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HP LaserJet Enterprise, HP PageWide Enterprise - Impostazione e configurazione della rubrica

Questa sezione fornisce informazioni su come impostare e configurare la rubrica.

Introduzione

Una rubrica è un elenco di contatti utilizzati di frequente per la selezione rapida durante l'invio di un documento dal pannello di controllo della stampante. Utilizzare la pagina Rubrica per configurare e abilitare le seguenti funzioni della stampante:

  • Configurazione dei parametri di ricerca

  • Aggiunta di contatti singoli o di gruppo

  • Modifica dei contatti esistenti

Configurazione dei contatti di rete

Utilizzare la sezione Impostazione contatti di rete nella pagina Rubrica, per abilitare i contatti di rete e specificarne i metodi di ricerca.

Nota:

Prima di configurare i contatti memorizzati sulla stampante, eseguire questa procedura.

Impostazione del metodo di ricerca

Per impostare il metodo di ricerca dei contatti di rete, attenersi alla procedura descritta di seguito.

  1. Dalle schede di navigazione in alto, fare clic su Scansione/Invio digitale.

  2. Nel riquadro di navigazione a sinistra, fare clic sul collegamento Rubrica o Contatti.

  3. Selezionare un metodo di ricerca:

    • Ricerca rapida (per trovare corrispondenze che iniziano per la stringa di ricerca).

    • Ricerca dettagliata (per trovare corrispondenze che contengono la stringa di ricerca).

Attivazione dei contatti personali (opzionale)

Per attivare i contatti personali, attenersi alla procedura seguente.

È possibile accedere ai contatti personali dei singoli utenti dai rispettivi elenchi di contatti personali del server Microsoft Exchange. Questi indirizzi sono disponibili quando l'utente esegue l'accesso al pannello di controllo della stampante tramite Windows, quindi seleziona la visualizzazione della rubrica Contatti personali.

Nota:

se durante l'importazione di rubriche da server Microsoft Exchange più recenti, si verificano eventuali problemi, contattare l'assistenza HP per ottenere aiuto.

  1. Dalle schede di navigazione in alto, fare clic su Scansione/Invio digitale.

  2. Nel riquadro di navigazione a sinistra, fare clic sul collegamento Rubrica o Contatti.

  3. Selezionare la casella di controllo Abilita contatti personali (per l'accesso a Windows dalla periferica).

  4. Fare clic sul pulsante Verifica server Exchange per verificare la connessione con Microsoft Exchange Server.

    1. Dominio Windows: Immettere un nome di dominio Windows.

    2. Nome utente: Immettere un nome utente

    3. Password. Immettere una password

    4. Test (Prova): Immettere almeno tre lettere del nome di un contatto, quindi fare clic su Test.

  5. Fare clic su Applica per salvare le impostazioni.

Abilitazione dei contatti di rete (facoltativo)

Questa sezione fornisce informazioni su come abilitare i contatti di rete.

Introduzione

La funzione LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) consente di accedere a una rubrica di rete. Utilizzare le seguenti sezioni per configurare la funzione Contatti di rete.

Nota:

per garantire la compatibilità con le funzioni LDAP, la stampante deve essere dotata di una versione del firmware adeguata.

Operazioni preliminari

Prima di avviare il processo di configurazione, gli amministratori devono disporre delle seguenti informazioni.

Impostazione contatti di rete

  • Requisiti di autenticazione del server

  • Percorso da cui avviare la ricerca (BaseDN, Search Root) (ad esempio, o=mycompany.com)

  • Attributi per l'associazione con il nome inserito (ad esempio, cn o samAccountName), il recupero dell'indirizzo e-mail (ad esempio, mail) e la modalità di visualizzazione del nome sul pannello di controllo (ad esempio, displayName)

Configurazione dell'SMTP predefinito

  • Server SMTP (ad es. smtp.mycompany.com)

  • Porta SMTP (ad esempio, 25, 587, 465)

  • Requisiti di connessione protetta (ad esempio, Usa sempre una connessione protetta (SSL/TLS))

  • Requisiti di autenticazione del server SMTP per i messaggi e-mail in uscita, tra cui il nome utente e la password per l'autenticazione, se applicabile

Acquisizione dei contatti da un server LDAP

Ottenere gli indirizzi da un server LDAP in modo che siano disponibili per gli utenti dal pannello di controllo della stampante. Gli indirizzi saranno disponibili quando l'utente seleziona la visualizzazione della rubrica Tutti i contatti.

