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如何使用 OfficeJet K 系列用 Microsoft Word 列印信封

這份文件將會告訴您,如何使用HP OfficeJet K 系列多功能事務機與 Microsoft Word 來列印信封。而且如果您要列印的信封數量較多,還可以使用功能強大的 「合併列印」工具。不過我們建議您,在列印時請勿使用亮面或浮雕圖案,或是上有環扣或收件人透明窗的信封。
使用信封工具
  1. 請先將一個標準信封插入事務機的信封送紙插槽 (位於右側接近出紙槽背面)中,將信封開口朝上並且靠左放置,直到插入到底為止〔如圖〕。
  2. 開啟 Microsoft Word 軟件,並且開啟一個新的空白文件。
  3. 請從功能表中選擇「工具」→「信封及標籤」,開啟「信封及標籤」設定視窗。
  4. 在提供的欄位中填入收件人和寄件人地址;再按下「選項」按鈕,依照您的信封選擇#10、#9、C6、DL 或 A2 等格式的。如果您想自定信封的大小,請從下拉式清單中選擇「自訂大小」,再將寬度和高度變更為所使用的信封類型。完成您的選擇後,再按下「確定」按鈕。
  5. 選擇「列印」功能來列印您的信封。
  6. 如果您還需關於如何使用信封工具的詳細資訊,請從 Word 的「說明」功能表選擇「Microsoft Word 說明」,並輸入「信封工具」。
使用合併列印來列印信封
  1. 請將進紙匣中所有的紙張移除,並放入一疊信封 (最多 20 個),信封開口朝上並靠左放入 (列印面朝下),直到插入到底為止,再調整進紙匣左方的紙張調整器,靠齊信封〔如圖〕。請確定信封大小符合紙匣,並請勿放入過多的信封。
  2. 開啟 Microsoft Word 軟件,並且開啟一個新的空白文件。
  3. 請從功能表中選擇「工具」→「合併列印」,開啟「合併列印」設定視窗。
  4. 選擇「建立」→「信封」,再選擇「使用中視窗」,使用剛剛我們開啟的空白文件。
  5. 選擇「取得資料」→「建立資料來源」,會開啟「建立資料來源」設定視窗。您可以將「欄位列之欄位名稱」欄位中不必要的項目刪除,或者是增加您所需要的自定欄位,再按下「確定」按鈕。
  6. 在「另存新檔」視窗中,輸入您所要儲存的檔名,再按下「儲存」按鈕。
  7. 再選擇「編輯資料來源」按鈕,會出現「資料表單」視窗,讓您填寫您所要新增的收件人資訊。您可以在這個視窗中輸入收件人的各項資料欄位,再按下「新增」按鈕新增一筆資料。當完成所有輸入的動作後,再按下「確定」按鈕。
  8. 請再一次從功能表中選擇「工具」→「合併列印」,開啟「合併列印」設定視窗。再選擇「取得資料」→「開啟資料來源」,並選擇您剛剛在步驟5/6/7中所製作的文件,按下「開啟」按鈕。
  9. 接下來會開啟「信封選項」視窗,請依照您的信封選擇#10、#9、C6、DL 或 A2 等格式的。如果您想自定信封的大小,請從下拉式清單中選擇「自訂大小」,再將寬度和高度變更為所使用的信封類型。此外,您還可以為收件人以及寄件人地址設定字型。
  10. 接著出現「收件地址」視窗,請選擇「插入合併欄位」按鈕,並從下拉式清單中選擇想要的欄位,將可用的欄位新增到文件中。請確定在相鄰的欄位間加入空格和任何需要的逗點。當所有欄位都顯示在視窗中,而您對欄位的格式也感到滿意後,再按下「確定」按鈕。
  11. 在「合併列印」視窗中按下「進行合併」按鈕,會進行文件合併並且產生合併的列印文件。您可以在產生的文件中進行想要的變更。
  12. 從功能表中選擇「檔案」→「列印」,再按下「確定」按鈕即可。
  13. 如果您還需關於如何在信封上使用合併列印的詳細資訊,您可以從 Word 的「說明」功能表選擇「Microsoft Word 說明」,並輸入「合併列印信封」。
建立信封的文件
  1. 請先在Microsoft Word 中,開啟一個新的空白文件。
  2. 從功能表中的「檔案」→「版面設定」,進入「版面設定」視窗。
  3. 在「方向」設定中選擇「橫向」;在「紙張大小」清單中,依照您的信封選擇#10、#9、C6、DL 或 A2 等格式的。如果您想自定信封的大小,請從下拉式清單中選擇「自訂大小」,再將寬度和高度變更為所使用的信封類型。
  4. 按下「確定」按鈕,回到文件編輯畫面,在文件上輸入您所要顯示在信封上的資訊。您可以加入圖形,也可以變更字型,如同您編輯一般的 Word 文件一樣。
  5. 建議您在使用信封列印之前,請先嘗試列印在一般紙上,再將信封放到紙張邊緣對齊,看看是否需要進行任何的調整。
  6. 如果以後還要使用這份文件來列印信封,請記得裝這份文件存檔。如果您還要知道更多關於「建立自訂信封」的詳細資訊,您可以在 Word 的「說明」功能表選擇「Microsoft Word 說明」,並輸入「自訂信封」。

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