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HP LaserJet Enterprise, HP PageWide Enterprise - Configuration du service Numérisation vers SharePoint

Apprenez comment configurer la fonction Numérisation vers SharePoint.

Remarque :

Les étapes varient en fonction du type de panneau de commande.

Panneaux de commande

Firmware Version (Version du micrologiciel)

Panneaux de commande

FutureSmart 3

Panneau de commande FutureSmart 3

FutureSmart 4

Panneau de commande FutureSmart 4

Présentation de la vidéo

Affichez des informations sur l’activation de la fonction Numérisation vers SharePoint.

FutureSmart 3

Procédez comme suit pour FutureSmart 3.

Introduction

Utilisez Enregistrer sur SharePoint® pour numériser directement des documents vers un site Microsoft. Grâce à cette fonction, le client n'a plus besoin de numériser les documents dans un dossier réseau, une clef USB ou un courrier électronique, puis de charger manuellement les fichiers sur le site SharePoint.

L'enregistrement sur SharePoint® prend en charge toutes les options de numérisation, notamment la possibilité de numériser des documents en tant qu’images ou d’utiliser les fonctionnalités d'OCR pour créer des fichiers texte ou des PDF adressables.

Cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Activez Enregistrer sur SharePoint® sur le serveur Web intégré HP (EWS).

Avant de commencer

Avant de pouvoir effectuer cette procédure, le dossier de destination dans lequel seront enregistrés les fichiers numérisés doit exister sur le site SharePoint et l'accès en écriture doit être activé dans le dossier de destination. L’option Enregistrer sur SharePoint© est désactivée par défaut.

Activation de la fonction Enregistrer sur SharePoint et création d'un réglage rapide Enregistrer sur SharePoint

Pour activer la fonction Enregistrer sur SharePoint et créer un réglage rapide, procédez comme suit.

  1. A l'aide des onglets de navigation supérieurs, cliquez sur Numérisation/Envoi numérique.

  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Enregistrer sur SharePoint®.

    Remarque :

    Les réglages rapides sont des raccourcis auxquels vous pouvez accéder sur l'écran d'accueil de l'imprimante ou dans l'application Réglages rapides.

  3. Sélectionnez Activer Enregistrer sur SharePoint®, puis cliquez sur le bouton Appliquer.

  4. Cliquez sur Ajouter dans la zone Réglages rapides pour lancer l'Assistant de réglage rapide.

  5. Entrez le Titre du réglage rapide (par exemple, « Numérisation sur Sharepoint ») et une Description du réglage rapide.

  6. Sélectionnez un Emplacement du bouton pour le réglage rapide pour déterminer si le réglage rapide s'affiche sur l'écran d'accueil ou dans la zone Réglages rapides du panneau de commande du produit.

  7. Sélectionnez une Option de démarrage de réglage rapide pour déterminer ce qui se produit après la sélection d'un réglage rapide sur le panneau de commande du produit, puis cliquez sur le bouton Suivant.

  8. Pour ajouter le chemin d'accès au dossier SharePoint, procédez comme suit.

    1. Sur la page Paramètres de destination SharePoint®, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la page Ajouter un chemin SharePoint®.

    2. Ouvrez une nouvelle fenêtre de navigateur, accédez au dossier SharePoint à utiliser, puis copiez le chemin du dossier SharePoint à partir de cette fenêtre de navigateur.

    3. Collez le chemin du dossier SharePoint dans le champ Chemin SharePoint® :.

    4. Par défaut, l'imprimante remplace un fichier existant et qui porte le même nom que le nouveau fichier. Désélectionnez l'option Remplacer les fichiers existants. Ainsi, la date/heure mise à jour sera ajoutée à un nouveau fichier portant le même nom que le fichier existant.

    5. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Paramètres d’authentification. Indiquez s'il est nécessaire d'ouvrir une session sur le site SharePoint en entrant des informations d'identification, ou de stocker les informations d'identification dans le Réglage rapide.

      Remarque :

      Si Utiliser les informations de connexion de l'utilisateur pour la connexion après la connexion au panneau de commande est sélectionné dans la liste déroulante Paramètres d’authentification, l'utilisateur connecté doit disposer des autorisations en écriture sur le site SharePoint spécifié.

