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HP Officejet serie G All-in-One - Panoramica sulle funzioni fax

Generale
Nei modelli del prodotto HP All-in-One dotati di capacità fax sono disponibili le seguenti funzioni:
  • Possibilità di inviare e ricevere fax cartacei e di inviare PC fax. Un PC fax è un file che viene inviato dal PC.
  • Invio manuale di documenti fax oppure invio mediante l'alimentatore automatico dei documenti (ADF).
  • Invio e ricezione di fax a colori. Se, durante l'invio di un fax a colori, il prodotto HP All-in-One rileva che l'unità fax utilizzata dal destinatario è in bianco e nero, il processo d'invio verrà interrotto e il fax verrà inviato nuovamente in bianco e nero. Colleghi e amici che utilizzano computer con una scheda modem fax installata, possono scaricare e installare il software Impact Color Fax Lite, come indicato nella schermata d'installazione del prodotto All-in-One, per acquisire le funzionalità di trasmissione dei fax a colori dal PC.
  • Tutte le funzioni fax di HP Officejet serie G sono disponibili quando si esegue il collegamento in rete tramite un server di stampa esterno HP Jetdirect e l'installazione mediante l'opzione d'installazione del software di rete.
Solitamente, è consigliabile controllare le impostazioni del fax al termine della prima configurazione del prodotto HP All-in-One. A tale scopo, stampare un Rapporto delle impostazioni dei menu.
  1. Premere il pulsante MENU.
  2. Premer 3, quindi 4 sul tastierino numerico.
  3. Verificare che tutte le impostazioni del rapporto corrispondano alla configurazione. In particolare, controllare le informazioni dell'intestazione del fax (in base alla legge FCC degli Stati Uniti, queste informazioni sono obbligatorie) riportate nell'angolo superiore destro, il numero di squilli prima della risposta nella sezione 5 numero 3, il formato della carta per il fax nella sezione 5 numero 4 e il tipo di squillo di risposta nella sezione 6 numero 2.
Per informazioni dettagliate su tutte le funzioni fax, consultare la Guida in linea.
Impostazioni di base
È possibile modificare le informazioni sulla configurazione di base del fax eseguendo l'apposita procedura guidata (opzione consigliata), utilizzando la finestra di dialogo Impostazioni fax oppure direttamente dal pannello frontale. Per visualizzare le informazioni su ciascuna impostazione, cliccare su ? in Director per aprire la Guida in linea.
Configurazione guidata fax
La procedura guidata di configurazione del fax richiede di specificare diverse informazioni in base alle quali verranno determinate le impostazioni ottimali per il fax. Questo processo viene eseguito al primo riavvio del computer, al termine dell'installazione del software del prodotto HP All-in-One.
Uso delle impostazioni del fax
Per visualizzare le informazioni su una delle impostazioni, cliccare sul pulsante ? nella scheda contenente l'impostazione.
  1. Accedere al Director facendo doppio clic sulla relativa icona.
  2. Cliccare su Impostazioni, quindi selezionare Impostazioni fax.
  3. Modificare le impostazioni in base alle proprie esigenze.
Procedura dal pannello frontale
È possibile modificare le impostazioni utilizzando il pulsante Menu e le sezioni Impostazione di base e Impostazione avanzata del fax.
  1. Premere MENU e utilizzare i tasti + o - per individuare la sezione Impostazione fax di base o Impostazione avanzata del fax, in base alle modifiche che si desidera apportare.
  2. Premere INVIO.
  3. Scorrere fino all'opzione desiderata e premere INVIO.
  4. Apportare le modifiche desiderate e premere INVIO.
Impostazione dei codici di selezione rapida singoli
Nel prodotto HP All-in-One o nel PC, è possibile assegnare codici di selezione rapida a numeri di fax che si utilizzano di frequente. In questo modo, sarà possibile selezionare velocemente tali numeri utilizzando il pulsante Selezione rapida del pannello frontale e un codice costituito da una o due cifre. In base al modello acquistato, è possibile creare un massimo di 125 codici singoli e di gruppo.
I primi 10 numeri di selezione rapida vengono assegnati automaticamente anche ai pulsanti di selezione rapida a tocco singolo disponibili nella parte sinistra del pannello frontale. Assegnare un'etichetta a ciascun pulsante con una matita o una penna a sfera.
