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HP Enterprise, HP Managed - Configuration de la comptabilisation des tâches sans serveur

Pour configurer la comptabilisation des tâches sans serveur, suivez les étapes indiquées dans chaque section de l’ordre indiqué.

Configuration prérequise

Avant de commencer, vérifiez que les critères suivants sont réunis avant de continuer à configurer la comptabilisation des tâches sans serveur avec des quotas locaux.

  • HP FutureSmart version 4.6.1 ou plus récente - La comptabilisation des tâches sans serveur requiert le micrologiciel HP FutureSmart 4.6.1 ou version plus récente. Si cette version n’est pas disponible sur HP.com, consultez votre conseiller technique de pré-vente. Les quotas locaux et les fonctions d’impression invités restreintes ne sont pas disponibles dans les versions antérieures du micrologiciel.

  • HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) UPD version 6.6.1 ou plus récente : la comptabilisation des tâches sans serveur requiert HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) UPD 6.6.1. La comptabilisation des tâches sans serveur avec quotas locaux requiert HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) UPD version 6.6.5 ou une version plus récente (disponible à partir de www.hp.com/go/upd) ou le package Mac PPD (obtenir la dernière version à l’aide de HP Easy Admin. Pour plus d’instructions, voir Utilisation de HP Easy Admin pour macOS pour télécharger des solutions d'impression et de numérisation).

  • Mot de passe admin du serveur Web intégré (EWS) (non vierge) : la comptabilisation des tâches sans serveur requiert de définir un mot de passe administrateur EWS non vierge sur l’imprimante.

    Remarque :

    Si le mot de passe administrateur n’est pas défini, les administrateurs peuvent toujours ajouter des utilisateurs et verrouiller l’imprimante, mais le journal des statistiques des tâches et la fonction de quota local ne seront pas disponibles.

À propos de la comptabilisation des tâches sans serveur

Disponible dans le micrologiciel HP FutureSmart version 4.6.1 ou une version plus récente, la comptabilisation des tâches sans serveur (SJA) utilise la fonction Quota and Statistics Services (Services de quotas et de statistiques) du Serveur Web Intégré (EWS) pour contrôler le volume de pages imprimées ou numérisées par utilisateur et pour utiliser d’autres fonctions de comptabilisation des tâches.

La comptabilisation des tâches sans serveur (SJA) a été conçue pour les petites entreprises possédant moins de 10 périphériques et propose des fonctions de quotas et statistiques simples.

SJA est accessible uniquement par l'administrateur du périphérique. L'affichage des options de configuration disponibles sur le compte de l'administrateur nécessite un mot de passe.

Il est possible de configurer SJA avec un quota local qui inclut les fonctions suivantes :

  • Bloquer les utilisateurs invités ou limiter les utilisateurs invités à copier, imprimer, numériser et/ou envoyer

  • Autoriser les utilisateurs configurés ou leur refuser la possibilité de copier, imprimer, numériser et/ou envoyer

  • Limiter ou restreindre, ou autoriser l’accès aux impressions couleur et monochromes, aux copies couleur et monochromes, à l’envoi numérique et à la télécopie à l’aide des utilisateurs du périphérique et aux codes d’accès utilisateur attribués

  • Effectuer le suivi de l’utilisation et signaler le nombre de côtés copiés, côtés imprimés, côtés numérisés et côtés envoyés de la télécopie (monochrome et couleur)

  • Associer des comptes utilisateur à des codes d’accès utilisateur à l’aide de configurations de compte utilisateur de périphériques locaux existantes (Les administrateurs peuvent utiliser des codes d’accès générés automatiquement ou définir des codes d’accès uniques.)

    Remarque :

    Les codes d’accès ne peuvent PAS être dupliqués. Il est possible de configurer jusqu'à 2 000 utilisateurs /comptes de périphérique local. Les informations de compte d'utilisateur de périphérique peuvent être exportées à partir d’autres imprimantes, et importées vers d'autres périphériques.