      Remarque :

      Pour des raisons de sécurité, l'imprimante n'affiche pas les informations d'identification entrées dans l'Assistant de réglage rapide.

    6. Cliquez sur OK pour valider la configuration du chemin SharePoint et revenir à la page Paramètres de destination SharePoint.

  9. Sélectionnez Vérifier l'accès au dossier avant le démarrage de la tâche pour vous assurer que le dossier SharePoint spécifié comme dossier de destination est accessible chaque fois que le réglage rapide est utilisé. Si cette option n'est pas sélectionnée, les tâches peuvent être enregistrées plus rapidement dans le dossier SharePoint. Cela dit, si cette option n'est pas sélectionnée et que le dossier SharePoint est inaccessible, la tâche échouera.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Définissez une Condition à utiliser pour la notification : sur la page Paramètres de notification. Ce paramètre configure le réglage rapide afin qu'il ne fournisse aucune notification, qu'il envoie des messages électroniques ou qu'il imprime une page de synthèse en cas de réussite ou d'échec d'une tâche. Dans le menu déroulant Condition à utiliser pour la notification :, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Sélectionnez Ne pas avertir pour que le réglage rapide ne fournisse aucune notification en cas de réussite ou d'échec d'une tâche.

    • Sélectionnez Notification lorsque la tâche est exécutée pour que le réglage rapide envoie une notification en cas de réussite de la tâche.

    • Sélectionnez Notification uniquement si échec de la tâche pour que le réglage rapide envoie une notification uniquement si la tâche échoue.

    Pour sélectionner Notification lorsque la tâche est exécutée ou Notification uniquement si échec de la tâche, la Méthode utilisée pour la notification : doit être définie. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Messagerie électronique : utilisez cette option pour envoyer un courrier électronique lorsque la condition de notification sélectionnée survient. Cette option requiert la saisie d'une adresse électronique valide dans le champ Adresse électronique de notification :.

      Remarque :

      Pour utiliser la fonction de notification par courrier électronique, configurez d'abord la fonction d'e-mails sur l'imprimante.

    • Imprimer : utilisez cette option pour imprimer la notification lorsque la condition de notification sélectionnée survient.

    Remarque :

    Sélectionnez Inclure une miniature pour associer à l'option de notification une image miniature de la première page numérisée de la tâche.

  12. Cliquez sur Suivant.

  13. Sélectionnez les options qui conviennent sur la page Paramètres de numérisation, puis cliquez sur Suivant. Pour plus d'informations, reportez-vous aux Paramètres de numérisation pour Enregistrer sur SharePoint.

  14. Sélectionnez les options qui conviennent sur la page Paramètres de fichier, puis cliquez sur Suivant. Pour plus d’informations, reportez-vous aux Paramètres de fichier pour Enregistrer sur SharePoint.

  15. Consultez le résumé des paramètres, puis cliquez sur le bouton Terminer pour enregistrer les réglages rapides ou cliquez sur le bouton Précédent pour modifier les paramètres.

Numérisation et enregistrement d'un fichier directement sur un site Microsoft SharePoint

Pour numériser un document directement vers un site SharePoint, procédez comme suit :

  1. Placez le document face tournée vers le bas sur la vitre du scanner, ou face vers le haut dans le chargeur de documents et réglez les guide-papier en fonction de la taille du document.

  2. Sur l'écran d'accueil du panneau de commande de l'imprimante, appuyez sur Enregistrer sur SharePoint©.

    Remarque :

    Dans cette étape, l'écran d'accueil affiche le nom que l'utilisateur a donné au réglage rapide. Dans cette étape, Enregistrer sur SharePoint© est utilisé comme exemple.

    Remarque :

    Il peut être nécessaire de se connecter à l'imprimante pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.

  3. Sélectionnez l’une des options de la liste Réglages rapides.

  4. Appuyez sur le champ de texte Nom de fichier : pour ouvrir un clavier, puis saisissez le nom du fichier à l'aide du clavier à l'écran ou du clavier physique. Appuyez sur OK.

  5. Si nécessaire, appuyez sur le menu déroulant Type de fichier pour sélectionner un format de fichier de sortie différent.

