Rôle sur la page Utilisateurs dans le Tableau de bord HP Smart Admin.

Pour modifier le rôle d’un utilisateur associé au compte, procédez comme suit.

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Utilisateurs dans le volet de navigation de gauche.
Sur la page Utilisateurs, cochez la case à côté du nom de l’utilisateur dont vous souhaitez modifier le rôle.

Remarque:
Pour modifier les rôles de plusieurs utilisateurs simultanément, cochez les cases à côté de chaque nom.
Au bas de la page, cliquez sur la liste déroulante Select Action (Sélectionner une action), sélectionnez Assign Role (Attribuer un rôle), puis cliquez sur Continuer.
Dans la liste déroulante Select Role (Sélectionner un rôle), sélectionnez un rôle (Utilisateur ou Administrateur), puis cliquez sur Confirmer.

HP Instant Ink

Instant Ink est un service d’abonnement mensuel permettant de recharger automatiquement l’encre ou le toner. Les plans sont basés sur les pages imprimées chaque mois, et non sur le nombre de cartouches que vous utilisez.

Instant Ink est pratique et peut vous faire économiser de l’argent. Votre plan est flexible et peut être modifié à tout moment.

HP Instant Ink for Business

Le Tableau de bord HP Smart Admin offre un accès total à l’état Instant Ink de chaque imprimante du compte HP de votre entreprise.

En plus de surveiller l’état de la cartouche et l’historique mensuel des pages imprimées, vous pouvez afficher les informations de facturation Instant Ink et gérer les options de paiement. Vous pouvez également profiter de la facturation consolidée qui rassemble dans une seule facture les dépenses engagées pour plusieurs imprimantes.

Pour vous enregistrer et gérer un compte Instant Ink, cliquez sur HP Instant Ink dans le menu latéral (dans le volet de navigation de gauche).

Solutions

HP propose de nombreuses solutions d’impression pour rendre l’impression et la numérisation plus efficaces, fournir des environnements d’impression sécurisés et simplifier le traitement des documents.

Pour afficher et gérer les solutions disponibles pour votre entreprise, telles que HP+ et HP Smart Pro, cliquez sur Solutions dans le menu de la barre latérale (dans le volet de navigation de gauche).

HP+

HP+ est un système d’impression intelligent disponible sur certaines imprimantes compatibles HP+ et fourni avec une garantie étendue HP.

Les fonctionnalités principales incluses dans HP+ for Small Business sont les suivantes :

Smart Security vous fournit en temps réel des mises à jour de sécurité et une surveillance pour protéger une imprimante contre les cyber-attaques ou les pertes de données.
Print Anywhere vous permet d’imprimer n’importe où sur n’importe quel périphérique et de garder les impressions confidentielles avec Private Pickup.
HP Smart Pro offre des fonctions d’application Premium.
Forest First défend la protection des écosystèmes et, pour chaque page imprimée avec une imprimante HP+, HP plante des arbres et protège ou restaure les forêts.

Les imprimantes HP+ nécessitent un compte HP, une connexion Internet continue et de l’encre ou un toner HP d’origine exclusivement pendant la durée de vie de l’imprimante.

Pour en savoir plus sur HP+, visitez le hp.com/plus.

HP Smart Pro

HP Smart Pro est un outil qui vous aide à numériser, organiser et simplifier vos tâches les plus courantes et les plus répétées dans l’application HP Smart.

Les fonctions principales sont les suivantes :

La fonctionnalité Scan Destinations for Business offre plus d’options de destination de Cloud à utiliser, telles que Sharepoint et OneDrive for Business.
La fonctionnalité Advanced Scan comporte des fonctions supplémentaires telles que la suppression manuelle et la protection par mot de passe pour les PDF.

Activer Print Anywhere

Print Anywhere est une fonction de l’application HP Smart qui permet aux utilisateurs d’envoyer des tâches d’impression vers une imprimante prise en charge, même lorsqu’ils se trouvent dans un emplacement distant. Lorsqu’un administrateur active l’option Print Anywhere sur une imprimante, les utilisateurs peuvent utiliser cette fonction à partir de leur application HP Smart.

Pour activer l’option Imprimer n’importe où sur une imprimante gérée dans le Tableau de bord HP Smart Admin, procédez comme suit :

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Imprimantes dans le volet de navigation de gauche.
Sur la page Imprimantes, cliquez sur le nom de l’imprimante pour laquelle vous souhaitez activer Print Anywhere.
Sur la page Détails de l’imprimante, cliquez sur Solutions dans la barre de navigation centrale.
A côté de l’option « Print Anywhere » de la liste, cliquez sur Gérer, puis sur l’option pour activer la fonction.

Paramètres de numérisation et de télécopie

HP Smart Pro donne aux utilisateurs l’accès à des fonctions supplémentaires de l’application HP Smart, notamment la possibilité de créer des destinations de numérisation avec plus d’options de destination Cloud et des capacités de télécopie sur les imprimantes prises en charge.

Configuration de destinations de numérisation

Utilisez le Tableau de bord HP Smart Admin pour configurer la numérisation vers un message électronique et vers le Cloud pour les imprimantes prises en charge.

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Imprimantes dans le volet de navigation de gauche.
Sur la page Imprimantes, cliquez sur le nom de l’imprimante à configurer pour la numérisation.
Sur la page Détails de l’imprimante, accédez à la section Paramètres et cliquez sur le bouton Configurer en regard de « Numériser vers un message électronique » ou « Numériser vers le Cloud ».
Saisissez les informations dans les champs requis et cliquez sur Enregistrer.

Configurer le télécopieur

Utilisez le tableau de bord HP Smart Admin pour configurer les fonctions de télécopie pour les imprimantes prises en charge.

Dans le Tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Imprimantes dans le volet de navigation de gauche.
Sur la page Imprimantes, cliquez sur le nom de l’imprimante à configurer pour la télécopie.
Sur la page de détails de l’imprimante, faites défiler la liste jusqu’à la section Paramètres et cliquez sur le bouton Configuration à côté de « télécopie » pour ouvrir la page Fax Setup Wizard (Assistant de configuration de télécopie).
Suivez les instructions à l’écran, saisissez les informations dans les champs requis, puis cliquez sur Enregistrer.

Gestion des paramètres du compte

Pour afficher et gérer les paramètres de compte dans le tableau de bord HP Smart Admin, cliquez sur Paramètres dans le volet de navigation de gauche.

Sur la page Paramètres, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :

Gérer les détails des profils de compte
Configurer des préférences, telles que la langue, les notifications et la confidentialité
Effectuer le suivi des commandes, afficher les dates de livraison et gérer les adresses d’expédition (disponible lorsque vous êtes inscrit à HP Instant Ink)
Afficher des factures et gérer des informations de facturation