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HP LaserJet Enterprise, HP PageWide Enterprise — Configurar o recurso Digitalizar para SharePoint

Saiba como configurar o recurso Digitalizar para SharePoint.

Nota:

As etapas variam de acordo com o tipo de painel de controle.

Painéis de controle

Versão do firmware

Painéis de controle

FutureSmart 3

Painel de controle do FutureSmart 3

FutureSmart 4

Painel de controle do FutureSmart 4

Visão geral em vídeo

Veja informações sobre como ativar Digitalizar para SharePoint.

FutureSmart 3

Siga as instruções abaixo para FutureSmart 3.

Introdução

Use Salvar no SharePoint® para digitalizar documentos diretamente em um site do Microsoft® SharePoint. Esse recurso elimina a necessidade de digitalizar os documentos em uma pasta da rede, unidade flash USB ou mensagem de e-mail e, em seguida, descarregar manualmente os arquivos no site do SharePoint.

Salvar no SharePoint® suporta todas as opções de digitalização, incluindo a capacidade de digitalizar documentos como imagens ou usar os recursos de OCR para arquivos de texto criados ou PDFs pesquisáveis.

O recurso está desabilitado por padrão. Ative Salvar no SharePoint® no Servidor da Web Incorporado HP (EWS).

Antes de começar

Para que esse procedimento possa ser concluído, a pasta de destino em que os arquivos digitalizados serão salvos deverá existir no site do SharePoint, e o acesso de gravação deverá estar ativado na pasta de destino. Salvar no SharePoint® está desativado por padrão.

Ativar Salvar no SharePoint e criar uma Configuração Rápida para Salvar no SharePoint

Siga estas etapas para ativar o recurso Salvar no SharePoint e criar uma Configuração Rápida:

  1. Usando as guias superiores de navegação, clique em Digitalizar/Envio Digital.

  2. No painel de navegação esquerdo, clique em Salvar no SharePoint®.

    Nota:

    As Definições Rápidas funcionam como atalhos que podem ser acessados na tela Início da impressora ou no aplicativo Definições Rápidas.

  3. Selecione Ativar Salvar em SharePoint® e depois clique em Aplicar.

  4. Clique em Adicionar na área Definições rápidas para iniciar o Assistente de definição rápida.

  5. Digite um Título da definição rápida (por exemplo, "Digitalizar para SharePoint®") e uma Descrição da definição rápida.

  6. Selecione uma Localização de botão para que a Definição rápida determine se deve ser exibida na tela Início ou na área Definições rápidas no painel de controle do produto.

  7. Selecione uma Opção de início de definição rápida para determinar o que ocorre após a seleção de uma Definição rápida no painel de controle do produto e depois clique no botão Avançar.

  8. Use as seguintes etapas para adicionar o caminho à pasta do SharePoint.

    1. Clique em Adicionar na página Configurações de Destino do SharePoint® para abrir a página Adicionar Caminho do SharePoint®.

    2. Abra outra janela do navegador, navegue até a pasta do SharePoint a ser usada e copie o caminho dela para a pasta do SharePoint nessa janela do navegador.

    3. Cole o caminho de pasta do SharePoint no campo Caminho do SharePoint:.

    4. Por padrão, a impressora substitui um arquivo existente que tem o mesmo nome de arquivo do arquivo novo. Desmarque Substituir arquivos existentes, de forma que um arquivo novo com o mesmo nome de um arquivo existente receba um carimbo de data/hora atualizado.

    5. Selecione uma opção na lista Configurações de autenticação. Selecione se é necessário fazer login no site do SharePoint com credenciais ou armazenar as credenciais na Configuração Rápida.

      Nota:

      Se Usar credenciais de usuário para conectar após Entrada no painel de controle for selecionada no menu suspenso Configurações de autenticação, o usuário conectado deverá ter permissões para gravar no site do SharePoint especificado.

