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HP LaserJet Enterprise MFP, HP PageWide Enterprise MFP: Configuración de la función Escanear a carpeta de red

Obtenga información sobre cómo configurar la función Escanear a carpeta de red.

Nota:

Los pasos varían en función del tipo de panel de control.

Paneles de control
Versión del firmware	Paneles de control
FutureSmart 3
FutureSmart 4 o 5

FutureSmart 3

Siga estos pasos para FutureSmart 3.

Introducción

En este documento se describe el proceso de activación y configuración de la función Escanear a carpeta de red. La impresora incorpora una función que le permite escanear un documento y guardarlo en una carpeta de red. Para usar esta función de escaneo, la impresora debe estar conectada a una red; no obstante, la función no estará disponible hasta que se haya configurado. Existen dos métodos para configurar la función Escanear a carpeta de red: el Asistente de configuración rápida de almacenamiento en carpetas de red para uso básico y Configuración del almacenamiento en carpetas de red para uso avanzado.

Antes de empezar

Revise la información siguiente antes de configurar la función de Escanear a carpeta de red.

Nota:

Para configurar la función Escanear a carpeta de red, la impresora debe tener una conexión de red activa.

Los administradores necesitan los siguientes elementos antes de iniciar el proceso de configuración.

Acceso administrativo a la impresora
El nombre de dominio completo (FQDN) (p. ej., \\nombredeservidor.us.nombredelaempresa.net\escaneos) de la carpeta de destino O la dirección IP del servidor (p. ej., \\16.88.20.20\escaneos).

Nota:
El uso del término "servidor" en este contexto se refiere al ordenador que alberga la carpeta compartida.

Nota:

La carpeta de red debe estar configurada como carpeta compartida para que la función Escanear a carpeta de red funcione. Para obtener más información sobre la configuración de carpetas compartidas, consulte Configuración de una carpeta compartida (c04431534).

Vea un vídeo demostrativo sobre cómo configurar la función Escanear a carpeta de red en impresoras FutureSmart 3.

Configuración de Almacenamiento en carpetas de red

Utilice uno de los siguientes métodos para configurar la función de Guardar en carpeta de red.

Método 1: Usar el Asistente de almacenamiento en carpetas de red

Esta opción abre el asistente de configuración disponible en el servidor web incorporado de HP (EWS) de la impresora. El asistente de configuración dispone de diferentes opciones para la configuración básica del producto.

Nota:

Antes de empezar: Para mostrar la dirección IP o el nombre de host de la impresora, toque el botón Red en el panel de control de la impresora. Introduzca la dirección IP en un navegador web para abrir el EWS.

Haga clic en la ficha Escaneado/Envío digital. Se abre el cuadro de diálogo Asistente de configuración rápida de correo electrónico y almacenamiento en carpetas de red.
Haga clic en el enlace Asistente de conjuntos rápidos para Almacenamiento en carpetas de red.
En el cuadro de diálogo Agregar o eliminar un conjunto rápido para almacenamiento en carpetas de red, haga clic en Agregar.

Nota:
Los conjuntos rápidos son métodos abreviados de trabajos a los que se accede en la pantalla de inicio de la impresora o en la aplicación Conjuntos rápidos.

Nota:
Es posible efectuar una configuración básica de la función Almacenamiento en carpetas de red sin crear un conjunto rápido. No obstante, sin el conjunto rápido, los usuarios deberán especificar los datos de la carpeta de destino en el panel de control cada vez que realicen un trabajo de escaneo. Es necesaria una configuración rápida para incluir los metadatos de Almacenamiento en carpetas de red.
En el cuadro de diálogo Añadir conjunto rápido de carpeta, complete la información siguiente:
1. En el área Título del conjunto rápido, escriba un título.
  
  Nota:
  Elija para el conjunto rápido un nombre claro e inmediato para los usuarios (p. ej., "Escanear y guardar en una carpeta").
2. En el menú desplegable Ubicación del botón, seleccione una de las opciones siguientes para indicar dónde aparecerá el botón Conjunto rápido en el panel de control del producto:
  - Aplicación de configuraciones rápidas
  - Pantalla de inicio
3. En el campo Descripción de conjunto rápido, introduzca una descripción para explicar lo que guardará el conjunto rápido.
4. Haga clic en Siguiente.
En el cuadro de diálogo Configurar carpeta de destino, complete la información siguiente:
1. En el campo Ruta de carpeta UNC, escriba la ruta de la carpeta en la que se guardará el escaneo.
  
  La ruta de la carpeta puede ser el nombre de dominio completo (FQDN) o la dirección IP del servidor. Asegúrese de que la ruta de la carpeta (p. ej., \escaneos) está escrita como FQDN o como dirección IP.
  
  Ejemplo de FQDN: \\nombredelservidor.es.nombredelaempresa.net\scans
  
  Ejemplo de dirección IP: \\16.88.20.20\scans
  
  Nota:
  El FQDN es más fiable que la dirección IP. Si el servidor obtiene la dirección IP mediante el protocolo DHCP, la dirección IP puede cambiar. Sin embargo, la conexión con una dirección IP puede ser más rápida porque la impresora no necesita recurrir al DNS para localizar el servidor de destino.
2. En la lista desplegable Configuración de autenticación, seleccione una de estas opciones:
  - Utilizar credenciales de usuario para realizar la conexión después de registrarse en el panel de control.
  - Usar siempre estas credenciales
    
    Nota:
    Si se selecciona Usar siempre estas credenciales, es necesario introducir un nombre de usuario y una contraseña en los campos correspondientes, y es preciso verificar que la impresora puede acceder a la carpeta haciendo clic en Verificar acceso.
3. En el área Dominio de Windows, escriba el dominio de Windows.
  
  Nota:
  Para localizar el dominio de Windows en Windows 7, haga clic en Inicio, Panel de control y Sistema.
  
  Para localizar el dominio de Windows en Windows 8, haga clic en Buscar, introduzca Sistema en el cuadro de búsqueda y, a continuación, haga clic en Sistema.
  
