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HP Officejet séries 4210 et 4250 tout-en-un - Présentation de la fonction de télécopie

Introduction
Avec les HP Officejet séries 4210 et 4250 tout-en-un, vous pouvez envoyer des télécopies aussi bien en couleur qu'en noir et blanc depuis le panneau avant du tout-en-un ou depuis l'ordinateur. Si le télécopieur récepteur ne peut pas recevoir de télécopies en couleur ou à la vitesse standard V34 de 33,6 Kbps, l'appareil tout-en-un règle automatiquement ses propres paramètres d'envoi afin de les adapter aux fonctionnalités du télécopieur récepteur.
  Remarque :
Des télécopies peuvent être envoyées depuis l'ordinateur mais il est impossible d'en recevoir sur l'ordinateur. Toutes les télécopies sont imprimées à leur réception.
Chargement des documents d'origine
  1. Chargez les originaux dans le chargeur automatique de documents avec le côté à copier vers le bas. Chargez toujours des petits originaux dans le sens Portrait, la largeur de la feuille doit alimenter l'appareil en premier.
  2. Faites glisser au maximum les guides de papier vers les bords de l'original.
    Figure : chargement des documents d'origine
Envoi d'une télécopie à partir du panneau avant de l'appareil
Pour envoyer une télécopie à partir du panneau avant du tout-en-un, procédez comme suit :
  1. Chargez les documents originaux dans le chargeur automatique de documents.
  2. Pour modifier la résolution de télécopie, appuyez sur Résolution de télécopie plusieurs fois jusqu'à l'affichage du paramètre souhaité.
    • Standard : transmission la plus rapide de basse qualité.
    • Fine : paramètre par défaut. Il permet d'obtenir des textes de haute qualité et est adapté à la télécopie de la majorité des documents.
    • Très fine : utilisez ce paramètre pour la télécopie de documents en noir et blanc présentant une certaine finesse des détails. Les télécopies prennent alors plus de temps et vous pouvez uniquement envoyer des documents en noir et blanc lorsque ce mode est sélectionné.
    • Photo : fournit la meilleure qualité pour l'envoi de photos ou d'images. Les télécopies mettent cependant plus de temps à être traitées.
  3. Appuyez sur Télécopie et entrez le numéro de télécopie sur le clavier.
  4. Pour modifier les paramètres, appuyez sur Télécopie pour faire défiler les paramètres. Vous pouvez éclaicir ou assombrir la télécopie, modifier la méthode d'envoi ou la résolution.
  5. Une fois que la télécopie est prête à l'envoi :
    • Appuyez sur le bouton Démarrer des travaux en noir et blanc pour envoyer une télécopie en noir et blanc.
    • Appuyez sur le bouton Démarrer des travaux en couleur pour envoyer une télécopie en couleur.
Envoi d'une télécopie depuis le HP Director
Vous pouvez également envoyer des télécopies à partir de l'ordinateur à l'aide du logiciel HP Director. Avec le logiciel Director, vous pouvez composer des numéros du carnet d'adresses, utiliser des pages de garde générées par PC et envoyer des télécopies à plusieurs destinataires (télécopies par diffusion). Pour envoyer une télécopie à partir du Director, procédez comme suit :
  1. Chargez les documents originaux dans le chargeur automatique de documents.
  2. Cliquez sur l'icône du HP Director pour ouvrir le logiciel HP Director.
  3. Cliquez sur Envoyer une télécopie. La fenêtre Envoi de télécopie s'affiche.
    Figure : fenêtre Envoi de télécopie
  4. Dans la fenêtre Envoi de télécopie, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Dans la zone Envoyer à, entrez les informations relatives au destinataire. Cliquez sur Ajouter à dans le carnet d'adresses pour ajouter des informations au carnet d'adresses de Outlook Express.
    • Si le destinataire est déjà dans le carnet d'adresses de Outlook Express, cliquez sur Sélectionner à partir de dans la zone du carnet d'adresses.
      Remarque :
    Le logiciel tout-en-un utilise le Carnet d'adresses de Outlook Express car ce dernier est déjà installé sur l'ordinateur. Si vous disposez déjà d'un carnet d'adresses contenant des numéros de télécopieur dans un programme différent, tel que Microsoft Outlook, il peut être possible d'importer ces informations dans Microsoft Outlook Express. Toutefois, HP n'est pas en mesure de fournir une assistance pour cette tâche. Consultez les informations du fichier d'aide de ce programme ou contactez son constructeur. La base de connaissances Microsoft contient des instructions pour l'importation d'un carnet d'adresses depuis Outlook vers Outlook Express.