Les télécopies sortantes sont suivies par code d’accès utilisateur fourni au niveau du panneau de commande. Pour exiger un code d’accès utilisateur et empêcher les invités d’envoyer des télécopies sortantes, utilisez les paramètres d’autorisations de l’imprimante pour supprimer l’accès invité à la télécopie.

Par conception, il n’y a aucune interaction avec Active Directory, HP Access Control (HPAC), HP Capture and Route (HPCR), HP Security Manager, l’application HP Smart ou HP Web Jetadmin (WJA), les cartes de proximité ou toute autre solution basée sur le serveur.

Appliquer des quotas à la fonction Comptabilisation des tâches sans serveur

La comptabilisation des tâches sans serveur a été introduite avec HP FutureSmart 4.6.1 (version 20180531). Les administrateurs peuvent maintenant appliquer des quotas à notre fonction Comptabilisation des tâches sans serveur dans HP FutureSmart version 4.8.1 ou plus récente. Cette fonction constitue également un moyen unique de contrôler les restrictions de couleur qui ne sont pas basées sur un nom de réseau ou d’application.

Remarque :

Pour que la comptabilisation des tâches sans serveur (SJA) et les quotas locaux fonctionnent correctement, les statistiques de l’utilisateur du périphérique et le service de quota local doivent être activés et tous les utilisateurs de périphériques doivent être configurés. Les comptes d’utilisateur de périphérique sont utilisés pour créer des codes d’accès utilisateur requis pour la comptabilisation des tâches sans serveur, les quotas et le verrouillage du panneau de commande.

  • HP FutureSmart 4.8.1 ou version plus récente (recommandé) : Autorise des opérations simultanées dans certains scénarios utilisateur. Contactez votre conseiller technique pour atteindre la version 4.8.1 (interim) ou utilisez la version v4.9, si disponible.

  • HP FutureSmart 4.6.1 et version plus récente : La comptabilisation des tâches sans serveur avec statistiques des tâches et quotas locaux peut être utilisée pour restreindre l’impression des invités en refusant les tâches d’impression envoyées sans code d’accès utilisateur (par exemple).

  • HP FutureSmart 4.5.1 à 4.6.0.1 : La comptabilisation des tâches sans serveur avec statistiques des tâches uniquement permet aux invités d’imprimer sans code d’accès. Pour assurer un bon suivi de toutes les tâches d’impression, il est recommandé de mettre à niveau vers v 4.6.1 ou version plus récente ou de définir les préférences du pilote d’impression à l’aide du Code d’accès utilisateur sur la station de travail de l’utilisateur.

HP UPD et comptabilisation des tâches sans serveur

En outre, une version mise à jour de HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) UPD v6.6.5 a été introduite et est recommandée pour une utilisation avec SJA. Elle offre une expérience utilisateur plus intuitive et fournit l’option de demander un code d’accès utilisateur pour chaque tâche d’impression.

  • UPD 6.6.5 et version plus récente (recommandé) : L’onglet Comptabilisation des tâches est disponible (désactivé par défaut) et demande un code d’accès utilisateur pour chaque tâche d’impression. S’il est utilisé en tandem avec le stockage des tâches, le code d’accès utilisateur n’apparaît PAS comme nom de dossier Stockage des tâches, et l’expérience utilisateur est plus intuitive.

  • UPD 6.5 : Le pilote permet d’obtenir un nom personnalisé dans le stockage des tâches (point d’entrée du code d’accès utilisateur) sans avoir besoin d’activer le stockage des tâches.

  • UPD v6.4 et versions antérieures : Permet de capturer des tâches d’impression via un nom personnalisé (pour l’entrée du code d’accès utilisateur) et d’activer le stockage des tâches en tant que tâche personnelle ou stockée.

Déconnecter un service de statistiques de tâches

Avant de commencer, déconnectez tout service de statistiques des tâches.

