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傳真功能 - HP PSC 950 傳真設定及功能

這份文件將會告訴您,如何使用HP OfficeJet PSC 950 多功能事務機設定傳真以及執行傳真功能 。本文內容並不包含傳真通訊的疑難排解資訊。
載入原稿
將原稿面朝下放在玻璃上,上緣沿著白色邊界放好。如果原稿是相片的話,請將相片上緣沿玻璃右邊放置在中央,如下所示。
描述 : 將傳真內容裝入 All-in-One
從控制面板傳真
直接撥號
  1. 請先載入您所要傳真的文件。
  2. 如果「掃瞄」和「傳真」燈尚未亮起,請按「掃瞄」和「傳真」這兩個按鈕。
  3. 使用數字鍵盤,輸入目的地傳真機器的傳真號碼。撥打由一般電話撥到相同的號碼時,所需撥的任何號碼。
  4. 按「選項」來變更傳真的解析度,讓傳真資料變得更淺色或更深色,或是稍後再傳送傳真。使用向右或向左方向鍵,捲動過每一個選項下可以使用的選項。按 「輸入」 鍵以儲存變更。
  5. 按黑白「開始」按鈕,開始進行黑白傳真,或是按彩色「開始」按鈕,開始進行彩色傳真。此時會開始掃瞄頁面。黑白傳真會掃瞄到記憶體中,目前已使用的記憶體空間會顯示在液晶螢幕上;彩色傳真則會立即撥號。備註: 有些記憶體已由內部程序加以使用,例如設定值。
  6. 掃瞄頁面以後,液晶螢幕上會顯示訊息:「繼續掃瞄頁面?1=是 2=否」(Another Page?1=Yes 2=No)。如果不要再傳送其他頁面,請按 2,若要再追加頁面,請按 1。如果在 30 秒內不回應訊息,頁面就會傳送出去或傳真就會結束。
  7. 如果還要傳送其他頁面,液晶螢幕就會顯示「載入第二頁,再按 「輸入」 鍵」(Load p. 2 and press ENTER)。請載入下一頁,然後按 「輸入」 鍵。
  8. 如果您還要傳送其他的文件,只需要重複執行步驟 6 和 7 即可。
使用快速撥號
快速撥號必須在傳送之前,事先就已設定好。 設定快速撥號的號碼時,可以在接續式的號碼之間輸入兩秒鐘暫停時間,只要重複按「符號」按鈕,直到出現破折號即可。
如需快速撥號代碼清單,請按「設定」,數字 1,然後再按數字 3。如果要使用快速撥號傳送傳真,請執行下列步驟:
  1. 請先載入您所要傳真的文件。
  2. 如果「掃瞄」和「傳真」燈尚未亮起,請按「掃瞄」和「傳真」這兩個按鈕。
  3. 請按「選項」(OPTIONS) 按鈕,然後按向右方向鍵。液晶螢幕上應該會顯示「快速撥號」字樣。
  4. 按下 「輸入」。即顯示「快速撥號 00」(Speed Dial 00)。
  5. 如果知道代碼,就在鍵盤上輸入 1 位或 2 位數快速撥號代碼,或是按向右或向左方向鍵,捲動查閱所有快速撥號清單。
  6. 當正確的快速撥號顯示在液晶螢幕上時,按下「黑白」(BLACK) 或彩色 (COLOR) 開始按鈕,開始傳真。
  7. 掃瞄頁面以後,液晶螢幕上會顯示訊息:「繼續掃瞄頁面?1=是 2=否」(Another Page?1=Yes 2=No)。如果不要再傳送其他頁面,請按 1,若要追加頁面,請按 2。如果 30 秒內不回應訊息,頁面就會傳送出去或傳真就會結束。
  8. 如果還要傳送其他頁面,液晶螢幕就會顯示「載入第二頁,再按 「輸入」 鍵」(Load p. 2 and press ENTER)。請載入下一頁,然後按 「輸入」 鍵。
從電腦上送出傳真
從管理員軟體送出傳真
  1. 將要傳真的項目放置在掃瞄器玻璃上,如上面圖 1 所示。在產品的桌面圖示上連按兩下,以啟動「HP 管理員」軟體。
  2. 按下「傳真」圖示。
  3. 傳真主畫面便會出現 (請參閱圖 2)。這是完成所有傳真工作的畫面。在「傳真至」區域中,填入收件者的名稱和電話號碼。將項目新增至通訊錄供日後傳真使用,或新增至清單以輸入另一個傳真號碼。
    描述 : 傳真主畫面
  4. 在品質部分選擇一個對應傳送傳真類型的按鈕,例如「標準」、「佳」或「相片」。「佳」或「相片」兩個選項會多花點時間,但如果需要高品質傳真,就應該使用這兩個選項。
