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HP Enterprise MFP  - Scannen nach Office 365 konfigurieren

Einführung

Microsoft Office 365 Outlook ist ein cloudbasiertes E-Mail-System von Microsoft, das den SMTP-Server (Simple Mail Transfer Protocol) von Microsoft zum Senden oder Empfangen von E-Mails verwendet. Dieses Dokument enthält Schritte zum Konfigurieren eines HP LaserJet Enterprise- oder HP PageWide Enterprise-Multifunktionsdruckers mit FutureSmart Firmware-Version 3.4 und höher. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Scannen und Senden nach Office 365 einzurichten und zu konfigurieren.
Hinweis:
Die folgenden Schritte gelten nur für Benutzer mit Office 365-Konten.

Schritt 1: Konfigurieren von Zertifikaten für das Scannen nach Office 365

Methode 1: Beziehen des für die Validierung der SharePoint Online-Server benötigten Zertifikats

Schritt 1: Beziehen eines gültigen Zertifikats

  1. Öffnen Sie einen Browser, z. B. Internet Explorer.
  2. Öffnen Sie im Menü Extras die Option Internetoptionen.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Inhalte und dann Zertifikate aus.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen aus.
  5. Wählen Sie in der Spalte Ausgestellt fürBaltimore CyberTrust Root aus, und klicken Sie anschließend auf Exportieren.
    Abbildung : Exportieren von Zertifikaten aus Windows
  6. Klicken Sie im Zertifikatexport-Assistent auf Weiter.
  7. Wählen Sie die Option DER-codiert-binär X.509 (.CER) aus, und klicken Sie auf Weiter.
  8. Geben Sie den SharePoint-Zielpfad und -Dateinamen an, und klicken Sie auf Weiter.
  9. Klicken Sie auf Fertig stellen und danach auf OK.
Um die Datensicherheit im integrierten Web-Server (EWS) zu gewährleisten oder weitere Informationen zum Erstellen, Installieren oder Verwalten von Zertifikaten finden Sie unter HP Enterprise MFP – Installieren, Anzeigen und Verwalten von Zertifikaten zur Gewährleistung der Datensicherheit im integrierten HP Web-Server (EWS).

Schritt 2: Importieren des Zertifikats in den Drucker

  1. Rufen Sie die IP-Adresse des Druckers ab.
    1. Wählen Sie auf dem Startbildschirm des Druckerbedienfelds das Netzwerksymbol () aus.
    2. Suchen Sie auf dem Bildschirm „Anweisungen zum Verbinden“ (How to Connect) die IPv4-Adresse. Das ist die IP-Adresse des Druckers.
    3. Wählen Sie die Option Drucken aus.
  2. Öffnen Sie den integrierten Web-Server (EWS) für den Drucker.
    1. Öffnen Sie einen unterstützten Webbrowser, und geben Sie im Feld für die URL die IP-Adresse an. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste.
    2. Wählen Sie Laden dieser Website fortsetzen (nicht empfohlen) (Continue to this website (not recommended)) aus.
  3. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des Administrators an.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit (Security) aus, und wählen Sie anschließend im linken Bereich die Option Zertifikatsverwaltung (Certificate Management) aus.
  5. Wählen Sie im Bereich Identitätszertifikate installieren (Install Identity Certificates) die OptionIdentitätszertifikat importieren (Import Identity Certificate) aus.
  6. Klicken Sie auf Durchsuchen oder Datei auswählen, wählen Sie die exportierte Zertifikatsdatei aus, und klicken Sie dann auf Importieren (Import) oder Öffnen (Open).
  7. Klicken Sie auf Install (Installieren).
  8. Stellen Sie sicher, dass das Zertifikat Baltimore CyberTrust Root im Bereich Zertifikat (Certificate) angezeigt wird.
  9. Klicken Sie auf Übernehmen.

Methode 2: Deaktivieren der Servervalidierung bei „Scannen nach SharePoint“

Hinweis:
Diese Methode wird nicht empfohlen. Obwohl die gescannten Daten verschlüsselt gesendet werden, findet keine Überprüfung statt, ob der Server, der die Scans empfängt, tatsächlich der gewünschte Server ist. Diese Methode sollte nur vorübergehend verwendet werden, bis das richtige Zertifikat geladen werden kann.
  1. Rufen Sie die IP-Adresse des Druckers ab.
    1. Wählen Sie auf dem Startbildschirm des Druckerbedienfelds das Netzwerksymbol () aus.
    2. Suchen Sie auf dem Bildschirm „Anweisungen zum Verbinden“ (How to Connect) die IPv4-Adresse. Das ist die IP-Adresse des Druckers.
    3. Wählen Sie die Option Drucken aus.
  2. Öffnen Sie den integrierten Web-Server (EWS) für den Drucker.
    1. Öffnen Sie einen unterstützten Webbrowser, und geben Sie im Feld für die URL die IP-Adresse an. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste.
    2. Wählen Sie Laden dieser Website fortsetzen (nicht empfohlen) (Continue to this website (not recommended)) aus.
  3. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des Administrators an.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Scannen/Digital Send (Scan/Digital Send) und anschließend im Bereich links Scannen nach SharePoint (Scan to SharePoint) aus.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Scannen nach SharePoint“ aktivieren (Enable Scan to SharePoint).
  6. Deaktivieren Sie unter Einstellungen (Settings) das Kontrollkästchen Zertifikate für ausgehende Serververbindungen prüfen (Validate certificates for outgoing server connections).
  7. Klicken Sie auf Übernehmen.