  El dominio aparece indicado en Configuración de nombre, dominio y grupo de trabajo del equipo.
4. Haga clic en Siguiente.
En el cuadro de diálogo Configurar valores de escaneado de archivos, establezca las preferencias de escaneo predeterminadas para el conjunto rápido y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Revise el cuadro de diálogo Resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar.
En el cuadro de diálogo Configuración del almacenamiento en carpetas de red, repase la configuración seleccionada y, a continuación, haga clic en Finalizar para completar la configuración.

Método 2. Usar la Configuración del escaneo a carpetas de red

Esta opción permite la configuración avanzada de la función Almacenamiento en carpetas de red utilizando el servidor web incorporado de HP (EWS) de la impresora.

Nota:

Paso 1: Iniciar la configuración

Siga estos pasos para iniciar la configuración de la función Escanear a carpeta de red.

Haga clic en la ficha Escaneado/Envío digital.
En el menú de navegación izquierdo, haga clic en el enlace Configuración del almacenamiento en carpetas de red.

Paso 2: Configurar los ajustes de la función Guardar en carpeta de red

Configure los ajustes de la función Guardar en carpeta de red como se indica.

Inicio del asistente para conjuntos rápidos

Siga estos pasos para acceder al asistente para conjuntos rápidos e iniciarlo.

En el cuadro de diálogo Configuración del almacenamiento en carpetas de red, seleccione la casilla de verificación Activar almacenamiento en carpetas de red. Si esta casilla no está marcada, la función no estará disponible en el panel de control de la impresora.
En el área Conjuntos rápidos, haga clic en Agregar. Se abre el Asistente de conjuntos rápidos.

Nota:
Los conjuntos rápidos son métodos abreviados de trabajos a los que se accede en la pantalla de inicio de la impresora o en la aplicación Conjuntos rápidos.

Nota:
Es posible efectuar una configuración básica de la función Almacenamiento en carpetas de red sin crear un conjunto rápido. No obstante, sin el conjunto rápido, los usuarios deberán especificar los datos de la carpeta de destino en el panel de control cada vez que realicen un trabajo de escaneo. Es necesaria una configuración rápida para incluir los metadatos de Almacenamiento en carpetas de red.

Complete todos los cuadros de diálogo del Asistente de conjuntos rápidos para configurar íntegramente la función Almacenamiento en carpetas de red.

Cuadro de diálogo 1: Configure la ubicación de botón del conjunto rápido y las opciones para la interacción del usuario en el panel de control

Utilice este cuadro de diálogo para configurar dónde aparecerá el botón Conjunto rápido en el panel de control de la impresora y para configurar el nivel de interacción del usuario en el panel de control de la impresora.

En el área Título del conjunto rápido, escriba un título.

Nota:
Elija para el conjunto rápido un nombre claro e inmediato para los usuarios (p. ej., "Escanear y guardar en una carpeta").
En la lista Ubicación del botón, seleccione una de las siguientes opciones para indicar dónde aparecerá el botón Conjunto rápido en el panel de control del producto:
- Aplicación de configuraciones rápidas
- Pantalla de inicio
En el campo Descripción de conjunto rápido, introduzca una descripción para explicar lo que guardará el conjunto rápido.
En la lista Opción de inicio de conjunto rápido, seleccione una de estas opciones:
- Opción 1: Introducir aplicación y el usuario pulsa Iniciar
- Opción 2: Iniciar instantáneamente tras la selección
  
  En Solicitud de caras originales, seleccione una de estas opciones:
  - Usar el valor predeterminado de la aplicación
  - Solicitar caras originales
  Nota:
  Si está seleccionada la opción Iniciar instantáneamente tras la selección, es preciso introducir la carpeta de destino en el paso siguiente.
Haga clic en Siguiente.

Cuadro de diálogo 2: Configuración de carpeta

Utilice el cuadro de diálogo Configuración de carpeta para configurar los tipos de carpeta a los que la impresora envía documentos escaneados.

Existen dos tipos de carpetas de destino:

Carpetas compartidas o carpetas FTP
Carpetas compartidas personales

Existen dos tipos de permisos de carpeta:

Con acceso de lectura y escritura
Con acceso de solo escritura

La información siguiente describe cómo realizar la configuración de carpeta.

Ejemplo del cuadro de diálogo Configuración de carpeta

Configure la carpeta de destino para los documentos escaneados

Utilice una de las opciones siguientes para configurar la carpeta de destino.

Opción 1: Carpetas compartidas o carpetas FTP

Para guardar documentos escaneados en carpetas compartidas o en carpetas FTP, siga estos pasos:

Si no está seleccionada aún, seleccione la opción Guardar en carpetas compartidas o carpetas FTP.
Haga clic en Agregar.... Se abre el cuadro de diálogo Agregar ruta de carpeta de red.
En cuadro de diálogo Agregar ruta de carpeta de red, seleccione una de las siguientes opciones:
- Opción 1: Almacenamiento en una carpeta de red compartida estándar
  
  Nota:
  Para obtener más información sobre la creación de carpetas de red compartidas, consulte Configuración de una carpeta compartida (c04431534).
  1. Si no está seleccionada aún, seleccione la opción Guardar en una carpeta de red compartida estándar.
  2. En el área Ruta de carpeta UNC, escriba una ruta de carpeta.
    
    La ruta de la carpeta puede ser el nombre de dominio completo (FQDN) o la dirección IP del servidor. Asegúrese de que la ruta de la carpeta (p. ej., \escaneos) está escrita como FQDN o como dirección IP.
    
    Ejemplo de FQDN: \\nombredelservidor.es.nombredelaempresa.net\scans
    
    Ejemplo de dirección IP: \\16.88.20.20\scans
    
    Nota:
    El FQDN es más fiable que la dirección IP. Si el servidor obtiene la dirección IP mediante el protocolo DHCP, la dirección IP puede cambiar. Sin embargo, la conexión con una dirección IP puede ser más rápida porque la impresora no necesita recurrir al DNS para localizar el servidor de destino.
  3. Para crear automáticamente una subcarpeta para documentos escaneados en la carpeta de destino, seleccione un formato para el nombre de subcarpeta de la lista Subcarpeta personalizada.
    
