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HP LaserJet Pro MFP - 如何设置和使用“扫描到电子邮件”功能

使用“扫描到电子邮件”功能从打印机扫描文档并将其直接发送到一个或多个电子邮件地址。

此文档包含有关如何设置和使用“扫描到电子邮件”功能的说明。

注：

在您可以使用“扫描到电子邮件”功能之前，打印机必须连接到网络，并且必须使用 HP 嵌入式 Web 服务器进行配置。

注：

本文档适用于某些 HP LaserJet Pro 多功能打印机 (MFP)，但并非所有。

要设置和使用 HP LaserJet Pro MFP M329、M428、M429 或 M479 型号上的“扫描到电子邮件”功能，请参阅以下文档：

HP LaserJet Pro MFP M329、M428-M429、M479 - 设置“扫描到电子邮件”

除了下面的步骤以外，您还可以观看以下视频，了解如何设置和使用“扫描到电子邮件”功能。

设置“扫描到电子邮件”功能

要设置“扫描到电子邮件”功能，您必须访问 HP 嵌入式 Web 服务器 (EWS)。

以下各节包含有关如何访问 EWS 和设置“扫描到电子邮件”功能的说明，其中包括将联系人添加到电子邮件通讯簿和配置默认电子邮件设置的步骤。

首先查看“开始操作前”一节中的信息，然后按照所示顺序操作。

开始之前

在您可以设置“扫描到电子邮件”功能之前，打印机必须有效连接到与将运行设置过程的计算机相同的网络。

开始配置过程之前，管理员需要获得以下信息：

打印机的管理访问权限
SMTP 服务器（例如，smtp.mycompany.com）

注：
如果您不知道 SMTP 服务器名称、SMTP 端口号或验证信息，请联系电子邮件/Internet 服务提供商或系统管理员，以获得相关信息。

通常很容易找到 SMTP 服务器名称和端口号，只需在 Internet 上搜索一下即可。例如，使用“gmail smtp 服务器名称”或“yahoo smtp 服务器名称”等词语进行搜索。
SMTP 端口号
SMTP 服务器对外发电子邮件的身份验证要求，包括用于身份验证的用户名和密码（如适用）

注：
有关电子邮件帐户的数字发送限制信息，请参阅电子邮件服务提供商的文档。如果您超出发送限制，某些提供商可能会暂时锁定您的帐户。

第 1 步：访问 HP 嵌入式 Web 服务器 (EWS)

选择以下方法之一访问嵌入式 Web 服务器 (EWS)。

注：

方法 2 仅适用于 macOS。如果您使用的是 Windows PC，则必须使用方法 1。

方法 1：从 Web 浏览器访问 HP 嵌入式 Web 服务器 (EWS)

按照以下步骤获取打印机的 IP 地址，然后使用该地址从 Web 浏览器访问嵌入式 Web 服务器 (EWS)。

获取打印机 IP 地址：
1. 从打印机控制面板上的主屏幕中，轻触“网络”按钮或“无线”按钮，以显示打印机的 IP 地址或主机名。
打开嵌入式 Web 服务器：
1. 在电脑上，打开 Web 浏览器，在地址栏中键入在打印机控制面板上显示的 IP 地址或主机名。
  
  浏览器地址栏中的 IP 地址示例
2. 按下计算机键盘上的 Enter 键。
  
  注：
  如果浏览器显示一条消息，指示访问该网站可能不安全，则选择继续浏览该网站的选项。访问此网站不会损害电脑。
  
  随后将打开 EWS。

方法 2：从 macOS 中的 HP Utility 软件访问 HP 嵌入式 Web 服务器 (EWS)

按照以下步骤从 macOS 中的 HP Utility 软件访问嵌入式 Web 服务器。

在转到菜单上，依次单击实用程序、Hewlett-Packard 文件夹，然后双击 HP Utility。

HP Utility 主屏幕将打开。
在 HP Utility 主屏幕中，使用以下方法之一打开 EWS：
- 在打印机设置区域中，单击其他设置，然后单击打开嵌入式 Web 服务器。
- 在扫描设置区域中，单击扫描到电子邮件，然后单击开始扫描到电子邮件设置。
随后将打开 HP 内嵌式 Web 服务器 (EWS)。

第 2 步：配置“扫描到电子邮件”功能

请按以下步骤在嵌入式 Web 服务器 (EWS) 中配置“扫描到电子邮件”功能。

在 EWS 主页上，单击系统选项卡。
在左侧导航窗格中，单击管理。
在已启用的功能区域中，将扫描到电子邮件选项设置为开。
单击扫描选项卡。
在左侧导航窗格中，单击外发电子邮件配置文件。
在外发电子邮件配置文件页面中，单击新建按钮。
在电子邮件地址区域中，完成以下步骤：
1. 在您的电子邮件地址字段中，为新的外发电子邮件配置文件输入发件人的电子邮件地址。
2. 在显示名称字段中，输入发件人的名称。这是将显示在打印机控制面板上的名称。
在 SMTP 服务器设置区域中，完成以下步骤：
1. 在 SMTP 服务器字段中，输入 SMTP 服务器的地址。
2. 在 SMTP 端口字段中，输入 SMTP 端口号。
  
  注：
  大多数情况下不需要更改默认端口号。
  
  如果您使用的是 Gmail 这类托管 SMTP 服务，请通过服务提供商网站或其他来源验证 SMTP 地址、端口号以及 SSL 设置。通常，对于 Gmail 而言，SMTP 地址为“smtp.gmail.com”，端口号为“465”，且 SSL 应处于启用状态。
  
