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Imprimante multifonctions HP LaserJet Pro - Comment configurer et utiliser la fonction de numérisation vers la messagerie électronique

La fonction Numériser vers e-mail vous permet de numériser un document depuis l'imprimante et de l'envoyer vers une ou plusieurs adresses électroniques.

Ce document contient des instructions sur la manière de configurer et d'utiliser la fonction de numérisation vers une messagerie électronique.

Remarque :

Pour utiliser la fonctionnalité Numériser vers e-mail, l'imprimante doit tout d'abord être connectée à un réseau et la fonctionnalité doit être configurée à l'aide du serveur Web intégré HP.

Remarque :

Ce document s'applique à certaines imprimantes multifonctions HP LaserJet Pro, mais pas à toutes.

Pour configurer et utiliser la fonction Numériser vers e-mail sur les modèles d'imprimantes multifonctions HP LaserJet Pro M329, M428, M429 ou M479, reportez-vous au document suivant :

HP LaserJet Pro MFP M329, M428-M429, M479 - Configuration de la numérisation vers une adresse e-mail

Outre les étapes ci-dessous, vous pouvez visionner la vidéo suivante expliquant comment configurer et utiliser la fonction Numériser vers e-mail.

Configuration de la fonctionnalité Numérisation vers un e-mail

Pour configurer la fonction de numérisation pour envoi vers la messagerie électronique, vous devez accéder au serveur Web intégré HP (EWS).

Les sections suivantes contiennent des instructions sur l'accès au service EWS et la configuration de la fonction de numérisation vers la messagerie électronique, notamment les étapes d'ajout de contacts au carnet d'adresses électroniques et la configuration des paramètres de courrier électronique par défaut.

Commencez par consulter les informations de la section « Avant de commencer », puis suivez les étapes dans l'ordre présenté.

Avant de commencer

Pour configurer la fonction de numérisation vers une messagerie électronique, l'imprimante doit d'abord disposer d'une connexion réseau active au même réseau que l'ordinateur qui exécute le processus de configuration.

Les administrateurs doivent disposer des informations suivantes avant d'entamer le processus de configuration :

Accès administrateur sur cette imprimante
Serveur SMTP (par ex., smtp.monentreprise.com)

Remarque :
Si vous ne connaissez pas le nom du serveur SMTP, le numéro du port de serveur SMTP ou les informations d'authentification, contactez votre fournisseur d'accès à Internet ou de messagerie ou votre administrateur système pour obtenir ces informations.

Les noms de serveur SMTP et les noms de port sont généralement faciles à trouver en effectuant une recherche sur Internet. Saisissez par exemple des mots-clés du type « nom de serveur smtp gmail » ou « nom de serveur smtp yahoo » et lancez votre recherche.
Numéro du port SMTP
Paramètres d'authentification au serveur SMTP pour les courriers électroniques sortants, notamment le nom utilisateur et le mot de passe utilisés pour l'authentification (le cas échéant).

Remarque :
Consultez la documentation de votre fournisseur de services de messagerie pour plus d'informations sur les limites de l'envoi numérique de votre compte de messagerie. Certains fournisseurs peuvent verrouiller temporairement votre compte si vous dépassez votre limite d'envoi.

Étape 1 : Accéder au serveur Web intégré (EWS) HP

Choisissez l'une des méthodes suivantes pour accéder au serveur Web intégré (EWS).

Remarque :

La deuxième méthode s'applique uniquement à macOS. Si vous disposez d'un ordinateur Windows, vous devez utiliser la première méthode.

Première méthode : Accédez au serveur Web intégré HP à partir d'un navigateur Web

Procédez comme suit pour obtenir l'adresse IP de l'imprimante, puis utilisez-la pour accéder au serveur Web intégré (EWS) à partir d'un navigateur Web.

Procurez-vous l'adresse IP de l'imprimante :
1. Dans l'écran d'accueil du panneau de commande de l'imprimante, appuyez sur le bouton Réseau ou le bouton Sans fil , pour afficher l'adresse IP ou le nom d'hôte de l'imprimante.
Ouvrez le serveur Web intégré :
1. Sur votre ordinateur, ouvrez un navigateur Web et, dans la barre d'adresse, saisissez l'adresse IP ou le nom d'hôte exactement comme il s'affiche sur le panneau de commande de l'imprimante.
  
  Exemple d'adresse IP dans la barre d'adresse du navigateur
2. Appuyez sur Entrée sur le clavier de l'ordinateur.
  
  Remarque :
  Si le navigateur affiche un message indiquant que l'accès au site Web comporte des risques, sélectionnez l'option pour continuer vers le site Web. L'accès au site Web n'endommagera pas l'ordinateur.
  
  Le serveur Web intégré s'ouvre.

Deuxième méthode : Accès au serveur Web intégré HP (EWS) à partir du logiciel HP Utility dans macOS

Procédez comme suit pour accéder au serveur Web intégré à partir du logiciel HP Utility sous macOS.