  5. 如果要從掃瞄玻璃上傳送頁面,請確認在「包含在傳真內」區的「裝置內頁數」旁邊有核取符號。
  6. 若您想使用由 PC 產生的封面時,請一併確認「電腦建立封面」旁也有核取符號。按一下「編輯內容」,將訊息插入封面中。必要時,傳真可以只含一頁封面。請參閱本文的〈封面〉一節,以取得更多資訊。
  7. 必要時,請變更「彩色」或「黑白」設定值。
  8. 如果您在意傳真的外觀,請使用「預覽傳真」(Preview Fax),在傳送以前先查看傳真。
  9. 按下「立即傳送傳真」按鈕,以便立刻傳真,或按下「稍後傳送傳真」以輸入稍後傳真時間。
使用列印至傳真驅動程式
這個功能常被忽略,但非常有用。這也是傳送最高品質傳真的最佳方式,因為沒有掃瞄造成的降級問題。 執行這個功能簡直像執行一般列印工作那樣簡單。
  1. 請從任何可列印的程式、文字處理器、圖形程式或試算表建立想要的傳真。
  2. 完成工作準備傳真時,請從程式的「檔案」功能表選擇「列印」。從可用印表機清單中,選擇「HP Officejet V 系列傳真」驅動程式。針對要使用的程式,進行一般可允許的變更,例如邊界、頁面範圍、排頁等。選擇「列印」,啟動如上圖 3 所示的「傳送傳真」主畫面。
  3. 現在您可以將項目當成從管理員一般傳送。您可以加入一頁封面、在掃瞄路徑內加入更多張頁面一併納入傳真,也可以預覽傳真。按下「FAX NOW」(現在傳真) 按鈕,立即傳真,或按下「SEND FAX LATER」(稍後傳真),輸入稍後傳真時間。
電話公司語音郵件
如果已透過電話公司為電話線路提供語音郵件服務,就無法由 HP All-in-One 產品自動接收傳真。語音郵件服務會在電話公司接聽來電,在目的地就已結束電話。此時只要在線路上另外加裝特殊鈴聲分辨裝置,就可以解決這個問題。特殊鈴聲會指定另一個電話號碼給線路,而且該線路會發出與主電話號碼不同的鈴聲。請與電話公司聯絡以取得進一步相關資訊。
將傳真設定為以特殊鈴聲接聽
設定特殊鈴聲之前,必須事先知道特殊鈴聲的鈴響模式 (兩響或三響)。這項資訊可以向電話公司取得,或是將電話線路接上話機,然後以特殊鈴聲數撥打設定有特殊鈴聲的電話號碼。
若要使用控制面板按鈕,設定傳真來接聽特殊鈴聲,請執行下列步驟:
  1. 重複按「設定」按鈕直到液晶螢幕上顯示「進階傳真設定」(Advanced Fax Setup),然後按 「輸入」 鍵。
  2. 請在鍵台上按下 2。此時應該會顯示「接聽所有鈴聲」(Answer All Rings) (或類似訊息)。
  3. 按向右方向 (>) 鍵,捲動查閱所有可用的鈴響模式選項。當液晶螢幕上顯示出指定給特殊鈴聲數的鈴響模式時,按下 「輸入」 鍵。液晶螢幕會在短暫延遲之後,傳回日期和時間。
  4. 重複按「設定」按鈕,直到液晶螢幕上顯示「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) 為止,然後按 「輸入」 鍵。
  5. 請在鍵台上按下 3。應該會顯示「接聽的鈴聲」。
  6. 按向右方向 (>) 鍵,捲動查閱所有可用的鈴聲數設定選項。顯示「1」時,按下 「輸入」 鍵。
手動接收傳真
HP PSC 950 預設為自動接聽。這個產品的控制面板上並沒有「自動接聽」按鈕,但是可以從「管理員」軟體,或是允許手動傳真接聽的控制面板的「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) 中,來變更傳真設定。
設定印表機,使用「管理員」手動接收傳真
遵循下列步驟,變更「管理員」軟體中的設定,啟用 HP PSC 950,只執行手動接聽傳真。
  1. 連按兩下 HP All-in-One 多功能事務機圖示,開啟「管理員」軟體。
  2. 點選「設定」,再按「傳真設定」。
  3. 點選「接聽」索引標籤加以選取。
  4. 點選「手動」選項,然後按「確定」。下文傳真設定一節顯示這個索引標籤與選項,如下面圖 3所示。
從控制面板上
您也可以利用從控制面板變更「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) ,來關閉「自動接聽」。
