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HP LaserJet Enterprise、HP PageWide Enterprise - 设置和配置通讯簿

了解如何设置和配置通讯簿。

简介

通讯簿是一份常用联系人存储列表,供用户在从打印机控制面板发送文档时快速选择联系人。使用通讯簿页面可配置和启用以下打印机功能:

  • 配置搜索参数

  • 添加个人或组联系人

  • 编辑现有联系人

设置网络联系人

使用通讯簿页面的网络联系人设置区域,启用网络联系人并指定用以查找网络联系人的搜索方法。

注:

请先执行此步骤,然后再设置打印机上存储的联系人。

设置搜索方法

按以下这些步骤设置网络联系人的搜索方法。

  1. 使用顶部导航标签,单击扫描/数字发送

  2. 在左侧导航窗格中,单击通讯簿联系人链接。

  3. 选择搜索方法:

    • 快速搜索(查找以搜索字符串开头的匹配项。)

    • 详细搜索(查找包含搜索字符串的匹配项。)

启用个人联系人(可选)

按以下这些步骤启用个人联系人。

您可以从个别用户的 Microsoft Exchange Server 个人联系人列表中访问他们的个人联系人。当用户使用 Windows 从打印机控制面板登录并选择个人联系人通讯簿视图时,便可使用这些地址。

注:

如果在从较新的 Microsoft Exchange 服务器中导入通讯簿时遇到任何问题,请与 HP 支持部门联系以获得帮助。

  1. 使用顶部导航标签,单击扫描/数字发送

  2. 在左侧导航窗格中,单击通讯簿联系人链接。

  3. 选中启用个人联系人(用户在设备上登录 Windows 时)复选框。

  4. 单击测试 Exchange 服务器按钮测试与 Microsoft Exchange 服务器的连接情况。

    1. Windows 域:输入 Windows 域名。

    2. 用户名:输入用户名

    3. 密码:输入密码

    4. Test (测试):输入联系人姓名中的至少三个字母,然后单击测试按钮。

  5. 单击应用以保存设置。

启用网络联系人(可选)

了解如何启用网络联系人。

简介

轻量级目录访问协议 (LDAP) 功能可用于访问网络通讯簿。使用以下小节的内容设置“网络联系人”功能。

注:

打印机必须安装了正确版本的固件才能兼容 LDAP 功能。

开始之前

开始配置过程之前,管理员需要获得以下信息。

网络联系人设置

  • 服务器身份验证要求

  • 开始搜索的路径(BaseDN、搜索根)(例如 o=mycompany.com)

  • 用于与输入的名称进行匹配的属性(例如 cn 或 samAccountName)、用于检索电子邮件地址的属性(例如 mail)以及用于确定名称在控制面板上的显示方式的属性(例如 displayName)

默认 SMTP 配置

  • SMTP 服务器(例如 smtp.mycompany.com)

  • SMTP 端口(例如 25、587、465)

  • 安全连接要求(例如,始终使用安全连接 (SSL/TLS))。

  • SMTP 服务器对外发电子邮件的身份验证要求,包括用于身份验证的用户名和密码(如适用)

从 LDAP 服务器中获取联系人

您可以从 LDAP 服务器中获取地址,以便用户在打印机控制面板中使用这些地址。当用户选择所有联系人通讯簿视图时,便可使用这些地址。

  1. 使用顶部导航标签,单击扫描/数字发送

  2. 在左侧导航窗格中,单击通讯簿联系人链接。

  3. 选中启用网络联系人(使用 LDAP 服务器)复选框。

  4. 单击添加

  5. LDAP 服务器地址字段中输入 LDAP 服务器的 IP 地址,或者如果不知道要使用的 LDAP 服务器的名称,请单击自动查找以获取可用 LDAP 服务器的列表。选择要使用的 LDAP 服务器,然后单击确定

    注:

    如果您要使用的 LDAP 服务器不在此列表中,请联系您的管理员以获取 IP 地址和属性代码。

  6. 要启用安全 (SSL) 连接,请选中使用安全连接 (SSL) 复选框。

  7. 如果 LDAP 服务器要求进行身份验证,请在服务器身份验证要求区域中选择 LDAP 服务器对应的身份验证类型。视身份验证类型而定,此区域中的其它一些字段可能不可用,因为这些字段不是必填项。在必填字段中输入信息。确保使用与 LDAP 服务器设置中的名称完全相同的名称。

    注:

    对于使用 Windows 凭据登录的个别用户,您可选择此选项以将这些凭据用于 LDAP 服务器身份验证。

    打印机与 LDAP 服务器通信时所用身份验证的类型:

