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All-in-One HP OfficeJet serie V - Utilizzo del fax HP OfficeJet serie V, delle impostazioni e funzioni del fax

Introduzione
HP OfficeJet serie V è un apparecchio fax a colori o in bianco e nero completo di tutte le funzioni, utilizzabile da solo o collegato ad un computer. Per risolvere i problemi di comunicazione del fax, consultare Risoluzione dei problemi relativi alla trasmissione e ricezione di fax. Per annullare l’invio di un fax in qualsiasi momento, premere ANNULLA.
Invio di un fax mediante il pannello anteriore
L’invio di un fax dal prodotto All-in-One è molto più semplice di quanto si pensi. Attenersi alla procedura descritta di seguito:
  1. Caricare gli elementi da inviare tramite fax nel percorso dello scanner, come illustrato nella Figura 1. Gli elementi devono essere posizionati con il lato stampato e il margine superiore rivolti verso il basso.
  2. Premere il pulsante blu FAX posizionato sopra il display del pannello frontale.
  3. Selezionare il numero di fax utilizzando i tasti numerici. Selezionare il numero di fax come da un qualsiasi apparecchio telefonico. Selezionare tutte le cifre del numero del fax di destinazione.
  4. Premere il pulsante di INVIO fax a colori o in bianco e nero posizionato sotto il display. I fax a colori richiederanno un tempo di invio maggiore ed è necessario che l’altro apparecchio fax sia in grado di ricevere fax a colori standard. Il prodotto All-in-One seleziona il numero e viene emesso un segnale di connessione o di occupato. Se la linea del fax di destinazione è occupata, dopo una pausa il dispositivo All-in-One riselezionerà automaticamente il numero. Quando il fax è stato inviato, viene emesso un segnale acustico lungo o un bip.
Figura : Caricamento di un fax nell’unità All-in-One
Selezioni rapide
Esecuzione di selezioni rapide
Con la selezione rapida è possibile selezionare, mediante il tastierino numerico, un numero che sostituisce il numero di fax completo o gruppi di numeri di fax. In questo modo è possibile selezionare più numeri di fax in modo semplice. Premere il pulsante SELEZIONE RAPIDA, selezionare il numero sul tastierino numerico, quindi premere il pulsante AVVIO fax a colori o in bianco e nero.
Procedura dal pannello frontale
  1. Premere il pulsante SETUP.
  2. Premere 2 quindi 1 sul tastierino numerico.
  3. Inserire il numero di selezione rapida desiderato oppure utilizzare i tasti freccia sinistra e freccia destra per scorrere i numeri di selezione rapida.
  4. Scegliere un numero non ancora assegnato, quindi selezionarlo premendo INVIO.
  5. Immettere il numero di fax, quindi il nome o una società. Utilizzare i tasti del tastierino numerico per scorrere i numeri e le lettere disponibili. Utilizzare i tasti freccia per passare al carattere precedente o successivo.
  6. Al termine, premere il tasto INVIO seguito da 1 per immettere un altro numero di selezione rapida oppure da 2 per uscire.
Procedura dal computer
  1. Nella finestra Director selezionare Impostazioni, quindi Impostazioni selezione rapida.
  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni selezione rapida, cliccare su Nuova voce.
  3. Immettere un nome e un numero di fax, quindi selezionare su OK una volta terminato.
  4. Ripetere la procedura se necessario e selezionare Salva una volta terminato.
Utilizzo dei codici di selezione rapida di gruppo
Questa funzione consente di inviare un fax a più destinatari mediante un numero di selezione rapida. Un numero di selezione rapida di gruppo può contenere fino a 20 numeri di selezione rapida singoli.
Per creare una selezione rapida di gruppo, è necessario impostare i codici di selezione rapida singoli. Utilizzare la sezione relativa all’inserimento di selezioni rapide per l’immissione di numeri di fax singoli che non siano già associati a un numero di selezione rapida. Utilizzare una delle due sezioni successive per assegnare una selezione rapida a un numero di selezione rapida di gruppo. Suggerimento: la procedura mediante il software del computer è più facile e richiede meno tempo.