  1. 按下「設定」,再按向右方向 (>) 鍵,選擇「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) 選項。
  2. 按下「輸入」,再按向右方向 (>) 鍵,選擇「接聽鈴聲」選項。
  3. 按下「輸入」,再按向右方向 (>) 鍵,選擇「不接聽」(No Answer) 選項。當「接聽鈴聲」定為 1、2 或其他數目時,會啟動自動接聽功能。
  4. 按下「輸入」,回到控制面板上顯示日期與時間即可。
手動接收傳真的方法
從控制面板上:
  1. All-in-One 多功能事務機接收到傳真電話時,請按下「傳真」按鈕,來啟動傳真功能。
  2. 請按「黑白」(Black) 或「彩色」(Color)「開始」按鈕來接收傳真。
檢查設定
通常最好是在第一次設定 HP All-in-One 多功能事務機之後,檢查傳真設定。您可以列印「功能表設定」報告,來執行這項檢查。
  1. 按下「設定」按鈕。
  2. 按下數字鍵盤上的 1,然後再按 4。
  3. 確認報告上所有設定值都與設定吻合。
基本設定
您可以執行「傳真設定精靈」(建議使用)、使用「傳真設定」對話方塊、或是從控制面板,變更基本傳真設定資訊。如需有關任何可用設定值的資訊,請點選「管理員」中的「說明」,然後開啟《線上手冊》。
傳真設定精靈
「傳真設定精靈」會詢問一系列問題,然後根據您的回答來決定最佳的傳真設定。這項程序是在安裝 HP All-in-One 軟體之後,初次重新啟動電腦時執行。也可以點選「設定」,然後再按「傳真設定精靈」,過後再度執行。
從 HP 管理員執行
您可以在顯示設定的索引標籤上,點選「說明」,取得有關任何可用設定值的資訊。
  1. 連按兩下桌面上的產品圖示,開啟「HP 管理員」。
  2. 點選「設定」,然後選取「傳真設定」。
  3. 調整成實際情況所需的設定值。
從控制面板上
設定值是透過「設定」按鈕,以及「基本」和「進階傳真設定」(Advance Fax Setup) 區來調整。
  1. 按下「設定」按鈕,直到液晶螢幕上顯示「「基本傳真設定」(Basic Fax Setup) 或「進階傳真設定」(Advance Fax Setup) 為止,依所需修改的設定值而定。
  2. 按 「輸入」 鍵,接受該功能表選項。
  3. 使用向左或向右方向鍵,捲動到所要的設定值上,然後按 「輸入」 鍵。
  4. 進行所要的變更之後,再按 「輸入」 鍵。
傳真設定和功能綜覽
許多不同的傳真設定和功能可以變更 All-in-One 的運作方式。您可以透過控制面板的「基本」和「進階傳真設定」,或「管理員」軟體的「傳真設定」畫面來變更這些選項。軟體使用起來較容易,本章節針對「傳真設定」畫面中的每個索引標籤,解釋其中每個選項,您可以參閱圖 3取得協助。
描述 : 接聽設定
紙張傳真品質
「紙張傳真解析度」- 有四個傳真傳送設定可以選擇:標準、佳、相片和極佳。一般傳真保留設定為「佳」就夠了。如果 All-in-One 所連接的機器,設定較低階,All-in-One 會自動調降解析度以配合接收的機器。下列清單為每種設定的實際解析度,以每英吋點數表示:
  • 標準:黑白列印 200 x 100 Dpi,彩色列印 200 x 200 Dpi。這是最低的傳真設定,提供最快的可能傳輸速率,但是傳真品質最低。進行彩色傳真時,壓縮會使品質會降得更低,使傳真「大小」更小。
  • 佳:黑白或彩色傳真為 200 x 200 Dpi。這是一般的預設設定。
  • 相片:200 x 200 Dpi,具有 256 種不同灰階。彩色下調為「佳」。
  • 極佳:僅限黑白列印 300 x 300 Dpi。彩色下調為「佳」。要傳真的項目包含細線條或大量細節時,請使用這個設定。
「對比」- 可以調整傳送傳真的對比,不會影響色彩,也不會影響收到傳真的對比。 傳送傳真錯誤修正 – 可以使用核取符號開啟或關閉「錯誤修正模式」(ECM)。ECM 是用來檢查每個傳送資訊封包,確保封包正確的一種模式。 遇有線路雜訊非常強或訊號微弱的情況,特別是傳送傳真到國外時,必須關閉這個功能。收到的資料可能毀損且包含「干擾」內容,但是傳真還是可以送出去。
