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All-in-One HP OfficeJet serie 4100 - Panoramica delle funzioni fax per HP OfficeJet serie 4100 in Microsoft Windows

Introduzione
HP OfficeJet serie 4100 è un apparecchio fax in bianco e nero o a colori completo di tutte le funzioni, utilizzabile da solo o collegato ad un computer. HP OfficeJet serie 4100 è in grado di inviare fax alla velocità di trasmissione di 33,6 Kbps a un altro apparecchio fax con la stessa velocità. Ulteriori informazioni sulla funzione fax sono reperibili al Capitolo 6: Utilizzare le funzioni del fax della Guida di riferimento.
Per informazioni sulla configurazione delle funzioni fax in ambienti PBX e con modem ISDN e DSL, consultare il documento HP Utilizzo di un prodotto All-in-One HP su un sistema telefonico PBX, ISDN o DSL (biu50333).
Se non è possibile inviare o ricevere fax, consultare il documento HP Risoluzione dei problemi del fax (biu02151).
Vedere la Figura 1 per identificare i pulsanti utilizzati per le funzioni fax.
Figura : Identificazione dell’area fax del pannello anteriore
1- Ricomponi/Pausa: consente di ricomporre il numero o inserire una pausa di due secondi durante la selezione
2- Pulsante di selezione rapida: consente di inviare un fax utilizzando le selezioni rapide memorizzate
3- Imposta: consente di accedere alle impostazioni fax e alle opzioni relative ai rapporti
4- Fax: consente di accedere alle funzioni del fax e alle relative opzioni
5- Freccia sinistra e destra: consentono di navigare nei menu delle impostazioni fax
6- Invio: consente di salvare un’impostazione o, se premuto dopo la selezione di un numero, consente di impostare le opzioni fax
7- Annulla: consente di annullare un fax o un’impostazione e di uscire dai menu
8- Invio in bianco e nero e a colori: consente di dare inizio alla trasmissione del fax dopo aver digitato il numero
9- Tastierino numerico: consente di immettere i numeri fax e di programmare le impostazioni fax
Invio di un fax mediante il pannello anteriore
Per inviare un fax, precedere come indicato di seguito:
  1. Posizionare il/i documento/i da inviare tramite fax nell’alimentatore automatico di documenti (ADF). Il documento deve essere posizionato con il lato stampato e il margine superiore rivolti verso il basso.
  2. Premere il pulsante Fax.
  3. Selezionare il numero di fax utilizzando i tasti numerici. Selezionare il numero di fax come da un qualsiasi apparecchio telefonico. Selezionare tutte le cifre del numero del fax di destinazione. Se necessario, utilizzare il pulsante Ricomponi/Pausa per inserire una pausa di due secondi nella sequenza di composizione. Questa operazione potrebbe essere richiesta quando è necessario concedere del tempo in caso di collegamenti telefonici esterni in un ufficio o nel caso di invio fax a destinazioni internazionali.
  4. Per modificare la risoluzione fax, le impostazioni del contrasto o le modalità di invio del fax, premere Invio. Premere ripetutamente il pulsante Fax per scorrere le opzioni di invio fax disponibili. Utilizzare i pulsanti freccia destra o sinistra per effettuare una selezione all’interno di ciascuna opzione. Premere Invio per salvare le impostazioni.
  5. Per inviare il fax, premere il pulsante per l’invio del fax in bianco e nero o a colori. I fax a colori richiedono un tempo di invio maggiore ed è necessario che l’altro apparecchio fax sia in grado di ricevere fax a colori standard. Se il fax di destinazione non supporta il colore, il dispositivo All-in-One invia il fax in 256 tonalità di grigio, generando successivamente un avviso in cui viene indicato che l’altro fax non supportava il colore. Il dispositivo All-in-One compone il numero e successivamente emette un segnale di connessione o di occupato in base alla risposta del fax ricevente. Se la linea del fax di destinazione è occupata, dopo una pausa il dispositivo All-in-One riselezionerà automaticamente il numero. Quando il fax è stato inviato, viene emesso un segnale acustico lungo o un bip.