I numeri di selezione rapida possono essere utilizzati solo dal pannello frontale. Sebbene l'impostazione dei codici di selezioe rapida dal computer risulti più facile, è possibile eseguire tale operazione anche dal pannello frontale.
Procedura dal pannello anteriore
  1. Stampare un elenco dei codici di selezione rapida utilizzati premendo il tasto Menu, quindi il tasto 3 e nuovamente 3.
  2. Premere MENU, quindi premere 4. Viene visualizzata per alcuni secondi la stringa "Impostazione selezione rapida", seguita da "1:Selezione rapida singola".
  3. Premere INVIO per accedere al menu Selezione rapida singola. Sul display viene visualizzato il primo codice di selezione rapida.
  4. Utilizzare il tastierino numerico per inserire il codice (001-099) a cui assegnare un numero, quindi premere INVIO.
  5. Inserire il numero di fax da assegnare a tale codice, quindi premere INVIO.
      Nota:
    Per inserire una pausa di due secondi in una sequenza di numeri, premere RISELEZIONA/PAUSA.
  6. Inserire il nome della persona o della società utilizzando i pulsanti del tastierino numerico, quindi premere INVIO.
  7. Viene visualizzata la stringa Aggiungi Altro?. Premere 1 (Sì) per indicare che si desidera impostare un altro codice o premere 2 (No) per uscire.
Procedura dal computer
  1. Nel Director, cliccare su Impostazioni, quindi scegliere Impostazioni selezione rapida.
  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni selezione rapida, cliccare su Nuova voce.
      Nota:
    Se la persona è già presente nella rubrica, accedere all'apposita area e cliccare sull'opzione di selezione. Nella finestra di dialogo Rubrica, selezionare il nome a cui si desidera assegnare un codice di selezione rapida. È possibile selezionare più nomi nello stesso modo.
  3. Nella finestra di dialogo Impostazioni selezione rapida - Nuova voce, inserire un nome e un numero di fax, quindi cliccare su OK.
Impostazione dei codici di selezione rapida di gruppo
I codici di selezione rapida di gruppo consentono di eseguire la trasmissione via fax inviando le stesse informazioni a più macchine fax. Questa funzione consente di creare un elenco di distribuzione costituito da un massimo di 20 codici di selezione rapida singoli ai quali è possibile inviare i fax contemporaneamente. È possibile creare un massimo di 125 codici di selezione rapida singoli e di gruppo.
Prima di creare un codice di selezione rapida di gruppo, è necessario impostare i codici di selezione rapida singoli.
È possibile assegnare ai codici di selezione rapida di gruppo solo i codici di selezione rapida singoli già creati nel prodotto HP All-in-One.
Se si inserisce un codice di selezione rapida assegnato ad un gruppo durante l'invio di un documento cartaceo mediante il pannello frontale, il fax verrà inviato a ciascun numero incluso nel gruppo.
  Nota:
Prima di iniziare l'impostazione della selezione rapida, si consiglia di stampare un apposito elenco.
Procedura dal pannello frontale
  1. Premere MENU.
  2. Premere 4, quindi premere 2.
  3. Scegliere una delle seguenti opzioni:
    • Nel primo gruppo, viene visualizzato il primo codice non assegnato. Premere INVIO per selezionarlo.
    • Se non si tratta del primo gruppo, viene visualizzata l'istruzione 1=Nuovo 2=Modifica. Premere 1 per creare un nuovo gruppo. Viene visualizzato il primo codice non assegnato. Premere INVIO per selezionarlo.
  4. Viene visualizzata la stringa Aggiungi #1. Premere SELEZIONE RAPIDA.
  5. Inserire il codice corrispondente al numero di fax che si desidera includere nel gruppo. Il codice selezionato e il nome corrispondente vengono visualizzati sul display.
  6. Scegliere una delle seguenti opzioni:
    • Se il codice visualizzato è corretto, premere INVIO per aggiungerlo al gruppo.
    • Per selezionare un codice diverso, premere t (<) o u (>) fino a quando non viene visualizzato il codice appropriato, quindi premere INVIO per selezionarlo.
  7. Viene visualizzata la stringa Aggiungi Altro?. Premere 1 (Sì) per aggiungere un altro codice singolo al gruppo o premere 2 (No).
  8. Una volta completata la definizione del gruppo, premere 2 (No) e inserire un nome per il gruppo.
Procedura dal computer
  1. Nel Director, cliccare su Impostazioni, quindi scegliere Impostazioni selezione rapida.
  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni selezione rapida, cliccare su Nuovogruppo.