      Nota:

      Para fins de segurança, a impressora não exibe as credenciais inseridas no Assistente de configuração rápida.

    6. Clique em OK para concluir a configuração de caminho do SharePoint e navegue para a página Configurações de Destino do SharePoint.

  9. Selecione Verificar acesso à pasta antes do início do trabalho para garantir que a pasta do SharePoint especificada como a pasta de destino fique acessível toda vez em que a Configuração Rápida for usada. Se essa opção não estiver selecionada, os trabalhos podem ser salvos na pasta do SharePoint mais rapidamente. No entanto, se essa opção não estiver selecionada e a pasta do SharePoint estiver inacessível, o trabalho falhará.

  10. Clique em Avançar.

  11. Defina uma Condição para Notificação: na página de Configurações de notificação. Esta configuração define a Configuração Rápida para não notificar ou enviar mensagens de e-mail ou imprimir uma página de resumo se um trabalho for concluído com êxito ou falhar. Selecione uma das opções a seguir no menu suspenso Condição para Notificação:

    • Selecione Não notificar para que a Configuração Rápida não realize nenhuma ação de notificação quando um trabalho for concluído com sucesso ou falhar.

    • Selecione Notificar quando o trabalho for concluído para que Configurações Rápidas envie uma notificação quando um trabalho for concluído com sucesso.

    • Selecione Notificar apenas se o trabalho falhar para que Configurações Rápidas envie uma notificação somente quando um trabalho falhar.

    Selecionar Notificar quando o trabalho for concluído ou Notificar apenas se o trabalho falhar requer que o Método Usado para Enviar Notificação: seja definido. Selecione uma destas opções:

    • E-mail: Use esta opção para enviar um e-mail quando ocorrer a condição da notificação selecionada. Essa opção requer um endereço de e-mail válido no campo Endereço de e-mail para notificação:.

      Nota:

      Para usar o recurso de notificação por e-mail, configure primeiro o recurso de e-mail na impressora.

    • Imprimir: Use esta opção para imprimir a notificação quando ocorrer a condição da notificação selecionada.

    Nota:

    Selecione Incluir miniatura para cada opção de notificação para incluir uma imagem em miniatura da primeira página da página digitalizada do trabalho.

  12. Clique em Avançar.

  13. Selecione as opções na página Configurações de digitalização e, em seguida, clique em Avançar. Para obter mais informações, consulte Configurações de digitalização para Salvar no SharePoint.

  14. Selecione as opções na página Configurações de arquivo e, em seguida, clique em Avançar. Para obter mais informações, consulte Configurações de arquivo para Salvar no SharePoint.

  15. Revise o resumo das configurações e clique no botão Concluir para salvar a Configuração Rápida ou clique no botão Voltar para editar as configurações.

Digitalizar e salvar um arquivo diretamente em um site do Microsoft SharePoint

Use as seguintes etapas para digitalizar um documento diretamente em um site do SharePoint.

  1. Coloque o documento voltado para baixo no vidro do scanner ou virado para cima no alimentador de documentos e ajuste as guias de papel de acordo com o tamanho do documento.

  2. Na tela Início do painel de controle da impressora, toque em Salvar no SharePoint®.

    Nota:

    Nesta etapa, a tela Início exibirá o título que o usuário denominou para a definição rápida. Nesta etapa, Salvar no SharePoint® é usado como um exemplo.

    Nota:

    Talvez seja necessário fazer login na impressora para usar esse recurso.

  3. Selecione um dos itens na lista Definições rápidas.

  4. Toque no campo de texto Nome do Arquivo: para abrir um teclado e, em seguida, digite o nome para o arquivo usando o teclado na tela ou o teclado físico. Toque em OK (Ativado).

  5. Se necessário, toque no menu suspenso Tipo de arquivo para selecionar outro formato de arquivo de saída.

  6. Toque em Mais opções para visualizar e definir configurações do documento.

    Nota:

    Visualize a imagem a qualquer momento tocando no botão Visualizar no canto superior direito da tela. Para obter mais informações sobre esse recurso, toque no botão Ajuda na tela de visualização.