Procedura dal pannello frontale
  1. Premere il pulsante SETUP.
  2. Premere 2 quindi 2 sul tastierino numerico.
  3. Inserire il numero di selezione rapida desiderato oppure utilizzare i tasti freccia sinistra e destra per far scorrere i numeri di selezione rapida già creati.
  4. Premere INVIO seguito da 1 per aggiungere un altro numero di selezione rapida oppure da 2 per terminare l’operazione.
  5. Inserire il nome del gruppo utilizzando i tasti del tastierino numerico per scorrere i numeri e le lettere disponibili. Utilizzare i tasti freccia per passare al carattere precedente o successivo.
  6. Al termine, premere di nuovo INVIO.
Procedura dal computer
  1. Aprire Director, selezionare Impostazioni, quindi Impostazioni selezione rapida.
  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni selezione rapida, selezionare Nuovo gruppo.
  3. Digitare un nome nella casella Nome gruppo.
  4. Selezionare i numeri di selezione rapida dall’elenco a sinistra e fare clic su Aggiungi.
  5. Al termine, selezionare OK.
  6. Per completare il processo, selezionare Salva.
Invio di un fax dal software Director
È anche possibile inviare fax utilizzando HP Director. Tale software consente di effettuare una selezione utilizzando la rubrica e i frontespizi creati dal PC. Per inviare un fax mediante il software Director:
  1. Caricare gli elementi da inviare tramite fax nel percorso dello scanner, come illustrato nella Figura 1. Viene visualizzata la schermata Director. In caso contrario aprire l’icona Director. Selezionare l’icona grande Fax come mostrato nella Figura 2.
  2. Viene visualizzata la schermata del fax principale (vedere la Figura 3). In questa schermata vengono eseguite tutte le operazioni di fax. Nell’area Invia faxa inserire i nomi e i numeri dei destinatari. Aggiungere la voce alla rubrica per utilizzarla successivamente e/o aggiungerla all’elenco per immettere un altro numero fax.
  3. Nella sezione relativa alla qualità selezionare il pulsante corrispondente al tipo di fax che si desidera inviare, ad esempio Standard, Fine o Foto. Se si seleziona la qualità Fine o Foto, l’operazione di invio richiede più tempo, ma la qualità risulta decisamente migliore. Generalmente, si consiglia di impostare la Qualità su Fine per la maggior parte dei fax. Se il fax del destinatario non supporta tale impostazione, il prodotto All-in-One adegua automaticamente la qualità di stampa e la imposta su Standard.
  4. Nella sezione Includi al fax accertarsi che sia selezionata l’opzione Pagine in unità. Se si utilizza un frontespizio, accertarsi di aver selezionato l’opzione Frontespizio generato da PC. Per ulteriori informazioni vedere la sezione Frontespizi in questo documento.
  5. Modificare l’impostazione Colore o In bianco e nero in base al tipo di fax.
  6. Visualizzare in anteprima il fax per controllarne l’aspetto. Premere il pulsante INVIA FAX ADESSO per l’invio immediato del fax oppure INVIA FAX DOPO per l’invio del fax in un secondo momento.
Figura : Invio del fax dal software Director
Figura : Schermata fax principale
Utilizzo del driver di stampa su fax
Questa funzione spesso non viene tenuta in considerazione e può invece risultare molto utile. Inoltre, essa costituisce il modo migliore per inviare fax di ottima qualità in quanto la qualità non viene peggiorata a causa dell’acquisizione tramite scanner. L’utilizzo di questa funzione è semplice come eseguire un normale processo di stampa.
  1. Creare il fax da inviare da una qualsiasi applicazione che consenta la stampa, ad esempio un programma di elaborazione di testi, un’applicazione per la grafica o un foglio di lavoro.
  2. Quando il lavoro è stato completato ed è pronto per l’invio tramite fax, selezionare Stampa dal menu File dei programmi.