Invio di un fax dal software Director
È anche possibile inviare fax utilizzando HP Director. Questo software consente di accedere alle opzioni quali l’utilizzo della rubrica e la creazione di frontespizi dal PC. Per inviare un fax utilizzando HP Director, attenersi alla procedura riportata di seguito:
  1. Caricare l’/gli elemento/i che si desidera inviare via fax nell’ADF, come mostrato nella Figura 1. Aprire HP Director facendo clic sull’icona del desktop e poi su Invia un fax.
  2. Viene visualizzata la schermata principale fax (vedere la Figura 2). Nell’area Invia fax a, digitare i nomi e i numeri dei destinatari. Aggiungere la voce alla rubrica per utilizzarla successivamente e/o aggiungerla all’elenco per immettere un altro numero fax.
  3. Nella sezione relativa alla qualità selezionare il pulsante corrispondente al tipo di fax che si desidera inviare, ad esempio Standard, Fine o Foto. Selezionando Fine o Foto la qualità del fax viene migliorata ma l’invio richiede un tempo maggiore. Per la maggior parte dei fax è necessario impostare la qualità su Fine. Se il fax del destinatario non supporta tale impostazione, il prodotto All-in-One adegua automaticamente la qualità di stampa e la imposta su Standard.
  4. Nella sezione Includi al fax accertarsi che sia selezionata l’opzione Pagine in unità. Se si utilizza un frontespizio, accertarsi di aver selezionato l’opzione Frontespizio generato da PC. Per ulteriori informazioni vedere la sezione Frontespizi in questo documento.
  5. Modificare l’impostazione Colore o In bianco e nero in base al tipo di fax.
  6. Fare clic sul pulsante Inviafax adesso per inviare il fax oppure su Anteprima fax per visualizzare il fax prima di inviarlo.
Figura : Schermata fax principale
Invio di un fax utilizzando il driver print-to-fax
Questa funzione spesso non viene tenuta in considerazione e può invece risultare molto utile. Inoltre, essa costituisce il modo migliore per inviare fax di ottima qualità in quanto la qualità non viene peggiorata a causa dell’acquisizione tramite scanner. L’utilizzo di questa funzione è semplice come eseguire un normale processo di stampa.
  1. Creare il fax da inviare da una qualsiasi applicazione che consenta la stampa, ad esempio un programma di elaborazione di testi, un’applicazione per la grafica o un foglio di lavoro.
  2. Quando il lavoro è stato completato ed è pronto per l’invio tramite fax, selezionare Stampa dal menu File.
  3. Selezionare il driver Fax HPOfficeJet serie 4100 dall’elenco delle stampanti disponibili. Apportare le modifiche desiderate consentite dal programma in uso, ad esempio margini, pagine da stampare, fascicolazione.
  4. Selezionare Stampa per visualizzare la schermata principale Invia fax, come illustrato nella Figura 2 in alto. È possibile aggiungere un frontespizio, inserire più pagine nel percorso dello scanner e infine visualizzare il fax in anteprima.
  5. Fare clic sul pulsante Inviafax adesso per inviare il fax oppure su Anteprima fax per visualizzare il fax prima di inviarlo.
Invio di un fax a più destinatari
Per inviare un fax a più destinatari, attenersi alla procedura seguente:
  1. Immettere le informazioni di un destinatario del fax o reperirle dalla Rubrica.
  2. Fare clic su Aggiungi a elenco.
  3. Ripetere le fasi 1 e 2 per ciascun destinatario del fax.
  4. Quando tutti i destinatari sono stati aggiunti all’elenco, fare clic su Inviafax adesso.
      Nota:
    Il dispositivo HP OfficeJet serie 4100 non è in grado di utilizzare le selezioni rapide di gruppo.
Pianificazione dell’invio di un fax in un momento successivo
È possibile pianificare l’invio di un fax in bianco e nero in un momento successivo nello stesso giorno (ad esempio, quando le linee telefoniche sono più libere o le tariffe internazionali più convenienti) a un singolo destinatario. Il fax viene memorizzato fino all’ora specificata, quando viene automaticamente inviato. Non è possibile inviare in un momento successivo i fax a colori. Per pianificare l’invio di un fax in differita, attenersi alla seguente procedura:
  1. Caricare gli elementi da inviare tramite fax nell’alimentatore automatico di documenti (ADF) come illustrato nella Figura 1. Gli elementi devono essere posizionati con il lato stampato e il margine superiore rivolti verso il basso.