  请参考在线来源确认这些服务器设置在配置时均为最新状态并且有效。
3. 如果您使用的电子邮件服务是 Gmail，则请选中始终使用安全连接 (SSL/TLS) 复选框。
如果 SMTP 服务器要求进行身份验证才能发送电子邮件，请完成以下步骤，填写 SMTP 身份验证区域中的以下字段：
1. 选择 SMTP 服务器要求对外发电子邮件进行身份验证复选框。
2. 在 SMTP 用户 ID 字段中，输入 SMTP 服务器的用户 ID。
3. 在 SMTP 密码字段中，输入 SMTP 服务器的密码。
如果要求在打印机控制面板上输入 PIN 才能使用电子邮件地址发送电子邮件，请完成以下步骤，填写可选 PIN 区域中的以下字段：

注：
HP 建议创建一个 PIN 以确保电子邮件配置文件安全。

创建后，每次必须在打印机控制面板上输入 PIN 才能使用配置文件将扫描件发送至电子邮件。
1. 在 PIN（可选）字段中输入四位数字的 PIN。
2. 在确认 PIN 字段中重新输入此四位数字的 PIN。
要配置可选的电子邮件首选项，请使用所需设置填写电子邮件消息首选项区域中的以下字段：
- 电子邮件附件的最大尺寸：使用此下拉菜单选择电子邮件附件的最大尺寸。
  
  注：
  HP 建议对最大大小使用自动默认文件大小。
- 自动 CC：选中此复选框，自动复制从配置文件发送的电子邮件消息中的发件人。
查看所有信息，然后单击以下选项之一：
- 保存并测试：选择此选项以保存信息并测试连接。
- 仅保存：选择此选项以保存信息而不测试连接。
- 取消：选择此选项以退出配置而不保存。

第 3 步：将联系人添加到“电子邮件通讯簿”

按照以下步骤将联系人添加到嵌入式 Web 服务器 (EWS) 中的电子邮件通讯簿。可以从打印机控制面板访问通讯簿。

在 EWS 主页上，单击扫描选项卡。
在左侧导航窗格中，单击电子邮件通讯簿。
要将联系人添加到通讯簿，请从以下选项进行选择，然后按照提供的步骤操作：
- 要输入个别电子邮件地址，请使用以下步骤：
  1. 在联系人姓名字段中输入新电子邮件联系人的姓名。
  2. 在联系人电子邮件地址字段中，输入新电子邮件联系人的电子邮件地址。
  3. 单击添加/编辑以保存联系人。
- 要创建电子邮件组，请使用以下步骤：
  1. 单击新建组。
  2. 在输入组名称字段中输入新组的名称。
  3. 在所有个人区域中，单击一个姓名，然后单击箭头按钮，以将该姓名移至组中的个人区域。
    
    注：
    通过按下键盘上的 Ctrl 按钮并单击名称，可一次选择多个姓名。
  4. 单击保存。

第 4 步：配置默认电子邮件选项

请按以下步骤使用嵌入式 Web 服务器 (EWS) 配置默认电子邮件选项。

在 EWS 主页上，单击扫描选项卡。
在左侧导航窗格中，单击电子邮件选项以配置默认电子邮件选项。
在默认主题和正文区域中，完成以下步骤：
1. 在电子邮件主题字段中，输入电子邮件消息的默认主题行。
2. 在正文字段中，输入电子邮件的自定义默认消息。
3. 选择显示正文以启用显示在电子邮件中的默认正文。
4. 选择隐藏正文以禁止对电子邮件使用默认正文。
在扫描设置区域中，完成以下步骤：
1. 从扫描文件类型下拉列表中，选择所扫描文件的默认文件格式。
2. 从扫描纸张尺寸下拉列表中，选择所扫描文件的默认纸张尺寸。
3. 从扫描分辨率下拉列表中，选择所扫描文件的默认分辨率。
  
  注：
  分辨率较高的图像每英寸点数 (dpi) 较多，因此可以显示更多细节。分辨率较低的图像每英寸点数较少，因而显示的细节较少，但文件大小更小。
4. 从输出颜色下拉列表中，选择黑白或彩色。
5. 在文件名前缀字段中，输入文件名前缀（例如，MyScan）。
单击应用。

扫描到电子邮件

在 HP 嵌入式 Web 服务器 (EWS) 中配置“扫描到电子邮件”功能之后，您可以从打印机扫描文档，然后将其直接发送到一个或多个电子邮件地址。扫描的文件将以附件的形式发送到电子邮件消息中的电子邮件地址中。

注：

要使用此扫描功能，打印机必须连接到网络，并且必须配置了“扫描到电子邮件”功能。请参阅本文档中的上一节，了解有关如何设置“扫描到电子邮件”功能的信息。

根据打印机上的指示灯将文档放入扫描仪玻璃板上。
合上扫描仪盖板。
在打印机控制面板的主屏幕上，轻触“扫描”图标。
轻触扫描到电子邮件。
轻触发送电子邮件。
选择要使用的发件人地址。这也称为“外发电子邮件配置文件”。

注：
如果已设置 PIN 功能，则输入 PIN，然后轻触确定按钮。如果尚未设置 PIN，则无需使用此功能。
轻触收件人按钮，然后选择要将文件发送到的地址或组。完成后轻触完成按钮。

注：
要将扫描件发送到其他电子邮件地址，请轻触新建，然后输入电子邮件地址。
轻触主题按钮以添加主题行。
轻触下一步按钮。

扫描设置将显示在打印机控制面板屏幕上。
如要更改任何扫描设置，请轻触设置按钮，然后选择所需的设置。
轻触扫描按钮，开始扫描作业。