  3. Nella finestra di dialogo Impostazioni selezione rapida nuovo gruppo, inserire un nome nella finestra Nome gruppo.
  4. Cliccare su un nome nell'elenco Selezioni rapide, quindi su Aggiungi.
  5. Una volta aggiunti tutti i membri desiderati al gruppo, cliccare su OK.
Uso della Rubrica
Il prodotto HP All-in-One consente di memorizzare in modo semplice nomi e numeri di telefono/fax nella Rubrica. Per inviare un fax mediante HP Director, è sufficiente selezionare una voce della Rubrica.
La rubrica utilizzata dal prodotto HP All-in-One è quella di Microsoft (R) Outlook o Outlook Express. Probabilmente, questo software è già in uso oppure è già installato sul computer. Se Outlook o Outlook Express non è installato sul PC, questa opzione non è disponibile. Internet Explorer versione 4.0 e le versioni successive includono Outlook Express e possono essere scaricate gratuitamente dal sito Web di Microsoft se si dispone dell'accesso a Internet.
Creazione di una voce nella Rubrica
Effettuare le operazioni riportate di seguito per aggiungere una voce alla Rubrica:
  1. Nel Director, cliccare su Rubrica.
  2. Nella finestra di dialogo Rubrica cliccare su Nuovo contatto.
  3. Nella finestra di dialogo Proprietà, cliccare sulla scheda Abitazione o Ufficio, in base alle proprie esigenze.
  4. Inserire le informazioni sul contatto, quindi cliccare su OK.
      Nota:
    Se è necessario selezionare "9" o un'altra cifra per accedere alla linea esterna, selezionare tale cifra nella casella Numero fax prima di selezionare il numero del fax. Per impostare una pausa, selezionare la virgola o il trattino "-".
Caricamento degli originali
  1. Accendere l'unità premendo il pulsante di accensione, che si trova sul lato destro del pannello frontale dell'unità.
  2. Caricare la carta nel vassoio di alimentazione.
  3. Se necessario, modificare l'impostazione del tipo di carta.
    • Premere il pulsante TIPO CARTA.
    • Utilizzare i tasti freccia per scorrere l'elenco dei tipi di carta disponibili fino a quando non viene visualizzato il tipo desiderato.
    • Premere il pulsante MENU.
  4. Scegliere uno dei seguenti metodi per posizionare l'originale:
    • Se non si utilizza l'alimentatore automatico dei documenti (ADF), posizionare sul vetro l'originale con il lato stampato rivolto verso il basso e il lato superiore lungo il bordo bianco. Se l'originale è una fotografia, posizionare la parte superiore della fotografia lungo il bordo bianco accanto alla freccia bianca.
      Figura : Posizionamento di un originale sul piano di copiatura
    1. Se l'unità dispone di un ADF (alimenatore automatico dei documenti), posizionare gli originali nell'alimentatore con il lato stampato rivolto verso il retro dell'unità e con il lato superiore verso destra. Allineare il foglio al lato destro dell'ADF. Accertarsi di inserire nell'ADF soltanto fogli con formato supportato e regolare la guida della carta in base alla lunghezza degli originali. Una volta caricati i documenti nell'ADF, sul display del pannello frontale viene visualizzato il messaggio "Originale caricato".
      Figura : Caricamento nell'ADF di carta in formato Lettera o A4
      Figura : Caricamento nell'ADF di carta in formato Legal
Invio di fax dal pannello frontale
Invio di fax
  1. Caricare il documento.
  2. Per fax particolarmente dettagliati, premere RISOLUZIONE FAX per regolare le impostazioni relative alla risoluzione.
  3. Selezionare il numero di fax utilizzando i tasti numerici.
  4. Premere il pulsante di avvio del fax in bianco e nero per iniziare la trasmissione del fax. Per annullare l'invio di un fax, premere ANNULLA.
Invio di fax a colori
Per inviare fax a colori, seguire le istruzioni precedenti. Al Passaggio 4, premere il pulsante di avvio del fax a colori anziché quello di avvio del fax in bianco e nero.
Non è possibile inviare un fax a colori memorizzato. Non è possibile inviare un fax a colori utilizzando il pulsante AVVIA SCANSIONE con il pulsante di avvio del fax a colori. Inoltre, non è possibile inviare fax a colori utilizzando l'opzione di selezione rapida di gruppo. Per inviare un fax a colori a più numeri di fax è necessario utilizzare il PC.