  3. Selezionare il driver Fax HPOfficeJet serie V dall’elenco delle stampanti disponibili. Apportare le modifiche desiderate consentite dal programma in uso, ad esempio margini, pagine da stampare, fascicolazione.
  4. Selezionare Stampa per visualizzare la schermata principale Invia fax come illustrato nella Figura 3 in alto. È possibile aggiungere un frontespizio, inserire più pagine nel percorso dello scanner e infine visualizzare il fax in anteprima.
  5. Premere il pulsante INVIA FAX ADESSO per l’invio immediato del fax oppure INVIA FAX DOPO per inviare il fax in un secondo momento.
Controllo delle impostazioni del fax
Solitamente, è consigliabile controllare le impostazioni del fax al termine della prima configurazione del prodotto HP All-in-One. A tale scopo, stampare un rapporto delle impostazioni dei menu.
  1. Premere il pulsante SETUP.
  2. Premere 1, quindi 4 sul tastierino numerico.
  3. Verificare che tutte le impostazioni del rapporto corrispondano alla configurazione. In particolare, controllare le informazioni dell’intestazione del fax (in base alla legge FCC degli Stati Uniti, queste informazioni sono obbligatorie) riportate nell’angolo superiore destro, il numero di squilli prima della risposta nella sezione 5 numero 3, il formato della carta per i fax nella sezione 5 numero 4 e il tipo di squillo di risposta nella sezione 6 numero 2.
Panoramica sulle impostazioni e sulle funzioni del fax
Sono disponibili numerose impostazioni e funzioni che consentono di modificare le modalità di funzionamento del prodotto All-in-One. È possibile modificare tali opzioni mediante le sezioni Impostazione faxbase e Impostazione faxavanzata del pannello anteriore oppure mediante la schermata Impostazioni fax del software Director. L’utilizzo del software è molto più semplice, pertanto in questa sezione verranno descritte le opzioni di ogni scheda della schermata Impostazioni fax. Per ulteriori informazioni, vedere la Figura 5.
Accesso alle impostazioni fax
È possibile modificare le informazioni sulla configurazione di base del fax eseguendo l’apposita procedura guidata (opzione consigliata), utilizzando la finestra di dialogo Impostazionifax oppure direttamente dal pannello anteriore. Per visualizzare le informazioni su ciascuna impostazione, fare clic su Guida in Director, quindi aprire la Guida per l’utentesuschermo.
Configurazione guidata fax
La Configurazione guidata fax richiede di specificare diverse informazioni per determinate le impostazioni ottimali per il fax. Questo processo viene eseguito al primo riavvio del computer e al termine dell’installazione del software del prodotto HP All-in-One. È possibile eseguire di nuovo il processo in un secondo momento dal software Director, facendo clic su Impostazioni, quindi su Configurazione guidata fax.
Procedura dal software Director
Per visualizzare le informazioni su una delle impostazioni, fare clic sul pulsante Guida nella scheda contenente l’impostazione.
  1. Aprire Director facendo doppio clic sull’icona del prodotto sul desktop.
  2. Fare clic su Impostazioni, quindi selezionare Impostazioni fax.
  3. Modificare le impostazioni in base alle proprie esigenze.
Procedura dal pannello frontale
È possibile modificare le impostazioni utilizzando il pulsante CONFIGURAZIONE e le sezioni Impostazione faxbase e Impostazione faxavanzata.