  7. Toque no botão Iniciar para salvar o arquivo.

Configurações de digitalização de configuração rápida e opções para Salvar no SharePoint

As tabelas a seguir listam as configurações e as opções disponíveis no Assistente de Configuração Rápida ao adicionar, editar ou copiar uma Configuração Rápida para Salvar no SharePoint®.

Configurações de digitalização para Salvar no SharePoint

Recurso

Descrição

Tamanho do original

Selecione o tamanho da página do documento original.

Lados do original

Selecione se o documento original tem um ou dois lados.

Otimizar texto/imagem

Selecione para otimizar a saída de um determinado tipo de conteúdo ou selecione Ajustar manualmente.

Otimizar para

Essa configuração está disponível somente quando Otimizar texto/imagem está definido como Ajustar manualmente. Selecione um valor de ajuste manual.

Orientação do conteúdo

Selecione a forma como o conteúdo do documento original será posicionado na página: Retrato ou Paisagem ou selecione Detectar automaticamente.

Formato frente e verso

Essa configuração não está disponível quando Orientação de conteúdo está definido como Detectar automaticamente. Selecione para descrever a encadernação da página a ser especificada se o verso da página estiver de cabeça para baixo ou com o lado direito voltado para cima.

Limpeza do fundo

Selecione um valor para remover imagens esmaecidas do fundo ou para remover uma cor de fundo clara.

Intensidade

Selecione um valor para ajustar o escurecimento do arquivo.

Contraste

Selecione um valor para ajustar o contraste do arquivo.

Nitidez

Selecione um valor para ajustar a nitidez do arquivo.

Visualização de imagem

Selecione se deseja exigir ou tornar opcional uma visualização exibida do trabalho ou desativar uma visualização.

Opções de recorte

Selecione se deseja permitir ou não que um trabalho seja cortado e o tipo de opção de corte.

Criação de trabalho

Selecione essa configuração para combinar vários conjuntos de documentos originais em um anexo de e-mail. Use essa configuração também para digitalizar um documento original que tenha mais páginas do que o alimentador de documentos pode acomodar de uma vez.

Tom automático

Selecione essa configuração para definir como automáticas as configurações de Escurecimento, Contraste e Limpeza de fundo, o que torna essas configurações indisponíveis nessa página.

Detecção de alimentação múltipla

Selecione essa configuração para ativar a detecção de trabalhos com alimentação múltipla.

Apagar bordas

Selecione essa configuração para especificar a largura das margens da borda a serem apagadas, em polegadas ou milímetros, para o lado da frente e o lado do verso de um trabalho.

Configurações de arquivo para Salvar no SharePoint

Recurso

Descrição

Prefixo do nome do arquivo

Defina o prefixo do nome de arquivo padrão para arquivos salvos em uma pasta de rede.

Nome de arquivo padrão

Nome de arquivo padrão para o arquivo que será salvo.

Marque a caixa de seleção Editável pelo usuário para tornar essa configuração editável no painel de controle do produto.

Sufixo do nome de arquivo

Defina o sufixo do nome de arquivo padrão para arquivos salvos em uma pasta de rede.

Duplicar sufixo de nome de arquivo padrão [nome do arquivo] _YYYYMMDDT

Formato de número de arquivo

Selecione um formato de nome de arquivo para quando o trabalho for dividido em vários arquivos.

Tipo de arquivo padrão

Selecione o formato do arquivo salvo.

Marque a caixa de seleção Editável pelo usuário para tornar essa configuração editável no painel de controle do produto.

Visualização do nome do arquivo

Digite um nome de arquivo e clique no botão Atualizar visualização.

Preferência de cor padrão

Selecione se o arquivo está em preto e branco ou em cores.

