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Multifuncional HP Officejet série V - Como usar os recursos e as configurações de fax do HP Officejet série V

Introdução
O HP Officejet série V é um aparelho de fax colorido ou monocromático com funcionalidade total que pode ser utilizado independentemente ou conectado a um computador. Para solucionar problemas de comunicação de fax, vá para solução de problemas de transmissões e recepção de fax. Para cancelar um fax em andamento, pressione CANCEL.
Envio de um fax normal utilizando o painel frontal
Enviar um fax pelo multifuncional é mais fácil do que a maioria das pessoas imagina. Siga estas instruções:
  1. Coloque o item a ser enviado por fax na área de digitalização do scanner, conforme exibido na Figura 1. A face do item deve ficar virada para baixo e também com a parte superior voltada para baixo.
  2. Pressione o botão azul FAX acima do visor do painel frontal.
  3. Disque o número do fax no teclado. O número deve ser discado do mesmo modo como é discado um número de telefone. Disque todos os números necessários para alcançar o fax de destino.
  4. Pressione o botão START colorido ou preto abaixo do visor. Provavelmente, os fax coloridos levarão mais tempo para serem enviados e o outro aparelho de fax deve ser capaz de receber fax coloridos padrão. O multifuncional discará o número seguido por um ruído de conexão ou um sinal de ocupado se o outro fax estiver ou não ocupado. Se o outro aparelho estiver ocupado, o multifuncional aguardará e, em seguida, rediscará automaticamente. Após o fax tiver sido enviado com êxito, um longo som ou bipe será ouvido.
Figura : Carregar o multifuncional com um fax
Discagens rápidas
Fazer discagens rápidas
Uma discagem rápida é um número discado no teclado que substitui o número inteiro do fax ou grupos de números de fax. Isso facilita a discagem para vários fax. Pressione o botão SPEED DIAL, digite o número no teclado e pressione o botão START colorido ou preto.
No painel frontal
  1. Pressione o botão SETUP.
  2. Pressione 2 e 1 no teclado.
  3. Digite o número de discagem rápida desejado ou utilize os botões de seta para a esquerda e direita para percorrer as discagens rápidas.
  4. Selecione um número não atribuído e pressione ENTER para selecioná-lo.
  5. Digite o número do fax, o nome ou a empresa. Utilize as teclas do teclado para percorrer os números e as letras disponíveis. Use os botões de seta para avançar para o caractere seguinte ou anterior.
  6. Pressione ENTER quando terminar, pressione 1 para inserir outra discagem rápida ou 2 para sair.
No computador
  1. Selecione Configurações na janela do Diretivo e escolha Configurações de discagem rápida.
  2. Clique em Nova entrada na caixa de diálogo Configurações de discagem rápida.
  3. Digite um nome e número de fax e selecione OK quando terminar.
  4. Repita o mesmo procedimento se necessário e selecione Salvar quando terminar.
Como utilizar discagens rápidas de grupo
Este recurso é utilizado para enviar um fax a vários números de fax diferentes utilizando um número de discagem rápida. O número de discagem rápida pode aceitar no máximo 20 outros números de discagem rápida individuais.
Para criar uma Discagem rápida de grupo, em primeiro lugar é necessário configurar as discagens rápidas individuais. Utilize a seção acima "Como fazer discagens rápidas" para inserir números de fax individuais ainda não associados a uma discagem rápida. Utilize as próximas duas seções para atribuir uma discagem rápida a um número de discagem rápida de grupo. Dica: utilizar o software do computador é muito mais fácil e leva menos tempo.
No painel frontal
  1. Pressione o botão SETUP.
  2. Pressione 2 e 2 no teclado.
  3. Digite o número desejado de discagem rápida, ou use as setas para a esquerda e a direita para navegar pelas discagens rápidas disponíveis já criadas.
  4. Pressione ENTER seguido de 1 para adicionar outra discagem rápida, ou 2 para concluir.
  5. Digite o nome do grupo utilizando as teclas do teclado para percorrer os números e as letras disponíveis. Use os botões de seta para avançar para o caractere seguinte ou anterior.