  6. Appuyez sur Options supplémentaires pour afficher et configurer les paramètres du document.

    Remarque :

    Vous pouvez obtenir un aperçu de l'image à tout moment en appuyant sur le bouton Aperçu situé dans l'angle supérieur droit de l'écran. Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, appuyez sur le bouton Aide sur l'écran d'aperçu.

  7. Appuyez sur le bouton Démarrer pour enregistrer le fichier.

Paramètres et options de numérisation des réglages rapides pour Enregistrer sur SharePoint

Les tableaux suivants répertorient les paramètres et options disponibles dans l'Assistant de réglage rapide lors de l'ajout, de la modification ou de la copie d'un réglage rapide Enregistrer sur SharePoint®.

Paramètres de numérisation pour Enregistrer sur SharePoint

Fonctionnalité

Description

Format de l’original

Sélectionnez le format de page du document original.

Côtés de l'original

Précisez si le document original est recto ou recto-verso.

Optimiser le texte/l'image

Sélectionnez cette option pour optimiser la sortie d'un type de contenu particulier ou sélectionnez Ajustement manuel.

Optimiser pour

Ce paramètre est uniquement disponible lorsque l'option Optimiser le texte/l'image est définie sur Ajustement manuel. Sélectionnez une valeur d'ajustement manuel.

Orientation du contenu

Sélectionnez la façon dont le contenu du document original est placé sur la page : Portrait ou Paysage, ou sélectionnez Détection automatique.

Format recto verso

Ce paramètre n'est pas disponible lorsque l'option Orientation de contenu est définie sur Détection automatique. Indiquez la reliure de la page pour spécifier si le verso de la page est à l'envers ou à l'endroit.

Nettoyage du fond

Sélectionnez une valeur pour supprimer les images très claires de l'arrière-plan ou une couleur d'arrière-plan claire.

Noirceur

Sélectionnez une valeur pour régler la noirceur du fichier.

Contraste

Sélectionnez une valeur pour régler le contraste du fichier.

Netteté

Sélectionnez une valeur pour régler la netteté du fichier.

Aperçu de l'image

Sélectionnez si un aperçu de la tâche est requis ou optionnel, ou désactivez l'aperçu.

Options de recadrage

Choisissez d'autoriser ou non un recadrage et sélectionnez le type d'option de recadrage.

Génération de tâches

Utilisez cette fonction pour combiner plusieurs groupes de documents originaux en une seule pièce jointe. Cette fonction permet également de numériser un document original comportant plus de pages que le bac d'alimentation ne peut en contenir.

Ton automatique

Sélectionnez ce paramètre pour régler automatiquement l'Obscurité, le Contraste et les paramètres de Nettoyage de l'arrière-plan. Ces paramètres deviennent alors indisponibles sur cette page.

Détection multi-alimentation

Sélectionnez ce paramètre pour activer la détection des tâches multi-alimentation.

Effacer les bords

Sélectionnez ce paramètre pour spécifier la largeur des marges à effacer, en pouces ou en millimètres, sur le recto et le verso d'une tâche.

Paramètres de fichier pour Enregistrer sur SharePoint

Fonctionnalité

Description

Préfixe de nom de fichier

Définissez le préfixe du nom de fichier utilisé par défaut pour les fichiers enregistrés dans un dossier réseau.

Nom de fichier par défaut

Nom de fichier par défaut pour le fichier à enregistrer.

Cochez la case Modifiable par l'utilisateur pour rendre ce paramètre modifiable sur le panneau de commande du produit.

Suffixe de nom de fichier

Définissez le suffixe du nom de fichier utilisé par défaut pour les fichiers enregistrés dans un dossier réseau.

Dupliquer le suffixe du nom de fichier par défaut [nom de fichier]_AAAAMMJJH

Format de numéro de fichier

Sélectionnez un format de nom de fichier pour une tâche divisée en plusieurs fichiers.

Type de fichier par défaut

Sélectionnez le format du fichier pour une image numérisée.

Cochez la case Modifiable par l'utilisateur pour rendre ce paramètre modifiable sur le panneau de commande du produit.

