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HP LaserJet Enterprise、HP PageWide Enterprise - 设置“扫描到网络文件夹”

了解如何设置“扫描到网络文件夹”功能。

注:

这些步骤因控制面板的类型而异。

控制面板

固件版本

控制面板

FutureSmart 3

FutureSmart 3 控制面板

FutureSmart 4

FutureSmart 4 控制面板

FutureSmart 3

对 FutureSmart 3 使用以下步骤。

简介

此文档阐述了如何启用和配置“扫描到网络文件夹”功能。打印机具有一项功能,使其可扫描文档并将其保存到网络文件夹。要使用此扫描功能,打印机必须连接网络,经过配置后才能使用此功能。有两种方法可以配置“扫描到网络文件夹”,使用保存到网络文件夹快速设置向导可进行基本设置,使用保存到网络文件夹设置可进行高级设置。

开始之前

在设置“扫描到网络文件夹”功能之前,请查看以下信息。

注:

要设置扫描到网络文件夹功能,打印机必须具有活动的网络连接。

开始配置过程之前,管理员需要获得以下信息。

  • 打印机的管理访问权限

  • 目标文件夹的完全限定域名 (FQDN)(例如 \\servername.us.companyname.net\scans),或服务器的 IP 地址(例如 \\16.88.20.20\scans)。

    注:

    此上下文中使用的术语“服务器”是指共享文件夹所驻留的计算机。

注:

必须将网络文件夹设置为共享文件夹,才能使用“扫描到网络文件夹”功能。有关设置共享文件夹的更多信息,请参阅设置共享文件夹 (c04431534)。

观看关于如何在 FutureSmart 3 打印机上设置“扫描到网络”功能的视频演示

设置“保存到网络文件夹”

按以下方法之一设置“保存到网络文件夹”。

方法 1:使用“保存到网络文件夹向导”

此选项可打开位于打印机的 HP 嵌入式 Web 服务器 (EWS) 中的设置向导。设置向导中含有基本配置的选项。

注:

开始之前:要显示打印机的 IP 地址或主机名,请轻触打印机控制面板上的“网络”网络 按钮。

  1. 单击扫描/数字发送标签。发送电子邮件并保存到网络文件夹快速设置向导对话框将打开。

  2. 单击保存到网络文件夹快速设置向导链接。

  3. 添加或删除保存到网络文件夹快速设置对话框中,单击添加

    注:

    快速设置是可在打印机主屏幕上或在“快速设置”应用程序中访问的快捷作业。

    注:

    保存到网络文件夹功能可采用最精简的配置,无需创建快速设置。但是,如果没有快速设置,用户必须在控制面板中为各个扫描作业输入目标文件夹信息。必须有快速设置才能加入“保存到网络文件夹”元数据。

  4. 添加文件夹快速设置对话框中,填写以下信息:

    1. 快速设置标题字段中,键入标题。

      注:

      为快速设置指定一个便于用户快速理解其含义的名称(例如,“扫描并保存到文件夹”)。

    2. 按钮位置下拉列表提供的以下选项中挑选一项,指明快速设置按钮将显示在产品控制面板上的什么位置:

      • 快速设置应用程序

      • 主屏幕

    3. 快速设置说明字段,键入用于解释快速设置将保存什么内容的说明。

    4. 单击下一步

  5. 配置目标文件夹对话框中,填写以下信息:

    1. UNC 文件夹路径字段中,键入将要保存扫描的文件夹路径。

      文件夹路径可以是完全限定域名 (FQDN) 或服务器的 IP 地址。确保文件夹路径(例如 \scans)紧跟在 FQDN 或 IP 地址后面。

      FQDN 示例:\\servername.us.companyname.net\scans

      IP 地址示例:\\16.88.20.20\scans

      注:

      FQDN 比 IP 地址更可靠。如果服务器通过 DHCP 获得其 IP 地址,则该 IP 地址可能会更改。然而,IP 地址连接的速度可能更快,这是因为打印机不需要使用 DNS 来查找目标服务器。

    2. 身份验证设置下拉列表提供的以下选项中选择一项:

      • 在控制面板上登录后使用用户凭据进行连接

      • 始终使用这些凭据

        注:

        如果选择了始终使用这些凭据,则必须在相应字段中输入用户名和密码,并且必须通过单击验证访问来验证打印机对文件夹的访问权限。

    3. Windows 域字段中,键入 Windows 域。

      注:

      要在 Windows 7 中查找 Windows 域,请依次单击开始控制面板系统

      要在 Windows 8 中查找 Windows 域,请单击搜索,在搜索框中输入系统,然后单击系统

      域将列在计算机名称、域和工作组设置项下。

    4. 单击下一步

  6. 配置文件扫描设置对话框中,设置快速设置的默认扫描首选项,然后单击下一步

  7. 查看摘要对话框,然后单击完成

  8. 保存到网络文件夹设置对话框中,查看所选设置,然后单击完成以完成设置。

方法 2:使用“扫描到网络文件夹设置”

此选项可使用打印机的 HP 嵌入式 Web 服务器 (EWS) 启用“保存到网络文件夹”功能的高级配置。

注:

准备工作:要显示打印机的 IP 地址或主机名,请点按打印机控制面板上的 按钮。

第 1 步:开始配置

按以下这些步骤开始设置保存到网络文件夹

  1. 单击扫描/数字发送标签。

  2. 在左侧导航菜单中,单击保存到网络文件夹设置链接。

第 2 步:配置“保存到网络文件夹”设置

按如下所示配置“保存到网络文件夹”设置。

启动“快速设置向导”

按以下这些步骤导航到“快速设置向导”并启动它。

  1. “保存到网络文件夹”设置对话框上,选中启用“保存到网络文件夹”复选框。如果未选中此框,则不能通过打印机控制面板使用该功能。

  2. 在“快速设置”区域,单击添加。随后将打开快速设置向导。

    注:

    快速设置是可在打印机主屏幕上或在“快速设置”应用程序中访问的快捷作业。

    注:

    保存到网络文件夹功能可采用最精简的配置,无需创建快速设置。但是,如果没有快速设置,用户必须在控制面板中为各个扫描作业输入目标文件夹信息。必须有快速设置才能加入“保存到网络文件夹”元数据。

完成“快速设置向导”中的所有对话框,以充分配置保存到网络文件夹功能。

对话框 1:设置快速设置的按钮位置及选项,以供用户通过控制面板使用

使用此对话框配置将在打印机控制面板上的何处显示快速设置按钮,并配置打印机控制面板上用户交互的级别。

  1. 快速设置标题字段中,键入标题。

    注:

    为快速设置指定一个便于用户快速理解其含义的名称(例如,“扫描并保存到文件夹”)。

  2. 按钮位置列表提供的以下选项中挑选一项,指明快速设置按钮将显示在产品控制面板上的什么位置:

    • 快速设置应用程序

    • 主屏幕

  3. 快速设置说明字段,键入用于解释快速设置将保存什么内容的说明。

  4. 快速设置开始选项列表中,选择以下选项之一:

    • 选项一:进入应用程序,然后用户按下“开始”

    • 选项二:选择后立即开始

      原件面数提示项下选择以下选项之一:

      • 使用应用程序默认设置

      • 原件面数提示

      注:

      如果选择了选择后立即开始,则必须在下一步输入目标文件夹。

  5. 单击下一步

对话框 2:文件夹设置

使用文件夹设置对话框配置打印机将所扫描的文档发送到的文件夹的类型。

有两种目标文件夹可供选择:

  • 共享文件夹或 FTP 文件夹

  • 个人共享文件夹

有两种文件夹权限可供选择:

  • 读写访问

  • 仅限写访问

以下信息介绍如何配置文件夹设置。

文件夹设置对话框示例
配置已扫描文档的目标文件夹

按以下某种方式配置目标文件夹。

选项 1:共享文件夹或 FTP 文件夹

要将扫描的文档保存到标准共享文件夹或 FTP 文件夹,请完成以下步骤:

  1. 如果尚未进行选择,请选择保存到共享文件夹或 FTP 文件夹

  2. 单击添加。此时将打开添加网络文件夹路径对话框。

  3. 添加网络文件夹路径对话框中,选择以下选项之一:

    • 选项一:保存到标准共享网络文件夹

      保存到标准共享网络文件夹字段示例
      注:

      有关创建共享网络文件夹的更多信息,请参阅设置共享文件夹 (c04431534)。

      1. 如果尚未进行选择,请选择保存到标准共享网络文件夹

      2. UNC 文件夹路径字段中,键入文件夹路径。

        文件夹路径可以是完全限定域名 (FQDN) 或服务器的 IP 地址。确保文件夹路径(例如 \scans)紧跟在 FQDN 或 IP 地址后面。

        FQDN 示例:\\servername.us.companyname.net\scans

        IP 地址示例:\\16.88.20.20\scans

        注:

        FQDN 比 IP 地址更可靠。如果服务器通过 DHCP 获得其 IP 地址,则该 IP 地址可能会更改。然而,IP 地址连接的速度可能更快,这是因为打印机不需要使用 DNS 来查找目标服务器。