    Para restringir el acceso a la subcarpeta al usuario que crea el trabajo de escaneo, seleccione Restringir al usuario el acceso a la subcarpeta.
  4. Para ver la ruta de carpeta completa para los documentos escaneados, haga clic en Actualizar vista preliminar.
  5. En la lista, Configuración de autenticación, seleccione una de estas opciones:
    Utilizar credenciales de usuario para realizar la conexión después de registrarse en el panel de control.
    
    Usar siempre estas credenciales
    
    Nota:
    Si está seleccionada la opción Usar siempre estas credenciales, será necesario introducir un nombre de usuario y una contraseña en los campos correspondientes.
  6. En el área Dominio de Windows, escriba el dominio de Windows.
    
    Nota:
    Para localizar el dominio de Windows en Windows 7, haga clic en Inicio, Panel de control y Sistema.
    
    Para localizar el dominio de Windows en Windows 8, haga clic en Buscar, introduzca Sistema en el cuadro de búsqueda y, a continuación, haga clic en Sistema.
    
    El dominio aparece indicado en Configuración de nombre, dominio y grupo de trabajo del equipo.
    
    Nota:
    Si todos los usuarios podrán acceder a la carpeta compartida, es necesario que se rellenen los campos correspondientes al nombre del grupo de trabajo (el predeterminado es "Workgroup"), el nombre de usuario y la contraseña. No obstante, si la carpeta se encuentra dentro de las carpetas particulares de un usuario, no en Público, deberán utilizarse el nombre y la contraseña de dicho usuario.
    
    Nota:
    Se necesitará la dirección IP, no el nombre del equipo. Muchos routers domésticos no funcionan adecuadamente con los nombres de los equipos, y no hay DNS. En este caso, lo mejor es configurar una dirección IP estática en el PC compartido para evitar el problema que generaría el protocolo DHCP al asignar una nueva dirección IP. En un router doméstico, esto suele llevarse a cabo mediante la configuración de una dirección IP estática que se encuentre dentro de la misma subred, aunque fuera del rango de direcciones DHCP.
  7. Haga clic en Aceptar.
- Opción 2: Almacenamiento en un servidor FTP
  
  Nota:
  Si el sitio FTP se encuentra fuera del firewall, deberá especificar un servidor proxy en la configuración de la red. Esta configuración se encuentra en la ficha Redes de EWS, dentro de las opciones Avanzadas.
  1. Seleccione Guardar en un servidor FTP.
  2. En el campo Servidor FTP, escriba el nombre del servidor FTP o la dirección IP.
  3. En el área Puerto, escriba el número de puerto.
    
    Nota:
    En la mayoría de los casos no es necesario cambiar el número del puerto predeterminado.
  4. Para crear automáticamente una subcarpeta para documentos escaneados en la carpeta de destino, seleccione un formato para el nombre de subcarpeta de la lista Subcarpeta personalizada.
  5. Para ver la ruta de carpeta completa para los documentos escaneados, haga clic en Actualizar vista preliminar.
  6. En la lista Modo de transferencia FTP, seleccione una de estas opciones:
    Pasivo
    
    Activo
  7. Escriba el nombre del usuario el campo Nombre de usuario.
  8. Introduzca la contraseña en el campo Contraseña.
  9. Haga clic en Verificar acceso para confirmar que se puede acceder al destino.
  10. Haga clic en Aceptar.

Opción 2: Carpetas compartidas personales

Para guardar documentos escaneados en una carpeta compartida personal, realice estos pasos:

Nota:

Utilice esta opción en entornos de dominios en los que el administrador configure una carpeta compartida para cada usuario. Si la función Guardar en una carpeta compartida personal está configurada, los usuarios deberán registrarse en el panel de control de la impresora utilizando las credenciales de Windows o la autenticación LDAP.

Seleccione Guardar en una carpeta compartida personal.
En el área Recuperar la carpeta principal del usuario del dispositivo utilizando este atributo, escriba la carpeta principal del usuario en Microsoft Active Directory.

Nota:
Compruebe que el usuario conozca la ubicación en la red de su carpeta principal.
Para agregar una subcarpeta con el nombre de usuario al final de la ruta de la carpeta, seleccione Crear subcarpeta basada en nombre de usuario.

Para restringir el acceso a la subcarpeta al usuario que crea el trabajo de escaneo, seleccione Restringir al usuario el acceso a la subcarpeta.

Seleccione los permisos de la carpeta de destino

Seleccione una de las siguientes opciones para configurar los permisos de la carpeta de destino.

Opción 1: Con acceso de lectura y escritura

Para enviar documentos escaneados a una carpeta configurada para acceso de lectura y escritura, siga los siguientes pasos:

Nota:

Enviar solo a carpetas con acceso de lectura y escritura admite verificación de carpetas y notificación de trabajos

Si no está seleccionada aún, seleccione la opción Enviar solo a carpetas con acceso de lectura y escritura.
Para hacer que la impresora verifique el acceso a la carpeta antes de comenzar un trabajo de escaneo, seleccione Verificar acceso a carpeta antes del inicio del trabajo.

Nota:
Los trabajos de escaneo se efectúan más rápidamente si la opción Verificar acceso a carpeta antes del inicio del trabajo no está seleccionada; no obstante, si la carpeta no está disponible, el trabajo de escáner fallará.
Haga clic en Siguiente.

Opción 2: Con acceso de solo escritura

Para enviar documentos escaneados a una carpeta configurada para acceso de solo escritura, realice estos pasos:

Nota:

Permitir el envío a carpetas con solo acceso de escritura no admite verificación de carpetas ni notificación de trabajos

Nota:

Si esta opción está seleccionada, la impresora no podrá aumentar el nombre de archivo del escaneo. Envía el mismo nombre de archivo a todos los escaneados.

Seleccione un prefijo o un sufijo de carácter temporal para el nombre del archivo escaneado, de modo que cada uno se guarde como archivo único y no se sobrescriban archivos anteriores. Este nombre de archivo queda determinado por los datos indicados en el cuadro de diálogo Configuración de archivo del Asistente de conjuntos rápidos.