  1. Premere CONFIGURAZIONE finché non vengono visualizzate Impostazione fax di base o Impostazione fax avanzata.
  2. Premere INVIO per accettare l’opzione di menu specificata.
  3. Passare all’opzione desiderata utilizzando i tasti FRECCIA destra o sinistra, quindi premere INVIO.
  4. Apportare le modifiche desiderate e premere INVIO.
Figura : Impostazioni delle modalità risposta
Qualità fax
Risoluzione della carta: Vi sono quattro opzioni di invio fax: Standard, Fine, Foto e Super fine. Per l’invio di fax normali, l’impostazione consigliata è Fine. Se il prodotto All-in-One si collega a un dispositivo fax impostato per la ricezione di fax con una risoluzione della carta inferiore, le impostazioni verranno automaticamente modificate per adeguarsi a quelle del dispositivo ricevente. Di seguito è riportato un elenco delle risoluzioni effettive espresse in dpi (dots per inch, punti per pollice) per ciascuna impostazione:
  • Standard: 200 x 100 dpi per documenti in bianco e nero, 200 x 200 dpi per documenti a colori. È l’impostazione di risoluzione più bassa che garantisce una trasmissione veloce, ma non un’elevata qualità del fax. Quando si invia un fax a colori, la qualità risulta ulteriormente ridotta a causa della compressione necessaria per diminuire la dimensione del fax.
  • Fine: 200 x 200 dpi per fax in bianco e nero o a colori. Questa è generalmente l’impostazione predefinita.
  • Immagine: 200 x 200 dpi con 256 tonalità di grigio. Per fax a colori viene automaticamente reimpostata la risoluzione Fine.
  • Super fine: 300 x 300 dpi solo per fax in bianco e nero. Per fax a colori viene automaticamente reimpostata la risoluzione Fine. Questa impostazione è consigliata quando l’elemento da inviare contiene linee sottili o numerosi dettagli.
Contrasto: Consente di regolare il contrasto del fax da inviare. Non ha effetti sul colore né sul contrasto dei fax ricevuti.
La presenza di rumori nella linea telefonica o un basso segnale durante la trasmissione del fax possono essere causa di problemi di intermittenza del fax. Sia i rumori che un basso segnale possono causare la perdita di parte o tutte le informazioni fax durante la trasmissione. Quando la modalità Correzione Errori è attiva, il dispositivo fax ricevente controlla le informazioni fax per individuare eventuali errori verificatisi durante la ricezione. Se viene individuato un errore, il dispositivo fax ricevente richiede un secondo invio da parte del dispositivo fax emittente di parte o di tutte le informazioni fax. Sebbene inviando nuovamente parte o tutte le informazioni fax si aumentino i tempi di trasmissione, ciò assicura che la qualità del fax ricevuto sia buona. Se la qualità della linea telefonica è scadente o se il segnale è molto basso, è possibile che si verifichino troppi errori con la conseguente non riuscita della trasmissione del fax.
Quando la qualità della linea telefonica è scarsa, la disattivazione della modalità Correzione Errori può consentire l’invio corretto del fax da parte di un dispositivo. Tuttavia, l’immagine del fax ricevuto potrebbe risultare di bassa qualità.
In circostanze normali, la modalità ECM dovrebbe essere lasciata attiva. Se è necessario disattivare la modalità ECM per inviare i fax, contattare il fornitore del servizio telefonico per far controllare la qualità della linea telefonica. Per un dispositivo fax HP, la disattivazione della modalità ECM dal pannello frontale non assicura che la trasmissione del fax non avvenga in modalità ECM. La modalità ECM potrebbe o non potrebbe essere utilizzata come segue.
  • L’invio di fax a colori utilizza la modalità ECM.
  • L’invio di fax alla velocità massima di trasmissione utilizza la modalità ECM.
  • Le impostazioni relative alla modalità ECM influenzano solo i fax inviati e non quelli ricevuti.
Per attivare o disattivare la modalità di ECM dal pannello frontale, seguire le seguenti istruzioni:
  1. Premere Imposta.
  2. Premere la freccia destra (>) fino a visualizzare Impostazioni fax avanzate.
  3. Premere Invio.
  4. Premere la freccia destra (>) fino a visualizzare Modalità di correzione degli errori.
  5. Premere Invio.
  6. Premere la freccia destra (>) per selezionare Attiva oppure Non attiva.
  7. Premere Invio.
Selezione
  • Riselezione automatica: Consente di attivare o disattivare la riselezione automatica in caso di segnale di linea occupata o di mancata risposta. Il numero di tentativi di riselezione automatica è impostato su 5.
  • Tipo di selezione: Selezione a toni o a impulsi in base al tipo di linea telefonica.