Aperçu du nom de fichier

Entrez un nom de fichier, puis cliquez sur le bouton Actualiser l'aperçu.

Préférence de couleurs par défaut

Indiquez si le fichier est en noir et blanc ou en couleur.

Qualité de sortie par défaut

Sélectionnez la qualité du fichier. Les images de qualité supérieure nécessitent une taille de fichier plus importante que les images de qualité inférieure, et leur envoi prend plus de temps.

Résolution par défaut

Définissez la résolution du fichier. Les images de résolution élevée comportent davantage de points par pouce (ppp), par conséquent, elles affichent davantage de détails. Les images de résolution réduite comportent moins de points par pouce et affichent moins de détails, mais la taille du fichier est plus petite.

Compression

Indiquez si le fichier nécessite une compression normale ou élevée lors de l'enregistrement d'un document numérisé dans un fichier PDF ou XPS. Si la compression est réglée sur Elevée, le fichier numérisé est plus petit, mais la numérisation prend plus de temps qu'avec une compression normale.

Compression TIFF noir

Sélectionnez l'algorithme de compression TIFF noir à utiliser pour la compression du fichier TIFF généré.

Méthode de compression TIFF couleur/en niveaux de gris

Sélectionnez l'algorithme de compression TIFF couleur/en niveaux de gris à utiliser pour la compression du fichier TIFF généré.

Chiffrement PDF

Si le fichier est de type PDF, cette option chiffre le fichier PDF de sortie. Un mot de passe doit être spécifié pour le chiffrement. Le même mot de passe devra être utilisé pour ouvrir le fichier. L'utilisateur est invité à saisir le mot de passe avant de numériser sa tâche s'il n'a défini aucun mot de passe avant d'actionner Démarrer.

Désactiver les types de fichier ROC

Sélectionnez ce paramètre pour éviter que les types de fichiers OCR ne soient disponibles dans le panneau de commande du produit.

Activer la suppression des pages blanches

Si l'option Activer la suppression des pages vierges est sélectionnée, les pages vierges seront ignorées.

FutureSmart 4

Procédez comme suit pour FutureSmart 4.

Introduction

Configurez la fonction Numérisation vers SharePoint, puis numérisez des documents directement vers un site SharePoint.

La numérisation vers SharePoint prend en charge toutes les options de numérisation, notamment la possibilité de numériser des documents en tant qu'images ou d'utiliser les fonctionnalités d'OCR pour créer des fichiers texte ou des PDF adressables.

Cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Activez Enregistrer sur SharePoint sur le serveur Web intégré HP (EWS).

Avant de commencer

Avant de pouvoir effectuer cette procédure, le dossier de destination dans lequel seront enregistrés les fichiers numérisés doit exister sur le site SharePoint et l'accès en écriture doit être activé dans le dossier de destination. L'option de numérisation vers SharePoint est désactivée par défaut.

Activation de la fonction de numérisation vers SharePoint et création d'un réglage rapide de numérisation vers SharePoint

Pour activer la fonction Enregistrer sur SharePoint et créer un réglage rapide, procédez comme suit.

  1. A l'aide des onglets de navigation supérieurs, cliquez sur Numérisation/Envoi numérique.

  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Numérisation vers SharePoint®.

    Remarque :

    Les réglages rapides sont des raccourcis auxquels vous pouvez accéder sur l'écran d'accueil de l'imprimante ou dans l'application Réglages rapides.

  3. Sélectionnez la case Activer la numérisation vers SharePoint®, puis cliquez sur Ajouter....

  4. Entrez le Nom du réglage rapide (par exemple, « Numérisation sur SharePoint ») et une Description du réglage rapide.

  5. Sélectionnez une Option de démarrage de réglage rapide pour déterminer ce qui se produit après la sélection d'un réglage rapide sur le panneau de commande de l'imprimante, puis cliquez sur le bouton Suivant.

  6. Pour ajouter le chemin d'accès au dossier SharePoint, procédez comme suit.

    1. Sur la page Destination SharePoint®, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la page Ajouter un chemin SharePoint®.

    2. Ouvrez une nouvelle fenêtre de navigateur, accédez au dossier SharePoint à utiliser, puis copiez le chemin du dossier SharePoint à partir de cette fenêtre de navigateur.