      3. 要在目标文件夹中为已扫描的文档创建子文件夹,请从自定义子文件夹列表中选择子文件夹名称格式。

        要限制创建了扫描作业的用户访问子文件夹,请选择限制用户访问子文件夹的权限

      4. 要查看已扫描文档的完整文件夹路径,请单击更新预览

      5. 身份验证设置列表提供的以下选项中选择一项:

        • 在控制面板上登录后使用用户凭据进行连接

        • 始终使用这些凭据

          注:

          如果选择了始终使用这些凭据,则必须在相应字段中输入用户名和密码。

      6. Windows 域字段中,键入 Windows 域。

        注:

        要在 Windows 7 中查找 Windows 域,请依次单击开始控制面板系统

        要在 Windows 8 中查找 Windows 域,请单击搜索,在搜索框中输入系统,然后单击系统

        域将列在计算机名称、域和工作组设置项下。

        注:

        如果将某个共享文件夹设为可供所有人访问,则需在相应字段中输入工作组名称(默认值为“Workgroup”)、用户名和密码。但是,如果文件夹位于特定用户的文件夹中并且不是公共文件夹,则必须使用该用户的用户名和密码。

        注:

        可能必须使用 IP 地址代替计算机名称。许多家用路由器没有域名服务器 (DNS),因此也无法处理计算机名称。在这种情况下,最好在共享 PC 上设置静态 IP 地址以缓解 DHCP 分配新 IP 地址的问题。在典型的家用路由器上,这样做的方法是设置一个静态 IP 地址,该地址在同一子网上,但在 DHCP 地址范围之外。

      7. 单击确定

    • 选项二:保存到 FTP 服务器

      保存到 FTP 服务器字段示例
      注:

      如果 FTP 站点位于防火墙外,则需在网络设置下指定代理服务器。这些设置位于 EWS 网络选项卡的高级选项下。

      1. 选择保存到 FTP 服务器

      2. FTP 服务器字段中,键入 FTP 服务器名称或 IP 地址。

      3. 端口字段中,键入端口号。

        注:

        大多数情况下不需要更改默认端口号。

      4. 要在目标文件夹中为已扫描的文档创建子文件夹,请从自定义子文件夹列表中选择子文件夹名称格式。

      5. 要查看已扫描文档的完整文件夹路径,请单击更新预览

      6. FTP 传输模式列表提供的以下选项中选择一项:

        • 被动

        • 活动

      7. 用户名字段中,键入用户名。

      8. 密码字段中,键入密码。

      9. 单击验证访问以确定可访问目标。

      10. 单击确定

选项 2:个人共享文件夹

要将已扫描文档保存到个人共享文件夹,请完成以下步骤:

注:

此选项用于管理员为每个用户均配置共享文件夹的域环境中。如果已配置“保存到个人共享文件夹”功能,系统将要求用户使用 Windows 凭据或 LDAP 身份验证从打印机控制面板登录。

  1. 选择保存到个人共享文件夹

  2. 使用此属性获取设备用户的主文件夹字段中,键入用户在 Microsoft Active Directory 中的主文件夹。

    注:

    确认用户知道此主文件夹在网络上的位置。

  3. 要在文件夹路径末尾添加用户名子文件夹,请选择基于用户名创建子文件夹

    要限制创建了扫描作业的用户访问子文件夹,请选择限制用户访问子文件夹的权限

选择目标文件夹权限

选择以下选项之一选择目标文件夹权限。

选项 1:读写访问

要将已扫描的文档发送到配有读写访问权限的文件夹中,请完成以下步骤:

注:

仅发送至具有读写权限的文件夹支持文件夹验证和作业通知

  1. 如果尚未进行选择,请选择仅发送至具有读写权限的文件夹

  2. 如需打印机在开始扫描作业之前验证文件夹访问权限,请选择开始作业之前,先验证文件夹访问权限

    注:

    如果没有选择开始作业之前,先验证文件夹访问权限,扫描作业可以更快完成,但如果文件夹不可用,扫描作业将失败。

  3. 单击下一步。

选项 2:仅限写访问

要将已扫描的文档发送到配有仅限写访问权限的文件夹中,请完成以下步骤:

注:

仅允许发送至具有写权限的文件夹不支持文件夹验证或作业通知

注:

如果选择了此选项,打印机无法递增扫描文件名。这样在所有扫描中均发送同一文件名。

为扫描文件名选择与时间相关的文件名前缀或后缀,这样每个扫描即保存为一个唯一的文件,因此不会覆盖上一个文件。此文件名取决于“快速设置向导”中“文件设置”对话框内的信息。