Qualidade de saída padrão

Selecione a qualidade do arquivo. Imagens com alta qualidade exigem um tamanho de arquivo maior do que imagens de baixa qualidade e demoram mais para serem enviadas.

Resolução padrão

Defina a resolução do arquivo. Imagens com resoluções mais altas têm mais pontos por polegada (dpi), portanto, exibem mais detalhes. Imagens com resoluções mais baixas têm menos pontos por polegada e exibem menos detalhes, mas o tamanho do arquivo é menor.

Compactação

Especifique se o arquivo usa compactação Normal ou Alta ao salvar um documento digitalizado como um arquivo PDF ou XPS. Se a compactação for definida como Alta, o arquivo digitalizado será menor, mas o processo de digitalização pode demorar mais do que na compactação Normal.

Compactação Black TIFF

Selecione o algoritmo de compactação de TIFF preto a ser usado para compactar o arquivo TIFF gerado.

Compactação TIFF de cores/escalas de cinza

Selecione o algoritmo de compactação de TIFF em cores/em escala de cinza a ser usado para compactar o arquivo TIFF gerado.

Criptografia de PDF

Se o tipo de arquivo for PDF, essa opção criptografará o arquivo PDF impresso. Uma senha deve ser especificada como parte da criptografia. A mesma senha deve ser usada para abrir o arquivo. O usuário será solicitado a digitar uma senha antes de digitalizar seu trabalho se uma senha não tiver sido definida antes de pressionar Iniciar.

Desativar tipos de arquivo OCR

Selecione esta configuração para impedir que tipos de arquivo OCR fiquem disponíveis no painel de controle do produto.

Ativar supressão de páginas em branco

Se a opção Ativar supressão de páginas em branco estiver marcada, as páginas em branco serão ignoradas.

FutureSmart 4

Siga as instruções abaixo para FutureSmart 4.

Introdução

Configure o recurso Digitalizar para SharePoint e, em seguida, digitalize documentos diretamente em um site do SharePoint.

Digitalizar para SharePoint oferece suporte a todas as opções de digitalização, incluindo a capacidade de digitalizar documentos como imagens ou usar os recursos de OCR para criar arquivos de texto ou PDFs pesquisáveis.

O recurso está desabilitado por padrão. Ative Salvar no Sharepoint no Servidor Web Incorporado HP (EWS).

Antes de começar

Para que esse procedimento possa ser concluído, a pasta de destino em que os arquivos digitalizados serão salvos deverá existir no site do SharePoint, e o acesso de gravação deverá estar ativado na pasta de destino. Digitalizar para SharePoint está desativado por padrão.

Ativar Digitalizar para SharePoint e criar uma Definição Rápida para Salvar no SharePoint

Siga estas etapas para ativar o recurso Salvar no SharePoint e criar uma Configuração Rápida:

  1. Usando as guias superiores de navegação, clique em Digitalizar/Envio Digital.

  2. No painel de navegação esquerdo, clique em Digitalizar para SharePoint®.

    Nota:

    As Configurações Rápidas funcionam como atalhos que podem ser acessados na tela Início da impressora ou no aplicativo Configurações Rápidas.

  3. Marque a caixa de seleção Ativar Digitalizar para SharePoint® e depois clique em Adicionar....

  4. Digite um Nome da Configuração Rápida (por exemplo, "Digitalizar para SharePoint") e uma Descrição da Configuração Rápida.

  5. Selecione uma Opção de Início da Configuração Rápida para determinar o que ocorrerá após a seleção de uma Configuração Rápida no painel de controle do produto e depois clique no botão Avançar.

  6. Use as seguintes etapas para adicionar o caminho à pasta do SharePoint.

    1. Clique em Adicionar na página Destino do SharePoint® para abrir a página Adicionar Caminho do SharePoint®.

    2. Abra outra janela do navegador, navegue até a pasta do SharePoint a ser usada e copie o caminho dela para a pasta do SharePoint nessa janela do navegador.