  5. Sélectionnez une ou plusieurs options dans la section Inclure dans télécopie. Si vous envoyez des pages depuis la vitre du scanner, cliquez sur Page(s) dans l'unité. Cliquez sur Page de garde générée par PC pour ajouter une page de garde. Une télécopie peut être constituée uniquement d'une page de garde générée par PC s'il n'existe aucune page à envoyer à partir de la vitre du scanner.
  6. Apportez toutes les modifications souhaitées dans les sections Qualité et Contraste.
  7. Sélectionnez Noir et blanc ou Couleur.
  8. Cliquez sur le bouton de prévisualisation de la télécopie pour afficher un aperçu ou cliquez sur le bouton Envoyer télécopie pour l'envoyer.
Envoi à partir d'une application logicielle
L'envoi à partir d'une application logicielle est l'idéal dans le cas de télécopies comportant plusieurs pages. Son utilisation est aussi simple que l'exécution d'une tâche d'impression ordinaire. Pour envoyer une télécopie directement à partir d'une application logicielle, procédez comme suit.
  1. Créez la télécopie dans toute application logicielle à partir de laquelle vous pouvez imprimer.
  2. Cliquez sur Fichier puis sur Imprimer.
  3. Sélectionnez le pilote de télécopie pour le tout-en-un dans la liste des imprimantes disponibles.
  4. Apportez toutes les modifications normalement autorisées par l'application logicielle (telles que marges, plage de pages, assemblage), puis cliquez sur Imprimer.
  5. La fenêtre Envoi de télécopie s'affiche. Entrez les informations requises, puis cliquez sur Envoyer télécopie.
Utilisation de la numérotation rapide
Envoyez des télécopies depuis le panneau avant en appuyant sur Numérotation rapide ou sur une touche de numérotation rapide. Avant de pouvoir utiliser les boutons de numérotation rapide, ceux-ci doivent être configurés. Consultez le guide de l'utilisateur de votre produit pour obtenir des informations sur la configuration des boutons de numérotation rapide ou recherchez des informations sur la saisie et la modification de numérotations rapides sur le site Web d'HP.
Envoi d'une télécopie à l'aide des numérotations rapides
  1. Chargez les documents originaux dans le chargeur automatique de documents.
  2. Appuyez sur le bouton Fax. Numéro de téléphone s'affiche à l'écran.
  3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Appuyez sur Numérotation rapide ou Rechercher jusqu'à l'affichage de l'entrée de numérotation rapide appropriée sur la ligne supérieure de l'écran. Vous pouvez faire défiler les entrées de numérotation rapide en appuyant sur la flèche vers la droite ou vers la gauche.
    • Appuyez sur Numérotation rapide et saisissez le code de l'entrée de numérotation rapide à l'aide du clavier.
    • Appuyez sur le bouton correspondant à la numérotation rapide. Appuyez une fois dessus pour accéder à la première entrée de numérotation rapide et deux fois dessus pour accéder à la seconde entrée de numérotation rapide attribuée à ce bouton.
      Remarque :
    Pour imprimer une liste des numéros rapides, appuyez sur Configurer, sur 1, puis sur 4.
  4. Appuyez sur Démarrer des travaux en noir et blanc ou Démarrer des travaux en couleur.
Programmation d'une télécopie
Vous pouvez programmer l'envoi ultérieur dans la même journée d'une télécopie en noir et blanc, par exemple, lorsque les lignes téléphoniques ne sont pas occupées ou que le tarif d'envoi est plus bas. Pour programmer l'envoi d'une télécopie, procédez comme suit :
  1. Chargez les documents originaux dans le chargeur automatique de documents.
  2. Appuyez sur Télécopie et entrez le numéro sur le clavier ou sélectionnez un numéro rapide.
  3. Appuyez sur Télécopie jusqu'à ce que Comment télécopier s'affiche à l'écran.
  4. Appuyez sur la flèche vers la droite jusqu'à ce que l'option Envoyer télécopie plus tard s'affiche à l'écran, puis appuyez sur OK. Noir uniquement s'affichera à l'écran suivi de Entrer durée.
  5. Entrez l'heure de votre choix pour l'envoi de la télécopie. Le cas échéant, appuyez sur 1 pour AM ou sur 2 pour PM.
  6. Appuyez sur Démarrer des travaux en noir et blanc. Les originaux seront alors numérisés dans la mémoire et envoyés à l'heure sélectionnée.