  Nota:
Si consiglia di non inviare fax in bianco e nero in modalità a colori.
Invio di fax mediante una carta telefonica
La procedura di composizione di un numero sul fax è identica a quella di un normale telefono. Utilizzare questo metodo (denominato Selezione di controllo) se si desidera ricevere un secondo segnale di linea, come quando, ad esempio, si utilizza una carta telefonica.
  1. Caricare il documento originale.
  2. Premere il pulsante appropriato per avviare il fax a colori o in bianco e nero.
  3. Una volta posizionato l'originale sul vetro, premere 1 quando viene visualizzato il messaggio "Invio da vetro?" sul display.
  4. Sul display viene visualizzata la stringa "Scollegato...". Selezionare il numero di telefono utilizzando la tastiera del pannello frontale. Inserire tutti i numeri come se si stesse utilizzando un normale telefono con carta telefonica o carta di credito.
  5. Seguire le istruzioni.
Selezione rapida
Per ottenere un elenco dei codici di selezione rapida, premere MENU, quindi il tasto 3 e nuovamente 3. Per eseguire la selezione rapida:
  1. Caricare il documento.
  2. Premere SELEZIONE RAPIDA.
  3. Comporre il codice di selezione rapida composto da 1, 2 o 3 cifre sulla tastiera.
  4. Premere il pulsante di avvio del fax in bianco e nero per iniziare la trasmissione del fax. Per annullare l'invio di un fax, premere ANNULLA.
Uso dei tasti a tocco singolo
I primi dieci codici di selezione rapida vengono assegnati ai tasti a tocco singolo disponibili nella parte sinistra del pannello frontale. Assegnare i numeri utilizzati più frequentemente ai codici di selezione rapida compresi tra 01 e 10.
Per eseguire la selezione mediante i tasti a tocco singolo, caricare il documento e premere un tasto a tocco singolo corrispondente al numero che si desidera selezionare.
Regolazione delle impostazioni del pannello frontale
Di seguito sono riportate alcune impostazioni temporanee, che rimangono effettive solamente per due minuti, quindi vengono ripristinate le informazioni predefinite.
Premere ciascun pulsante più volte per scorrere le opzioni disponibili.
L'opzione evidenziata sul display mediante un punto nero è quella corrente. Le impostazioni temporanee vengono visualizzate sul display con la data e l'ora. Un simbolo di "maggiore di" evidenziato sul disaly indica che sono disponibili altre impostazioni temporanee non visualizzate. Per visualizzarle, premere un pulsante freccia. Per annullarle, premere ANNULLA.
Risoluzione fax
Premere il pulsante più volte per impostare la risoluzione del fax da inviare.
Questa impostazione ha effetto temporaneo. Per definire l'impostazione corrente come predefinita, premere MENU, 5, 7.
Più chiaro/scuro
  1. Premere il pulsante PIÙ CHIARO/SCURO. L'intervallo di valori appare sul display come un cerchio su una scala.
  2. Premere il segno (-) per rendere più chiaro il fax oppure il segno più (+) per scurirlo. Il cerchio si sposta a sinistra o a destra, a seconda del pulsante premuto.
  3. Premere INVIO per applicare l'impostazione selezionata.
Invio di fax dal Director
  1. Caricare il documento originale. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Caricamento degli originali".
  2. In Director, fare clic su Fax.
  3. Nella finestra di dialogo Invia fax, inserire il numero di fax o selezionarlo dalla rubrica o dall'elenco dei fax recenti e specificare altre informazioni relative al destinatario.
  4. Nell'area Includi in fax, verificare che l'opzione Pagine in unità sia selezionata.
  5. Per includere un frontespizio, selezionare la casella di controllo Frontespizio generato da PC e modificare il frontespizio in base alle proprie esigenze.
  6. Nell'area Qualità e Colore, selezionare le impostazioni desiderate.
  7. Cliccare su Invia fax ora.
      Nota:
    Si consiglia di non inviare fax in bianco e nero in modalità a colori.
Invio di fax dall'applicazione software
È possibile inviare fax direttamente da altre applicazioni software, quali programmi di elaborazione testi o fogli elettronici.