Si l'imprimante est connectée à un service externe de statistiques des tâches, les éventuels problèmes de connexion au réseau avec ce service risquent d'empêcher les utilisateurs d'exécuter les tâches avec l'imprimante. Pensez à déconnecter le service de statistiques des tâches afin d'éviter ce type de situation.

Remarque :

La connexion de l'imprimante à un serveur de quota garantit le respect du nombre d'impressions ou de numérisations accordées aux différents utilisateurs. Lorsqu'un utilisateur lance une tâche, l'imprimante contacte le serveur afin de déterminer si cet utilisateur dispose du quota nécessaire.

Si le serveur n'est pas disponible, le compte utilisateur n'est pas reconnu ou les pages ne sont pas accessibles à l'utilisateur ; par conséquent, ce dernier peut ne pas être en mesure de terminer sa tâche. Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation mise à disposition par le fournisseur du serveur de quota.

  1. Sélectionnez l'onglet Général.

  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Job Statistics Settings (Paramètres de statistiques projet).

  3. Si un ou plusieurs services de statistiques de tâches sont répertoriés sur cette page, sélectionnez-les, puis cliquez sur le bouton Supprimer ou sur le bouton Supprimer tout pour déconnecter l'ensemble des services.

  4. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les changements.

Activer les statistiques des tâches et les quotas locaux

Commencez par suivre ces étapes pour activer les statistiques des tâches et les quotas locaux.

  1. Ouvrez le serveur Web intégré (EWS) de l'imprimante.

  2. Connectez-vous à l’aide du mot de passe administrateur.

  3. Sélectionnez l'onglet Général.

  4. Sélectionnez l’option Paramètres de statistiques des tâches dans le volet de gauche.

  5. Faites défiler jusqu’au bas de la page et, sous Journal des statistiques des utilisateurs du périphérique, cochez la case Activer le journal des statistiques d’utilisateur du périphérique.

  6. Cliquez sur Apply (Appliquer).

  7. Dans le volet de gauche, sélectionnez l'option Quota Settings (Paramètres de quota).

  8. Cochez la case Enable local quota service (Activer le service de quotas locaux).

  9. Cliquez sur Apply (Appliquer).

Ajouter des utilisateurs du périphérique

Pour ajouter des utilisateurs du périphérique, procédez comme suit.

Les comptes d’utilisateur de périphérique sont utilisés pour créer des codes d’accès utilisateur requis pour la comptabilisation des tâches sans serveur, les quotas et le verrouillage du panneau de commande.

Remarque :

Lors de la création d’utilisateurs de périphériques pour une utilisation avec la comptabilisation des tâches sans serveur, le code d’accès utilisateur est utilisé pour suivre l’utilisation, identifier les autorisations des périphériques, limiter, restreindre et autoriser l’accès aux impressions couleur et monochromes, aux copies couleur et monochromes, aux tâches d’envoi numérique et aux télécopies.

  1. Ouvrez le serveur Web intégré (EWS) de l'imprimante.

  2. Connectez-vous à l’aide du mot de passe administrateur.

  3. Sélectionnez l'onglet Security (Sécurité).

  4. Sélectionnez l’option Contrôle d’accès depuis le volet de gauche.

  5. Faites défiler et sous Device User Accounts (Comptes utilisateurs de périphériques), cliquez sur Nouveau.

  6. Saisissez les informations utilisateur, puis cliquez sur OK.

    • Display Name (Nom d’affichage) : ce nom sera affiché dans le Serveur Web Intégré, le panneau de commande, le journal des tâches et dans les exportations du journal des statistiques des tâches SJA.

    • Email Address (Adresse électronique) : adresse électronique de l’utilisateur, ce champ n’est pas requis.

    • Network Name (Nom de réseau) : nom d’utilisateur Windows capturé à partir du flux d’impression Peut être laissé vierge.

