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HP LaserJet Pro MFP - 如何設定與使用「掃描至電子郵件」功能
您可以使用「掃描至電子郵件」功能從印表機掃描文件,並將其直接傳送到一或多個電子郵件地址。
本文件說明如何設定與使用「掃描至電子郵件」功能。
若要使用「掃描至電子郵件」功能,印表機必須連線至網路,而且必須使用 HP 內嵌式 Web 伺服器設定這項功能。
本文件僅適用於某些 HP LaserJet Pro 多功能印表機 (MFP),而非全部機型。
如要在 HP LaserJet Pro MFP M329、M428、M429 或 M479 機型上設定與使用「掃描至電子郵件」功能,請參閱以下文件:
除了下列步驟外,您還可以觀看以下影片,瞭解如何設定與使用「掃描至電子郵件」功能。

設定「掃描至電子郵件」功能
若要設定「掃描至電子郵件」功能,您必須存取 HP 內嵌式 Web 伺服器 (EWS)。
以下章節說明如何存取 EWS 和設定「掃描至電子郵件」功能,包括在電子郵件通訊錄中新增連絡人,以及配置預設電子郵件設定的步驟。
首先檢閱在開始之前一節的資訊,然後依照指定順序執行步驟。
在開始之前
設定「掃描至電子郵件」功能之前,印表機必須連線至與執行設定程序的電腦相同的網路。
開始設定程序之前,管理員需要下列資訊:
-
對該印表機的管理存取權限
-
SMTP 伺服器(例如 smtp.mycompany.com)
註:如果您不知道 SMTP 伺服器名稱、SMTP 連接埠號碼或驗證資訊,請與電子郵件/網際網路服務供應商或系統管理員聯繫以取得資訊。
透過網際網路搜尋通常可以找到 SMTP 伺服器名稱和連接埠名稱,例如,使用「gmail smtp 伺服器名稱」或「yahoo smtp 伺服器名稱」等詞彙進行搜尋。
-
SMTP 連接埠號碼
-
外送電子郵件訊息的 SMTP 伺服器驗證需求,包含用於驗證的使用者名稱和密碼(若適用)
註:如需電子郵件帳戶的數位傳送限制的詳細資訊,請參閱電子郵件服務提供者的文件。如果您超過傳送限制,部分供應商可能會暫時鎖定您的帳戶。
步驟 1:存取 HP 內嵌式 Web 伺服器 (EWS)
選擇下列其中一種方法,存取內嵌式 Web 伺服器 (EWS)。
方法 2 僅適用於 macOS。如果您有 Windows PC,則必須使用方法 1。
方法 1:從網頁瀏覽器存取 HP 內嵌式 Web 伺服器 (EWS)
依照下列步驟取得印表機的 IP 位址,然後使用該位址,從網頁瀏覽器存取內嵌式 Web 伺服器 (EWS)。
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取得印表機的 IP 位址:
-
在印表機控制面板的主畫面中,點選「網路」按鈕
或「無線」按鈕
,以顯示印表機的 IP 位址或主機名稱。
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開啟內嵌式 Web 伺服器:
-
在電腦上開啟網頁瀏覽器,然後在位址列中輸入印表機控制面板上顯示的 IP 位址或主機名稱。
瀏覽器位址列中的 IP 位址範例
-
按下電腦鍵盤上的 Enter。
註:如果瀏覽器顯示訊息,指出存取網站可能不安全,請選擇繼續瀏覽網站的選項。存取此網站不會對電腦造成任何傷害。
EWS 隨即開啟。
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方法 2:從 macOS 中的 HP 公用程式軟體存取 HP 內嵌式 Web 伺服器 (EWS)
請依照下列步驟,從 macOS 中的 HP 公用程式軟體存取內嵌式 Web 伺服器。
-
在執行功能表中,按一下公用程式,按一下 Hewlett-Packard 資料夾,然後連按兩下 HP Utility。
HP 公用程式主畫面隨即開啟。
-
在 HP 公用程式主畫面中,使用下列其中一個方法開啟 EWS:
-
在印表機設定區域中,按一下其他設定,然後按一下開啟內嵌式 Web 伺服器。
-
在掃描設定區域中,按一下掃描至電子郵件,然後再按一下開始掃描至電子郵件設定。