  1. Aprire l'applicazione software e visualizzare il file del documento, quindi selezionare Stampa dal menu File.
  2. Selezionare come stampante il fax HP Officejet serie G, quindi cliccare su OK.
      Nota:
    Effettuare questa selezione dalla finestra in cui viene visualizzato l'elenco delle stampanti nell'applicazione software. In molte applicazioni, ad esempio, è possibile trovare l'elenco delle stampanti nella finestra di dialogo Stampa.
  3. Stampare il documento. Viene visualizzata la finestra di dialogo Invia fax.
  4. Inserire il numero di fax ed eventuali altre informazioni necessarie. Fare quindi clic su Invia fax ora per inviare il fax.
Messaggeria vocale della società telefonica
Se la linea telefonica è dotata di un servizio di messaggeria vocale fornito dalla propria società, non è possibile ricevere automaticamente i fax mediante il prodotto HP All-in-One. Per risolvere questo problema, installare sulla linea un servizio di squillo particolare. Uno squillo particolare assegna un altro numero telefonico alla linea che squillerà in modo diverso rispetto al numero di telefono principale. Per ulteriori informazioni, contattare la società telefonica.
  Nota:
La funzione dello squillo differenziato non rientra fra i servizi forniti dalle società telefoniche europee. L'impiego dei servizi di messaggeria vocale sulla stessa linea su cui opera un prodotto HP Officejet All-in-One non farà andare a buon fine le chiamate indirizzate al fax.
Impostazione del fax affinché risponda a uno squillo telefonico differenziato
Prima di impostare uno squillo differenziato, è necessario conoscere il tipo di squillo differenziato (due o tre squilli). Per ottenere questa informazione, rivolgersi alla società telefonica oppure collegare un telefono alla linea e chiamare il numero con il numero di squilli su cui è impostato lo squillo differenziato.
Per configurare il fax affinché risponda agli squilli differenziati utilizzando i tasti del pannello frontale:
  1. Premere ripetutamente il pulsante MENU fino a quando non viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazione fax avanzata, quindi premere INVIO.
  2. Premere "2" sul tastierino numerico. Si dovrebbe visualizzare la scritta Rispondi a tutti gli squilli.
  3. Premere il pulsante FRECCIA DESTRA (>) per passare in rassegna le diverse opzioni relative al tipo di squillo. Premere INVIO quando viene visualizzato sul display il tipo di squillo assegnato al numero di squilli. Dopo poco, il display torna a visualizzare la data e l'ora.
  4. Premere ripetutamente il pulsante MENU fino a quando non viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazione fax di base, quindi premere INVIO.
  5. Premere "3" sul tastierino numerico. Si dovrebbe visualizzare la scritta Squilli alla risposta.
  6. Premere il pulsante FRECCIA DESTRA (>) per passare in rassegna le diverse opzioni relative al numero di squilli. Premere INVIO quando viene visualizzato "1".
Sistemi telefonici PBX
I sistemi telefonici PBX vengono utilizzati in determinate aree. In alcuni modelli dei prodotti HP All-in-One, durante l'installazione dell'hardware viene richiesto di specificare se il prodotto HP All-in-One è collegato a un sistema telefonico PBX. Tutti i modelli dei prodotti HP All-in-One consentono di modificare manualmente l'impostazione PBX al termine dell'installazione del software.
  Nota:
Poiché i sistemi telefonici PBX non prevedono un segnale di occupato standard, è possibile che il prodotto HP All-in-One non sia in grado di rilevare tale segnale durante il tentativo di invio di un fax da un sistema PBX. Se la macchina fax ricevente è occupata e il prodotto HP All-in-One non riesce a rilevarlo, l'operazione di invio verrà annullata dopo 60 secondi.
  1. In Director, cliccare su Impostazioni, quindi scegliere Impostazioni fax. Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni fax, con la scheda Rapporti in primo piano.
  2. Cliccare sulla scheda Selezione, selezionare la casella di controllo Collegato a sistema telefonico PBX, quindi cliccare su OK.
Blocco dei fax
Se si riceve un fax non desiderato, è possibile impostare il prodotto HP All-in-One in modo che ignori qualsiasi fax fututro inviato dallo stesso numero.
  1. In Director, cliccare su Registro fax. Viene visualizzata la finestra di dialogo Registro fax.
  2. Cliccare sulla scheda Fax ricevuti.
  3. Nella colonna ID stazione, selezionare il numero appropriato e cliccare su Blocca.
  4. Nella scheda Bloccati, verificare che il numero appropriato sia incluso nell'elenco.
  5. Al termine, cliccare su OK.

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