    • Code d’accès : utilisé pour accéder au panneau de commande. Si vous utilisez Comptabilisation des tâches sans serveur avec un quota local, il s’agit également du code utilisé dans le pilote d’impression.

      Remarque :

      Ce champ est requis. Il associe un compte utilisateur de périphérique local aux éléments d’identification du périphérique nécessaires et à toutes les tâches d’impression correspondantes envoyées par un utilisateur du périphérique local.

    • Permission Set (Jeu d’autorisations) : il s’agit du jeu d’autorisations auquel l’utilisateur peut être connecté pour un accès personnalisé au panneau de commande. Si aucune restriction n’est utilisée ou si des restrictions sont appliquées au jeu d’autorisations Utilisateur du périphérique, l’administrateur peut utiliser l’utilisateur du périphérique par défaut.

      Remarque :

      Si vous utilisez SJA pour restreindre la couleur, il est préférable de laisser les jeux d’autorisations par défaut inchangés.

  7. Procédez de la même manière pour les autres utilisateurs.

    Remarque :

    Il vous sera sans doute plus facile de créer des utilisateurs supplémentaires dans Excel, puis d’importer votre liste. Le moyen le plus simple est de créer un ou deux utilisateurs. Sélectionnez Exporter pour créer un fichier .csv, modifier et ajouter les utilisateurs dans le fichier .csv, enregistrer le fichier, puis sélectionner Importer pour importer la liste dans le Serveur Web Intégré.

  8. Cliquez sur Apply (Appliquer).

Configurer l’accès à l’imprimante (facultatif)

Suivez les étapes ci-après pour configurer l’accès à l’imprimante.

Remarque :

L’administrateur peut forcer les utilisateurs à se connecter à l’aide d’un code d’accès ou verrouiller l’imprimante pour chaque activité, mais cette option n’est pas recommandée. Si un verrouillage de l’imprimante n’est pas nécessaire, les administrateurs peuvent ignorer cette étape.

  1. Ouvrez le serveur Web intégré (EWS) de l'imprimante.

  2. Connectez-vous à l’aide du mot de passe administrateur.

  3. Sélectionnez l'onglet Général.

  4. Sélectionnez l’option Contrôle d’accès depuis le volet de gauche.

  5. Faites défiler vers le bas pour accéder à Sign-In and Permission Policies (Stratégies de connexion et d’autorisation) puis décochez la case Device Guest (Invité périphérique). Toutes les options d’imprimante doivent s’afficher avec des icônes de verrouillage.

    Remarque :

    Sans ces options définies, les tâches de télécopie entrantes et sortantes créées pendant qu’un utilisateur invité est connecté via le code d’accès utilisateur sont suivies. Les fax sortants envoyés via le pilote d’envoi depuis le PC vers le télécopieur ne peuvent pas être actuellement suivis.

  6. Pour restreindre les télécopies invité sortantes et suivre chaque télécopie sortante vers un compte, configurez l’option de télécopie Device Guest (Invité périphérique) comme verrouillée (connexion requise).

  7. Vérifiez que l’option Sign-In Method (Méthode de connexion) est définie sur Local Device (Périphérique local).

  8. Cliquez sur Apply (Appliquer).

Configurer des quotas locaux

Suivez les étapes ci-après pour configurer les quotas locaux.

  1. Ouvrez le serveur Web intégré (EWS) de l'imprimante.

  2. Connectez-vous à l’aide du mot de passe administrateur.

  3. Sélectionnez l'onglet Général.

  4. Sélectionnez l’option Configurer des quotas locaux dans le volet de gauche.

  5. Pour définir des crédits par défaut pour les nouveaux utilisateurs, saisissez le nombre de crédits disponibles pour les utilisateurs, puis cliquez sur Appliquer.