    身份验证类型

    说明

    服务器不要求进行身份验证

    服务器不需要用户凭据即可访问 LDAP 数据库。

    用于使用 MFP 用户凭据的选项不可用。

    服务器要求进行身份验证

    在打印机控制面板上登录后使用用户凭据进行连接

    Windows 协商 (SPNEGO):

    服务器需要用户凭据才能访问 LDAP 数据库,并且对通过网络发送的密码和凭据进行了加密。

    将启用使用 MFP 用户凭据的域字段和选项。

    简单证书:

    服务器需要用户凭据才能访问 LDAP 数据库,但通过网络发送密码时,密码没有加密。

    将启用用户名和密码字段。

  8. LDAP 数据库搜索设置区域中,单击自动查找以浏览开始搜索数据库的点。

    注:

    默认情况下使用 Active Directory 属性。如果这些属性不起作用,请尝试使用自定义属性,然后单击自动查找按钮查找正确属性。

  9. 选择相应的属性名称来源选项。系统应自动填充这些属性字段。

  10. LDAP 检索测试区域输入部分属性值(如收件人名称的一部分),然后单击测试,即可测试 LDAP 检索功能。至少使用三个字符。

设置存储在打印机上的联系人

使用导入按钮可将一长列常用联系人一次性全部载入打印机,而无需逐一添加。

如果希望将联系人添加至多台打印机,则最好先将其添加到一台打印机上并对列表进行编辑,然后使用导入全部导出按钮将这些地址传送至其他打印机。

通讯簿任务

了解如何执行通讯簿任务。

通过单击添加联系人添加组可以添加联系或组,此操作将打开添加联系人添加组页面。

添加联系人

按以下这些步骤添加联系人。

  1. 单击添加联系人。此时将显示添加联系人页面。

  2. 填写以下字段:

    • 联系人姓名显示名称:输入联系人姓名(必填)

    • 名字:输入名字(可选)

    • 姓氏:输入姓氏(可选)

    • 电话号码:输入电话号码(可选)

    • 传真号:输入传真号码(可能需要)

    • 电子邮件地址:输入电子邮件地址(可能需要)

    注:

    必须为联系人输入电子邮件地址、传真号码或网络文件夹。

  3. 如果使用网络文件夹进行扫描/数字发送,请单击网络文件夹复选框并设置以下某个文件夹选项:选中此选项后,按以下格式将 UNC 路径添加到 UNC 文件夹路径字段中的文件夹:\\host\share。

    • 标准共享文件夹

    • FTP 文件夹

  4. 单击确定按钮将新联系人保存到打印机。

添加组

按以下这些步骤添加组。

  1. 单击添加组。此时将显示添加组页面。

  2. 添加电子邮件组:

    1. 选择添加电子邮件组

    2. 组名显示名称字段中输入新组的名称。

    3. 要向组添加成员,请在添加成员字段中输入他们的电子邮件地址,或者从通讯簿中添加。

  3. 添加文件夹组:

    1. 选择添加文件夹组

    2. 组名字段中输入新组的名称。

    3. 从通讯簿添加文件夹。

  4. 添加完此组的所有成员或组之后,单击确定按钮以保存此组。

编辑联系人或组

按以下这些步骤编辑联系人或组。

  1. 选择要编辑的联系人或组。在搜索字段中输入名称以查找特定的联系人。

  2. 单击编辑按钮。

  3. 对该联系人或组作出必要的更改。

  4. 单击确定按钮以保存编辑内容。

删除联系人或组

按以下这些步骤删除联系人或组。

  1. 选择要删除的联系人或组。在搜索字段中输入名称以查找特定的联系人或组。

  2. 单击删除按钮。

  3. 在随后显示的页面中,将提示您确认要删除所选的联系人或组。一旦删除联系人或组,即无法恢复。单击确定以确认选择。随后即删除该联系人或组。

导入或导出地址簿

使用此页面可以将通讯簿和用户信息导入打印机,也可以将其从打印机中导出。

将数据导入打印机时,您可以添加新的联系人、传真快速拨号或用户帐户,以便在此打印机上访问这些信息。这有助于轻松创建初始列表或让 HP 打印机始终保持最新信息,以反映信息变更情况。

导出记录时,系统会将电子邮件、传真或用户记录从打印机保存到计算机上的文件中。随后,您便可以将此文件用作数据备份,或者使用它将记录导入其他 HP 打印机。

导入通讯簿

您可以先以逗号分隔值 (CSV) 格式创建一个文件,然后导入通讯簿信息。CSV 格式是一种常用数据格式,通常用于在数据库程序或打印机之间传输数据。

可以使用电子表格程序(如 Microsoft Excel)或文本程序(如 Microsoft Notepad)来创建此文件。创建文件后,您必须确保将其另存为或导出为 .CSV 文件类型。您还可以通过以下方式创建数据文件:从 Microsoft Outlook 或其它电子邮件客户端导出联系人并将其另存为 .CSV 文件。

