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HP LaserJet Enterprise, HP PageWide Enterprise — Definir e configurar o catálogo de endereços

Saiba como definir e configurar o Catálogo de endereços.

Introdução

Um catálogo de endereços é uma lista armazenada de contatos usados frequentemente para seleção rápida ao enviar um documento do painel de controle da impressora. Use a página Catálogo de endereços para configurar e ativar os seguintes recursos de impressora:

  • Configurar parâmetros de pesquisa

  • Adicionar contatos individuais ou de grupos

  • Editar contatos existentes

Configurar os contatos da rede

Use a área Configuração dos contatos de rede da página Catálogo de endereços para ativar os contatos de rede e especificar os métodos de pesquisa para encontrar contatos de rede.

Nota:

Siga essa etapa antes de configurar os contatos armazenados na impressora.

Definir o método de pesquisa

Siga as etapas abaixo para definir o método de pesquisa de contatos da rede.

  1. Usando as guias superiores de navegação, clique em Digitalizar/Envio Digital.

  2. No painel de navegação à esquerda, clique Catálogo de endereços ou Contatos.

  3. Selecione um método de pesquisa:

    • Pesquisa Rápida (encontra correspondências que comecem com a sequência de pesquisa.)

    • Pesquisa Detalhada (encontra correspondências que contenham a sequência de pesquisa.)

Ativar contatos pessoais (opcional)

Siga estas etapas para ativar os contatos pessoais.

Acesse os contatos pessoais de usuários individuais na lista de contatos pessoais do Microsoft Exchange Server. Esses endereços ficam disponíveis quando o usuário se conecta pelo painel de controle da impressora usando o Windows e seleciona o modo de exibição do catálogo de endereços Contatos pessoais.

Nota:

Se ocorrer algum problema durante a importação dos catálogos de endereços nos servidores mais recentes do Microsoft Exchange, entre em contato com o suporte HP para obter ajuda.

  1. Usando as guias superiores de navegação, clique em Digitalizar/Envio Digital.

  2. No painel de navegação à esquerda, clique Catálogo de endereços ou Contatos.

  3. Marque a caixa de seleção Ativar contatos pessoais (quando os usuários se conectam ao Windows pelo dispositivo).

  4. Clique no botão Testar servidor Exchange para testar a conexão com o Microsoft Exchange Server.

    1. Domínio do Windows: Insira um nome de domínio do Windows.

    2. Nome de usuário: Insira um nome de usuário

    3. Senha: Insira uma senha

    4. Testar: Digite, pelo menos, três letras de um nome de contato e clique no botão Testar

  5. Clique em Aplicar para salvar as configurações.

Ativar contatos da rede (opcional)

Saiba como ativar contatos da rede.

Introdução

O recurso Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) fornece acesso a um catálogo de endereços de rede. Utilize as seções a seguir para configurar o recurso Contatos da rede.

Nota:

A impressora deve ter a versão de firmware correta para ser compatível com o recurso LDAP.

Antes de começar

Os administradores precisam das seguintes informações antes de iniciar o processo de configuração.

Configuração dos contatos da rede

  • Requisitos de autenticação de servidor

  • Caminho para iniciar a pesquisa (BaseDN, Pesquisa raiz) (por exemplo, o=mycompany.com)

  • Atributos de correspondência do nome inserido (por exemplo, cn ou samAccountName), recuperação de endereço de e-mail (por exemplo, mail) e como o nome será exibido no painel de controle (por exemplo, displayName)

Configuração SMTP padrão

  • Servidor SMTP (por.ex., smtp.mycompany.com)

  • Porta SMTP (por exemplo, 25, 587, 465)

  • Requisitos de conexão segura (por exemplo, Sempre usar conexão segura (SSL/TLS))

  • Requisitos de autenticação de servidor SMTP para mensagens de e-mail de saída, incluindo o nome de usuário e a senha usados para autenticação, caso necessário

Obter contatos de um servidor LDAP

Obtenha endereços de um servidor LDAP para que eles fiquem disponíveis aos usuários no painel de controle da impressora. Esses endereços ficam disponíveis quando o usuário seleciona a exibição do catálogo de endereços Todos os contatos.