  1. 选择仅允许发送至具有写权限的文件夹

  2. 单击下一步。

对话框 3:通知设置

了解如何配置通知设置。

  1. 通知设置对话框中,完成以下任务之一:

    注:

    要发送通知电子邮件,打印机必须设为使用 SMTP 服务器发送电子邮件作业。有关设置 SMTP 服务器以发送电子邮件的更多信息,请参阅设置“扫描到电子邮件”(c05523998)。

    • 选项一:不通知

      1. 选择不通知

      2. 要提示用户查看其通知设置,请选择作业开始之前先提示用户,然后单击下一步

    • 选项二:在作业完成时通知

      1. 选择在作业完成时通知

      2. 用于发送通知的方法列表中选择通知发送方法。

        如果选择的通知方法是电子邮件,请在通知电子邮件地址字段中键入电子邮件地址。

      3. 如需在通知中包含第一个扫描页面的缩略图,请选择包括缩略图

      4. 要提示用户查看其通知设置,请选择作业开始之前先提示用户,然后单击下一步

    • 选项 3:仅在作业失败时通知

      1. 选择只有在作业失败时才通知

      2. 用于发送通知的方法列表中选择通知发送方法。

        如果选择的通知方法是电子邮件,请在通知电子邮件地址字段中键入电子邮件地址。

      3. 如需在通知中包含第一个扫描页面的缩略图,请选择包括缩略图

      4. 要提示用户查看其通知设置,请选择作业开始之前先提示用户,然后单击下一步

对话框 4:扫描设置

了解扫描设置。

扫描设置对话框中,设置快速设置的默认扫描首选项,然后单击下一步

扫描设置和说明

功能

说明

原件尺寸

选择原文档的页面尺寸。

原件面数

选择原文档是单面还是双面。

优化文本/图片

选择此项可优化特定类型内容的输出,或选择手动调整

优化用于

仅当优化文本/图片被设为手动调整时,此设置才可用。选择手动调整值。

内容方向

选择在页面上放置文档原件内容的方式:纵向横向,或选择自动检测

双面格式

内容方向设为自动检测时,此设置不可用。选择此项可描述页面的装订方式,从而指定是页面背面是上下颠倒还是正常朝上。

背景清除

选择一个值以从背景消除不清楚的图像或消除浅色背景。

暗度

选择一个值以调整文件的暗度。

对比度

选择一个值以调整文件的对比度。

清晰度

选择一个值以调整文件的清晰度。

图像预览

选择必须还是可选显示作业的预览还是禁用预览。

裁剪选项

选择是否允许裁剪作业以及裁剪选项的类型。

作业构建

选择此设置可以将几组原文档组合到一个电子邮件附件中。另外,使用此设置还可以扫描文档进纸器一次容纳不了的多页原文档。

自动色调

选择此设置以设置为自动配置暗度对比度背景清除,并可使这些设置在此页面上不可用。

多页进纸检测

选择此设置可启用检测重张进纸作业。

擦除边缘

选择此设置可指定要为某个作业的正面和背面擦除的边缘边距宽度(以英寸或毫米为单位)。

对话框 5:文件设置

了解文件设置。

文件设置对话框中,设置快速设置的默认文件设置,然后单击下一步

文件设置和说明

功能

说明

文件名前缀

设置用于保存到网络文件夹的文件的默认文件名前缀。

默认文件名

要保存的文件的默认文件名。

选中用户可编辑复选框将使得可在打印机控制面板中编辑此设置。

文件名后缀

设置用于保存到网络文件夹的文件的默认文件名后缀。

文件编号格式

选择在将作业分为多个文件时所采用的文件名格式。

默认文件类型

选择所保存的文件的文件格式。

选中用户可编辑复选框将使得可在打印机控制面板中编辑此设置。

文件名预览

输入文件名,然后单击更新预览按钮。

默认颜色首选项

选择文件是黑白的还是彩色的。

默认输出质量

选择文件质量。高质量图像的文件大小比低质量图像的大,并且发送所需的时间也较长。

默认分辨率

设置文件的分辨率。分辨率较高的图像每英寸点数 (dpi) 较多,因此可以显示更多细节。分辨率较低的图像每英寸点数较少,因而显示的细节较少,但文件大小更小。

压缩

指定在将扫描的文档另存为 PDF 或 XPS 文件时,文件是使用正常还是高压缩设置。如果压缩设为高,则扫描的文件大小将比较小,但扫描时间可能要比正常压缩时间长。

黑色 TIFF 压缩

选择用于压缩生成的 TIFF 文件的黑色 TIFF 压缩算法。

彩色/灰度 TIFF 压缩

选择用于压缩生成的 TIFF 文件的彩色/灰度 TIFF 压缩算法。

PDF 加密

如果文件类型为 PDF,则此选项将对输出的 PDF 文件加密。加密过程中必须指定密码。必须使用相同的密码才能打开文件。如果在按“开始”之前尚未设置密码,则将提示用户输入密码,然后再扫描其作业。