Seleccione Permitir el envío a carpetas con solo acceso de escritura.
Haga clic en Siguiente.

Cuadro de diálogo 3: Configuración de notificación

Obtenga más información sobre cómo configurar los ajustes de notificación.

En el cuadro de diálogo Configuración de notificación, realice una de estas tareas:

Nota:
Para enviar correos electrónicos de notificación, la impresora debe estar configurada para usar un servidor SMTP para el envío de trabajos de correo electrónico. Para obtener más información sobre cómo configurar el servidor SMTP para enviar mensajes de correo electrónico, consulte Configuración de la función Escanear a correo electrónico (c05523998).
- Opción 1: No notificar
  1. Seleccione No notificar.
  2. Para solicitar al usuario que revise su configuración de notificación, seleccione Avisar al usuario antes de iniciar un trabajo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Opción 2: Notificar al completar el trabajo
  1. Seleccione Notificar al completar trabajo.
  2. Seleccione el método empleado para transmitir la notificación en la lista Método utilizado para entregar notificación.
    
    Si el método de notificación seleccionado es Correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico de notificación.
  3. Para incluir en la notificación una miniatura de la primera página escaneada, seleccione Incluir miniatura.
  4. Para solicitar al usuario que revise su configuración de notificación, seleccione Avisar al usuario antes de iniciar un trabajo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Opción 3. Notificar solo si el trabajo falla
  1. Seleccione Notificar si el trabajo falla.
  2. Seleccione el método empleado para transmitir la notificación en la lista Método utilizado para entregar notificación.
    
    Si el método de notificación seleccionado es Correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico de notificación.
  3. Para incluir en la notificación una miniatura de la primera página escaneada, seleccione Incluir miniatura.
  4. Para solicitar al usuario que revise su configuración de notificación, seleccione Avisar al usuario antes de iniciar un trabajo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Cuadro de diálogo 4: Ajustes de escaneado

Obtenga más información sobre los ajustes de escaneado.

En el cuadro de diálogo Configuración de escaneo, establezca las preferencias de escaneo predeterminadas para el conjunto rápido y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Ajustes y descripciones de escaneado
Característica	Descripción
Tamaño original	Especifique el tamaño de página del documento original.
Caras originales	Seleccione si el documento original está a una cara o a dos.
Optimizar texto/imagen	Seleccione para optimizar para la salida de un tipo concreto de contenido, o seleccione Ajuste manual.
Optimizar para	Este ajuste solo está disponible cuando Optimizar texto/imagen se establece como Ajuste manual. Seleccione un valor de ajuste manual.
Orientación del contenido	Seleccione el modo en que el contenido del documento original se coloca en la página: Vertical u Horizontal, o seleccione Detección automática.
Formato de 2 caras	Esta configuración no está disponible cuando Orientación de contenido se establece como Detección automática. Selecciónela para describir la encuadernación de la página para especificar si la cara posterior de la página está al revés o al derecho.
Limpieza de fondo	Seleccione un valor para eliminar las imágenes tenues del fondo o para eliminar el color de fondo claro.
Oscuridad	Seleccione un valor para ajustar la oscuridad del archivo.
Contraste	Seleccione un valor para ajustar el contraste del archivo.
Nitidez	Seleccione un valor para ajustar la nitidez del archivo.
Vista previa de la imagen	Seleccione si la vista previa del trabajo se muestra siempre, se ofrece opcionalmente, o se desactiva.
Opciones de recorte	Seleccione si se permite o no recortar un trabajo, así como el tipo de opción de recorte.
Creación de trabajo	Utilice esta configuración para combinar varios conjuntos de documentos originales en un solo adjunto de correo electrónico. Utilícela también para escanear un documento original que tenga más páginas de las que caben al mismo tiempo en el alimentador de documentos.
Tono automático	Seleccione esta configuración para poner en automático las configuraciones Oscuridad, Contraste y Limpieza de fondo, lo que hará que estas configuraciones dejen de estar disponibles en esta página.
Detección de alimentación múltiple	Seleccione esta configuración para activar la detección de trabajos con alimentación múltiple.
Borrar bordes	Seleccione esta configuración para especificar la anchura de márgenes de los bordes que se borrarán, en pulgadas o en milímetros, para las partes frontal y trasera de un trabajo.

Cuadro de diálogo 5: Configuración de archivo

Obtenga información sobre los ajustes de archivos.

En el cuadro de diálogo Configuración de archivo, seleccione los parámetros predeterminados de la configuración rápida y luego haga clic en Siguiente.

Ajustes y descripciones de archivos
Característica	Descripción
Prefijo del nombre de archivo	Establezca el prefijo del nombre de archivo predeterminado para los archivos que se guarden en una carpeta de red.
Nombre de archivo predeterminado	Nombre de archivo predeterminado del archivo que se va a guardar. Seleccione la casilla de verificación Editable por el usuario para que esta opción de configuración se pueda editar en el panel de control de la impresora.
Sufijo del nombre de archivo	Establezca el sufijo del nombre de archivo predeterminado para los archivos que se guarden en una carpeta de red.
Formato de número de archivo	Seleccione un formato de número de archivo para cuando el trabajo esté dividido en varios archivos.
Tipo de archivo predeterminado	Seleccione el formato del archivo que se guarda. Seleccione la casilla de verificación Editable por el usuario para que esta opción de configuración se pueda editar en el panel de control de la impresora.
Vista previa de nombre del archivo	Introduzca un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en el botón Actualizar vista previa.
Preferencia de color predeterminada	Seleccione si el archivo es en blanco y negro o en color.
Calidad de salida predeterminada	Seleccione la calidad del archivo. Las imágenes de alta calidad requieren un mayor tamaño de archivo que las de baja calidad, y enviarlas lleva más tiempo.
Resolución predeterminada	Establezca la resolución del archivo. Las imágenes de mayor resolución tienen más puntos por pulgada (ppp) y, por lo tanto, muestran más detalles. Las imágenes de menor resolución tienen menos puntos por pulgada y muestran menos detalles, pero el tamaño del archivo es menor.
Compresión	Especifique si el archivo usa una compresión Normal o Alta al guardar un documento escaneado como archivo PDF o XPS. Si la compresión se establece como Alta, el archivo escaneado será más pequeño, pero el proceso de escaneado puede llevar más tiempo que con la compresión Normal.
Compresión TIFF negro	Seleccione el algoritmo de compresión TIFF negro que se utilizará en la compresión del archivo TIFF que se genere.
Compresión TIFF color/escala de grises	Seleccione el algoritmo de compresión TIFF color/escala de grises que se utilizará para comprimir el archivo TIFF que se genere.
Cifrado de PDF	Si el tipo de archivo es PDF, esta opción cifra el archivo PDF de salida. Es preciso especificar una contraseña como parte del cifrado. La misma contraseña debe utilizarse para abrir el archivo. Se le solicitará al usuario que introduzca una contraseña antes de escanear el trabajo si no lo ha hecho antes de pulsar el botón de inicio.
Desactivar los archivos de tipo OCR	Seleccione esta configuración para impedir que los tipos de archivo OCR estén disponibles en el panel de control del producto.
Activar supresión de páginas en blanco	Si la opción Activar supresión de páginas en blanco está activada, se ignorarán las páginas que estén en blanco.