撥號
自動重撥:有核取符號可以允許忙線訊號或未接聽時自動撥號,沒有核取符號則不允許自動撥號。嘗試重撥的次數設定在 5。 電話撥號類型:依線路類型,定為撥號音或轉盤式電話。 連接至 PBX 電話系統:如果電話系統為 PBX,請調整撥號設定。
個人資訊
傳真標題內容:這是出現在傳送傳真頂端的名稱和電話號碼。 封面內容:顯示在電腦建立封面的資訊,包括名稱、公司名稱、傳真號碼和電話號碼。
接聽
電話接聽:在自動或手動間切換。若要以手動接收傳真,請按下控制面板的「START」(開始) 按鈕或從遠端電話按下 1-2-3。 自動接聽:變更接聽電話等待的鈴響次數。如果與電話答錄機合用線路,請選擇超過 4 的號碼。若線路為傳真機專用,請按 2。「接聽此區別鈴響模式」可以讓 All-in-One 辨別兩聲、三聲或一般鈴響模式。在同一條電話線上使用區別鈴響功能,可以讓兩個電話號碼使用同一條線。如此 All-in-One 可以擁有專屬號碼,避開語音信箱等不相容的問題。
報告
自動列印報告:All-in-One 會在遇到以下任何一種情況時,自動印出報告:任何傳送錯誤、任何接收錯誤、任何錯誤、每個傳送傳真和每通傳真。 列印裝置登錄:印出登錄,詳細列出最近 100 通傳真的傳真記錄。
接收
裝入紙張大小:必須符合紙匣內實際裝入的紙張大小:Letter、Legal 或 A4。 將傳真自動縮小為裝入紙張大小:一般運作情況下,這個項目應該開啟。這樣可讓接收的傳真符合裝入的紙張大小。如果收到一份 Legal 傳真,而紙匣內的紙張為 Letter 大小,傳真會自動縮小以配合 Letter 紙張。如果這個設定關閉,則 Legal 紙張的末端會列印到第二頁 Letter 或 A4 紙張。 「接收來自舊型靜音傳真機的傳真」- 核取這個項目可以讓 All-in-One 與無法發出某些一般必要撥號聲的舊型傳真機連接。但是線路上有雜訊或其他數位裝置時,All-in-One 也會無故嘗試連接。所以除非必要,請您最好不要核取這個選項。
音量
聲音音量:變更 All-in-One 內部喇叭的音量:關閉、小聲或大聲。 傳真機有來電:決定是否可以聽見鈴響。 按鈕按下有嗶聲:每次按下控制面板的按鈕時會發出聲音。
傳真轉送
「收到傳真轉寄給其他號碼」- 選取這個功能可以將輸入起始和結束日期間收到的任何傳真,發送到另一台不同的傳真號碼。離開辦公室且需要將所有傳真轉到其他位置時,這個功能就能派上用場。
封面
使用封面
若要使用電子封面,傳真必須從電腦進行。請確認「電腦建立封面」旁有核取符號 (圖 2)。請選擇「編輯內容」按鈕,開啟「封面資料」畫面 (圖4)。您可以在這裡輸入傳真收件者能看見的資訊。剩下的資料 (時間、日期、傳真號碼和名稱) 會自動填入。
描述 : 封面資料
建立自訂封面範本
使用「HP 影像編輯器」建立您自用的自訂封面範本。請從「管理員」畫面上方選擇「設定」→「傳真封面」。「HP 影像編輯器」會出現並載入一個基本範本,在這個範本中將會包含所有的基本傳送、接收和訊息欄位。請使用工具列上的各種影像編輯工具,以選取、插入、刪除和編輯範本內的物件。使用「附註」功能表的指令來編輯日期、時間、總頁數和其他傳真欄位。完成後,請從「檔案」功能表選擇「另存新檔」,確認使用 .cvr 副檔名儲存。封面會自動儲存在適當的路徑,通常為:C:\program files\hewlett-packard\hp Officejet v Series\coverpgs。
設定個人快速撥號
透過 HP All-in-One 多功能事務機上的控制面板或是連線的個人電腦,您可以指定快速撥號號碼給經常使用的傳真號碼,這樣一來就可以使用一位數或二位數代碼,迅速撥打這些號碼。您可以建立多達 60 組個人或群組代碼,不過設定的快速撥號號碼只能從控制面板上使用。
建議您在開始設定快速撥號之前,先印出一份快速撥號清單以方便對照。如需目前已設定的快速撥號代碼清單,請按「設定」,再按數字「1」「3」。