禁用 OCR 文件类型

选择此设置可防止 OCR 文件类型在产品控制面板中可用。

启用禁止空白页

如果启用了启用禁止空白页选项,则将忽略空白页。

对话框 6:摘要

查看“扫描到网络”设置的摘要。

摘要对话框中,查看摘要对话框,然后单击完成

第 3 步:完成配置

按如下所示完成保存到网络文件夹设置:

  1. 保存到网络文件夹设置对话框上,查看所选的设置,然后单击应用以完成设置。

FutureSmart 4

对 FutureSmart 4 使用以下步骤。

简介

此文档阐述了如何启用和配置“扫描到网络文件夹”功能。打印机具有一项功能,使其可扫描文档并将其保存到网络文件夹。要使用此扫描功能,打印机必须连接到网络;但是,该功能经过配置之后才可用。

有两种方法可以配置“扫描到网络文件夹”,使用保存到网络文件夹设置向导可进行基本配置,使用保存到网络文件夹设置可进行高级配置。

开始之前

在您设置“扫描到网络”功能之前,以下项目可供使用。

注:

要设置“扫描到网络文件夹”功能,打印机必须具有处于活动状态的网络连接。

开始配置过程之前,管理员需要获得以下信息。

  • 打印机的管理访问权限。

  • 目标文件夹的完全限定域名 (FQDN)(例如 \\servername.us.companyname.net\scans),或服务器的 IP 地址(例如 \\16.88.20.20\scans)。

    注:

    此上下文中使用的术语“服务器”是指共享文件夹所驻留的计算机。

设置“扫描到网络文件夹”

使用以下任一方法设置“扫描到网络文件夹”。

方法 1:使用“扫描至网络文件夹设置向导”

使用此选项可通过“扫描到网络文件夹”向导对“保存到网络文件夹”功能进行基本配置。

注:

开始之前:要显示打印机的 IP 地址或主机名,请轻触信息信息图标 “信息”图标,然后轻触打印机控制面板上的 “网络”图标 网络图标。

  1. 使用 EWS 顶部导航标签,单击扫描/数字发送标签。发送电子邮件并扫描到网络文件夹快速设置向导对话框将打开。

  2. 在左侧导航窗格中,单击发送电子邮件并扫描到网络文件夹快速设置向导

  3. 单击保存到网络文件夹快速设置向导链接。

  4. 添加或删除保存到网络文件夹快速设置对话框中,单击添加

    注:

    快速设置是可通过打印机主屏幕或快速设置应用程序访问的快捷作业。

    注:

    “保存到网络文件夹”功能可采用最精简的配置,无需创建快速设置。但是,如果没有快速设置,用户必须在控制面板中为各个扫描作业输入目标文件夹信息。必须有快速设置才能加入“保存到网络文件夹”元数据。

  5. 添加文件夹快速设置对话框中,填写以下信息:

    1. 快速设置标题字段中,键入标题。

      注:

      为快速设置指定一个便于用户快速理解其含义的名称(例如,“扫描并保存到文件夹”)。

    2. 快速设置说明字段,键入用于解释快速设置将保存什么内容的说明。

    3. 单击下一步

  6. 配置目标文件夹对话框中,填写以下信息:

    1. UNC 文件夹路径字段中,键入将要保存扫描的文件夹路径。

      文件夹路径可以是完全限定域名 (FQDN) 或服务器的 IP 地址。确保文件夹路径(例如 \scans)紧跟在 FQDN 或 IP 地址后面。

      FQDN 示例:\\servername.us.companyname.net\scans

      IP 地址示例:\\16.88.20.20\scans

      注:

      FQDN 比 IP 地址更可靠。如果服务器通过 DHCP 获得其 IP 地址,则该 IP 地址可能会更改。然而,IP 地址连接的速度可能更快,这是因为打印机不需要使用 DNS 来查找目标服务器。

    2. 身份验证设置下拉列表提供的以下选项中选择一项:

      • 通过控制面板登录后,使用用户证书进行连接

      • 始终使用这些凭据

        注:

        如果选择了始终使用这些凭据,则必须在相应字段中输入用户名和密码,并且必须通过单击验证访问来验证打印机对文件夹的访问权限。

    3. Windows 域字段中,键入 Windows 域。

      提示:

      要在 Windows 7 中查找 Windows 域,请依次单击开始控制面板系统

      要在 Windows 8 中查找 Windows 域,请单击搜索,在搜索框中输入系统,然后单击系统

      域将列在计算机名称、域和工作组设置项下。

    4. 单击下一步

  7. 配置文件扫描设置对话框中,设置快速设置的默认扫描首选项,然后单击下一步

  8. 查看摘要对话框,然后单击完成

方法 2:使用“扫描到网络文件夹设置”

此选项可使用打印机的 HP 嵌入式 Web 服务器 (EWS) 启用“保存到网络文件夹”功能的高级配置。

注:

开始之前:要显示打印机的 IP 地址或主机名,请轻触信息信息图标 “信息”图标,然后轻触打印机控制面板上的 “网络”图标 网络图标。

第 1 步:开始配置

使用以下步骤以开始“扫描到网络文件夹”设置。

  1. 单击扫描/数字发送标签。

  2. 在左侧导航窗格中,单击扫描到网络文件夹设置

第 2 步:配置“扫描到网络文件夹”设置

使用以下步骤完成“扫描到网络文件夹”设置。

第 1 步:开始配置

使用以下步骤开始配置。

  1. 在扫描到网络文件夹设置页面中,选中启用“扫描到网络文件夹”复选框。如果未选中此框,则不能通过打印机控制面板使用该功能。

  2. 在导航窗格左侧的“扫描到网络文件夹”区域中单击快速设置。单击添加以打开快速设置对话框。

    注:

    快速设置是可通过打印机主屏幕或快速设置应用程序访问的快捷作业。

    注:

    “扫描到网络文件夹”功能可采用最精简的配置,无需创建快速设置。但是,如果没有快速设置,用户必须在控制面板中为各个扫描作业输入目标文件夹信息。必须有快速设置才能加入“扫描到网络文件夹”元数据。

完成“快速设置向导”中的所有设置,充分配置“扫描到网络文件夹”功能。

对话框 1:设置快速设置的名称、说明和选项,以供用户通过控制面板使用

设置“快速设置”详细信息,以供用户通过打印机控制面板使用。

使用设置快速设置的按钮位置及选项,以供用户通过控制面板使用对话框配置快速设置按钮将显示在打印机控制面板上的什么位置,并配置打印机控制面板中的用户交互级别。

  1. 快速设置名称字段中键入标题。

    注:

    为快速设置指定一个便于用户快速理解其含义的名称(例如,“扫描并保存到文件夹”)。

  2. 快速设置说明字段,键入用于解释快速设置将保存什么内容的说明。

  3. 快速设置开始选项列表中,选择以下选项之一:

    • 选项 1:进入应用程序,然后用户按“开始”

    • 选项 2:选择后立即开始

      选择以下提示选项之一:

      • 原件面数提示

      • 其它页面提示

      • 需要预览

      注:

      如果选择了选择后立即开始,则必须在下一步输入目标文件夹。

  4. 单击下一步

对话框 2:文件夹设置

使用文件夹设置对话框配置打印机要将已扫描文档发送到的文件夹类型和文件夹权限。

有两种目标文件夹可供选择:

  • 共享文件夹或 FTP 文件夹

  • 个人共享文件夹

有两种文件夹权限可供选择:

  • 读写访问

  • 仅限写访问

配置已扫描文档的目标文件夹

选择以下选项之一设置目标文件夹。

方法 1配置打印机以保存到共享文件夹或 FTP 文件夹

要将已扫描文档保存到标准共享文件夹或 FTP 文件夹,请完成以下步骤:

  1. 如果尚未进行选择,请选择保存到共享文件夹或 FTP 文件夹

  2. 单击添加...此时将打开添加网络文件夹路径对话框。

  3. 添加网络文件夹路径对话框中,选择以下选项之一:

    • 选项一:保存到标准共享网络文件夹

      保存到标准共享网络文件夹字段示例
      1. 如果尚未进行选择,请选择保存到标准共享网络文件夹

      2. UNC 文件夹路径字段中,键入文件夹路径。

        文件夹路径可以是完全限定域名 (FQDN) 或服务器的 IP 地址。确保文件夹路径(例如 \scans)紧跟在 FQDN 或 IP 地址后面。

        FQDN 示例:\\servername.us.companyname.net\scans

        IP 地址示例:\\16.88.20.20\scans

        注:

        FQDN 比 IP 地址更可靠。如果服务器通过 DHCP 获得其 IP 地址,则该 IP 地址可能会更改。然而,IP 地址连接的速度可能更快,这是因为打印机不需要使用 DNS 来查找目标服务器。