注:

为了便于创建或导入 .CSV 文件,可尝试导出现有通讯簿用作模板。

导入通讯簿

按以下这些步骤导入通讯簿。

  1. 创建一个数据文件,其中有一个标题行,对应数据所需的各列。可使用以下各列:

    • name(或“first name”和“last name”)

    • address(或“emailaddress”、“email”、“email address”、“e-mail”或“e-mail address”)

    • dlname

    • faxnumber(或“business fax”、“home fax”或“other fax”)

    • speeddial

    • code

    • pin

    标题行就是电子表格或文件的第一行。

  2. 在标题行后面,添加包含每个通讯簿或用户记录的行。请参阅下面的所需数据和记录限制部分,找出每种记录所需的列。

    允许存在空白列。如果创建文本导入文件,请为各个空白字段插入逗号。

    如果字段中的数据包含逗号、回车符 (\r) 或换行符 (\n),则必须用引号引起该字段中的数据,例如,

    "Smith, Joe"

    必须用双引号引起包含双引号的字段。必须用一对双引号表示任何个别的双引号。

    如果使用 Excel 创建导入文件,请勿输入引号,因为 Excel 会在文件转换至 .CSV 文件时自动插入引号。

  3. 保存导入文件。

    如果是在 Excel 中创建的,请从文件菜单选择另存为,然后从另存为类型下拉框中选择 .CSV(逗号分隔)(*.csv)。

    如果是作为文本文件创建的,请从文件菜单选择另存为,然后输入 .csv 代替 .txt 文件扩展名。

  4. 要将源文件导入打印机,请单击设备上存储的联系人下面的导入按钮,然后单击浏览...按钮以浏览源数据文件。如果文件已加密,请输入加密密钥。

  5. 单击导入,将数据文件导入打印机。每导入 1000 条记录大约需要 1 分钟,具体取决于网络速度。

    导入过程完成后,屏幕将显示一则消息,指明已成功导入的记录数以及是否存在任何导入错误。

所需数据和记录限制

查看每种记录类型的数据和记录限制。

所需数据和记录限制

记录类型

所需数据

最大字段长度

电子邮件地址

name(或“first name”和“last name”)

address1

64 个 unicode 字符

256 个 unicode 字符

用户记录

name

pin

address1

245 个字符

4 至 8 位数字

255 个字符

电子邮件通讯组列表

name

address1

dlname

64 个 unicode 字符

256 个 unicode 字符

64 个 unicode 字符2

传真号

name

faxnumber1

64 个 unicode 字符

80 个 unicode 字符

传真快速拨号

faxnumber1

speeddial2

code2

80 个 unicode 字符

64 个 unicode 字符

2 位数字

最多 100 个快速拨号,每个快速拨号最多 100 个条目

1 “address”字段也可称为“emailaddress”、“email”、“email address”、“e-mail”或“e-mail address”。“faxnumber”字段也可称为“Business Fax”、“home fax”或“Other fax”。

2 “speeddial”字段包含快速拨号的姓名,如“Johnson Janitorial”,而“code”字段包含快速拨号代码(0 至 99 的数字),如 08。接受一位或两位数字;例如,可使用 06 或 6。

使用 Microsoft Outlook 创建导入文件

如果联系人信息保存在 Microsoft Outlook 中,则可以将其导出为 .CSV 文件,然后使用该文件将这些信息导入打印机。

  1. 从 Outlook 的文件菜单选择导入导出...

  2. 导入和导出向导中选择导出到文件,然后单击下一步

  3. 选择逗号分隔的值 (DOS),然后单击下一步

  4. 选择联系人文件夹并单击下一步

  5. 输入扩展名为 .CSV 的文件名称。单击浏览,在计算机上选择要保存文件的位置。单击下一步

  6. 单击完成以完成向导并导出文件。

  7. 要将 .CSV 文件导入打印机,请执行“导入通讯簿”中的步骤 4 和 5。

导出地址簿

可采用以下格式将打印机中保存的通讯簿或用户信息导入 .CSV 文件中:一个标题行后跟各个用户或通讯簿记录行。

您可以用电子表格程序(如 Microsoft Excel)或文本程序(如 Notepad)打开导出文件。

  1. 单击导出全部...按钮。

  2. 选中要导出的对象旁边的复选框。如果文件已加密,请输入加密密钥。提供以下选项:

    • 通讯簿

    • 传真快速拨号

    • 用户访问代码列表

  3. 单击导出按钮。

  4. 单击保存文件按钮。

  5. 在显示的对话框中单击保存,然后选择要保存文件的位置。


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