  1. Usando as guias superiores de navegação, clique em Digitalizar/Envio Digital.

  2. No painel de navegação à esquerda, clique Catálogo de endereços ou Contatos.

  3. Marque a caixa de seleção Ativar contatos de rede (usar servidor LDAP).

  4. Clique em Adicionar.

  5. No campo de Endereço do Servidor LDAP, digite o endereço IP do servidor LDAP ou, se o nome de um servidor LDAP a ser usado for desconhecido, clique em Localizar Automaticamente para obter uma lista dos servidores LDAP disponíveis. Selecione o servidor LDAP a ser usado e clique em OK.

    Nota:

    Se o servidor LDAP que você deseja usar não estiver na lista, entre em contato com seu administrador e obtenha o endereço de rede e os códigos de atributos.

  6. Para ativar uma conexão segura (SSL), marque a caixa de seleção Usar uma conexão segura (SSL).

  7. Se o servidor LDAP exigir autenticação, selecione o tipo de autenticação apropriado para ele na área Requisitos de autenticação do servidor. Dependendo do tipo de autenticação, alguns dos outros campos desta área podem não estar disponíveis porque não são obrigatórios. Digite as informações dos campos obrigatórios. Certifique-se de usar os nomes exatos correspondentes às configurações do servidor LDAP.

    Nota:

    Para usuários individuais que se conectam usando as credenciais do Windows, selecione a opção para usar essas credenciais na autenticação do servidor LDAP.

    Tipos de autenticação para a impressora se comunicar com o servidor LDAP

    Tipo de autenticação

    Descrição

    O servidor não requer autenticação

    O servidor não exige credenciais de usuários para acessar o banco de dados do LDAP.

    A opção para usar as credenciais do usuário do MFP está indisponível.

    O servidor requer autenticação

    Use as credenciais de usuário para se conectar após acessar o painel de controle da impressora.

    Negociado do Windows (SPNEGO):

    O servidor exige credenciais de usuários para acessar o banco de dados do LDAP e criptografa senhas e credenciais enviadas pela rede.

    O campo de domínio e a opção de usar as credenciais do usuário do MFP são ativados.

    Credenciais simples:

    O servidor exige credenciais de usuários para acessar o banco de dados do LDAP, mas a senha não é criptografada ao ser enviada pela rede.

    Os campos de nome de usuário e senha são ativados.

  8. Na área Configurações da pesquisa do banco de dados do LDAP, clique em Localizar automaticamente para procurar o ponto inicial da pesquisa do banco de dados.

    Nota:

    Por padrão, são usados os atributos de Diretório ativo. Se esses atributos não funcionarem, experimente a opção Usar atributos personalizados e clique no botão Localizar automaticamente para localizar os atributos corretos.

  9. Selecione a opção Origem dos nomes de atributo. Os campos de atributo devem ser preenchidos automaticamente.

  10. Na área Teste de recuperação do LDAP, teste a recuperação do LDAP digitando parte do valor de um atributo, como parte do nome de um destinatário, e clicando em Testar. Use pelo menos três caracteres.

Configurar contatos armazenados na impressora

Use o botão Importar para carregar na impressora uma lista extensa de contatos usados com mais frequência, todos de uma vez, em vez de adicioná-los um a um.

Para adicionar contatos à mais de uma impressora, é melhor adicioná-los a uma impressora, fazer as edições necessárias na lista e depois usar os botões Importar e Exportar tudo para transferir os endereços para outras impressoras.

Tarefas do catálogo de endereços

Saiba como executar tarefas do Catálogo de endereços.

Adicione um contato ou grupo clicando em Adicionar contato ou em Adicionar grupo, o que abre a página Adicionar contato ou Adicionar grupo.

Adicionar um contato

Siga esta etapas para adicionar um contato.

  1. Clique em Adicionar contato. É exibida a página Adicionar contato.

  2. Preencha os seguintes campos:

    • Nome do contato ou Nome de exibição: Digite o nome de um contato (obrigatório)

    • Nome: Digite um nome (opcional)

    • Sobrenome: Digite um sobrenome (opcional)

    • Número do telefone: Digite um número de telefone (opcional)

    • Número do fax: Digite o número do fax (pode ser exigido)

    • Endereço de e-mail: Digite um endereço de e-mail (pode ser necessário)

    Nota:

    É necessário inserir um endereço de e-mail, um número de fax ou uma pasta de rede para um contato.

  3. Se estiver usando uma pasta de rede para digitalização/envio digital, selecione Pasta compartilhada padrão na lista suspensa Pasta de rede, depois adicione o caminho UNC à pasta no campo Caminho da pasta UNC usando o seguinte formato: \\host\share.