HP 內嵌式 Web 伺服器 (EWS) 即會開啟。
-
步驟 2:設定「掃描至電子郵件」功能
依照下列步驟在嵌入式 Web 伺服器 (EWS) 設定「掃描至電子郵件」功能。
-
在 EWS 首頁按一下系統標籤。
-
在左側導覽窗格中,按一下管理。
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在已啟用的功能區域中,將掃描至電子郵件選項設定為開啟。
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按一下掃描標籤。
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在左側導覽窗格中,按一下外送電子郵件設定檔。
-
在外送電子郵件設定檔頁面中,按一下新增按鈕。
-
在電子郵件地址區域中,完成下列步驟:
-
在您的電子郵件地址欄位中,針對新的外送電子郵件設定檔輸入寄件者的電子郵件地址。
-
在顯示名稱欄位中,輸入寄件者名稱。此名稱將顯示於印表機的控制面板。
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-
在 SMTP 伺服器設定區域中,完成下列步驟:
-
在 SMTP 伺服器欄位中,輸入 SMTP 伺服器的位址。
-
在 SMTP 連接埠欄位中,輸入 SMTP 連接埠號碼。
註:在大部分情況下,不需要變更預設連接埠號碼。
若是使用託管的 SMTP 服務(例如 Gmail),請從服務提供者的網站或其他來源確認 SMTP 地址、連接埠號碼和 SSL 設定。一般而言,若為 Gmail,則 SMTP 地址為「smtp.gmail.com」、連接埠號碼為「465」,且必須啟用 SSL。
請參閱線上資源,確認這些伺服器設定在設定時是最新且有效的。
-
如果您使用 Gmail 作為電子郵件服務,請選擇一律使用安全連線 (SSL/TLS) 核取方塊。
-
-
如果 SMTP 伺服器需要傳送電子郵件的驗證,請在 SMTP 驗證區域中完成下列步驟以填入欄位:
-
選擇外送電子郵件訊息必須經過 SMTP 伺服器的驗證核取方塊。
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在 SMTP 使用者 ID 欄位中,為 SMTP 伺服器輸入使用者 ID。
-
在 SMTP 密碼欄位中,為 SMTP 伺服器輸入密碼。
-
-
若要要求必須先在印表機的控制面板上輸入 PIN,才能使用電子郵件地址傳送電子郵件,請在選擇性 PIN 區域中完成下列步驟以填入欄位:
註:HP 建議您建立 PIN 來保護電子郵件設定檔。
PIN 建立完畢後,每次使用設定檔將掃描傳送至電子郵件時,都必須在印表機的控制面板上輸入 PIN。
-
在 PIN(選擇性)欄位中,輸入四位數 PIN。
-
在確認 PIN 欄位中,重新輸入四位數 PIN。
-
-
若要設定選用的電子郵件偏好設定,請在電子郵件訊息偏好設定區域中,以所需設定填妥下列欄位:
-
電子郵件訊息附件最大大小:使用此下拉式功能表為電子郵件訊息附件選擇最大大小。
註:HP 建議您針對檔案大小上限使用預設值:自動。
-
自動副本:選取此核取方塊,即可自動寄送副本給從設定檔傳送電子郵件的寄件者。
-
-
檢視所有資訊,然後按一下下列其中一個選項:
-
儲存並測試:選擇此選項以儲存資訊並測試連線。
-
僅儲存:選擇此選項以儲存資訊而不測試連線。
-
取消:選擇此選項以結束設定而不儲存。
-
步驟 3:將連絡人新增至電子郵件通訊錄
依照下列步驟,在內嵌式 Web 伺服器 (EWS) 將連絡人新增至電子郵件通訊錄。通訊錄可從印表機控制面板取得。
-
在 EWS 首頁按一下掃描標籤。
-
在左側導覽窗格中,按一下電子郵件通訊錄。
-
若要將連絡人新增至通訊錄,請從下列選項中選擇,然後依照提供的步驟執行:
-
若要輸入個人的電子郵件地址,請執行下列步驟:
-
在聯絡人名稱欄位中,輸入新電子郵件連絡人的名稱。
-
在連絡人電子郵件地址欄位中,輸入新電子郵件連絡人的電子郵件地址。
-
按一下新增/編輯以儲存連絡人。
-
-
若要建立電子郵件群組,請執行下列步驟:
-