  2. Premere il pulsante Fax.
  3. Selezionare il numero di fax utilizzando i tasti numerici. Selezionare il numero di fax come da un qualsiasi apparecchio telefonico. Selezionare tutte le cifre del numero del fax di destinazione. Utilizzare il pulsante Ricomponi/Pausa per inserire una pausa di due secondi durante la composizione. Questa operazione potrebbe essere richiesta quando è necessario concedere del tempo in caso di collegamenti telefonici esterni in un ufficio o nel caso di invio fax a destinazioni internazionali.
  4. Premere Invio.
  5. Premere ripetutamente il pulsante Fax fino a quando non viene visualizzata l’opzione “Modalità invio fax”.
  6. Utilizzare la freccia destra per scorrere l’elenco di opzioni fino a visualizzare l’opzione “Invia fax successivamente”, quindi premere Invio.
  7. Quando richiesto, immettere l’ora di invio utilizzando il tastierino numerico.
  8. Se il fax è stato caricato nell’ADF, premere 1 quando viene visualizzata l’opzione “Memorizza fax adesso?”
  9. Premere il pulsante Avvio in bianco e nero.
Selezioni rapide
Creazione di selezioni rapide
Con la selezione rapida è possibile selezionare, mediante il tastierino numerico, un numero che sostituisce il numero di fax completo o gruppi di numeri di fax. In questo modo è possibile selezionare più numeri di fax in modo semplice. Premere il pulsante Selezione rapida, selezionare il numero sul tastierino, quindi premere il pulsante per l’invio del fax in bianco e nero o a colori.
Creazione di selezioni rapide singole dal pannello anteriore
  1. Premere più volte Imposta fino a visualizzare “Impostazione selezione rapida”sul display, quindi premere Invio.
  2. Viene visualizzata Selezione rapida individuale. Premere Invio.
  3. La prima voce di selezione rapida non assegnata viene visualizzata sul display.
  4. Premere Invio per selezionare la voce di selezione rapida visualizzata.
  5. Al termine, premere il tasto Invio seguito da 1 per immettere un altro numero di selezione rapida oppure da 2 per uscire.
      Nota:
    Per inserire una pausa nella selezione, usare il pulsante Ricomponi/Pausa. Il dispositivo HP OfficeJet serie 4100 non è in grado di inviare selezioni rapide di gruppo.
Creazione di selezioni rapide singole dal computer
  1. In Director, fare clic su Impostazioni, quindi su Impostazioni selezione rapida.
  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni selezione rapida, cliccare su Nuova voce.
  3. Immettere un nome e un numero fax, quindi cliccare su OK.
  4. Se necessario, ripetere l’operazione e al termine cliccare su Salva.
Invio di un fax utilizzando i tasti di selezione rapida
  1. Per inviare un fax tramite le selezioni rapide, attenersi alla procedura riportata di seguito:
  2. Caricare il documento originale nell’ADF.
  3. Premere il pulsante di Selezione rapida finché non viene visualizzato il numero fax desiderato o immettere direttamente il numero di selezione rapida.
  4. Premere il pulsante Invio fax in bianco e nero o a colori.
Ricezione di un fax
L’apparecchio HP OfficeJet serie 4100 riceve i fax in modo automatico o manuale.
Ricezione automatica dei fax
Per impostazione predefinita l’apparecchio All-in-One risponde automaticamente alle chiamate fax in arrivo. Il numero di squilli prima della risposta dell’unità All-in-One viene impostato in Impostazione fax base dopo aver premuto il pulsante Imposta.
Per maggiori informazioni sulla configurazione del dispositivo All-in-One con una segreteria telefonica, consultare il documento HP Utilizzo dei prodotti HP Fax con una segreteria telefonica (TAM) (c00019960).
Ricezione manuale dei fax
Se il dispositivo All-in-One è impostato per la ricezione manuale dei fax, è necessaria la presenza di una persona che possa accettare i fax. Prima di ricevere manualmente un fax sull’unità HP OfficeJet, rimuovere eventuali originali e disattivare la risposta automatica. Per disattivare la risposta automatica, attenersi alle seguenti istruzioni:
  1. Premere ripetutamente il pulsante Imposta fino a visualizzare “Impostazione fax base” sul display, quindi premere Invio.