    • Pasta compartilhada padrão

    • Pasta FTP

  4. Clique no botão OK para salvar o novo contato na impressora.

Adicionar um grupo

Siga estas etapas para adicionar um grupo.

  1. Clique em Adicionar grupo. É exibida a página Adicionar grupo.

  2. Adicionar um grupo de e-mails:

    1. Selecione Adicionar grupo de e-mails.

    2. Digite um nome para o novo grupo no campo Nome do grupo ou Nome de exibição.

    3. Para adicionar um membro ao grupo, digite o seu endereço de e-mail no campo Adicionar membro ou o adicione a partir de um catálogo de endereços.

  3. Adicionar um grupo de pastas:

    1. Selecione Adicionar grupo de pastas.

    2. Digite um nome para o novo grupo no campo Nome do grupo.

    3. Adicione as pastas a partir de um catálogo de endereços.

  4. Após ter adicionado todos os membros ou grupos do grupo, clique no botão OK para salvar o grupo.

Editar um contato ou grupo

Siga estas etapas para editar um contato ou grupo.

  1. Selecione o contato ou grupo que deseja editar. Digite um nome no campo de pesquisa para localizar determinado contato.

  2. Clique no botão Editar.

  3. Faça as alterações necessárias ao contato ou grupo.

  4. Clique no botão OK para salvar suas alterações.

Excluir um contato ou grupo

Siga estas etapas para excluir um contato ou grupo.

  1. Selecione o contato ou grupo que deseja excluir. Digite um nome no campo de pesquisa para localizar determinado contato ou grupo.

  2. Clique no botão Excluir.

  3. Na página exibida, você deve confirmar a exclusão do contato ou grupo selecionado. Não é possível recuperar um contato ou grupo após a exclusão. Clique em OK para confirmar a seleção. O contato ou grupo foi excluído.

Importar ou exportar um catálogo de endereços

Use essa página para importar e exportar catálogo de endereços e informações do usuário para e da impressora.

Quando os dados são importados para a impressora, novos contatos, discagens rápidas de fax ou contas de usuário são adicionados, de modo que essas informações possam ser acessadas nessa impressora. Isso pode ajudar a facilitar a criação de listas iniciais ou manter a impressora HP atualizada com as alterações nas informações.

A exportação de registro salva registros de e-mail, fax ou usuário da impressora em um arquivo no computador. Use esse arquivo como um backup de dados ou use-o para importar os registros em outra impressora HP.

Importar um catálogo de endereços

Para importar informações de um catálogo de endereços, crie primeiro um arquivo com um formato valores separados por vírgula (CSV). O formato CSV é um formato comum de dados e é muito usado para transferir dados entre programas de banco de dados ou impressoras.

Esse arquivo pode ser criado usando um programa de planilha como o Microsoft Excel, ou um editor de texto como o Bloco de Notas da Microsoft. Após criar o arquivo, salve-o ou exporte-o como um arquivo do tipo .CSV. Outra opção é criar um arquivo de dados exportando contatos do Microsoft Outlook ou de outro cliente de e-mail e salvando-o como um arquivo .CSV.

Nota:

Para ajudar com a criação ou a importação de um arquivo .CSV, tente exportar um catálogo de endereços existente para usar como um modelo.

Importar um catálogo de endereços

Siga estas etapas para importar um catálogo de endereços.

  1. Crie um arquivo de dados contendo uma linha de cabeçalho com as colunas necessárias para seus dados. Pode-se usar as seguintes colunas:

    • name (ou "first name" e "last name")

    • endereço (ou "endereço de email", "email", "e-mail" ou "endereço de e-mail")

    • dlname

    • fax (ou "fax comercial", "fax doméstico" ou "outro fax")

    • speeddial

    • código

    • pin

    A linha do cabeçalho é simplesmente a primeira linha da planilha ou arquivo.

  2. Depois da linha de cabeçalho, adicione linhas contendo cada catálogo de endereços ou registro de usuário. Consulte a seção Dados obrigatórios e limites dos registros abaixo para saber quais colunas são obrigatórias para cada tipo de registro.

    Colunas em branco não são permitidas. Se estiver criando um arquivo de importação de texto, insira uma vírgula para cada campo em branco.

    Se os dados no campo contiverem uma vírgula, um retorno de carro (\r) ou uma alimentação de linha (\n), eles deverão estar entre aspas, por exemplo,

    "Smith, Joe"

    Os campos que contiverem aspas duplas deverão estar entre aspas duplas. Todas as aspas duplas individuais devem ser representadas por um par de aspas duplas.