    3. Cole o caminho de pasta do SharePoint no campo Caminho do SharePoint:.

    4. Por padrão, a impressora substitui um arquivo existente que tem o mesmo nome de arquivo do arquivo novo. Desmarque Substituir arquivos existentes, de forma que um arquivo novo com o mesmo nome de um arquivo existente receba um carimbo de data/hora atualizado.

    5. Selecione uma opção na lista Configurações de autenticação. Selecione se é necessário fazer login no site do SharePoint com credenciais ou armazenar as credenciais na Configuração Rápida.

      Nota:

      Se Usar credenciais de usuário para conectar após Entrada no painel de controle for selecionada no menu suspenso Configurações de autenticação, o usuário conectado deverá ter permissões para gravar no site do SharePoint especificado.

      Nota:

      Para fins de segurança, a impressora não exibe as credenciais inseridas no Assistente de configuração rápida.

    6. Clique em OK para concluir a configuração de caminho do SharePoint e navegue para a página Configurações de Destino do SharePoint.

  7. Selecione Verificar acesso à pasta antes do início do trabalho para garantir que a pasta do SharePoint especificada como a pasta de destino fique acessível toda vez em que a Configuração Rápida for usada. Se essa opção não estiver selecionada, os trabalhos podem ser salvos na pasta do SharePoint mais rapidamente. No entanto, se essa opção não estiver selecionada e a pasta do SharePoint estiver inacessível, o trabalho falhará.

  8. Clique em Avançar.

  9. Defina uma Condição para Notificação: na página Notificação. Esta configuração define a Configuração Rápida para não notificar ou enviar mensagens de e-mail ou imprimir uma página de resumo se um trabalho for concluído com êxito ou falhar. Selecione uma das opções a seguir no menu suspenso Condição para Notificação:

    • Selecione Não notificar para que a Configuração Rápida não realize nenhuma ação de notificação quando um trabalho for concluído com sucesso ou falhar.

    • Selecione Notificar quando o trabalho for concluído para que Configurações Rápidas envie uma notificação quando um trabalho for concluído com sucesso.

    • Selecione Notificar apenas se o trabalho falhar para que Configurações Rápidas envie uma notificação somente quando um trabalho falhar.

    Selecionar Notificar quando o trabalho for concluído ou Notificar apenas se o trabalho falhar requer que o Método Usado para Enviar Notificação: seja definido. Selecione uma destas opções:

    • E-mail: Use esta opção para enviar um e-mail quando ocorrer a condição da notificação selecionada. Essa opção requer um endereço de e-mail válido no campo Endereço de E-mail para Notificação:.

      Nota:

      Para usar o recurso de notificação por e-mail, configure primeiro o recurso de e-mail na impressora.

    • Imprimir: Use esta opção para imprimir a notificação quando ocorrer a condição da notificação selecionada.

    Nota:

    Selecione Incluir miniatura para cada opção de notificação para incluir uma imagem em miniatura da primeira página da página digitalizada do trabalho.

  10. Clique em Avançar.

  11. Selecione as opções na página Configurações de digitalização e, em seguida, clique em Avançar. Para obter mais informações, consulte a tabela "Configurações de digitalização para Digitalizar para SharePoint®".

  12. Selecione as opções na página Configurações de arquivo e, em seguida, clique em Avançar. Para obter mais informações, consulte a tabela "Configurações de arquivo para Digitalizar para SharePoint®".

  13. Revise o resumo das configurações e clique no botão Concluir para salvar a Configuração Rápida ou clique no botão Voltar para editar as configurações.

Configurações de digitalização de configuração rápida e opções para Digitalizar para SharePoint

Veja as configurações e as opções disponíveis no Assistente de Configuração Rápida ao adicionar, editar ou copiar uma Configuração Rápida para Digitalizar para SharePoint.

Configurações de digitalização para Digitalizar para SharePoint

Recurso

Descrição

Tamanho do original

Selecione o tamanho da página do documento original.