  6. Pressione novamente ENTER quando concluir.
No computador
  1. Abra o Diretivo, selecione Configurações e Configurações de discagem rápida.
  2. Selecione Novo grupo na caixa de diálogo Configurações de discagem rápida.
  3. Digite um nome na caixa Nome do grupo.
  4. Selecione os números de discagem rápida na lista da esquerda e clique em Adicionar.
  5. Quando concluir, selecione OK.
  6. Selecione Salvar para completar o processo.
Envio de fax pelo software Diretivo
Também é possível enviar mensagens de fax através do Diretivo HP. A vantagem é que ele permite o acesso à discagem utilizando o catálogo de endereços e as folhas de rosto geradas pelo PC. Para enviar um fax utilizando o Diretivo:
  1. Carregue os itens a serem enviados por fax na área de digitalização do scanner, como mostra a Figura 1. A tela do Diretivo deve aparecer. Se não aparecer, abra o ícone do Diretivo na área de trabalho. Selecione o ícone Fax grande, como na Figura 2.
  2. A tela principal de fax é exibida (veja a Figura 3). Esta é a tela em que todo o trabalho de envio de fax é feito. Na área Enviar faxpara, preencha os nomes e números dos destinatários. Adicione a entrada ao catálogo de endereços para uso futuro e/ou à lista para poder inserir outro número de fax.
  3. Selecione um botão na seção qualidade que corresponda ao tipo de fax sendo enviado, PadrãoAlta qualidade ou Foto. Alta qualidade e Foto levam um pouco mais de tempo, mas a qualidade certamente é melhor. Qualidade deve ser normalmente deixado em Alta qualidade na maioria dos aparelhos de fax. Se o outro aparelho de fax não pude receber em Alta qualidade, o multifuncional ajustará e baixará automaticamente a qualidade para Padrão.
  4. Verifique se há uma marca de seleção ao lado de Páginas na unidade na seção Incluir no fax. Se uma folha de rosto estiver sendo usada, certifique-se de que haja uma marca em Folha de rosto gerada pelo computador. Consulte a seção Folhas de rosto neste documento para obter mais informações.
  5. Altere a configuração de Colorido ou Preto e branco para corresponder ao fax.
  6. Visualize o fax se quiser saber como ele ficará. Pressione o botão ENVIAR FAX AGORA para enviar o fax imediatamente ou pressione ENVIAR FAX MAIS TARDE para inserir um horário posterior para o envio do fax.
Figura : Enviar fax do software Diretivo
Figura : Tela principal do fax
Utilizar o driver print-to-fax
Este recurso geralmente é ignorado e pode ser extremamente útil. Essa é também a melhor maneira de enviar fax da mais alta qualidade, pois não ocorre a degradação causada pelo scanner. Utilizar este recurso é quase tão fácil quanto executar um trabalho regular de impressão.
  1. Crie o fax pretendido em qualquer aplicativo capaz de imprimir, como um processador de texto, programa gráfico ou uma planilha eletrônica.
  2. Depois que o trabalho for concluído e estiver pronto para ser enviado por fax, selecione Imprimir no menu Arquivo.
  3. Selecione o driver de fax do dispositivo HPOfficejet série V na lista de impressoras disponíveis. Faça outras alterações normalmente permitidas pelo programa em uso (como margens, intervalo de página, intercalação).
  4. Selecione Imprimir para abrir a tela principal Enviar fax, como mostra a Figura 3 acima. Uma folha de rosto pode ser adicionada, mais folhas podem ser adicionadas na área de digitalização do scanner a ser incluído e o fax pode ser visualizado.
  5. Pressione o botão ENVIAR FAX AGORA para enviar o fax imediatamente ou pressione ENVIAR FAX MAIS TARDE para inserir um horário posterior para o envio do fax.
Verificar as configurações de fax
É recomendável, em geral, verificar as configurações do aparelho de fax após a primeira configuração do multifuncional. Faça isso imprimindo um relatório de configurações do menu.