Cuadro de diálogo 6: Resumen

Revise el resumen de la configuración de Escanear a red.

En el cuadro de diálogo Resumen, repase el cuadro de diálogo Resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Paso 3: Completar la configuración

Complete la configuración de Guardar en carpeta de red de la siguiente manera:

En el cuadro de diálogo Guardar en carpeta de red, revise los ajustes seleccionados y, a continuación, haga clic en Aplicar para completar la configuración.

FutureSmart 4 o 5

Siga estos pasos para FutureSmart 4 o 5.

Introducción

Existen dos métodos para configurar Escaneo a carpetas de red: el Asistente de configuración de almacenamiento en carpetas de red, para la configuración básica, y la Configuración del almacenamiento en carpetas de red para la configuración avanzada.

Configurar Escanear a carpeta en red en multifunciones HP Enterprise con FutureSmart 4

Descubra cómo configurar Escanear a carpeta en red en multifunciones HP Enterprise con FutureSmart 4.

Antes de empezar

Tenga los siguientes artículos disponibles antes de configurar la función Escanear a red.

Nota:

Para configurar la función Escanear a carpeta de red, la impresora debe tener una conexión de red activa.

Los administradores necesitan los siguientes elementos antes de iniciar el proceso de configuración.

Acceso administrativo a la impresora.
El nombre de dominio completo (FQDN) (p. ej., \\nombredeservidor.us.nombredelaempresa.net\escaneos) de la carpeta de destino O la dirección IP del servidor (p. ej., \\16.88.20.20\escaneos).

Nota:
El uso del término "servidor" en este contexto se refiere al ordenador que alberga la carpeta compartida.

Configuración de la función Escanear a carpeta de red

Siga uno de estos métodos para configurar la función de Escanear a carpeta de red.

Método 1: Usar el Asistente de escaneo a carpetas de red

Use esta opción para la configuración básica de la función Guardar en carpeta en el asistente de Escanear a carpeta de red.

Nota:

Antes de empezar: Para mostrar la dirección IP o el nombre de host, toque el icono Información y, a continuación, toque el icono Red en el panel de control de la impresora. Introduzca la dirección IP en un navegador web para abrir el EWS.

En las fichas de navegación superiores del EWS, haga clic en la ficha Escaneo/Envío digital. Se abre el cuadro de diálogo Asistentes de configuración rápida de correo electrónico y de escaneo a carpetas de red.
En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Asistentes de configuración rápida de correo electrónico y de escaneo a carpetas de red.
Haga clic en el enlace Asistente de conjuntos rápidos para Almacenamiento en carpetas de red.
En el cuadro de diálogo Agregar o eliminar un conjunto rápido para almacenamiento en carpetas de red, haga clic en Agregar.

Nota:
Los conjuntos rápidos son métodos abreviados de trabajos a los que se accede en la pantalla de inicio de la impresora o en la aplicación Conjuntos rápidos.

Nota:
Es posible efectuar una configuración básica de la función Almacenamiento en carpetas de red sin crear un conjunto rápido. No obstante, sin el conjunto rápido, los usuarios deberán especificar los datos de la carpeta de destino en el panel de control cada vez que realicen un trabajo de escaneo. Es necesaria una configuración rápida para incluir los metadatos de Almacenamiento en carpetas de red.
En el cuadro de diálogo Añadir conjunto rápido de carpeta, complete la información siguiente:
1. En el área Título del conjunto rápido, escriba un título.
  
  Nota:
  Elija para el conjunto rápido un nombre claro e inmediato para los usuarios (p. ej., "Escanear y guardar en una carpeta").
2. En el campo Descripción de conjunto rápido, introduzca una descripción para explicar lo que guardará el conjunto rápido.
3. Haga clic en Siguiente.
En el cuadro de diálogo Configurar carpeta de destino, complete la información siguiente:
1. En el campo Ruta de carpeta UNC, escriba la ruta de la carpeta en la que se guardará el escaneo.
  
  La ruta de la carpeta puede ser el nombre de dominio completo (FQDN) o la dirección IP del servidor. Asegúrese de que la ruta de la carpeta (p. ej., \escaneos) está escrita como FQDN o como dirección IP.
  
  Ejemplo de FQDN: \\nombredelservidor.es.nombredelaempresa.net\scans
  
  Ejemplo de dirección IP: \\16.88.20.20\scans
  
  Nota:
  El FQDN es más fiable que la dirección IP. Si el servidor obtiene la dirección IP mediante el protocolo DHCP, la dirección IP puede cambiar. Sin embargo, la conexión con una dirección IP puede ser más rápida porque la impresora no necesita recurrir al DNS para localizar el servidor de destino.
2. En la lista desplegable Configuración de autenticación, seleccione una de estas opciones:
  - Utilizar credenciales de usuario para realizar la conexión después de registrarse en el panel de control.
  - Usar siempre estas credenciales
    
    Nota:
    Si se selecciona Usar siempre estas credenciales, es necesario introducir un nombre de usuario y una contraseña en los campos correspondientes, y es preciso verificar que la impresora puede acceder a la carpeta haciendo clic en Verificar acceso.
3. En el área Dominio de Windows, escriba el dominio de Windows.
  