Envoi de télécopies à l'aide de la fonction Numériser et télécopier
Vous pouvez numériser une télécopie en noir et blanc depuis le bac d'alimentation automatique pour la stocker dans la mémoire avant son envoi. Cette fonction est utile si le numéro de télécopie auquel vous tentez d'accéder est occupé. Les originaux sont numérisés dans la mémoire et envoyés une fois que l'autre télécopieur est de nouveau disponible. Vous pouvez immédiatement retirer les originaux une fois la numérisation terminée. Procédez comme suit pour utiliser la fonction de numérisation et télécopie :
  1. Chargez les documents originaux dans le chargeur automatique de documents.
  2. Appuyez sur Numériser et télécopier.
  3. Entrez le numéro de téléphone ou sélectionnez un numéro rapide.
  4. Appuyez sur Démarrer des travaux en noir et blanc. Les originaux sont numérisés dans la mémoire du télécopieur.
Envoi à plusieurs destinataires
L'envoi à plusieurs destinataires, ou télécopies par diffusion, s'effectue en envoyant une télécopie depuis le logiciel Director ou bien une autre application ou en définissant une numérotation rapide groupée.
Pour envoyer une télécopie à plusieurs destinataires à partir de l'ordinateur, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur Envoyer une télécopie dans Director ou imprimez vers le pilote de télécopie du tout-en-un à partir d'une application logicielle.
  2. Cliquez sur Ajouter à la liste pour ajouter les informations à la liste des destinataires, puis continuez l'ajout d'informations de destinataire jusqu'à ce que tous les destinataires aient été ajoutés à la liste.
  3. La fenêtre Envoi de télécopie s'affiche. Remplissez les champs d'informations pour le premier destinataire de la télécopie et cliquez sur Ajouter à la liste pour ajouter des informations à la liste des destinataires.
  4. Continuez l'ajout de tous les destinataires, puis cliquez sur Envoyer télécopie.
Réception de télécopies
Les télécopies sont en principe reçues automatiquement une fois le nombre de sonneries atteint si le mode de prise d'appel est défini sur Fax, FaxTel ou AnswerMachine. Vous pouvez également recevoir des télécopies manuellement.
Si le tout-en-un présente un problème de réception, tel que l'épuisement de papier, la télécopie sera enregistrée dans la mémoire. Pour imprimer les télécopies stockées dans la mémoire, appuyez sur Configurer, sur 5, puis sur 4. Les télécopies vont s'imprimer dans l'ordre inverse de leur réception. Pour éviter l'impression d'une télécopie, appuyez sur Annuler lors du lancement de l'impression et c'est la télécopie suivante qui s'imprimera.
Paramètres du mode de prise d'appel
Le tableau ci-dessous déccrit les quatre paramètres du mode de prise d'appel.
Paramètres du mode de prise d'appel
Description
Fax
Le télécopieur HP répond automatiquement à tous les appels entrants à l'aide du paramètre Nombre de sonneries avant prise de ligne.
Utilisez ce mode lorsque la ligne ne recevra aucun appel vocal.
Tel
Le tout-en-un ne va pas répondre aux appels automatiquement. Vous devrez procéder à la réception manuelle des télécopies.
Utilisez ce mode si la majorité des appels de cette ligne téléphonique sont des appels vocaux, si vous ne recevez des télécopies que très rarement ou si un service de boîte vocale est disponible sur cette même ligne.
FaxTel (modèle HP Officejet série 4250 uniquement)
Utilisez le mode FaxTel si vous ne recevez que très rarement des appels vocaux sur la même ligne que le tout-en-un. Le tout-en-un répond automatiquement à tous les appels entrants à l'aide du paramètre Nombre de sonneries avant prise de ligne.
  • Si l'appel entrant est une télécopie, elle est automatique reçue.
  • S'il s'agit d'un appel vocal, le tout-en-un va émettre une sonnerie spéciale pour indiquer de quoi il s'agit. Répondez à l'appel entrant en décrochant le combiné.
    Aucun autre téléphone branché sur la même ligne ne sonnera. Si vous tentez de répondre à l'appel depuis un autre téléphone branché sur la même ligne, le tout-en-un continuera de sonner jusqu'à ce que vous appuyiez sur Annuler.
AnswerMachine
Utilisez le mode AnswerMachine si un répondeur est présent sur la même ligne.
Le tout-en-un ne va pas répondre aux appels automatiquement. A la place, le répondeur va prendre l'appel et le tout-en-un va vérifier la ligne. S'il capte les tonalités de télécopie, il recevra la télécopie. Sinon, le répondeur enregistrera le message entrant.
Réception d'une télécopie en mode manuel
Définissez le mode de prise d'appel sur Tel pour la réception manuelle de télécopies.
  1. Pour la réception manuelle de télécopie, procédez de l'une des manières suivantes :
    • Si vous entendez des tonalités de télécopie émanant du télécopieur lorsque vous répondez au téléphone, appuyez sur Démarrer des travaux en noir et blanc ou Démarrer des travaux en couleur, puis sur 2.
    • Si vous pouvez parler avec l'expéditeur de la télécopie, demandez-lui d'envoyer la télécopie depuis son télécopieur. Une fois que vous avez entendu la tonalité de télécopie, appuyez sur Démarrer des travaux en noir et blanc ou Démarrer des travaux en couleurs.