Lados do original

Selecione se o documento original tem um ou dois lados.

Otimizar texto/imagem

Selecione o recurso de otimizar para a saída de um determinado tipo de conteúdo.

Orientação do conteúdo

Selecione a forma como o conteúdo do documento original será posicionado na página: Retrato ou Paisagem.

Limpeza do fundo

Selecione um valor para remover imagens esmaecidas do fundo ou para remover uma cor de fundo clara.

Escurecimento

Selecione um valor para ajustar o escurecimento do arquivo.

Contraste

Selecione um valor para ajustar o contraste do arquivo.

Nitidez

Selecione um valor para ajustar a nitidez do arquivo.

Visualização de imagem

Selecione se deseja exigir ou tornar opcional uma visualização exibida do trabalho ou desativar uma visualização.

Opções de recorte

Selecione se deseja permitir ou não que um trabalho seja cortado e o tipo de opção de corte.

Apagar Bordas

Selecione essa configuração para especificar a largura das margens da borda a serem apagadas, em polegadas ou milímetros, para o lado da frente e o lado do verso de um trabalho.

Configurações de arquivo para Digitalizar para SharePoint

Recurso

Descrição

Prefixo do nome do arquivo

Defina o prefixo do nome de arquivo padrão usado para salvar arquivos.

Nome do arquivo

Nome de arquivo padrão para o arquivo que será salvo.

Marque a caixa de seleção Editável pelo usuário para tornar essa configuração editável no painel de controle da impressora.

Sufixo do nome de arquivo

Defina o sufixo do nome de arquivo padrão usado para salvar arquivos.

Duplicar sufixo de nome de arquivo padrão [nome do arquivo] _YYYYMMDDT

Visualização do nome do arquivo

Digite um nome de arquivo e clique no botão Atualizar visualização.

Formato da numeração do arquivo

Selecione um formato de nome de arquivo para quando o trabalho for dividido em vários arquivos.

Adicionar numeração quando o trabalho tiver apenas um arquivo (por ex., _1–1)

Selecione esta configuração para adicionar numeração ao nome de um arquivo quando o trabalho for somente para um arquivo, e não para diversos arquivos.

Tipo de arquivo

Selecione o formato do arquivo salvo.

Marque a caixa de seleção Editável pelo usuário para tornar essa configuração editável no painel de controle da impressora.

Alta compactação (arquivo menor)

Selecione esta configuração para compactar o arquivo digitalizado, reduzindo seu tamanho. Contudo, o processo de digitalização para um arquivo de Alta Compactação pode levar mais tempo do que para um arquivo de compactação Normal.

Criptografia de PDF

Se o tipo de arquivo for PDF, essa opção criptografará o arquivo PDF impresso. Uma senha deve ser especificada como parte da criptografia. A mesma senha deve ser usada para abrir o arquivo. O usuário precisa inserir uma senha antes de digitalizar seu trabalho, caso ela não tenha sido definida antes de começar a digitalização.

Resolução

Defina a resolução do arquivo. Imagens com resoluções mais altas têm mais pontos por polegada (dpi), portanto, exibem mais detalhes. Imagens com resoluções mais baixas têm menos pontos por polegada e exibem menos detalhes, mas o tamanho do arquivo é menor.

Qualidade e tamanho do arquivo

Selecione a qualidade do arquivo. Imagens com alta qualidade exigem um tamanho de arquivo maior do que imagens de baixa qualidade e demoram mais para serem enviadas.

Colorido/Preto

Especifique se as cópias devem ser impressas em cores, em preto e cinza ou somente em preto.

Suprimir páginas em branco

Se a opção Suprimir páginas em branco estiver selecionada, as páginas em branco serão ignoradas.

Criar vários arquivos

Selecione esta configuração para digitalizar páginas em arquivos separados, com base em um número máximo predeterminado de páginas por arquivo.


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