Depuis le menu Aller à, cliquez sur Utilitaires, puis sur le dossier Hewlett-Packard et enfin double-cliquez sur Utilitaire HP.

L'écran principal de l'utilitaire HP s'ouvre.
Sur l'écran principal de l'utilitaire HP, utilisez l'une des méthodes suivantes pour ouvrir le serveur Web intégré :
- Dans la zone Paramètres de l'imprimante, cliquez sur Paramètres supplémentaires, puis sur Ouvrir le serveur Web intégré.
- Dans la zone Paramètres de numérisation, cliquez sur Numériser vers un e-mail, puis cliquez sur Commencez la configuration de la fonction Numériser vers un e-mail.
Le serveur Web intégré (EWS) HP s'ouvre.

Étape 2 : Configurer la fonction de numérisation vers la messagerie

Procédez comme suit pour configurer la fonction de numérisation vers la messagerie électronique dans le serveur Web intégré (EWS).

Sur la page d'accueil EWS, cliquez sur l'onglet Système.
Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Administration.
Dans la zone Fonctions activées, réglez l'option Numériser vers un e-mail sur Activer.
Cliquez sur l'onglet Numériser.
Dans le panneau de navigation gauche, cliquez sur Profils de messagerie sortante.
Sur la page Profils de messagerie sortante, cliquez sur le bouton Nouveau.
Dans la zone Adresse électronique, exécutez les étapes suivantes :
1. Dans le champ Votre adresse électronique, saisissez l'adresse électronique de l'expéditeur pour le nouveau profil de courrier électronique sortant.
2. Dans la zone de texte Nom d'affichage, saisissez le nom de l'expéditeur. C'est le nom qui s'affichera dans le panneau de commande de l'imprimante.
Dans la zone Paramètres du serveur SMTP, exécutez les étapes suivantes :
1. Dans le champ Serveur SMTP, saisissez l'adresse du serveur SMTP.
2. Dans le champ Port SMTP, saisissez le numéro de port SMTP.
  
  Remarque :
  Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de changer le numéro de port par défaut.
  
  Si vous utilisez un serveur SMTP hébergé tels que Gmail, vérifiez l'adresse SMTP, le numéro de port et les paramètres SSL à partir du site Web du fournisseur de service ou d'autres sources. Généralement, pour Gmail, l'adresse SMTP est « smtp.gmail.com », le numéro de port est le « 465 » et le SSL doit être activé.
  
  Veuillez vous reporter aux sources en ligne pour vérifier que ces paramètres de serveur sont à jour et valides au moment de la configuration.
3. Si vous utilisez le service de messagerie électronique Gmail, cochez la case Utiliser toujours une connexion sécurisée (SSL/TLS).
Si le serveur SMTP requiert une authentification pour envoyer un courrier électronique, exécutez les étapes suivantes pour remplir les champs dans la zone Authentification SMTP :
1. Cochez la case Le serveur SMTP requiert l'authentification des messages électroniques sortants.
2. Dans le champ Identifiant utilisateur SMTP, saisissez l'identifiant utilisateur du serveur SMTP.
3. Dans le champ Mot de passe SMTP, saisissez le mot de passe du serveur SMTP.
Pour demander à l'utilisateur de saisir un code PIN sur le panneau de commande avant de pouvoir envoyer un courrier électronique via l'adresse électronique, exécutez les étapes suivantes pour remplir les champs dans la zone PIN facultatif :

Remarque :
HP vous recommande de créer un code PIN afin de sécuriser le profil de courrier électronique.

Lorsqu'un code PIN est créé, il doit être saisi sur le panneau de commande de l'imprimante chaque fois que le profil est utilisé pour envoyer un document numérisé vers une messagerie électronique.
1. Dans le champ PIN (facultatif), saisissez un code PIN à 4 chiffres.
2. Dans le champ Confirmer le code PIN, saisissez à nouveau le code PIN à 4 chiffres.
Pour configurer les préférences de courrier électronique facultatives, remplissez les champs suivants dans la zone Préférences des messages électroniques avec les paramètres souhaités :
- Taille maximale des pièces jointes aux messages électroniques : Utilisez ce menu déroulant pour sélectionner la taille maximale des pièces jointes aux messages électroniques.
  
  Remarque :
  Pour la taille maximale, HP vous recommande d'utiliser la taille de fichier Automatique par défaut.
- Auto CC : Cochez cette case pour copier automatiquement l'expéditeur sur les courriers électroniques envoyés à partir du profil.
Vérifiez toutes les informations, puis cliquez sur l'une des options suivantes :
- Enregistrer et tester : Sélectionnez cette option pour enregistrer les informations et tester la connexion.
- Enregistrer uniquement : Sélectionnez cette option pour enregistrer les informations sans tester la connexion.
- Annuler : Sélectionnez cette option pour quitter la configuration sans enregistrer.

Etape 3 : Ajout de contacts au carnet d'adresses électroniques

Procédez comme suit pour ajouter des contacts au carnet d'adresses électroniques à partir du serveur Web intégré (EWS). Le carnet d'adresses est accessible depuis le panneau de commande de l'imprimante.