  Consejo:
  Para localizar el dominio de Windows en Windows 7, haga clic en Inicio, Panel de control y Sistema.
  
  Para localizar el dominio de Windows en Windows 8, haga clic en Buscar, introduzca Sistema en el cuadro de búsqueda y, a continuación, haga clic en Sistema.
  
  El dominio aparece indicado en Configuración de nombre, dominio y grupo de trabajo del equipo.
4. Haga clic en Siguiente.
En el cuadro de diálogo Configurar valores de escaneado de archivos, establezca las preferencias de escaneo predeterminadas para el conjunto rápido y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Revise el cuadro de diálogo Resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Método 2. Usar la Configuración del escaneo a carpetas de red

Esta opción permite la configuración avanzada de la función Almacenamiento en carpetas de red utilizando el servidor web incorporado de HP (EWS) de la impresora.

Nota:

Paso 1. Iniciar la configuración

Siga los siguientes pasos para iniciar la configuración de Escanear a carpeta de red.

Haga clic en la ficha Escaneado/Envío digital.
En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Configuración de escaneo a carpeta de red.

Paso 2. Configure las opciones de Escaneo a carpeta de red

Use el siguiente procedimiento para completar la configuración de Escanear a carpeta de red.

Paso 1. Iniciar la configuración

Siga los siguientes pasos para iniciar la configuración.

En la página Configuración del escaneo a carpetas de red, seleccione la casilla de verificación Activar escaneo a carpeta de red. Si esta casilla no está marcada, la función no estará disponible en el panel de control de la impresora.
En el área Escaneo a carpeta de red del panel de navegación izquierdo, haga clic en Conjuntos rápidos. Haga clic en Agregar para abrir el cuadro de diálogo Configuración de conjuntos rápidos.

Nota:
Los Conjuntos rápidos son métodos abreviados de trabajos a los que se accede en la pantalla de inicio de la impresora o en la aplicación Conjuntos rápidos.

Nota:
Es posible efectuar una configuración básica de la función Escanear a una carpeta de red sin crear un conjunto rápido. No obstante, sin el conjunto rápido, los usuarios deberán especificar los datos de la carpeta de destino en el panel de control cada vez que realicen un trabajo de escaneado. Para incluir metadatos en la función Escanear a carpeta de red, es necesario un conjunto rápido.

Complete todos los ajustes de la Configuración de conjuntos rápidos para configurar íntegramente la función Escaneo a carpeta de red.

Cuadro de diálogo 1: Defina el nombre del conjunto rápido, la descripción y las opciones de interacción del usuario en el panel de control

Configure los detalles de conjuntos rápidos para la interacción de los usuarios en el panel de control de la impresora.

Utilice el cuadro de diálogo Configure la ubicación de botón del conjunto rápido y las opciones para la interacción del usuario en el panel de control para configurar la posición del botón Conjunto rápido en el panel de control de la impresora y configurar el nivel de interacción del usuario en el panel de control de la impresora.

En el campo Nombre del conjunto rápido, escriba un título.

Nota:
Elija para el conjunto rápido un nombre claro e inmediato para los usuarios (p. ej., "Escanear y guardar en una carpeta").
En el campo Descripción de conjunto rápido, introduzca una descripción para explicar lo que guardará el conjunto rápido.
En la lista Opción de inicio de conjunto rápido, seleccione una de estas opciones:
- Opción 1: Introducir aplicación y el usuario pulsa Inicio.
- Opción 2: Iniciar de forma instantánea tras la selección.
  
  Seleccione una de las opciones siguientes:
  - Solicitar caras originales
  - Solicitar páginas adicionales
  - Requerir vista previa
  Nota:
  Si está seleccionada la opción Iniciar instantáneamente tras la selección, es preciso introducir la carpeta de destino en el paso siguiente.
Haga clic en Siguiente.

Cuadro de diálogo 2: Configuración de carpeta

Utilice el cuadro de diálogo Configuración de carpeta para configurar los tipos de carpeta a los que la impresora envía documentos escaneados y los permisos de carpeta.

Existen dos tipos de carpetas de destino:

Carpetas compartidas o carpetas FTP
Carpetas compartidas personales

Existen dos tipos de permisos de carpeta:

Con acceso de lectura y escritura
Con acceso de solo escritura

Configure la carpeta de destino para los documentos escaneados

Seleccione una de las siguientes opciones para configurar una carpeta de destino.

Opción 1: Configuración de la impresora para guardar documentos en una carpeta compartida o FTP

Para guardar documentos escaneados en una carpeta compartida o una carpeta FTP, siga estos pasos:

Si no está seleccionada aún, seleccione la opción Guardar en carpetas compartidas o carpetas FTP.
Haga clic en Agregar.... Se abre el cuadro de diálogo Agregar ruta de carpeta de red.
En cuadro de diálogo Agregar ruta de carpeta de red, seleccione una de las siguientes opciones:
- Opción 1: Guardar en una carpeta de red compartida estándar.
  1. Si no está seleccionada aún, seleccione la opción Guardar en una carpeta de red compartida estándar.
  2. En el área Ruta de carpeta UNC, escriba una ruta de carpeta.
    
    La ruta de la carpeta puede ser el nombre de dominio completo (FQDN) o la dirección IP del servidor. Asegúrese de que la ruta de la carpeta (p. ej., \escaneos) está escrita como FQDN o como dirección IP.
    
    Ejemplo de FQDN: \\nombredelservidor.es.nombredelaempresa.net\scans
    
    Ejemplo de dirección IP: \\16.88.20.20\scans
    
    Nota:
    El FQDN es más fiable que la dirección IP. Si el servidor obtiene la dirección IP mediante el protocolo DHCP, la dirección IP puede cambiar. Sin embargo, la conexión con una dirección IP puede ser más rápida porque la impresora no necesita recurrir al DNS para localizar el servidor de destino.
  3. Para crear automáticamente una subcarpeta para documentos escaneados en la carpeta de destino, seleccione un formato para el nombre de subcarpeta de la lista Subcarpeta personalizada.
    