      3. 要在目标文件夹中为已扫描的文档创建子文件夹,请从自定义子文件夹列表中选择子文件夹名称格式。

        要限制创建了扫描作业的用户访问子文件夹,请选择限制用户访问子文件夹的权限

      4. 要查看已扫描文档的完整文件夹路径,请单击更新预览

      5. 身份验证设置列表提供的以下选项中选择一项:

        • 通过控制面板登录后,使用用户证书进行连接

        • 始终使用这些凭据

        注:

        如果选择了始终使用这些凭据,则必须在相应字段中输入用户名和密码。

      6. Windows 域字段中,键入 Windows 域。

        注:

        要在 Windows 7 中查找 Windows 域,请依次单击开始控制面板系统

        要在 Windows 8 中查找 Windows 域,请单击搜索,在搜索框中输入系统,然后单击系统

        域将列在计算机名称、域和工作组设置项下。

        注:

        如果将某个共享文件夹设为可供所有人访问,则需在相应字段中输入工作组名称(默认值为“Workgroup”)、用户名和密码。但是,如果文件夹位于特定用户的文件夹中并且不是公共文件夹,则必须使用该用户的用户名和密码。

        注:

        可能必须使用 IP 地址代替计算机名称。许多家用路由器没有域名服务器 (DNS),因此也无法处理计算机名称。在这种情况下,最好在共享 PC 上设置静态 IP 地址以缓解 DHCP 分配新 IP 地址的问题。在典型的家用路由器上,这样做的方法是设置一个静态 IP 地址,该地址在同一子网上,但在 DHCP 地址范围之外。

      7. 点击确定

    • 选项二:保存到 FTP 服务器

      保存到 FTP 服务器字段示例
      注:

      如果 FTP 站点在防火墙之外,必须在网络设置下指定代理服务器。这些设置位于高级选项下的 EWS 网络选项卡中。

      1. 选择保存到 FTP 服务器

      2. FTP 服务器字段中,键入 FTP 服务器名称或 IP 地址。

      3. 端口字段中,键入端口号。

        注:

        大多数情况下不需要更改默认端口号。

      4. 要在目标文件夹中为已扫描的文档创建子文件夹,请从自定义子文件夹列表中选择子文件夹名称格式。

      5. 要查看已扫描文档的完整文件夹路径,请单击更新预览

      6. FTP 传输模式列表提供的以下选项中选择一项:

        • 被动

        • 活动

      7. 用户名字段中,键入用户名。

      8. 密码字段中,键入密码。

      9. 单击验证访问以确定可访问目标。

      10. 点击确定

选项 2:配置打印机以保存到个人共享文件夹

要将已扫描文档保存到个人共享文件夹,请完成以下步骤。

注:

此选项用于管理员为每个用户均配置共享文件夹的域环境中。如果已配置“保存到个人共享文件夹”功能,系统将要求用户使用 Windows 凭据或 LDAP 身份验证从打印机控制面板登录。

  1. 选择保存到个人共享文件夹

  2. 使用此属性获取设备用户的主文件夹字段中,键入用户在 Microsoft Active Directory 中的主文件夹。

    注:

    确认用户知道此主文件夹在网络上的位置。

  3. 要在文件夹路径末尾添加用户名子文件夹,请选择基于用户名创建子文件夹

    要限制创建了扫描作业的用户访问子文件夹,请选择限制用户访问子文件夹的权限

选择目标文件夹权限

选择以下选项之一设置目标文件夹权限。

选项 1:配置读写访问

要将已扫描的文档发送到配有读写访问权限的文件夹中,请完成以下步骤。

注:

仅发送至具有读写权限的文件夹支持文件夹验证和作业通知。

  1. 如果尚未进行选择,请选择仅发送至具有读写权限的文件夹

  2. 如需打印机在开始扫描作业之前验证文件夹访问权限,请选择开始作业之前,先验证文件夹访问权限

    注:

    如果没有选择开始作业之前,先验证文件夹访问权限,扫描作业可以更快完成,但如果文件夹不可用,扫描作业将失败。

  3. 单击下一步

选项 2:仅限配置写访问权限

要将已扫描的文档发送到配有仅限写访问权限的文件夹中,请完成以下步骤。

注:

仅允许发送至具有写权限的文件夹不支持文件夹验证或作业通知。

注:

如果选择了此选项,打印机无法递增扫描文件名。这样在所有扫描中均发送同一文件名。

为扫描文件名选择与时间相关的文件名前缀或后缀,这样每个扫描即保存为一个唯一的文件,因此不会覆盖上一个文件。此文件名取决于“快速设置向导”中文件设置对话框内的信息。