  1. Dalle schede di navigazione in alto, fare clic su Scansione/Invio digitale.

  2. Nel riquadro di navigazione a sinistra, fare clic sul collegamento Rubrica o Contatti.

  3. Selezionare la casella di controllo Abilita contatti di rete (usa server LDAP).

  4. Fare clic su Aggiungi.

  5. Nel campo Indirizzo server LDAP, immettere l'indirizzo IP del server LDAP o, se non si conosce il nome del server LDAP da utilizzare, fare clic su Ricerca automatica per ottenere un elenco di server LDAP disponibili. Selezionare il server LDAP da utilizzare, quindi fare clic su OK.

    Nota:

    se non si conosce il server LDAP da utilizzare, contattare l'amministratore per richiedere l'indirizzo IP e i codici di attributo.

  6. Per abilitare la connessione protetta (SSL), selezionare la casella di controllo Usa connessione protetta (SSL).

  7. Se il server LDAP richiede un'autenticazione, selezionare il tipo di autenticazione appropriata per il server LDAP nella sezione Requisiti di autenticazione server. In base al tipo di autenticazione, alcuni dei campi di questa sezione potrebbero non essere disponibili, in quanto non sono obbligatori. Inserire le informazioni nei campi obbligatori. Assicurarsi di utilizzare le informazioni corrispondenti alle impostazioni del server LDAP.

    Nota:

    i singoli utenti che eseguono l'accesso con le credenziali Windows possono selezionare l'opzione che consente di utilizzare tali credenziali per l'autenticazione con il server LDAP.

    Tipi di autenticazione per la stampante per comunicare con il server LDAP

    Tipo di autenticazione

    Descrizione

    Il server non richiede autenticazione

    Il server non richiede le credenziali dell'utente per l'accesso al database LDAP.

    L'opzione per utilizzare le credenziali utente MFP non è disponibile.

    Il server richiede l'autenticazione

    Utilizzare le credenziali utente per la connessione dopo l'accesso al pannello di controllo della stampante.

    Negoziazione Windows (SPNEGO):

    Il server richiede le credenziali dell'utente per l'accesso al database LDAP e codifica la password e le credenziali inviate in rete.

    Il campo Dominio e l'opzione che consente di utilizzare le credenziali utente MFP sono attivati.

    Credenziali semplici:

    Il server richiede le credenziali dell'utente per l'accesso al database LDAP, ma la password inviata in rete non è cifrata.

    I campi Nome utente e Password sono attivati.

  8. Nella sezione Impostazioni di ricerca database LDAP, fare clic su Ricerca automatica per selezionare il punto di inizio della ricerca nel database.

    Nota:

    per impostazione predefinita, vengono utilizzati gli attributi Active Directory. Se questi attributi non funzionano, provare a utilizzare l'opzione Usa attributi personalizzati, quindi fare clic su Ricerca automatica per individuare gli attributi corretti.

  9. Selezionare l'Origine per i nomi dell'attributo appropriata. I campi attributo devono essere compilati automaticamente.

  10. Nella sezione Verifica recupero LDAP è possibile verificare il recupero LDAP immettendo parte di un valore di attributo, ad esempio una parte del nome del destinatario, quindi facendo clic su Test. Utilizzare almeno tre caratteri.

Configurazione dei contatti memorizzati nella stampante

Utilizzare il pulsante Importa per caricare nella stampante l'elenco degli indirizzi e-mail utilizzati con maggiore frequenza contemporaneamente, anziché singolarmente.

Per aggiungere contatti a più stampanti, si consiglia di aggiungerli a una stampante, apportare le modifiche necessarie all'elenco e utilizzare i pulsanti Importa ed Esporta tutto per trasferire gli indirizzi alle altre stampanti.

Attività della rubrica

Questa sezione fornisce informazioni su come eseguire le attività relative alla rubrica.

Aggiungere un contatto o un gruppo facendo clic su Aggiungi contatto o Aggiungi gruppo, con cui viene visualizzata la pagina Aggiungi contatto o Aggiungi gruppo.

Aggiunta di un contatto

Per aggiungere un contatto, attenersi alla procedura seguente.

  1. Fare clic su Aggiungi contatto. Viene visualizzata la pagina Aggiungi contatto.

  2. Compilare i seguenti campi:

    • Nome contatto o Nome visualizzato: immettere un nome contatto (obbligatorio)

    • Nome: immettere un nome (facoltativo)

    • Cognome: immettere un cognome (facoltativo)

    • Numero di telefono: immettere un numero di telefono (facoltativo)

    • Numero fax: immettere il numero di fax (potrebbe essere obbligatorio).

    • Indirizzo e-mail: immettere un indirizzo e-mail (potrebbe essere obbligatorio)

    Nota:

    è necessario specificare un indirizzo e-mail, un numero di fax o una cartella di rete per un contatto.

  3. Se si utilizza una cartella di rete per la scansione/invio digitale, selezionare Cartella standard condivisa nell'elenco a discesa Cartella di rete e quindi aggiungere il percorso UNC alla cartella nel campo Percorso cartella UNC utilizzando il seguente formato: \\host\share.