    • Si votre téléphone n'est pas branché à l'arrière du télécopieur HP (mais qu'il est sur la même ligne) et que vous entendez la tonalité de télécopie, appuyez sur 1, puis 2, puis 3 sur votre téléphone.
  2. Raccrochez le combiné du téléphone.
Transfert d'une télécopie
Pour procéder au transfert de télécopies vers un autre numéro, définissez votre tout-en-un pour le transfert de toutes les télécopies entrantes. Seules les télécopies en noir et blanc peuvent être transférées du fait qu'elles sont reçues dans la mémoire. Procédez comme suit pour définir le transfert de télécopies :
Utilisation du logiciel Director
  1. Ouvrez le HP Director.
  2. Cliquez sur l'option de configuration et paramètres du télécopieur puis sur Paramètres de télécopie.
  3. Sélectionnez l'onglet Transfert de télécopies et cliquez sur l'option de transfert des télécopies entrantes vers un autre numéro.
  4. Saisissez les dates et heures de départ et de fin.
  5. Cliquez sur OK.
Utilisation du panneau avant
  1. Appuyez sur Configurer, sur 3, puis sur 8.
  2. Appuyez sur la flèche droite pour sélectionner Activé, puis sur OK.
  3. Entrez le numéro vers lequel vous souhaitez transférer les télécopies et appuyez sur OK. Transfert de télécopies s'affiche à l'écran.
    Toutes les télécopies entrantes seront transférées au numéro que vous avez défini jusqu'à la désactivation de l'option de transfert.
Activation de la confirmation de télécopie
Le paramètre de confirmation de télécopie par défaut est Chaque erreur de sorte que le tout-en-un imprime un rapport uniquement en cas de problème d'envoi ou de réception d'une télécopie. Un message de confirmation indiquant si l'élément a bien été envoyé s'affiche brièvement sur le panneau avant après chaque transaction. Pour imprimer un rapport confirmant à chaque fois l'envoi ou la réception d'une télécopie, suivez ces instructions :
  1. Appuyez sur Configurer, 1, puis sur 1 de nouveau pour accéder à l'option de Configuration des rapports automatiques.
  2. Appuyez sur la flèche vers la droite jusqu'à ce que l'option Toutes les télécopies s'affiche à l'écran, puis appuyez sur OK.
Nouvelle impression de télécopies en mémoire
Si l'appareil tout-en-un ne peut pas imprimer une télécopie pour une raison quelconque (papier épuisé ou bourrages papier), la télécopie est enregistrée en mémoire. Pour imprimer les télécopies en mémoire, procédez comme suit :
  1. Sur le panneau avant de l'appareil tout-en-un, appuyez sur Configurer.
  2. Appuyez sur 5 pour sélectionner Outils.
  3. Le menu Outils apparaît sur l'affichage. Appuyez sur 4 pour réimprimer les télécopies en mémoire.
Utilisation et création d'une page de garde de télécopie
Le logiciel tout-en-un contient des outils qui permettent d'utiliser ou de créer des pages de garde de télécopie.
Utilisation d'une page de garde électronique
Pour utiliser une page de garde électronique, vous devez envoyer la télécopie à partir de l'ordinateur au lieu du panneau avant. Pour envoyer une page de garde électronique, procédez comme suit :
  1. Démarrez la télécopie à partir du Director ou d'une application logicielle.
  2. Dans la fenêtre Envoyer télécopie, vérifiez sur Page de garde générée par PC est sélectionnée.
  3. Cliquez sur Editer contenu. La fenêtre Données de la page de garde s'affiche.
    Figure : fenêtre Données de la page de garde
  4. Dans la zone Page de garde, sélectionnez le style.
  5. Entrez l'objet et le message, puis cliquez sur OK. Le reste des données (heure, date, numéros de télécopieur et noms) est automatiquement renseigné à partir des informations de destinataire, alors que les informations de nom et de numéro proviennent des paramètres de votre télécopieur.
Création d'une page de garde personnalisée
Vous pouvez créer et utiliser vos propres pages de garde de télécopie. Pour créer une page de garde personnalisée, procédez comme suit :
  1. Ouvrez le HP Director.
  2. Cliquez sur Paramètres, sur l'option de configuration et paramètres du télécopieur, puis sur Page de garde de télécopie.
    Figure : éditeur de télécopie HP
  3. Utilisez les outils d'édition pour sélectionner, insérer, supprimer et modifier des objets dans le modèle. Utilisez les commandes du menu Annotation pour modifier la date, l'heure, le nombre total de pages et les autres champs de la télécopie.
  4. Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer sous et enregistrez le fichier avec l'extension .cvr. La page de garde est automatiquement enregistrée vers le chemin approprié et peut être utilisée.

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