    Se estiver usando o Excel para criar o arquivo de importação, não use aspas, porque o Excel insere-as automaticamente quando o arquivo é convertido em um arquivo .CSV.

  3. Salve o arquivo de importação.

    Se tiver sido criado no Excel, escolha Salvar como no menu Arquivo e selecione .CSV (delimitado por vírgulas)(*.csv) na caixa suspensa Salvar como tipo.

    Se tiver sido criado como um arquivo de texto, escolha Salvar como no menu Arquivo e digite .csv no lugar da extensão de arquivo .txt.

  4. Para importar seu arquivo de origem na impressora, clique no botão Importar em Contatos armazenados no dispositivo e clique no botão Procurar... para navegar até o arquivo de dados de origem. Se o arquivo tiver sido criptografado, insira a chave de criptografia.

  5. Clique em Importar para importar o arquivo de dados na impressora. O processo de importação demora cerca de 1 minuto para cada 1.000 registros, dependendo da velocidade da rede.

    Ao concluir o processo de importação, é exibida uma mensagem indicando quantos registros foram importados com êxito e se ocorreu algum erro de importação.

Dados necessários e limites de registros

Analise os dados e os limites de registros de cada tipo de registro.

Dados necessários e limites de registros

Tipo de registro

Dados obrigatórios

Comprimento máximo do campo

Endereço de e-mail

name (ou "first name" e "last name")

endereço1

64 caracteres unicode

256 caracteres unicode

Registro do usuário

name

pin

address1

245 caracteres

4 a 8 dígitos

255 caracteres

Lista de distribuição de e-mails

name

address1

dlname

64 caracteres unicode

256 caracteres unicode

64 caracteres unicode2

Número do fax

name

faxnumber1

64 caracteres unicode

80 caracteres unicode

Discagem rápida de fax

faxnumber1

speeddial2

code2

80 caracteres unicode

64 caracteres unicode

2 dígitos

No máximo 100 discagens rápidas, cada uma com no máximo 100 entradas

1 O campo "endereço" também pode ser chamado de "endereço de email", "email", "e-mail" ou "endereço de e-mail". O campo "número do fax" também pode ser chamado de "fax comercial", "fax residencial" ou "outro fax".

2 O campo "speeddial" contém o nome da discagem rápida, por exemplo, "Johnson Janitorial", e o campo "code" contém o código da discagem rápida (um número entre 0 e 99), por exemplo, 08. São aceitos números com um ou dois dígitos. Por exemplo, pode-se usar 06 ou 6.

Criar um arquivo de importação utilizando o Microsoft Outlook

Se os contatos estiverem salvos no Microsoft Outlook, exporte-os como um arquivo .CSV e use esse arquivo para importá-los na impressora.

  1. No meu Arquivo do Outlook, escolha Importar e Exportar....

  2. No Assistente de Importação e Exportação, escolha Exportar para um arquivo e clique em Avançar.

  3. Selecione Valores separados por vírgula (DOS) e clique em Avançar.

  4. Selecione a pasta Contatos e clique em Avançar.

  5. Digite um nome para o arquivo, com uma extensão .CSV. Clique em Procurar para escolher uma localização no computador para salvar o arquivo. Clique em Avançar.

  6. Clique em Concluir para encerrar o assistente e exportar o arquivo.

  7. Para importar o arquivo .CSV para a impressora, siga as Etapas 4 e 5 de Importar um catálogo de endereços.

Exportar um catálogo de endereços

O catálogo de endereços ou as informações do usuário salvos na impressora podem ser exportados em um arquivo .CSV com o formato de uma linha de cabeçalho seguido por uma linha para cada registro de usuário ou catálogo de endereços.

Abra o arquivo de exportação em uma planilha como o Microsoft Excel ou em um editor de texto como o Bloco de Notas.

  1. Clique no botão Exportar tudo....

  2. Marque as caixas de seleção ao lado dos objetos que deseja exportar. Se o arquivo tiver sido criptografado, insira a chave de criptografia. As seguintes opções estão disponíveis:

    • Catálogos de endereços

    • Discagens Rápidas de Fax

    • lista do código de acesso do usuário

  3. Clique no botão Exportar.

  4. Clique no botão Salvar arquivo.

  5. Na caixa de diálogo exibida, clique em Salvar e selecione a localização onde deseja salvar o arquivo.

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