    3. Collez le chemin du dossier SharePoint dans le champ Chemin SharePoint® :.

    4. Par défaut, l'imprimante remplace un fichier existant et qui porte le même nom que le nouveau fichier. Désélectionnez l'option Remplacer les fichiers existants. Ainsi, la date/heure mise à jour sera ajoutée à un nouveau fichier portant le même nom que le fichier existant.

    5. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Paramètres d’authentification. Indiquez s'il est nécessaire d'ouvrir une session sur le site SharePoint en entrant des informations d'identification, ou de stocker les informations d'identification dans le Réglage rapide.

      Remarque :

      Si Utiliser les informations de connexion de l'utilisateur pour la connexion après la connexion au panneau de commande est sélectionné dans le menu déroulant Paramètres d'authentification, l'utilisateur connecté doit disposer d'autorisations en écriture sur le site SharePoint spécifié.

      Remarque :

      Pour des raisons de sécurité, l'imprimante n'affiche pas les informations d'identification entrées dans l'Assistant de réglage rapide.

    6. Cliquez sur OK pour valider la configuration du chemin SharePoint et revenir à la page Paramètres de destination SharePoint.

  7. Sélectionnez Vérifier l'accès au dossier avant le démarrage de la tâche pour vous assurer que le dossier SharePoint spécifié comme dossier de destination est accessible chaque fois que le réglage rapide est utilisé. Si cette option n'est pas sélectionnée, les tâches peuvent être enregistrées plus rapidement dans le dossier SharePoint. Cela dit, si cette option n'est pas sélectionnée et que le dossier SharePoint est inaccessible, la tâche échouera.

  8. Cliquez sur Suivant.

  9. Définissez une Condition à utiliser pour la notification : sur la page Notification. Ce paramètre configure le réglage rapide afin qu'il ne fournisse aucune notification, qu'il envoie des messages électroniques ou qu'il imprime une page de synthèse en cas de réussite ou d'échec d'une tâche. Dans le menu déroulant Condition à utiliser pour la notification :, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Sélectionnez Ne pas avertir pour que le réglage rapide ne fournisse aucune notification en cas de réussite ou d'échec d'une tâche.

    • Sélectionnez Notification lorsque la tâche est exécutée pour que le réglage rapide envoie une notification en cas de réussite de la tâche.

    • Sélectionnez Notification uniquement si échec de la tâche pour que le réglage rapide envoie une notification uniquement si la tâche échoue.

    Pour sélectionner Notification lorsque la tâche est exécutée ou Notification uniquement si échec de la tâche, la Méthode utilisée pour la notification : doit être définie. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Courrier électronique : utilisez cette option pour envoyer un courrier électronique lorsque la condition de notification sélectionnée survient. Cette option requiert la saisie d'une adresse électronique valide dans le champ Adresse électronique de notification :.

      Remarque :

      Pour utiliser la fonction de notification par courrier électronique, configurez d'abord la fonction d'e-mails sur l'imprimante.

    • Imprimer : utilisez cette option pour imprimer la notification lorsque la condition de notification sélectionnée survient.

    Remarque :

    Sélectionnez Inclure une miniature pour associer à l'option de notification une image miniature de la première page numérisée de la tâche.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Sélectionnez les options qui conviennent sur la page Paramètres de numérisation, puis cliquez sur Suivant. Pour plus d’informations, reportez-vous au tableau « Paramètres de numérisation pour la numérisation vers SharePoint® ».

  12. Sélectionnez les options qui conviennent sur la page Paramètres de fichier, puis cliquez sur Suivant. Pour plus d’informations, reportez-vous au tableau « Paramètres de fichier pour la numérisation vers SharePoint® ».

  13. Consultez le résumé des paramètres, puis cliquez sur le bouton Terminer pour enregistrer les réglages rapides ou cliquez sur le bouton Précédent pour modifier les paramètres.

Paramètres et options de numérisation des réglages rapides pour la numérisation vers SharePoint

Consultez les paramètres et options disponibles dans l'Assistant de réglage rapide lors de l'ajout, de la modification ou de la copie d'un réglage rapide de numérisation vers SharePoint.