    • Cartella condivisa standard

    • Cartella FTP

  4. Fare clic sul pulsante OK per salvare il nuovo contatto sulla stampante.

Aggiunta di un gruppo

Utilizzare i seguenti passaggi per aggiungere un gruppo.

  1. Fare clic su Aggiungi gruppo. Viene visualizzata la pagina Aggiungi gruppo.

  2. Per aggiungere un gruppo di e-mail:

    1. Selezionare Aggiungi gruppo di e-mail.

    2. Immettere un nome per il nuovo gruppo nel campo Nome gruppo o Nome visualizzato.

    3. Per aggiungere un membro al gruppo, immettere il relativo indirizzo e-mail nel campo Aggiungi membro o aggiungerlo da una rubrica.

  3. Per aggiungere un gruppo di cartelle:

    1. Selezionare Aggiungi gruppo di cartelle.

    2. Immettere un nome per il nuovo gruppo nel campo Nome gruppo.

    3. Aggiungere le cartelle da una rubrica.

  4. Dopo aver aggiunto tutti i membri del gruppo, fare clic sul pulsante OK per salvare il gruppo.

Modifica di un contatto o un gruppo

Per modificare un contatto o un gruppo, attenersi alla procedura seguente.

  1. Selezionare il contatto o il gruppo da modificare. Immettere un nome nel campo di ricerca per trovare un contatto specifico.

  2. Fare clic sul pulsante Modifica.

  3. Apportare le modifiche necessarie al contatto o al gruppo.

  4. Fare clic sul pulsante OK per salvare le modifiche.

Eliminazione di un contatto o di un gruppo

Per eliminare un contatto o un gruppo, attenersi alla procedura seguente.

  1. Selezionare il contatto o il gruppo da eliminare. Immettere un nome nel campo di ricerca per trovare un contatto o un gruppo specifico.

  2. Fare clic sul pulsante Elimina.

  3. Nella pagina visualizzata viene richiesto di confermare l'eliminazione del contatto o del gruppo selezionato. Non è possibile recuperare un contatto o un gruppo una volta eliminato. Fare clic su OK per confermare la selezione. Il contatto o il gruppo viene eliminato.

Importazione o esportazione della rubrica

Questa pagina consente di importare ed esportare dalla stampante le informazioni relative alla rubrica e agli utenti.

L'importazione di dati nella stampante consente di aggiungere nuovi contatti, selezioni rapide fax o account utente ai quali sarà possibile accedere dalla stampante. Questa operazione può facilitare la creazione di elenchi iniziali o l'aggiornamento della stampante HP con le modifiche eseguite.

L'esportazione dei record consente di salvare indirizzi e-mail, numeri di fax o record utente dalla stampante in un file memorizzato nel computer. Il file può essere utilizzato per un backup dei dati o per importare i record in un'altra stampante HP.

Importazione di una rubrica

È possibile importare i dati della rubrica creando prima un file in formato CSV (valori separati da virgola). Si tratta di un formato dati comune utilizzato per trasferire i dati tra i database o le stampanti.

È possibile creare il file mediante un foglio di calcolo, ad esempio Microsoft Excel, o un programma per l'elaborazione di testo, ad esempio Blocco note Microsoft. Dopo aver creato il file, accertarsi di salvarlo o esportarlo nel formato .CSV. È inoltre possibile creare un file di dati esportando i contatti da Microsoft Outlook o da un altro client e-mail e salvandolo come file .CSV.

Nota:

per poter creare o importare un file .CSV, provare a esportare una rubrica esistente da utilizzare come modello.

Importazione di una rubrica

Per importare una rubrica, attenersi alla procedura seguente.

  1. Creare un file di dati contenente una riga di intestazione con le colonne necessarie per i dati. È possibile utilizzare le seguenti colonne:

    • indirizzo e-mail

    • indirizzo (oppure "indirizzo email", "email", "indirizzo e-mail" o "e-mail")

    • dlname

    • numero fax (o "fax aziendale", "fax casa" o "altro fax")

    • selezione rapida

    • codice

    • scegliere

    La riga di intestazione è semplicemente la prima riga del foglio di calcolo o del file.

  2. Dopo la riga di intestazione, aggiungere le righe contenenti i record della rubrica o i record utente. Per informazioni sulle colonne necessarie per ciascun tipo di record, vedere la sezione Dati richiesti e limiti dei record.

    Sono consentite colonne vuote. Per creare un file di importazione di testo, inserire una virgola per ciascun campo vuoto.