  2. Premere ripetutamente il pulsante Imposta fino a visualizzare “Squilli prima di rispondere” sul display, quindi premere Invio.
  3. Premere ripetutamente il tasto freccia destra per scorrere le impostazioni fino a visualizzare “Nessuna risposta” sul display, quindi premere Invio.
    Quando il fax squilla, sollevare il ricevitore di un telefono collegato alla stessa linea telefonica dell’unità HP OfficeJet (un ricevitore può essere inserito sul retro dell’unità HP OfficeJet utilizzando una delle porte accessorie RJ-11).
  4. Se si avvertono dei segnali fax, effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Premere AVVIO FAX in bianco e nero, quindi riagganciare.
    • Se si sta ricevendo un fax da un telefono derivato (collegato alla stessa linea telefonica dell’unità HP OfficeJet, ma non direttamente all’unità), premere 1, 2, quindi 3 sul tastierino numerico del telefono. Attendere i segnali fax, quindi riagganciare il telefono.
Ristampa dei fax in memoria
Il dispositivo All-in-One è in grado di memorizzare una quantità limitata di pagine fax. Il numero di pagine varia in base al modello.
Se un errore, quale un inceppamento o l’esaurimento della carta, impedisce al dispositivo All-in-One di stampare i fax ricevuti, questi saranno conservati in memoria finché l’errore non verrà risolto. Quando l’unità HP OfficeJet non dispone di memoria sufficiente per memorizzare i fax, non può ricevere altre chiamate fax finché non vengono stampati i fax in memoria.
Attenersi alle fasi seguenti per stampare i fax in memoria:
  1. Premere Imposta.
  2. Premere 5 per selezionare Manutenzione
  3. Premere 4 per selezionareRistampa fax in memoria. Premere Annulla per interrompere la stampa dei fax non necessari.
Panoramica sulle impostazioni e sulle funzioni del fax
Sono disponibili numerose impostazioni e funzioni che consentono di modificare le modalità di invio di fax dell’unità all-in-one. È possibile modificare tali opzioni mediante le sezioni Impostazione fax di base e Impostazione avanzata dal pannello anteriore. È inoltre possibile selezionare alcune impostazioni dal software Director. È possibile impostare le opzioni di invio di fax e di risposta solo mediante il pannello anteriore oppure in modo indiretto mediante la Configurazione guidata fax. Ulteriori informazioni sulle impostazioni fax e sulla modifica delle impostazioni sono contenute nella Guida in linea (fare clic su Guida in Director) e nel Capitolo 6 della Guida di riferimento.
Accesso alle impostazioni fax
È possibile modificare le informazioni sulla configurazione di base del fax eseguendo la Configurazione guidata fax (opzione consigliata), utilizzando la finestra di dialogo Impostazioni fax oppure direttamente dal pannello anteriore.
Configurazione guidata fax
La Configurazione guidata fax richiede di specificare diverse informazioni per determinate le impostazioni ottimali per il fax. Questo processo viene eseguito al primo riavvio del computer e al termine dell’installazione del software del prodotto HP All-in-One. È possibile eseguire di nuovo il processo in un secondo momento dal software Director, facendo clic su Impostazioni, quindi su Configurazione guidata fax.
Procedura dal software Director
È possibile modificare alcune impostazioni fax di base (quali le informazioni personali) utilizzando l’opzione Impostazioni fax del software Director.
  1. Aprire Director facendo doppio clic sull’icona del prodotto sul desktop.
  2. Fare clic su Impostazioni, quindi selezionare Impostazioni fax.
  3. Modificare le impostazioni in base alle proprie esigenze.
Procedura dal pannello frontale
È possibile modificare le impostazioni utilizzando il pulsante Imposta e le sezioni Impostazione di base e Impostazione avanzata del fax.
  1. Premere Imposta finché sul display non vengono visualizzate le Impostazioni fax di base o le Impostazioni fax avanzate, a seconda di quanto sia necessario modificare.