  • Collegato a sistema telefonico PBX: Regola le impostazioni di selezione se si utilizza un sistema telefonico PBX.
Dati personali
  • Contenuto dell’intestazione del fax: Nome e numero di telefono visualizzati nella parte superiore del fax.
  • Contenuto del frontespizio: Consente di visualizzare le informazioni sul frontespizio elettronicamente generato; nome, nome azienda, il numero di fax e voce.
Risposta
  • Risposta telefonica: Consente di passare tra la modalità di risposta manuale o automatica. Per ricevere un fax manualmente, è necessario premere uno dei pulsanti di AVVIO situati sul pannello anteriore oppure premere 1-2-3 da un telefono remoto.
  • Risposta automatica: Consente di modificare il numero di squilli prima della ricezione del fax. Se la linea è condivisa con una segreteria telefonica, impostare il valore del numero di squilli prima della ricezione su un numero superiore a 4. Se il fax utilizza una linea dedicata, selezionare 2. L’impostazione per la risposta in base a uno squillo particolare, consente al prodotto All-in-One di distinguere tra uno squillo doppio, triplo o normale. La funzione di squillo particolare sulla stessa linea telefonica consente l’uso di una stessa linea per due numeri diversi. In questo modo il prodotto All-in-One utilizza il numero ad esso associato e ignora le funzioni non compatibili, come la posta vocale.
Rapporti
  • Stampa automatica dei rapporti: Il prodotto All-in-One stampa automaticamente un rapporto se si verifica una delle seguenti condizioni: tutti i fax inviati e ricevuti e tutti gli errori di invio e ricezione.
  • Stampa registro dell’unità: Stampa un registro dettagliato della cronologia degli ultimi 100 fax.
Ricezione
  • Formato della carta caricata: Deve corrispondere al formato della carta effettivamente caricato nel vassoio di alimentazione: lettera, legale, o A4.
  • Opzione di riduzione automatica del formato per adattarlo al formato della carta caricata: Per le normali operazioni tale opzione dovrebbe essere attivata. In questo modo i fax in entrata verranno adeguati al formato della carta caricata. Ad esempio, se si riceve un fax in formato Legale e nel vassoio di alimentazione è caricata carta in formato Lettera, la dimensione del fax viene ridotta in modo che si adatti al formato della carta caricata. Se l’opzione è disattivata, l’ultima parte della pagina di formato Legale viene stampata su un secondo foglio in formato Lettera o A4.
  • Opzione per la ricezione di fax da dispositivi “silenziosi” meno recenti: Selezionando questa opzione, il prodotto All-in-One si può collegare a dispositivi fax meno recenti, che non sono in grado di riprodurre le tonalità necessarie. È inoltre possibile che, senza motivo apparente, il prodotto All-in-One tenti di stabilire un collegamento se sulla linea vengono rilevati segnali o altri dispositivi digitali. Per tali motivi, si consiglia di non selezionare questa opzione se non strettamente necessario.
Volume
  • Volume audio: Consente di modificare il volume degli altoparlanti interni del prodotto All-in-One: Disattivato, basso o alto.
  • Fax per chiamate in entrata: Determina se il fax deve riprodurre o meno uno squillo.
  • Opzione per la riproduzione di un suono alla pressione dei pulsanti: Selezionando questa opzione i pulsanti del pannello anteriore emettono un suono ogni volta che vengono premuti.
Inoltro fax
  • Inoltra fax in arrivo ad un altro numero: Selezionando questa funzione è possibile inoltrare a un altro numero di fax tutti i fax ricevuti, in un periodo compreso tra la data di inizio e la data di fine specificate. Questa funzione è utile quando il destinatario non è in ufficio e desidera che tutti i fax vengano automaticamente inoltrati ad un altro destinatario.
