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Impresoras multifunción HP Enterprise: configuración del escaneo a Office 365

Introducción

Microsoft Office 365 Outlook es un sistema de correo electrónico basado en la nube y proporcionado por Microsoft. Utiliza el servidor de Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) de Microsoft para enviar o recibir correos electrónicos. Este documento contiene los pasos para configurar una impresora multifunción HP LaserJet Enterprise o HP PageWide Enterprise con la versión 3.4 del firmware FutureSmart y versiones posteriores. Siga los siguientes pasos para configurar el escaneo y el envío a Office 365.
nota:
Estos pasos están destinados solo para los usuarios con cuentas de Office 365.

Paso 1: configuración de certificados para escanear a Office 365

Método 1: obtención del certificado necesario para validar los servidores de Sharepoint Online

Paso 1: obtención de un certificado válido

  1. Abra un navegador como, por ejemplo, Internet Explorer.
  2. En el menú Herramientas, abra Opciones de Internet.
  3. Seleccione la pestaña Contenido y, a continuación, Certificados.
  4. Seleccione la pestaña Entidades de certificación raíz de confianza.
  5. En la columna Emitido para, seleccione Baltimore CyberTrust Root y, a continuación, haga clic en Exportar.
    Figura : exportación de certificados desde Windows
  6. En el Asistente para exportación de certificados, haga clic en Siguiente.
  7. Seleccione la opción DER encoded binary X.509 (.CER) y haga clic en Siguiente.
  8. Escriba la ruta de destino de Sharepoint y el nombre del archivo y haga clic en Siguiente.
  9. Haga clic en Finalizar y, a continuación, en Aceptar.
Para garantizar la seguridad de los datos en el servidor web incorporado (EWS) o para obtener más información sobre cómo crear, instalar o gestionar certificados, visite Impresoras multifunción HP Enterprise: instalación, visualización y gestión de certificados para garantizar la seguridad de los datos en el servidor web incorporado (EWS) de HP.

Paso 2: importación del certificado en la impresora

  1. Consiga la dirección IP de la impresora.
    1. En la pantalla de inicio del panel de control de la impresora, seleccione el icono de red ().
    2. En la pantalla Cómo conectarse, busque la dirección IPv4. Esta es la dirección IP de la impresora.
    3. Seleccione Imprimir.
  2. Abra el servidor web incorporado (EWS) de la impresora.
    1. Abra un navegador web compatible, escriba la dirección IP de la impresora en la barra de direcciones y, a continuación, pulse Intro.
    2. Seleccione Acceder a este sitio web (no recomendado).
  3. Inicie sesión con credenciales de administrador.
  4. Seleccione la pestaña Seguridad y, a continuación, la opción Gestión de certificados en el panel izquierdo.
  5. En la sección Instalar certificados de identidad, seleccione la opción Importar certificado de identidad.
  6. Haga clic en Examinar o Seleccionar archivo, busque el archivo de certificado exportado y haga clic en Importar o Abrir.
  7. Haga clic en Instalar.
  8. Asegúrese de que el certificado Baltimore CyberTrust Root aparezca en la sección Certificado.
  9. Haga clic en Aplicar.

Método 2: desactivación de la validación del servidor en Escanear a Sharepoint

nota:
No se recomienda utilizar este método. A pesar de que los datos escaneados enviados estarán cifrados, no hay un proceso de validación que garantice que el servidor que recibe los escaneos es el deseado. Este método solo debe utilizarse como medida provisional hasta que se pueda cargar el certificado adecuado.
  1. Consiga la dirección IP de la impresora.
    1. En la pantalla de inicio del panel de control de la impresora, seleccione el icono de red ().
    2. En la pantalla Cómo conectarse, busque la dirección IPv4. Esta es la dirección IP de la impresora.
    3. Seleccione Imprimir.
  2. Abra el servidor web incorporado (EWS) de la impresora.
    1. Abra un navegador web compatible, escriba la dirección IP de la impresora en la barra de direcciones y, a continuación, pulse Intro.
    2. Seleccione Acceder a este sitio web (no recomendado).
  3. Inicie sesión con credenciales de administrador.
  4. Seleccione la pestaña Escaneo/envío digital y, a continuación, Escanear a SharePoint en el panel izquierdo.
  5. Seleccione la casilla de verificación Activar escaneo a Sharepoint.
  6. En Configuración, desactive la casilla de verificación Validar certificados para las conexiones del servidor salientes.
  7. Haga clic en Apply (Aplicar).

