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HP LaserJet Enterprise、HP PageWide Enterprise - 设置和配置自动发送

了解如何在 EWS 中设置自动发送设置。

简介

借助自动发送功能,打印机可定期向 HP 网址 (URL) 或电子邮件地址发送打印机配置信息,其中包括序列号、事件日志、页面使用计数和耗材状态信息。

默认情况下禁用此功能。

AutoSend 页面

AutoSend 页面

开始之前

开始配置过程之前,管理员需要获得以下信息:

  • 对打印机的管理访问权限

  • DNS 后缀(例如 companyname.com)

  • SMTP 服务器(例如 smtp.mycompany.com)

    注:

    如果您不知道 SMTP 服务器名称、SMTP 端口号或身份验证信息,请联系电子邮件/Internet 服务提供商或系统管理员,以获得相关信息。通常可通过 Internet 搜索找到 SMTP 服务器名称和端口名称。例如,使用以下术语进行搜索,如“Gmail SMTP 服务器名称”或“yahoo SMTP 服务器名称”。

  • 对外发电子邮件消息的 SMTP 服务器身份验证要求,包括用于身份验证的用户名和密码(如适用)。

注:

请参阅您的电子邮件服务提供商文档,了解有关您的电子邮件帐户的数字发送限制信息。如果您超出发送限制,某些提供商可能会暂时锁定您的帐户。

第 1 步:设置自动发送功能

按如下所示设置自动发送功能。

启用自动发送并选择设置

按以下这些步骤启用自动发送并选择有关它将如何发挥作用的设置。

  1. 使用顶部导航选项卡单击常规

  2. 在左侧导航窗格中,单击自动发送

  3. 单击启用自动发送复选框。

    注:

    启用此功能还将启用数据收集功能,后者使打印机可自动收集并分析产品数据等。有关详细信息,请转到启用数据收集

  4. 发送间隔时间字段中,输入发送信息的频率。您可以在设定的天数、周数或月数之后或设定的打印页数之后发送信息。

  5. 选择发送信息的方式。选择以下一个或全部选项:

    • 失败时发送:发生重大事件时自动发送“自动发送”报告

    • 包含详细错误信息

    • 发送到 HP:使用 Internet 连接将信息直接上传给 HP

    • 发布到网站地址 (URL):指定最多五个用于发布信息的 URL

    • 发送到电子邮件:通过电子邮件最多将“自动发送”信息发送给五位收件人(如您的经销商、本地支持人员或现场 IT 支持)

  6. 单击测试以测试您的选择。

  7. 单击应用以保存设置。

配置“发送到电子邮件”选项的 SMTP 服务器

了解如何在 EWS 中配置自动发送功能的 SMTP 服务器。

添加外发服务器

按以下过程添加和配置外发 SMTP 服务器。

  1. 外发电子邮件服务器 (SMTP) 区域中单击添加按钮。

  2. 外发电子邮件服务器 (SMTP) 页面中,选择以下某个选项并完成相应步骤:

选项 1:使用已由其它功能使用的服务器

当 SMTP 已由另一应用程序配置并且不包含自动电子邮件选项时,请使用此选项。

  1. 选择使用已由其它功能使用的服务器,然后单击下一步

  2. 验证信息,然后单击完成

选项二:我知道我的 SMTP 服务器地址或主机名称

当您知道 SMTP 服务器地址或主机名时,请使用此选项。

  1. 选择我知道我的 SMTP 服务器地址或主机名称,在字段中输入 SMTP 服务器地址,然后单击下一步

  2. 输入服务器名称端口号,然后单击下一步

    注:

    大多数情况下不需要更改默认端口号。

    注:

    如果使用 Gmail 等托管 SMTP 服务,请从服务提供商的网站或其他来源验证 SMTP 地址、端口号和 SSL 设置。一般 Gmail 的 SMTP 地址为 smtp.gmail.com,端口号为 465,并且应该启用了 SSL。请参考在线来源确认这些服务器设置在配置时均为最新状态并且有效。

  3. 服务器身份验证要求页中,从下拉列表中选择以下某项:

    • 选择在控制面板上登录后使用用户凭据进行连接,然后单击下一步(仅限 MFP 和网络扫描仪打印机)。

      -或-

    • 选择始终使用这些凭据,并在字段中输入用户名密码。单击下一步

  4. 服务器使用页中,选择使用以下哪一项功能通过服务器发送电子邮件:

    • 电子邮件:发送扫描的文档和作业状态通知

    • 传真:将传真发送方法设为“Internet 传真”时发送传真

    • 自动电子邮件:发给管理员的设备警报或存档的传真即为此设备发送的自动电子邮件的示例

    • 自动发送:将设备信息发给 HP 或其他收件人

  5. 摘要与测试页中,查看设置。在将测试电子邮件发送到字段中输入电子邮件地址,然后单击测试以测试配置。完成后,单击完成

选项 3:搜索网络以查找外发电子邮件服务器

使用此选项搜索外发 SMTP 服务器。

注:

此选项仅查找防火墙内的外发 SMTP 服务器。

  1. 选择搜索网络以查找外发电子邮件服务器,然后单击下一步

  2. 查找 SMTP 服务器列表中选择相应的服务器,然后单击下一步

  3. 设置连接至服务器所需的基本信息,然后单击下一步

  4. 服务器身份验证要求页中,从下拉列表中选择以下某项:

    • 选择在控制面板上登录后使用用户凭据进行连接,然后单击下一步(仅限 MFP 和网络扫描仪打印机)。

      -或-

    • 选择始终使用这些凭据,并在字段中输入用户名密码。单击下一步

  5. 服务器使用页中,选择使用以下哪一项功能通过服务器发送电子邮件:

    • 电子邮件:发送扫描的文档和作业状态通知

    • 传真:将传真发送方法设为“Internet 传真”时发送传真

    • 自动电子邮件:发给管理员的设备警报或存档的传真即为此设备发送的自动电子邮件的示例

    • 自动发送:将设备信息发给 HP 或其他收件人

  6. 摘要与测试页中,查看设置。在将测试电子邮件发送到字段中输入电子邮件地址,然后单击测试以测试配置。完成后,单击完成

第 2 步:设置产品电子邮件地址

设置要用于从打印机发送的电子邮件警报的“发件人”电子邮件地址。

选择使用默认地址,或选择指定地址以在显示的字段中添加特定电子邮件地址。

第 3 步:完成设置

警报页面中,查看所选设置,然后单击应用以完成设置。


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