Sur la page d'accueil EWS, cliquez sur l'onglet Numériser.
Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Carnet d'adresses électroniques.
Pour ajouter des contacts au carnet d'adresses, choisissez parmi les options ci-dessous et suivez les étapes indiquées :
- Pour ajouter une seule adresse électronique, exécutez les étapes suivantes :
  1. Dans le champ Nom du contact, saisissez le nom du nouveau contact.
  2. Dans le champ Adresse électronique du contact, saisissez l'adresse électronique du nouveau contact.
  3. Cliquez sur Ajouter/Modifier pour enregistrer le contact.
- Pour créer un groupe de messagerie, exécutez les étapes suivantes :
  1. Cliquez sur Nouveau groupe.
  2. Dans le champ Saisissez le nom du groupe, saisissez un nom pour le nouveau groupe.
  3. Dans la zone Tous les individus, cliquez sur un nom, puis sur le bouton fléché pour déplacer le nom dans la zone Personnes d'un groupe.
    
    Remarque :
    Sélectionnez plusieurs noms à la fois en appuyant sur le bouton Ctrl du clavier tout en cliquant sur un nom.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 : Configurer les options de messagerie électronique par défaut

Procédez comme suit pour configurer les options de messagerie électronique par défaut à l'aide du serveur Web intégré (EWS).

Sur la page d'accueil EWS, cliquez sur l'onglet Numériser.
Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Options de messagerie électronique pour configurer les options de courrier électronique par défaut.
Dans la section Objet et corps du texte par défaut, exécutez les étapes suivantes :
1. Dans le champ Objet du courrier électronique, saisissez un objet par défaut pour les courriers électroniques.
2. Dans le champ Texte du corps, saisissez un message personnalisé par défaut pour les courriers électroniques.
3. Sélectionnez Afficher le texte du corps pour que le texte du corps par défaut s'affiche dans les courriers électroniques.
4. Sélectionnez Masquer le texte du corps pour supprimer le texte du corps.
Dans la zone Paramètres de numérisation, exécutez les étapes suivantes :
1. Dans la liste déroulante Format fichier num., sélectionnez le format de fichier par défaut pour les fichiers numérisés.
2. Dans la liste déroulante Format pap. num., sélectionnez le format de papier par défaut pour les fichiers numérisés.
3. Dans la liste déroulante Résolution num., sélectionnez la résolution par défaut pour les fichiers numérisés.
  
  Remarque :
  Les images de résolution élevée comportent davantage de points par pouce (ppp), par conséquent, elles affichent davantage de détails. Les images de résolution réduite comportent moins de points par pouce et affichent moins de détails, mais la taille du fichier est plus petite.
4. Dans la liste déroulante Couleur de sortie, sélectionnez Noir et blanc ou Couleur.
5. Dans le champ Préfixe de nom de fichier, saisissez un préfixe de nom de fichier (par exemple : MaNumérisation).
Cliquez sur Appliquer.

Numériser vers e-mail

Une fois la fonctionnalité de numérisation vers la messagerie électronique configurée dans le serveur Web intégré HP (EWS), vous pouvez numériser un document à partir de l'imprimante et l'envoyer directement vers une ou plusieurs adresses électroniques. Le fichier numérisé est envoyé à l'adresse électronique en tant que pièce jointe d'un message électronique.

Remarque :

Pour utiliser cette fonction de numérisation, l'imprimante doit être connectée à un réseau et la fonction de numérisation vers la messagerie électronique doit être configurée. Reportez-vous à la section précédente de ce document pour plus d'informations sur la manière de configurer la fonction de numérisation vers la messagerie électronique.

Placez le document sur la vitre du scanner en suivant les indicateurs sur l'imprimante.
Fermez le capot du scanner.
Sur l'écran d'accueil du panneau de commande de l'imprimante, appuyez sur l'icône Numérisation .
Appuyez sur Numériser vers un e-mail.
Appuyez sur Envoyer un e-mail.
Sélectionnez l'adresse à utiliser dans le champ De. Cela s'appelle également un « profil de courrier électronique sortant ».

Remarque :
Si la fonctionnalité PIN a été configurée, saisissez le code PIN, puis appuyez sur le bouton OK. Si aucun PIN n'a été configuré, il n'est pas nécessaire d'utiliser cette fonction.
Appuyez sur le bouton A, puis sélectionnez l'adresse ou le groupe destinataire du fichier. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton Terminé.

Remarque :
Pour envoyer le document numérisé à une adresse différente, appuyez sur Nouveau, puis saisissez l'adresse de messagerie électronique.
Appuyez sur le bouton Objet pour ajouter une ligne d'objet.
Appuyez sur le bouton Suivant.

Les paramètres de numérisation s'affichent sur l'écran du panneau de commande de l'imprimante.
Si vous souhaitez modifier l'un de ces paramètres, appuyez sur le bouton Paramètres, puis sélectionnez les paramètres souhaités.
Appuyez sur le bouton Numériser pour démarrer la tâche de numérisation.