Paso 2: configuración del servidor para mandar correos electrónicos desde Office 365 Outlook

nota:
Debe contar con una dirección de correo electrónico de Office 365 para poder realizar los siguientes pasos.
  1. Consiga la dirección IP de la impresora.
    1. En la pantalla de inicio del panel de control de la impresora, seleccione el icono de red ().
    2. En la pantalla Cómo conectarse, busque la dirección IPv4. Esta es la dirección IP de la impresora.
    3. Seleccione Imprimir.
  2. Abra el servidor web incorporado (EWS) de la impresora.
    1. Abra un navegador web compatible, escriba la dirección IP de la impresora en la barra de direcciones y, a continuación, pulse Intro.
    2. Seleccione Acceder a este sitio web (no recomendado).
  3. Inicie sesión con credenciales de administrador.
  4. Haga clic en la pestaña Redes y, a continuación, seleccione Configuración de TCP/IP en el panel izquierdo.
  5. En la configuración de TCP/IP, seleccione la pestaña Identificación de la red.
  6. Configure el nombre de dominio o los sufijos DNS.
    • Si el sufijo del nombre de dominio no está configurado, utilice la dirección IP en el área de sufijo del dominio TCP/IP.
    • Si es necesario disponer de un sufijo DNS en la red, asegúrese de que aparece el del cliente de correo electrónico en el área de sufijo del dominio TCP/IP (los sufijos DNS tienen un formato similar a Gmail.com o companyname.com, etc.).
  7. Haga clic en Aplicar.

Paso 3: Configuración de Escanear/enviar a correo electrónico con Office 365 Outlook

nota:
Debe contar con una dirección de correo electrónico de Office 365 para poder realizar los siguientes pasos.
  1. Consiga la dirección IP de la impresora.
    1. En la pantalla de inicio del panel de control de la impresora, seleccione el icono de red ().
    2. En la pantalla Cómo conectarse, busque la dirección IPv4. Esta es la dirección IP de la impresora.
    3. Seleccione Imprimir.
  2. Abra el servidor web incorporado (EWS) de la impresora.
    1. Abra un navegador web compatible, escriba la dirección IP de la impresora en la barra de direcciones y, a continuación, pulse Intro.
    2. Seleccione Acceder a este sitio web (no recomendado).
  3. Inicie sesión con credenciales de administrador.
  4. Seleccione la pestaña Escaneo/envío digital y, a continuación, Configuración de correo electrónico en el panel izquierdo.
  5. Marque la casilla de verificación Activar envío a correo electrónico.
    nota:
    Si esta casilla de verificación no está disponible, la función no estará disponible en el panel de control de la impresora.
  6. En Servidores de correo electrónico saliente (SMTP), haga clic en Agregar para iniciar el asistente de SMTP.
  7. En el campo Dirección o nombre de host del servidor SMTP conocido, escriba smtp.office365.com y haga clic en Siguiente.
  8. Marque la casilla de verificación Activar protocolo SMTP SSL, escriba 587 en el campo Número de puerto y, a continuación, haga clic en Siguiente.
    nota:
    Algunos servidores dan problemas al enviar o recibir mensajes de correo electrónico de más de 5 megabytes (MB). Para evitarlo, escriba un número en el campo Dividir los correos electrónicos que ocupen más de (MB).
  9. Configure los requisitos de autenticación del servidor para servidores de correo electrónico saliente (SMTP).
    1. Seleccione la opción El servidor precisa autenticación.
    2. En la lista desplegable, seleccione Usar siempre estas credenciales.
    3. En el campo Nombre de usuario:, escriba la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta de Office 365.
    4. En el campo Contraseña:, escriba la contraseña asociada a la cuenta de Office 365.
    5. Haga clic en Siguiente.
  10. Configure las opciones de uso del servidor para los servidores de correo electrónico saliente (SMTP).
    1. Seleccione la opción Correo electrónico: enviar documentos escaneados y notificaciones de estado de los trabajos.
    2. Seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  11. Introduzca una dirección de correo electrónico válida y haga clic en Probar para enviar un correo electrónico de prueba a la cuenta de Office 365.
  12. Asegúrese de que todos los ajustes sean correctos y haga clic en Finalizar.
  13. Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en Aplicar.

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