    Remarque :

    Vous pouvez également réinitialiser les crédits par défaut pour tous les utilisateurs ou définir l’exigence relative à la limite de tâches en cours de finition ou d’arrêt des tâches d’impression après le respect d’une limite. Pour vous assurer que les tâches de copie ou d’impression ne peuvent pas être traitées sans code, vous devez définir par défaut le compte Invité et Autres sur 0 crédits. Cette opération force l’imprimante à supprimer toutes les tâches ne comportant pas de code utilisateur. Si des utilisateurs n’ont plus de crédits, l’imprimante reçoit la tâche, puis la supprime et s’affiche comme Annulée dans le journal des tâches.

  6. Réglez les paramètres Utilisateur du périphérique et définissez des limites personnalisées pour les utilisateurs individuels selon vos besoins.

    Remarque :

    Il y a trois utilisateurs par défaut une fois les quotas activés. Au fur et à mesure que les nouveaux utilisateurs de périphériques sont créés, ils s’affichent automatiquement ici avec les crédits par défaut définis en haut de la page. Les fonctions supplémentaires (Télécopie entrante, ePrint, etc.) étant activées, ces noms s’affichent également ici.

    • Invité : ce compte correspond aux tâches effectuées sur l’imprimante demandées par un utilisateur non authentifié (utilisateur sans code d’accès utilisateur).

    • Autres : cette option est moins courante et est utilisée lorsqu’un utilisateur est autorisé, mais d’une manière non reconnue par la comptabilisation des tâches sans serveur et le quota local (exemple : Utilisateur connecté via une solution tierce, mais aucun code d’accès utilisateur fourni).

    • Administrateur : ceci est pour le compte administrateur de l’imprimante.

    • Télécopies entrantes : cette fonction est destinée au suivi et peut-être à la limitation de toutes les télécopies entrantes vers l’imprimante.

    • ePrint : cette option est destinée au suivi et peut-être à la limitation du service HP ePrint.

  7. Pour modifier le nombre de crédit par défaut pour chaque utilisateur, cochez la case en regard de ce nom, puis cliquez sur Modifier.

  8. Après avoir apporté toutes les modifications, cliquez sur OK.

  9. Pour réinitialiser les crédits disponibles pour les utilisateurs individuels, sélectionnez l’utilisateur à modifier, puis cliquez sur Réinitialiser. Lorsque vous êtes invité à confirmer la réinitialisation du crédit, sélectionnez Réinitialiser.

    Remarque :

    Vous pouvez également créer un programme pour réinitialiser automatiquement les valeurs du quota et inclure un courrier électronique avec un résumé de l’utilisation des quotas. Pour ce faire, consultez la page Configurer des quotas locaux dans la section Schedule Quota (Programmer le quota).

  10. Pour configurer les crédits de quota (le nombre de crédits que chaque image utilisera), sous Usage Charges (Frais d’utilisation), ajustez les valeurs Cost in Credits (Coût en crédits) et cliquez sur Appliquer. Chaque côté imprimé, numérisé ou vierge utilise (1) un crédit par défaut.

    Remarque :

    Envoi numérique est utilisé pour Numériser vers le stockage des tâches, Scan to Folder (Numériser vers un dossier), Scan to USB (Numériser vers une unité USB), Numériser vers la messagerie et d’autres options de numérisations vers une destination distante configurées. Définir Empty Print side credit cost (Coût de crédit pour le côté d’impression vide) sur 0 ne facturera pas aux utilisateurs les côtés imprimés vierges.

  11. Cliquez sur Apply (Appliquer).

Installation et configuration d’un pilote d’impression pour l’impression avec comptabilisation des tâches

Découvrez comment installer et configurer HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) UPD pour l’impression avec la comptabilisation des tâches.

Pour installer et configurer un pilote d’impression pour la comptabilisation des tâches sous Windows ou MacOS, suivez les étapes ci-dessous.

Remarque :

Il n’existe actuellement aucun pilote Linux PPD ou d’envoi depuis le PC vers le télécopieur à utiliser avec Comptabilisation des tâches sans serveur.