Schritt 2: Konfigurieren des Servers zum Versenden von E-Mails von Office 365 Outlook

Hinweis:
Um die folgenden Schritte auszuführen, müssen Sie über eine Office 365-E-Mail-Adresse verfügen.
  1. Rufen Sie die IP-Adresse des Druckers ab.
    1. Wählen Sie auf dem Startbildschirm des Druckerbedienfelds das Netzwerksymbol () aus.
    2. Suchen Sie auf dem Bildschirm „Anweisungen zum Verbinden“ (How to Connect) die IPv4-Adresse. Das ist die IP-Adresse des Druckers.
    3. Wählen Sie die Option Drucken aus.
  2. Öffnen Sie den integrierten Web-Server (EWS) für den Drucker.
    1. Öffnen Sie einen unterstützten Webbrowser, und geben Sie im Feld für die URL die IP-Adresse an. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste.
    2. Wählen Sie Laden dieser Website fortsetzen (nicht empfohlen) (Continue to this website (not recommended)) aus.
  3. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des Administrators an.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Netzwerk (Networking) aus, und wählen Sie anschließend im Bereich links die Option TCP/IP-Einstellungen (TCP/IP Settings) aus.
  5. Wählen Sie im Bereich „TCP/IP-Einstellungen“ (TCP/IP Settings) die Registerkarte Netzwerkidentifikation (Network Identification) aus.
  6. Legen Sie den Domänennamen bzw. DNS-Suffixe fest.
    • Wenn das Domänennamensuffix nicht eingerichtet ist, verwenden Sie die IP-Adresse im Bereich „TCP/IP-Domänensuffix“ (TCP/IP Domain Suffix).
    • Wenn DNS im Netzwerk erforderlich ist, stellen Sie sicher, dass das Suffix für den E-Mail-Client im Bereich „TCP/IP-Domänensuffix“ (TCP/IP Domain Suffix) aufgeführt ist (DNS-Suffixe haben ein ähnliches Format wie Gmail.com oder companyname.com usw.).
  7. Klicken Sie auf Übernehmen.

Schritt 3: Konfigurieren des Sendens/Scannens an E-Mail mit Office 365 Outlook

Hinweis:
Um die folgenden Schritte auszuführen, müssen Sie über eine Office 365-E-Mail-Adresse verfügen.
  1. Rufen Sie die IP-Adresse des Druckers ab.
    1. Wählen Sie auf dem Startbildschirm des Druckerbedienfelds das Netzwerksymbol () aus.
    2. Suchen Sie auf dem Bildschirm „Anweisungen zum Verbinden“ (How to Connect) die IPv4-Adresse. Das ist die IP-Adresse des Druckers.
    3. Wählen Sie die Option Drucken aus.
  2. Öffnen Sie den integrierten Web-Server (EWS) für den Drucker.
    1. Öffnen Sie einen unterstützten Webbrowser, und geben Sie im Feld für die URL die IP-Adresse an. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste.
    2. Wählen Sie Laden dieser Website fortsetzen (nicht empfohlen) (Continue to this website (not recommended)) aus.
  3. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des Administrators an.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Scannen/Digital Send (Scan/Digital Send) aus, und wählen Sie anschließend im Bereich links E-Mail-Einrichtung (E-Mail Setup) aus.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „An E-Mail senden“ aktivieren (Enable Send to E-Mail).
    Hinweis:
    Wenn dieses Kontrollkästchen nicht verfügbar ist, ist die Funktion auf dem Bedienfeld des Druckers nicht verfügbar.
  6. Klicken Sie unter Server für ausgehende E-Mails (SMTP) (Outgoing E-Mail Servers (SMTP)) auf Hinzufügen (Add), um den SMTP-Assistenten zu starten.
  7. Geben Sie im Feld Ich kenne Adresse/Hostnamen des SMTP-Servers (I know my SMTP address or host name) die Adresse smtp.office365.com an, und klicken Sie auf Weiter (Continue).
  8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SMTP-SSL-Protokoll aktivieren (Enable SMTP SSL Protocol), tippen Sie 587 in das Feld Portnummer (Port number), und klicken Sie dann auf Weiter (Continue)
    Hinweis:
    Bei einigen Servern treten Probleme beim Senden und Empfangen von mehr als 5 MB großen E-Mails auf. Dies kann vermieden werden, indem Sie eine Zahl in das Feld Teilen von E-Mails mit einer Größe über (MB) (Split e-mails if larger than (MB)) eingeben.
  9. Legen Sie die Serverauthentifizierungsanforderungen für Server für ausgehende E-Mails (SMTP) fest.
    1. Wählen Sie die Option Server erfordert Authentifizierung (Server requires authentication) aus.
    2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Immer diese Anmeldedaten verwenden (Always use these credentials) aus.
    3. Geben Sie im Feld Benutzername: (Username:) die E-Mail-Adresse an, die mit dem Office 365-Konto verknüpft ist.
    4. Geben Sie im Feld Kennwort: (Password:) das Kennwort an, das mit dem Office 365-Konto verknüpft ist.
    5. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Legen Sie die Servernutzungsoptionen für Server für ausgehende E-Mails (SMTP) fest.
    1. Wählen Sie die Option E-Mail: Gescannte Dokumente und Jobstatusbenachrichtigungen senden (E-mail: Send scanned documents and job status notifications) aus.
    2. Wählen Sie alle anderen gewünschten Optionen und dann Weiter (Next) aus.
  11. Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse an, und klicken Sie auf Testen (Test), um eine Test-E-Mail an das E-Mail-Konto von Office 365 zu senden.
  12. Stellen Sie sicher, dass alle Einstellungen korrekt sind, und klicken Sie auf Fertig stellen (Finish).
  13. Scrollen Sie auf der Seite nach unten, und klicken Sie auf Übernehmen.


Land/Region: Flag Deutschland

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