  1. Pressione o botão SETUP.
  2. Pressione o número 1 no teclado numérico e, em seguida, o número 4.
  3. Verifique se todas as configurações no relatório estão de acordo com a configuração. Preste atenção em especial às informações do cabeçalho (essas informações são exigidas por lei da FCC nos EUA) listadas no canto superior direito, aos toques para atender na seção 5 número 3, ao tamanho do papel de fax na seção 5 número 4 e ao padrão de toques para atender na seção 6 número 2.
Visão geral das configurações e funções de fax
Há muitas configurações e funções diferentes de fax disponíveis para alterar o modo como o multifuncional se comporta. Essas opções podem ser alteradas na configuração do painel frontal, em Configuraçãode faxbásica e avançada, ou na tela Configurações de fax do software Diretivo. É bem mais fácil utilizar o software e esta seção tratará cada opção em cada guia da tela Configurações de fax. Consulte a Figura 5 para obter ajuda.
Como acessar as configurações de fax
As informações da configuração básica de fax podem ser alteradas pela execução do Assistente de configuração de fax (recomendável), utilizando a caixa de diálogo Configuraçõesde fax ou no painel frontal. As informações sobre qualquer uma das configurações tornam-se disponíveis ao se clicar em Ajuda, no Diretivo, e, em seguida, abrindo o Guiado usuárioon-line.
Assistente de configuração de fax
O Assistente de configuração de fax faz uma série de perguntas para determinar as melhores configurações de fax possíveis com base nas respostas. Esse processo é executado após a primeira reinicialização e após a instalação do software do multifuncional da HP. Pode ser reexecutado posteriormente pelo Diretivo, bastando clicar em Configurações e Assistente de configuração de fax.
Pelo Diretivo
Informações sobre quaisquer configurações podem ser obtidas clicando-se em Ajuda na guia de configuração exibida.
  1. Abra o Diretivo clicando duas vezes no ícone do produto na área de trabalho.
  2. Clique em Configurações e selecione Configurações de fax.
  3. Ajuste as configurações conforme exige a situação.
Pelo painel frontal
As configurações são ajustadas utilizando o botão CONFIGURAR e as seções Configuraçãode faxbásicae avançada.
  1. Pressione CONFIGURAÇÃO até Configuração de fax básica ou Configuração de fax avançada aparecer no visor, dependendo do que deve ser modificado.
  2. Pressione ENTER para aceitar essa opção de menu.
  3. Role até a configuração desejada usando os botões de seta para a direita ou esquerda e pressione ENTER.
  4. Faça as alterações desejadas e pressione ENTER.
Figura : Configurações de atendimento
Qualidade do papel de fax
Resolução do papel de fax: Há quatro opções de envio de fax disponíveis: Padrão, alta qualidade, foto e excelente. Para fax regulares, deixar a configuração em alta qualidade é suficiente. Se o multifuncional se conectar a outro aparelho configurado para receber em uma configuração inferior, o multifuncional ajustará automaticamente a resolução para baixo para que haja correspondência com o aparelho de recepção do fax. Veja a seguir uma lista de resoluções reais em número de pontos por polegada para cada configuração:
  • Padrão: 200 x 100 dpi para preto, 200 x 200 dpi para colorido. Essa é a configuração de fax mais baixa e deve proporcionar a transmissão mais rápida possível, assim como a mais baixa qualidade de fax. No envio de um fax colorido, a qualidade é reduzida por compactação para diminuir o tamanho do fax.
  • Alta qualidade: 200 x 200 dpi para fax preto ou colorido. Essa é a configuração padrão normal.
  • Foto: 200 x 200 dpi com 256 tons de cinza diferentes. Ajustes de cores para alta qualidade.
  • Excelente: 300 x 300 dpi somente preto. Ajustes de cores para alta qualidade. Use essa configuração quando o item a ser enviado por fax contiver linhas finas ou muitos detalhes.
Contraste: Ajusta o contraste do fax a ser enviado. Não afeta a cor e não afeta o contraste dos fax recebidos.