按一下新增群組。
-
在輸入群組名稱欄位中,輸入新群組的名稱。
-
在所有個人區域中按一下姓名,然後按一下箭號按鈕,將該姓名移至群組中的個人區域。
註:若要同時選擇多個姓名,請按下鍵盤上的 Ctrl 鍵,然後按一下姓名。
-
按一下儲存。
-
-
步驟 4:設定預設的電子郵件選項
依照下列步驟使用嵌入式 Web 伺服器 (EWS) 來設定預設的電子郵件選項。
-
在 EWS 首頁按一下掃描標籤。
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在左側導覽窗格中,按一下電子郵件選項以設定預設的電子郵件選項。
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在預設主旨與本文區域中完成下列步驟:
-
在電子郵件主旨欄位中,輸入電子郵件訊息的預設主旨行。
-
在本文欄位中,輸入電子郵件訊息的自訂預設訊息。
-
選擇顯示本文,讓預設的本文內容顯示在電子郵件中。
-
選擇隱藏本文,隱藏電子郵件的預設本文內容。
-
-
在掃描設定區域中完成下列步驟:
-
從掃描檔案類型下拉式清單中,選擇掃描檔案的預設檔案格式。
-
從掃描紙張尺寸下拉式清單中,選擇掃描檔案的預設紙張尺寸。
-
從掃描解析度下拉式清單中,選擇掃描檔案的預設解析度。
註:較高解析度的影像每一英吋包含較多的點 (dpi),所以能顯示較多細節。較低解析度的影像每一英吋包含較少的點,因此顯示的細節較少,但是檔案也較小。
-
從輸出色彩下拉式清單中,選擇黑白或彩色。
-
在檔案名稱首碼欄位中,輸入檔案名稱首碼(例如 MyScan)。
-
-
按一下套用。
掃描到電子郵件
在 HP 內嵌式 Web 伺服器 (EWS) 設定了「掃描至電子郵件」功能後,即可從印表機掃描文件,並將其直接傳送到一或多個電子郵件地址。掃描的檔案會以電子郵件訊息附件的形式傳送至該地址。
若要使用此掃描功能,印表機必須連線至網路,而且必須設定「掃描至電子郵件」功能。請參閱本文件前一節的資訊,瞭解如何設定「掃描至電子郵件」功能。
-
依據印表機上的指標,將文件放在掃描器玻璃板上。
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關上掃描器蓋板。
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在印表機控制面板的主畫面中,點選「掃描」圖示
。
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點選掃描至電子郵件。
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點選傳送電子郵件。
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選擇您要使用的寄件人地址。這也稱為「外送電子郵件設定檔」。
註:如果已設定個人識別碼 (PIN) 功能,請輸入 PIN,然後點選確定按鈕。如果尚未設定 PIN,則無需使用此功能。
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點選收件人按鈕,然後選取您要傳送檔案的地址或群組。完成後,點選完成按鈕。
註:若要將掃描影像傳送到不同地址,請點選新增按鈕,然後輸入電子郵件地址。
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點選主旨以新增主旨行。
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點選下一步按鈕。
掃描設定會顯示在印表機控制面板螢幕上。
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若要變更掃描設定,請點選設定按鈕,然後選取所需的設定。
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點選掃描按鈕開始掃描工作。
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