    Para restringir el acceso a la subcarpeta al usuario que crea el trabajo de escaneo, seleccione Restringir al usuario el acceso a la subcarpeta.
  4. Para ver la ruta de carpeta completa para los documentos escaneados, haga clic en Actualizar vista preliminar.
  5. En la lista, Configuración de autenticación, seleccione una de estas opciones:
    Usar credenciales de usuario para conectarse después de iniciar sesión en el panel de control
    
    Usar siempre estas credenciales
    Nota:
    Si está seleccionada la opción Usar siempre estas credenciales, será necesario introducir un nombre de usuario y una contraseña en los campos correspondientes.
  6. En el área Dominio de Windows, escriba el dominio de Windows.
    
    Nota:
    Para localizar el dominio de Windows en Windows 7, haga clic en Inicio, Panel de control y Sistema.
    
    Para localizar el dominio de Windows en Windows 8, haga clic en Buscar, introduzca Sistema en el cuadro de búsqueda y, a continuación, haga clic en Sistema.
    
    El dominio aparece indicado en Configuración de nombre, dominio y grupo de trabajo del equipo.
    
    Nota:
    Si se ha establecido que todos los usuarios puedan acceder a la carpeta compartida, es necesario que se rellenen los campos correspondientes al nombre del grupo de trabajo (el predeterminado es "Workgroup"), el nombre de usuario y la contraseña. No obstante, si la carpeta se encuentra dentro de las carpetas particulares de un usuario, no en Público, deberán utilizarse el nombre y la contraseña de dicho usuario.
    
    Nota:
    Se necesitará la dirección IP, no el nombre del equipo. Muchos routers domésticos no funcionan adecuadamente con los nombres de los equipos, y no hay DNS. En este caso, lo mejor es configurar una dirección IP estática en el PC compartido para evitar el problema que generaría el protocolo DHCP al asignar una nueva dirección IP. En un router doméstico, esto suele llevarse a cabo mediante la configuración de una dirección IP estática que se encuentre dentro de la misma subred, aunque fuera del rango de direcciones DHCP.
  7. Haga clic en OK.
- Opción 2: Guardar en un servidor FTP.
  
  Nota:
  Si el sitio FTP se encuentra fuera del firewall, deberá especificar un servidor proxy en la configuración de la red. Esta configuración se encuentra en la pestaña Redes de EWS, en las opciones Avanzadas.
  1. Seleccione Guardar en un servidor FTP.
  2. En el campo Servidor FTP, escriba el nombre del servidor FTP o la dirección IP.
  3. En el área Puerto, escriba el número de puerto.
    
    Nota:
    En la mayoría de los casos no es necesario cambiar el número del puerto predeterminado.
  4. Para crear automáticamente una subcarpeta para documentos escaneados en la carpeta de destino, seleccione un formato para el nombre de subcarpeta de la lista Subcarpeta personalizada.
  5. Para ver la ruta de carpeta completa para los documentos escaneados, haga clic en Actualizar vista preliminar.
  6. En la lista Modo de transferencia FTP, seleccione una de estas opciones:
    Pasivo
    
    Activo
  7. Escriba el nombre del usuario el campo Nombre de usuario.
  8. Introduzca la contraseña en el campo Contraseña.
  9. Haga clic en Verificar acceso para confirmar que se puede acceder al destino.
  10. Haga clic en OK.

Opción 2: Configuración de la impresora para guardar documentos en una carpeta compartida personal

Para guardar documentos escaneados en una carpeta compartida personal, siga estos pasos:

Nota:

Seleccione Guardar en una carpeta compartida personal.
En el área Recuperar la carpeta principal del usuario del dispositivo utilizando este atributo, escriba la carpeta principal del usuario en Microsoft Active Directory.

Nota:
Compruebe que el usuario conozca la ubicación en la red de su carpeta principal.
Para agregar una subcarpeta con el nombre de usuario al final de la ruta de la carpeta, seleccione Crear subcarpeta basada en nombre de usuario.

Para restringir el acceso a la subcarpeta al usuario que crea el trabajo de escaneo, seleccione Restringir al usuario el acceso a la subcarpeta.

Seleccione los permisos de la carpeta de destino

Seleccione una de las siguientes opciones para configurar los permisos de la carpeta de destino.

Opción 1: Configuración de acceso de lectura y escritura

Para enviar documentos escaneados a una carpeta configurada para acceso de lectura y escritura, siga los siguientes pasos.

Nota:

Enviar solo a carpetas con acceso de lectura y escritura admite verificación de carpetas y notificación de trabajos.

Si no está seleccionada aún, seleccione la opción Enviar solo a carpetas con acceso de lectura y escritura.
Para hacer que la impresora verifique el acceso a la carpeta antes de comenzar un trabajo de escaneo, seleccione Verificar acceso a carpeta antes del inicio del trabajo.

Nota:
Los trabajos de escaneo se efectúan más rápidamente si la opción Verificar acceso a carpeta antes del inicio del trabajo no está seleccionada; no obstante, si la carpeta no está disponible, el trabajo de escáner fallará.
Haga clic en Siguiente.

Opción 2: Configuración de solo acceso de escritura

Para enviar documentos escaneados a una carpeta configurada para acceso de solo escritura, complete estos pasos:

Nota:

Permitir el envío a carpetas con solo acceso de escritura no admite verificación de carpetas ni notificación de trabajos.

Nota:

Si esta opción está seleccionada, la impresora no podrá aumentar el nombre de archivo del escaneo. Envía el mismo nombre de archivo a todos los escaneados.

Seleccione Permitir el envío a carpetas con solo acceso de escritura.
Haga clic en Siguiente.

Cuadro de diálogo 3: Configuración de notificación

Utilice el cuadro de diálogo Configuración de notificación para configurar cuándo se enviarán las notificaciones.