  2. Premere Invio per accettare l’opzione di menu specificata.
  3. Passare all’opzione desiderata utilizzando i testi freccia destra o sinistra, quindi premere Invio.
  4. Apportare le modifiche desiderate e premere Invio.
Frontespizi
Uso di un frontespizio
Se si desidera utilizzare un frontespizio elettronico, è necessario creare il fax mediante il computer. Accertarsi di aver selezionato l’opzione Frontespizio generato da PC. Selezionare l’opzione Modifica contenuto per visualizzare la schermata Dati frontespizio. In questa schermata è possibile aggiungere informazioni visualizzabili dai destinatari. I dati rimanenti, quali ora, data, numeri di fax e nomi, verranno inseriti automaticamente.
Creazione di modelli di frontespizio personalizzati
È possibile creare modelli di frontespizio personalizzati utilizzando HP Image Editor. Nella parte superiore della schermata Director selezionare Impostazioni, quindi Frontespizio fax. Viene avviato HP Image Editor in cui è caricato un modello di frontespizio base. Tale modello presenta tutti i campi di base relativi a invio, ricezione e messaggio. È possibile utilizzare i vari strumenti di modifica delle immagini disponibili sulla barra degli strumenti per selezionare, inserire, eliminare e modificare gli oggetti contenuti nel modello. È inoltre possibile modificare la data, l’ora, il numero di pagine e gli altri campi relativi all’invio di fax mediante il menu Annotazione. Una volta terminata l’operazione, selezionare Salva con nome dal menu File e accertarsi di salvare il file con estensione CVR. Il frontespizio verrà salvato automaticamente nel percorso appropriato.
Uso del registro fax
Il registro fax è costituito dalla registrazione di tutti i fax ricevuti, inviati o in sospeso. È possibile ordinare le singole voci selezionando uno dei campi di descrizione situati nella parte superiore del registro: data, durata, ID stazione (numero fax), pagine e stato.
È possibile eliminare le voci di registro evidenziando una determinata voce e selezionando il pulsante Elimina. Per eliminare più voci, selezionarle tenendo premuto il tasto Maiusc.
Alcune voci fax potrebbero essere salvate sul computer. Per visualizzare tali voci, evidenziare la voce desiderata, quindi premere il pulsante Visualizza.
Fax bloccati
È possibile bloccare i fax non desiderati. Il fax bloccato viene ricevuto, ma non stampato e nel registro viene inserita una voce relativa al fax bloccato. Per impedire che i fax vengano inviati al prodotto All-in-One da un dispositivo fax non desiderato, evidenziare la voce da bloccare, quindi selezionare Blocca fax. Per attivare nuovamente la ricezione, selezionare la scheda Fax bloccati, quindi selezionare il numero di fax dall’elenco e infine l’opzione di Rimozione dall’elenco.
Uso della Rubrica
HP OfficeJet serie 4100 consente di memorizzare in modo semplice nomi e numeri telefonici nella Rubrica. Per inviare un fax mediante Director, è sufficiente selezionare una voce della Rubrica.
La rubrica utilizzata dal prodotto HP All-in-One è quella di Microsoft Outlook Express. Probabilmente, questo software è già in uso oppure è già installato sul computer. Se Outlook o Outlook Express non è installato sul PC, questa opzione non è disponibile. Internet Explorer 4.0 e le versioni successive includono Outlook Express e può essere scaricato gratuitamente dal sito Web di Microsoft. Microsoft Outlook utilizza una struttura di file diversa rispetto a Microsoft Outlook Express. Informazioni sull’utilizzo dei contatti di Microsoft Outlook in Microsoft Outlook Express.
Creazione di una voce nella Rubrica
Effettuare le operazioni riportate di seguito per aggiungere una voce alla Rubrica.
  1. In Director, fare clic su Rubrica.
  2. Nella finestra di dialogo Rubrica cliccare su Nuovo contatto.
  3. Nella finestra di dialogo Proprietà cliccare su Abitazione o Ufficio, in base alle proprie esigenze.
  4. Inserire le informazioni sul contatto, quindi cliccare su OK.
      Nota:
    Se è necessario selezionare “9” o un’altra cifra per accedere alla linea esterna, selezionare tale cifra nella casella Numero fax prima di selezionare il numero del fax. Se si desidera impostare una pausa, utilizzare la virgola o il trattino (-).

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