Frontespizi
Uso di un frontespizio
Se si desidera utilizzare un frontespizio elettronico, è necessario creare il fax mediante il computer. Accertarsi di aver selezionato l’opzione Frontespizio generato da PC (Figura 3). Selezionare Modifica contenuto per visualizzare la schermata Dati frontespizio (vedere la Figura 6). In questa schermata è possibile aggiungere informazioni visualizzabili dai destinatari. I dati rimanenti, quali ora, data, numeri di fax e nomi, verranno inseriti automaticamente.
Figura : Dati frontespizio
Creazione di modelli di frontespizio personalizzati
È possibile creare modelli di frontespizio personalizzati utilizzando HP Image Editor. Nella parte superiore della finestra Director selezionare Impostazioni, quindi Frontespizio fax. Viene visualizzato HP Image Editor con caricato un modello di frontespizio base. Tale modello presenta tutti i campi di base relativi a invio, ricezione e messaggio. È possibile utilizzare i vari strumenti di modifica delle immagini disponibili sulla barra degli strumenti per selezionare, inserire, eliminare e modificare gli oggetti contenuti nel modello. È inoltre possibile modificare la data, l’ora, il numero di pagine e gli altri campi relativi all’invio di fax mediante il menu Annotazione. Quando tutte le modifiche sono state apportate, selezionare Salva con nome dal menu File e accertarsi di salvare il file con estensione cvr. Il frontespizio verrà salvato automaticamente nel percorso appropriato, generalmente: C:\program files\hewlett-packard\hp OfficeJet v series\coverpgs.
Uso del registro fax
Il registro fax è costituito dalla registrazione di tutti i fax ricevuti, inviati o in sospeso. È possibile ordinare le singole voci selezionando uno dei campi di descrizione situati nella parte superiore del registro: data, durata, ID stazione (numero fax), pagine e stato.
È possibile eliminare le voci di registro evidenziando una determinata voce e selezionando il pulsante ELIMINA. Per eliminare più voci, selezionarle tenendo premuto il tasto MAIUSC.
Alcune voci fax potrebbero essere salvate sul computer. Per visualizzare tali voci, evidenziare la voce desiderata, quindi premere il pulsante VISUALIZZA.
Fax bloccati
È possibile bloccare i fax non desiderati. Il fax bloccato viene ricevuto, ma non stampato e nel registro viene inserita una voce relativa al fax bloccato. Per impedire che i fax vengano inviati al prodotto All-in-One da un dispositivo fax non desiderato, evidenziare la voce da bloccare, quindi selezionare Blocca fax. Per attivare nuovamente la ricezione, selezionare la scheda Fax bloccati, quindi selezionare il numero di fax dall’elenco e infine l’opzione di Rimozione dall’elenco.
Figura : Registro fax
Uso della Rubrica
HP OfficeJet V serie consente di memorizzare in modo semplice nomi e numeri telefonici nella Rubrica. Per inviare un fax mediante Director, è sufficiente selezionare una voce della Rubrica.
La rubrica utilizzata dal prodotto HP All-in-One è quella di Microsoft(R) Outlook Express. Probabilmente, questo software è già in uso oppure è già installato sul computer. Se Outlook o Outlook Express non è installato sul PC, questa opzione non è disponibile. Internet Explorer 4.0 e le versioni successive includono Outlook Express e può essere scaricato gratuitamente dal sito Web di Microsoft. Microsoft Outlook utilizza una struttura di file diversa rispetto a Microsoft Outlook Express.
Creazione di una voce nella Rubrica
Effettuare le operazioni riportate di seguito per aggiungere una voce alla Rubrica.
  1. In Director, fare clic su Rubrica.
  2. Nella finestra di dialogo Rubrica, fare clic su Nuovo contatto.
  3. Nella finestra di dialogo Proprietà, fare clic su Abitazione o Ufficio, in base alle proprie esigenze.
  4. Inserire le informazioni sul contatto, quindi cliccare su OK.
      Nota:
    Se è necessario selezionare “9” o un’altra cifra per accedere alla linea esterna, digitare tale cifra nella casella Numerofax prima del numero di fax. Se si desidera impostare una pausa, utilizzare la virgola o il trattino (-).

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