En el cuadro de diálogo Configuración de notificación, realice una de estas tareas:
- Opción 1: No notificar.
  1. Seleccione No notificar.
  2. Para solicitar al usuario que revise su configuración de notificación, seleccione Avisar al usuario antes de iniciar un trabajo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Opción 2: Notificar cuando el trabajo finalice:
  1. Seleccione Notificar al completar trab..
  2. Seleccione el método empleado para transmitir la notificación en la lista Método utilizado para entregar notificación.
    
    Si el método de notificación seleccionado es Correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico en el campo Dirección correo elec. notificación:.
  3. Para incluir en la notificación una miniatura de la primera página escaneada, seleccione Incluir miniatura.
  4. Para solicitar al usuario que revise su configuración de notificación, seleccione Avisar al usuario antes de iniciar un trabajo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Opción 3: Notificar solo si el trabajo falla.
  1. Seleccione Notificar si el trabajo falla.
  2. Seleccione el método empleado para transmitir la notificación en la lista Método utilizado para entregar notificación.
    
    Si el método de notificación seleccionado es Correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico en el campo Dirección correo elec. notificación:.
  3. Para incluir en la notificación una miniatura de la primera página escaneada, seleccione Incluir miniatura.
  4. Para solicitar al usuario que revise su configuración de notificación, seleccione Avisar al usuario antes de iniciar un trabajo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Cuadro de diálogo 4: Ajustes de escaneado

Complete la configuración de escaneo tal y como se indica.

En el cuadro de diálogo Configuración de escaneo, establezca las preferencias de escaneo predeterminadas para el conjunto rápido y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Ajustes de escaneado
Característica	Descripción
Tamaño original	Especifique el tamaño de página del documento original.
Caras originales	Seleccione si el documento original está a una cara o a dos.
Optimizar texto/imagen	Seleccione para optimizar para la salida de un tipo concreto de contenido.
Orientación del contenido	Seleccione el modo en que el contenido del documento original se coloca en la página: Vertical u Horizontal.
Limpieza de fondo	Seleccione un valor para eliminar las imágenes tenues del fondo o para eliminar el color de fondo claro.
Oscuridad	Seleccione un valor para ajustar la oscuridad del archivo.
Contraste	Seleccione un valor para ajustar el contraste del archivo.
Nitidez	Seleccione un valor para ajustar la nitidez del archivo.
Vista previa de la imagen	Seleccione si la vista previa del trabajo se muestra siempre, se ofrece opcionalmente, o se desactiva.
Opciones de recorte	Seleccione si se permite o no recortar un trabajo, así como el tipo de opción de recorte.
Borrar bordes	Seleccione esta configuración para especificar la anchura de márgenes de los bordes que se borrarán, en pulgadas o en milímetros, para las partes frontal y trasera de un trabajo.

Cuadro de diálogo 5: Configuración de archivo

Complete la configuración de archivo como se indica a continuación.

En el cuadro de diálogo Configuración de archivo, seleccione los parámetros predeterminados de la configuración rápida y luego haga clic en Siguiente.

Configuración de archivo
Característica	Descripción
Prefijo del nombre de archivo	Establezca el prefijo del nombre de archivo predeterminado para los archivos que se guarden en una carpeta de red.
Nombre de archivo	Nombre de archivo predeterminado del archivo que se va a guardar. Seleccione la casilla de verificación Editable por el usuario para que esta opción de configuración se pueda editar en el panel de control de la impresora.
Sufijo del nombre de archivo	Establezca el sufijo del nombre de archivo predeterminado para los archivos que se guarden en una carpeta de red.
Vista previa de nombre del archivo	Introduzca un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en el botón Actualizar vista previa.
Formato de numeración de archivo	Seleccione un formato de número de archivo para cuando el trabajo esté dividido en varios archivos.
Agregar numeración si el trabajo solo tiene un archivo (por ej. _1–1)	Seleccione este ajuste para agregar numeración al nombre del archivo si el trabajo consta de un único archivo, en lugar de varios.
Tipo de archivo	Seleccione el formato del archivo que se guarda. Seleccione la casilla de verificación Editable por el usuario para que esta opción de configuración se pueda editar en el panel de control de la impresora.
Compresión alta, archivo más pequeño	Seleccione este ajuste para comprimir el archivo escaneado y reducir su tamaño. Sin embargo, el proceso de escaneo para un archivo con compresión alta puede tardar más que para un archivo con compresión normal.
Cifrado de PDF	Si el tipo de archivo es PDF, esta opción cifra el archivo PDF de salida. Es preciso especificar una contraseña como parte del cifrado. La misma contraseña debe utilizarse para abrir el archivo. Se le solicitará al usuario que introduzca una contraseña antes de escanear el trabajo si no lo ha hecho antes de comenzar.
Resolución	Establezca la resolución del archivo. Las imágenes de mayor resolución tienen más puntos por pulgada (ppp) y, por lo tanto, muestran más detalles. Las imágenes de menor resolución tienen menos puntos por pulgada y muestran menos detalles, pero el tamaño del archivo es menor.
Calidad y tamaño de archivo	Seleccione la calidad del archivo. Las imágenes de alta calidad requieren un mayor tamaño de archivo que las de baja calidad, y enviarlas lleva más tiempo.
Color/negro	Especifique si las copias se van a imprimir en color, negro y gris o solo negro.
Suprimir páginas en blanco	Si se activa la opción Suprimir páginas en blanco, se pasan por alto las páginas que estén en blanco.
Formato de archivo de metadatos	Utilice la lista desplegable para seleccionar el formato de archivo para la información de metadatos.
Crear diversos archivos	Seleccione este ajuste para escanear páginas en archivos independientes en función de un número máximo predeterminado de páginas por archivo.

Cuadro de diálogo 6: Resumen

En el cuadro de diálogo Resumen, repase el cuadro de diálogo Resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Paso 3. Completar la configuración

Siga los siguientes pasos para completar la configuración de Escanear a carpeta de red.

En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Escaneo a carpeta de red.
En la página Escaneo a carpeta de red, repase las opciones de configuración seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aplicar para completar la configuración.

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