從控制面板上
  1. 按下「設定」按鈕,再按數字「2」「1」。
  2. 輸入想要設定的快速撥號號碼,或使用向左和向右方向按鈕來捲動快速撥號號碼,選擇一個尚未被指定的號碼,然後按下「輸入」按鈕。
  3. 輸入傳真電話號碼,再輸入名稱或公司號碼。請使用鍵台按鍵來捲動號碼與字母,也可以使用方向按鈕跳到下一個或前一個字元。
  4. 完成後請按下「輸入」按鈕確認。
  5. 您可以再按「1」輸入另一個快速撥號,或按「2」 結束。
從電腦中
  1. 到「管理員」視窗選擇「設定」,再選擇「快速撥號設定」。
  2. 點選「快速撥號設定」對話方塊中的「新項目」。
  3. 輸入一個名稱和傳真號碼,完成後請選擇「確定」。
  4. 必要時重複進行,完成後選擇「儲存」。
      附註:
    如果有人已經列入通訊錄中,請到「通訊錄」區,然後點選「選取」(Select From)。在「通訊錄」對話方塊中,選取您要指定快速撥號代碼的名稱。使用這個方法可以選取多個名稱。
設定群組快速撥號
這項功能可用來建立最多 20 個快速撥號代碼的發送清單,可以同時發送傳真給所有人。這種發送方式也稱為廣播傳真。正確使用這項功能:
  • 如果要使用群組代碼中的傳真號碼,必須已經事先指定個人代碼。
  • 只能使用個人代碼;群組無法指定給群組。
  • 使用「控制面板」來傳送紙上文件時,如果輸入了指定給群組的「快速撥號」號碼,則文件會傳真至群組中每個人。
從控制面板上
  1. 按下「設定」按鈕,再按數字「2」「2」。
  2. 輸入想要的快速撥號號碼,或使用向左和向右方向按鈕捲動至已經建立的可用快速撥號號碼,再按下「輸入」。
  3. 再按 1 新增另一個快速撥號,或按 2 結束。
  4. 使用鍵台按鍵捲動至可用的數字和字母,輸入群組名稱,使用方向按鈕跳到下一個或前一個字元,完成後再次按下「輸入」。
從電腦中
  1. 開啟「管理員」,選擇「設定」再選擇「快速撥號設定」。
  2. 在「快速撥號設定」對話方塊中選擇「新群組」。
  3. 在「群組名稱」方塊中輸入名稱。
  4. 從左方清單選擇快速撥號號碼,然後點選「新增」。
  5. 作業完成以後,點選「確定」。
使用電話簿
HP PSC 950 將名稱和傳真號碼儲存在「電話簿」中,讓作業簡單容易。使用「HP 管理員」傳送傳真時,只要選取「電話簿」項目即可。
HP All-in-One 多功能事務機所使用的電話簿是 Microsoft Outlook Express 通訊錄。您可能已經在使用這套軟體,或是電腦上已經安裝了這套軟體。如果 PC 電腦上沒有 Outlook 或 Outlook Express,就無法提供這個選項。Internet Explorer 4.0 以上的版本都包含 Outlook Express,如果您可以連上網路,就能夠從 Microsoft 的網站上,免費下載。
建立地址項目
請遵循下列步驟,在電話簿中加入項目。
  1. 在「HP 管理員」中,點選「電話簿」。
  2. 在「通訊錄」對話方塊中,點選「新連絡人」。
  3. 在「內容」對話方塊中,依適用情況點選「住家」(Home) 或「公司」(Business) 索引標籤。
  4. 輸入連絡人資訊,然後點選「確定」即可。
      附註:
    如果必須撥「9」或是其他數字,以跳出辦公室電話系統時,請先將該號碼輸入至「傳真號碼」方塊中,就在傳真號碼之前。如果要設定暫停,請使用逗號或破折號「-」鍵。
拒收傳真號碼設定
如果接收到不請自來的傳真時,則可以設定 HP PSC 950,使其於日後略過任何從同一傳真號碼傳來的傳真。
  1. 在「HP 管理員」中,點選「傳真日誌」。「傳真日誌」對話方塊會顯示。
  2. 點選「接收的傳真」索引標籤。
  3. 在「位置 ID」欄位中,選取適當的號碼,然後點選「拒收」。
  4. 在「拒收的傳真」索引標籤中,確定清單中已經包含了該號碼。
  5. 作業完成以後,點選「關閉」即可。

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