Paramètres de numérisation pour la numérisation vers SharePoint

Fonction

Description

Format d'origine

Sélectionnez le format de page du document original.

Côtés de l'original

Précisez si le document original est recto ou recto-verso.

Optimiser le texte/l'image

Sélectionnez cette option pour optimiser la sortie d'un type de contenu particulier.

Orientation du contenu

Sélectionnez la façon dont le contenu du document original est placé sur la page : Portrait ou Paysage.

Nettoyage de l'arrière-plan

Sélectionnez une valeur pour supprimer les images très claires de l'arrière-plan ou une couleur d'arrière-plan claire.

Obscurité

Sélectionnez une valeur pour régler la luminosité du fichier.

Contraste

Sélectionnez une valeur pour régler le contraste du fichier.

Netteté

Sélectionnez une valeur pour régler la netteté du fichier.

Aperçu de l'image

Sélectionnez si un aperçu de la tâche est requis ou optionnel, ou désactivez l'aperçu.

Options de recadrage

Choisissez d'autoriser ou non un recadrage et sélectionnez le type d'option de recadrage.

Effacer les bords

Sélectionnez ce paramètre pour spécifier la largeur des marges à effacer, en pouces ou en millimètres, sur le recto et le verso d'une tâche.

Paramètres de fichier pour la numérisation vers SharePoint

Fonction

Description

Préfixe de nom de fichier

Définissez le préfixe du nom de fichier utilisé par défaut pour les fichiers à enregistrer.

Nom de fichier

Nom de fichier par défaut pour le fichier à enregistrer.

Cochez la case Modifiable par l'utilisateur pour rendre ce paramètre modifiable sur le panneau de commande de l'imprimante.

Suffixe de nom de fichier

Définissez le suffixe du nom de fichier utilisé par défaut pour les fichiers à enregistrer.

Dupliquer le suffixe du nom de fichier par défaut [nom de fichier]_AAAAMMJJH

Aperçu du nom de fichier

Entrez un nom de fichier, puis cliquez sur le bouton Actualiser l'aperçu.

Format de numérotation de fichier

Sélectionnez un format de nom de fichier pour une tâche divisée en plusieurs fichiers.

Ajoutez la numérotation lorsque le travail concerne un seul fichier (ex. _1–1)

Sélectionnez ce paramètre pour ajouter une numérotation à un nom de fichier lorsque le travail ne concerne qu'un seul fichier et non plusieurs.

Type de fichier

Sélectionnez le format du fichier pour une image numérisée.

Cochez la case Modifiable par l'utilisateur pour rendre ce paramètre modifiable sur le panneau de commande de l'imprimante.

Compression élevée (fichier plus petit)

Sélectionnez ce paramètre pour compresser le fichier numérisé, ce qui réduit la taille du fichier. Cependant, le processus de numérisation pour obtenir un fichier à compression élevée peut prendre plus de temps que pour un fichier avec une compression normale.

Chiffrement PDF

Si le fichier est de type PDF, cette option chiffre le fichier PDF de sortie. Un mot de passe doit être spécifié pour le chiffrement. Le même mot de passe devra être utilisé pour ouvrir le fichier. L'utilisateur est invité à saisir le mot de passe avant de numériser sa tâche s'il n'a défini aucun mot de passe avant de démarrer la numérisation.

Résolution

Définissez la résolution du fichier. Les images de résolution élevée comportent davantage de points par pouce (ppp), par conséquent, elles affichent davantage de détails. Les images de résolution réduite comportent moins de points par pouce et affichent moins de détails, mais la taille du fichier est plus petite.

Qualité et taille de fichier

Sélectionnez la qualité du fichier. Les images de qualité supérieure nécessitent une taille de fichier plus importante que les images de qualité inférieure, et leur envoi prend plus de temps.

Couleur/Noir

Précision sur l'impression des copies en couleur, en noir et gris ou en noir uniquement

Supprimer des pages blanches

Si l'option Supprimer des pages blanches est sélectionnée, les pages vierges seront ignorées.

Création de plusieurs fichiers

Sélectionnez ce paramètre pour numériser des pages dans des fichiers séparés en fonction d'un nombre maximal prédéterminé de pages par fichier.


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