Ruídos na linha telefônica ou baixa intensidade de sinal em uma transmissão de fax podem causar falhas intermitentes de fax. Ruídos ou sinal fraco podem fazer com que todas ou parte das informações de um fax se percam durante a transmissão. Quando o Modo de Correção de Erros está ativado, o aparelho de fax receptor verifica as informações do fax durante a transmissão, para encontrar erros. Se for detectado um erro, o aparelho receptor irá pedir que o aparelho remetente reenvie todas ou parte das informações do fax. Reenviar todas ou parte das informações irá fazer a transmissão demorar mais, mas garantirá que a qualidade do fax recebido seja boa. Se a qualidade da linha telefônica ou a intensidade do sinal forem ruins, poderão ocorrer vários erros, e a transmissão do fax poderá falhar.
Deixar o Modo de Correção de Erros desativado pode melhorar as chances de a transmissão do fax ser bem-sucedida, mesmo com uma linha telefônica ruim. Entretanto, a qualidade da imagem do fax recebido poderá ser ruim.
O ECM deve ficar ativado, em condições normais. Se o ECM tiver que ser desativado para que se enviem os faxes com sucesso, peça à companhia telefônica para verificar a qualidade da linha. Para aparelhos de fax HP, desativar o ECM no painel frontal não quer dizer necessariamente que a transmissão de fax não usará o ECM. O ECM será ou não usado de acordo com as condições abaixo.
  • Todos os faxes coloridos usarão o ECM.
  • Todos os faxes enviados na velocidade de transmissão mais alta usarão o ECM.
  • A configuração de ECM afeta apenas os faxes enviados, não os recebidos.
Para ativar ou desativar o ECM no painel frontal, siga as etapas abaixo:
  1. Pressione Configurar.
  2. Pressione a Seta para a direita (>) até que Configuração avançada de fax apareça.
  3. Pressione Enter.
  4. Pressione a Seta para a direita (>) até que Modo de correção de erros apareça.
  5. Pressione Enter.
  6. Pressione a Seta para a direita (>) para selecionar Ligado ou DESLIGADO.
  7. Pressione Enter.
Discagem
  • Rediscagem automática: Marque a caixa de seleção para ativar ou desativar a rediscagem automática quando ocorre um sinal de ocupado ou não há resposta. O número de tentativas de rediscagem é 5.
  • Tipo de discagem do telefone: Tom ou pulso (rotary) determinado pelo tipo de linha.
  • Conectado a um sistema telefônico de PBX: Ajusta as configurações de discagem se o sistema telefônico for PBX.
Informações pessoais
  • Conteúdo do cabeçalho do fax: Trata-se do nome e do número de telefone que aparecem na parte superior do fax enviado.
  • Conteúdo da folha de rosto: Informações mostradas na folha de rosto gerada eletronicamente; nome, nome da empresa, números de fax e voz.
Atendimento
  • Atendimento telefônico: Alterne entre automático ou manual. Para receber um fax manualmente, um dos botões START no painel frontal deve ser pressionado, ou 1-2-3 em um telefone remoto.
  • Atendimento automático: Altere o número de toques até a captura da chamada. Selecione um número maior que 4 se a linha for compartilhada com uma secretária eletrônica. Selecione 2 se o aparelho de fax for dedicado e possuir uma linha própria. "Responder esse padrão de toque distinto" permite que o multifuncional diferencie entre um padrão de toque duplo, triplo ou normal. Usar um recurso de toque distinto na mesma linha telefônica permite que dois números usem a mesma linha. Isso fornece ao multifuncional seu próprio número e ignora recursos incompatíveis como correio de voz.
Relatórios
  • Impressão de relatório automática: O multifuncional imprimirá automaticamente um relatório diante de uma destas condições: qualquer erro de envio, qualquer erro de recebimento, qualquer erro, a cada envio de fax e a cada fax recebido.
  • Registro de impressão da unidade: Imprime um registro detalhando o histórico de envio dos últimos 100 faxes.
Recebimento
  • Tamanho de papel carregado: Deve corresponder ao que está realmente carregado na bandeja de papel: carta, ofício ou A4.