Installer et configurer un pilote d’impression sous Windows

Apprenez à installer et à configurer HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) (UPD) pour l’impression sous Windows.

  1. Téléchargez HP UPD v6.6.1 ou une version plus récente ou HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) UPD à partir de HP.com.

  2. Installer le pilote d'imprimante.

    Remarque :

    Il est recommandé d’installer et de configurer HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) UPD v6.6.5 ou une version plus récente pour l’impression avec la comptabilisation des tâches sans serveur avec quota local.

  3. Après avoir installé le pilote UPD, activez Comptabilisation des tâches.

    1. Ouvrez Propriétés de l'imprimante.

    2. Sélectionnez l'onglet des paramètres de périphérique.

    3. Dans la section Options installables, activez Comptabilisation des tâches.

    4. Cliquez sur Apply (Appliquer).

    5. Cliquez sur OK pour quitter Propriétés de l’imprimante.

  4. Définissez le comportement des codes d’accès utilisateur.

    1. Sélectionnez Printing Preferences (Préférences d’impression).

    2. Dans l’onglet Comptabilisation des tâches, changez Type de comptabilisation de Désactivé à Code d’accès utilisateur uniquement.

    3. Choisissez l’une des options suivantes.

      • Saisissez le code d’accès utilisateur pour définir de manière statique le code d’accès utilisateur à utiliser pour cette file d’attente d’impression.

        OU

      • Laissez le code d’accès utilisateur vide et cochez la case Always prompt when printing (Toujours demander lors de l’impression) pour ouvrir une zone de saisie vierge permettant d’entrer un code d’accès utilisateur pour chaque impression.

        OU

      • Effectuez les deux, et entrez un code d’accès utilisateur, ET cochez la case Always prompt when printing (Toujours afficher l’invite lors de l’impression) (par défaut), qui permettra toujours de supprimer le code et d’entrer un autre code avant l’impression si nécessaire.

    4. Cliquez sur Apply (Appliquer).

    5. Fermez Préférences d'impression.

La configuration de Comptabilisation des tâches sans serveur est maintenant terminée et le champ Code d’accès utilisateur est disponible dans la boîte de dialogue Impression système sous Comptabilité.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de cette fonctionnalité, consultez Utiliser la comptabilisation des tâches sans serveur (SJA).

Installer et configurer un pilote d’impression sous MacOS

Découvrez comment installer et configurer HP Universal Print Driver (Pilote d’impression universel HP) UPD pour l’impression sous MacOS.

Remarque :

Les pilotes d’impression HP Mac actuels prennent en charge les codes d’accès utilisateur sous macOS 10.14 (Mojave) et versions plus récentes.

  1. Installez le package d’impression de votre imprimante.

    Remarque :

    Il est recommandé d’installer et de configurer le dernier package PPD Mac destiné à être utilisé avec la comptabilisation des tâches sans serveur. Pour obtenir le package d’installation d’imprimante le plus récent, reportez-vous à HP Easy Admin.

  2. Activez les fenêtres contextuelles qui autorisent la saisie d’un code d’accès utilisateur pour chaque impression.

    Remarque :

    L’entrée des codes d’accès utilisateur est activée par défaut.

    1. Ouvrez Imprimantes et scanners à partir de Paramètres ou Préférences système.

    2. Sélectionnez l'imprimante.

    3. Cliquez sur l'onglet Options.

    4. Cochez la case Require User Access Code (Exiger le code d’accès utilisateur).

    5. Cliquez sur OK.

La configuration de Comptabilisation des tâches sans serveur est maintenant terminée et toutes les applications Mac natives affichent Comptabilité sous Printer Features (Fonctions de l’imprimante).

Pour plus d’informations sur l’utilisation de cette fonctionnalité, consultez Utiliser la comptabilisation des tâches sans serveur (SJA).