  1. 选择仅允许发送至具有写权限的文件夹

  2. 单击下一步

对话框 3:通知设置

发送通知时,使用通知设置对话框进行配置。

  1. 通知设置对话框中,完成以下任务之一:

    • 选项 1:不通知

      1. 选择不通知

      2. 要提示用户查看其通知设置,请选择作业开始之前先提示用户,然后单击下一步

    • 选项 2:在作业完成时通知

      1. 选择在作业完成时通知

      2. 用于发送通知的方法列表中选择通知发送方法。

        如果选择的通知方法是电子邮件,请在通知电子邮件地址字段中键入电子邮件地址。

      3. 如需在通知中包含第一个扫描页面的缩略图,请选择包括缩略图

      4. 要提示用户查看其通知设置,请选择作业开始之前先提示用户,然后单击下一步

    • 选项 3:仅在作业失败时通知

      1. 选择只有在作业失败时才通知

      2. 用于发送通知的方法列表中选择通知发送方法。

        如果选择的通知方法是电子邮件,请在通知电子邮件地址字段中键入电子邮件地址。

      3. 如需在通知中包含第一个扫描页面的缩略图,请选择包括缩略图

      4. 要提示用户查看其通知设置,请选择作业开始之前先提示用户,然后单击下一步

对话框 4:扫描设置

完成以下扫描设置。

扫描设置对话框中,设置快速设置的默认扫描首选项,然后单击下一步

扫描设置

功能

说明

原件尺寸

选择原文档的页面尺寸。

原件面数

选择原文档是单面还是双面。

优化文本/图片

选择以优化特定类型内容的输出。

内容方向

选择原文档内容在页面上的放置方式:纵向横向

背景清除

选择值即可从背景移除模糊图像或浅背景颜色。

暗度

选择值即可调节文件暗度。

对比度

选择值即可调节文件对比度。

清晰度

选择值即可调节文件清晰度。

图像预览

选择是否必须或可选显示作业预览,或是禁用预览。

裁剪选项

选择是否允许裁剪作业以及提供裁剪选项类型。

擦除边缘

选择此设置可指定要为某个作业的正面和背面擦除的边缘边距宽度(以英寸或毫米为单位)。

对话框 5:文件设置

按如下方式完成文件设置。

文件设置对话框中,设置快速设置的默认文件设置,然后单击下一步

文件设置

功能

说明

文件名前缀

为保存到网络文件夹的文件设置默认文件名前缀。

文件名

要保存的文件的默认文件名。

选中用户可编辑复选框将使得可在打印机控制面板中编辑此设置。

文件名后缀

为保存到网络文件夹的文件设置默认文件名后缀。

文件名预览

输入文件名,然后单击更新预览按钮。

文件编号格式

当作业被分为多个文件时,选择文件名格式。

当作业只有一个文件时添加编号(例如,_1–1)

选择此设置以在作业只有一个文件,而非多个文件时为文件名添加编号。

文件类型

为保存的文件选择文件格式。

选中用户可编辑复选框将使得可在打印机控制面板中编辑此设置。

高压缩(较小文件)

选择此设置以压缩扫描的文件,可减少文件大小。但是,高压缩文件的扫描过程可能比正常压缩文件占用的时间长。

PDF 加密

如果文件类型为 PDF,则此选项将对输出的 PDF 文件加密。加密过程中必须指定密码。必须使用相同的密码才能打开文件。如果开始扫描之前尚未设置密码,系统会在扫描作业前提示用户输入密码。

分辨率

选择文件分辨率。分辨率较高的图像每英寸点数 (dpi) 较多,因此可以显示更多细节。分辨率较低的图像每英寸点数较少,因而显示的细节较少,但文件大小更小。

质量和文件大小

选择文件质量。高质量图像的文件大小比低质量图像的大,并且发送所需的时间也较长。

彩色/黑白

指定是以彩色、黑色和灰色或仅使用黑色打印复印件。

禁止空白页

如果启用了禁止空白页选项,空白页将被忽略。

元数据文件格式

使用下拉列表选择元数据信息文件格式。

创建多个文件

选择此设置以根据每个文件的预定最大页数将页面扫描到单独文件中。

对话框 6:摘要

摘要对话框中,查看摘要对话框,然后单击完成

第 3 步:完成配置

使用以下步骤以完成“扫描到网络文件夹”设置。

  1. 在左侧导航窗格中,单击扫描到网络文件夹

  2. 在扫描到网络文件夹设置页查看所选设置,然后单击应用以完成设置。


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