    Se i dati all'interno del campo contengono una virgola, un ritorno a capo (\r) o un carattere di avanzamento riga (\n), tali dati devono essere racchiusi tra virgolette, ad esempio:

    "Smith, Joe"

    I campi che contengono virgolette doppie devono essere racchiusi tra virgolette doppie. Tutte le singole virgolette doppie devono essere rappresentate da una coppia di virgolette doppie.

    Se si utilizza Excel per creare il file di importazione, non immettere le virgolette, poiché Excel le inserisce automaticamente quando il file viene convertito in un file .CSV.

  3. Salvare il file di importazione.

    Se si utilizza Excel, scegliere Salva con nome nel menu File, quindi selezionare CSV (delimitato dal separatore di elenco) (*.csv) nella casella di riepilogo Salva come.

    Se si sta creando un file di testo, scegliere Salva con nome nel menu File, quindi sostituire l'estensione .txt con .csv.

  4. Per importare il file di origine nella stampante, fare clic sul pulsante Importa in Contatti memorizzati nella periferica, quindi fare clic sul pulsante Sfoglia... per effettuare una ricerca nel file di dati di origine. Se il file è stato crittografato, immettere la chiave di crittografia.

  5. Fare clic su Importa per importare il file di dati nella stampante. Il processo di importazione richiede circa 1 minuto ogni 1.000 record, a seconda della velocità della rete.

    Una volta completata l'importazione, viene visualizzato un messaggio che indica il numero di record importati e gli eventuali errori di importazione.

Dati richiesti e limiti dei record

Controllare i dati e i limiti dei record per ogni tipo di record.

Dati richiesti e limiti dei record

Tipo di record

Dati richiesti

Lunghezza massima del campo

Nome (o "nome" e "cognome")

indirizzo e-mail

indirizzo1

64 caratteri unicode

256 caratteri unicode

Nome

numero fax

scegliere

indirizzo1

245 caratteri

da 4 a 8 cifre

255 caratteri

Elenco di distribuzione e-mail

numero fax

indirizzo1

dlname

64 caratteri unicode

256 caratteri unicode

64 caratteri unicode2

Numero fax

numero fax

numero fax1

64 caratteri unicode

80 caratteri unicode

Selezioni rapide fax

numero fax1

selezione rapida2

codice2

80 caratteri unicode

64 caratteri unicode

2 cifre

Un massimo di 100 selezioni rapide, ciascuna con un massimo di 100 voci

1 Il campo "indirizzo" può essere denominato anche "indirizzo email", "email", "indirizzo e-mail" o "e-mail". Il campo "numero fax" può essere denominato anche "fax aziendale", "fax casa" o "altro fax".

2 Il campo "selezione rapida" contiene il nome della selezione rapida, ad esempio "Johnson Janitorial", e il campo "codice" contiene il codice di selezione rapida (un numero compreso tra 0 e 99), ad esempio 08. Sono accettati numeri a una o due cifre; ad esempio, è possibile utilizzare 06 o 6.

Creazione di un file di importazione con Microsoft Outlook

Se si dispone di contatti memorizzati in Microsoft Outlook, è possibile esportarli in un file .CSV e utilizzare il file per importarli nella stampante.

  1. Nel menu File di Outlook, scegliere Importa ed Esporta....

  2. In Importazione/Esportazione guidata, scegliere Esporta in un file, quindi fare clic su Avanti.

  3. Selezionare Valori separati da virgola (DOS), quindi fare clic su Avanti.

  4. Selezionare la cartella Contatti, quindi fare clic su Avanti.

  5. Immettere un nome per il file con estensione .CSV. Fare clic su Sfoglia per scegliere il percorso in cui salvare il file nel computer. Fare clic su Avanti.

  6. Fare clic su Fine per terminare la procedura guidata ed esportare il file.

  7. Per importare il file .CSV nella stampante, seguire i punti 4 e 5 in Importazione di una rubrica.

Esportazione di una rubrica

La rubrica o le informazioni utente memorizzate nella stampante possono essere esportate in un file .CSV con il formato di una riga di intestazione seguita da una riga per ogni record utente o della rubrica.

Aprire il file di esportazione in un foglio di calcolo come Microsoft Excel o in un programma per l'elaborazione di testo come Blocco note.

  1. Fare clic sul pulsante Esporta tutto....

  2. Selezionare le caselle di controllo accanto agli oggetti che si desidera esportare. Se il file è stato crittografato, immettere la chiave di crittografia. È possibile scegliere tra i seguenti elementi:

    • Rubriche

    • Selezioni rapide fax

    • Elenco dei codici di accesso utente

  3. Fare clic sul pulsante Esporta.

  4. Fare clic sul pulsante Salva file.

  5. Nella finestra di dialogo visualizzata, fare clic su Salva e selezionare la posizione in cui salvare il file.