HP LaserJet Pro MFP - 如何設定與使用「掃描至電子郵件」功能

依照下列步驟在嵌入式 Web 伺服器 (EWS) 設定「掃描至電子郵件」功能。

1. 在 EWS 首頁按一下系統標籤。

2. 在左側導覽窗格中，按一下管理。

3. 在已啟用的功能區域中，將掃描至電子郵件選項設定為開啟。

4. 按一下掃描標籤。

5. 在左側導覽窗格中，按一下外送電子郵件設定檔。

6. 在外送電子郵件設定檔頁面中，按一下新增按鈕。

7. 在電子郵件地址區域中，完成下列步驟：

   1. 在您的電子郵件地址欄位中，針對新的外送電子郵件設定檔輸入寄件者的電子郵件地址。

   2. 在顯示名稱欄位中，輸入寄件者名稱。此名稱將顯示於印表機的控制面板。

8. 在 SMTP 伺服器設定區域中，完成下列步驟：

   1. 在 SMTP 伺服器欄位中，輸入 SMTP 伺服器的位址。

   2. 在 SMTP 連接埠欄位中，輸入 SMTP 連接埠號碼。

      註:

      在大部分情況下，不需要變更預設連接埠號碼。

      若是使用託管的 SMTP 服務（例如 Gmail），請從服務提供者的網站或其他來源確認 SMTP 地址、連接埠號碼和 SSL 設定。一般而言，若為 Gmail，則 SMTP 地址為「smtp.gmail.com」、連接埠號碼為「465」，且必須啟用 SSL。

      請參閱線上資源，確認這些伺服器設定在設定時是最新且有效的。

   3. 如果您使用 Gmail 作為電子郵件服務，請選擇一律使用安全連線 (SSL/TLS) 核取方塊。

9. 如果 SMTP 伺服器需要傳送電子郵件的驗證，請在 SMTP 驗證區域中完成下列步驟以填入欄位：

   1. 選擇外送電子郵件訊息必須經過 SMTP 伺服器的驗證核取方塊。

   2. 在 SMTP 使用者 ID 欄位中，為 SMTP 伺服器輸入使用者 ID。

   3. 在 SMTP 密碼欄位中，為 SMTP 伺服器輸入密碼。

10. 若要要求必須先在印表機的控制面板上輸入 PIN，才能使用電子郵件地址傳送電子郵件，請在選擇性 PIN 區域中完成下列步驟以填入欄位：

    註:

    HP 建議您建立 PIN 來保護電子郵件設定檔。

    PIN 建立完畢後，每次使用設定檔將掃描傳送至電子郵件時，都必須在印表機的控制面板上輸入 PIN。

    1. 在 PIN（選擇性）欄位中，輸入四位數 PIN。

    2. 在確認 PIN 欄位中，重新輸入四位數 PIN。

11. 若要設定選用的電子郵件偏好設定，請在電子郵件訊息偏好設定區域中，以所需設定填妥下列欄位：

    • 電子郵件訊息附件最大大小：使用此下拉式功能表為電子郵件訊息附件選擇最大大小。

      註:

      HP 建議您針對檔案大小上限使用預設值：自動。

    • 自動副本：選取此核取方塊，即可自動寄送副本給從設定檔傳送電子郵件的寄件者。

12. 檢視所有資訊，然後按一下下列其中一個選項：

    • 儲存並測試：選擇此選項以儲存資訊並測試連線。

    • 僅儲存：選擇此選項以儲存資訊而不測試連線。

    • 取消：選擇此選項以結束設定而不儲存。

依照下列步驟，在內嵌式 Web 伺服器 (EWS) 將連絡人新增至電子郵件通訊錄。通訊錄可從印表機控制面板取得。

1. 在 EWS 首頁按一下掃描標籤。

2. 在左側導覽窗格中，按一下電子郵件通訊錄。

3. 若要將連絡人新增至通訊錄，請從下列選項中選擇，然後依照提供的步驟執行：

   • 若要輸入個人的電子郵件地址，請執行下列步驟：

     1. 在聯絡人名稱欄位中，輸入新電子郵件連絡人的名稱。

     2. 在連絡人電子郵件地址欄位中，輸入新電子郵件連絡人的電子郵件地址。

     3. 按一下新增/編輯以儲存連絡人。

   • 若要建立電子郵件群組，請執行下列步驟：

     1. 按一下新增群組。

     2. 在輸入群組名稱欄位中，輸入新群組的名稱。

     3. 在所有個人區域中按一下姓名，然後按一下箭號按鈕，將該姓名移至群組中的個人區域。

        註:

        若要同時選擇多個姓名，請按下鍵盤上的 Ctrl 鍵，然後按一下姓名。

     4. 按一下儲存。

依照下列步驟使用嵌入式 Web 伺服器 (EWS) 來設定預設的電子郵件選項。

1. 在 EWS 首頁按一下掃描標籤。

2. 在左側導覽窗格中，按一下電子郵件選項以設定預設的電子郵件選項。

3. 在預設主旨與本文區域中完成下列步驟：

   1. 在電子郵件主旨欄位中，輸入電子郵件訊息的預設主旨行。

   2. 在本文欄位中，輸入電子郵件訊息的自訂預設訊息。

   3. 選擇顯示本文，讓預設的本文內容顯示在電子郵件中。

   4. 選擇隱藏本文，隱藏電子郵件的預設本文內容。

4. 在掃描設定區域中完成下列步驟：

   1. 從掃描檔案類型下拉式清單中，選擇掃描檔案的預設檔案格式。

   2. 從掃描紙張尺寸下拉式清單中，選擇掃描檔案的預設紙張尺寸。

   3. 從掃描解析度下拉式清單中，選擇掃描檔案的預設解析度。

      註:

      較高解析度的影像每一英吋包含較多的點 (dpi)，所以能顯示較多細節。較低解析度的影像每一英吋包含較少的點，因此顯示的細節較少，但是檔案也較小。

   4. 從輸出色彩下拉式清單中，選擇黑白或彩色。

   5. 在檔案名稱首碼欄位中，輸入檔案名稱首碼（例如 MyScan）。

5. 按一下套用。