  • Reduzir fax automaticamente para tamanho de papel carregado: Sob operações normais, deve permanecer ativado. Permite que os faxes recebidos se ajustem ao tamanho de papel carregado. Se um fax em papel ofício chega e na bandeja há papel carta, o fax será reduzido para que se encaixe no papel carta. Se esse recurso estiver desativado, a última seção de uma página em ofício será impressa em uma segunda folha do papel carta ou A4.
  • Aceitar fax de aparelhos de fax silenciosos mais antigos: Marcar essa opção permitirá que o multifuncional se conecte a aparelhos mais antigos que não emitem os tons normalmente necessários. O multifuncional poderá também tentar se conectar por nenhuma razão aparente se houver ruído ou outros dispositivos digitais na linha. Portanto, é melhor deixar esse recurso desmarcado a menos que seja absolutamente necessário.
Volume
  • Volume do som: Altera o volume do alto-falante interno do multifuncional: Desativado, suave ou alto.
  • Aparelho de fax para chamadas recebidas: Determina se o som de toque será ouvido ou não.
  • Os botões emitem um bipe quando pressionados: Os botões do painel frontal emitirão sons toda vez que forem pressionados.
Encaminhamento de fax
  • Encaminhar faxes recebidos para outro número: Marcar esse recurso encaminhará qualquer fax recebido para outro número de fax diferente entre a data inicial e final inserida. Esse recurso é útil quando você estiver fora do escritório e desejar que todos os fax cheguem em outro lugar.
Folhas de rosto
Como usar folhas de rosto
Para utilizar uma folha de rosto eletrônica, o fax deve ser feito no computador. Certifique-se de que haja uma marca de seleção em Folha de rosto gerada pelo computador (Figura 3). Selecione Editar conteúdo para abrir a tela Dados da folha de rosto (veja a Figura 6). A partir daqui, as informações poderão ser adicionadas, pois os destinatários do fax as verão. O restante dos dados (hora, data, nomes e números de fax) serão automaticamente preenchidos.
Figura : Dados da folha de rosto
Criar modelos de folhas de rosto personalizados
Crie os seus próprios modelos personalizados de folha de rosto utilizando o HP Image Editor. Selecione Configurações na parte superior da tela do Diretivo e selecione Folha de rosto do fax. O HP Image Editor será exibido com um modelo básico carregado. Esse modelo contém os campos básicos de envio, recebimento e mensagem. Utilize as diversas ferramentas de edição de imagens da barra de ferramentas para selecionar, inserir, excluir e editar objetos dentro do modelo. Utilize os comandos do menu Anotação para editar a data, a hora, o número total de páginas e outros campos do fax. Quando concluir, selecione Salvar como no menu Arquivo e certifique-se de salvar utilizando a extensão cvr. A folha de rosto será automaticamente salva no caminho correto, normalmente: C:\Arquivos de programas\hewlett-packard\hp Officejet v series\coverpgs.
Como usar o registro de fax
O registro de fax é um registro de todos os fax recebidos, enviados ou pendentes. Entradas individuais podem ser classificadas selecionando quaisquer dos campos de descrição na parte superior do registro: data, duração, identificação da estação (número do fax), páginas e status.
Exclua entradas do registro realçando uma certa entrada e selecionando o botão DELETE. Exclua várias entradas mantendo pressionada a tecla SHIFT enquanto as seleciona.
Certas entradas de fax podem ser armazenadas no computador. Para visualizar essas entradas, realce-as e pressione o botão EXIBIR.
Fax bloqueados
Fax bloqueados são aqueles indesejados. O fax bloqueado é recebido, mas não impresso e o registro é atualizado com uma entrada de fax bloqueado no registro de recebimento. Para impedir que um aparelho de fax indesejado envie fax ao multifuncional, realce a entrada de fax associada e selecione Bloquear fax. Para reativar o recebimento desse aparelho, selecione a guia Fax bloqueados, selecione o número do fax da lista e selecione Remover da lista.
Figura : Registro de fax
Como usar o catálogo de telefones
O HP Officejet série V facilita o armazenamento de nomes e números de fax no catálogo de telefones. Ao enviar um fax utilizando o Diretivo, basta selecionar uma entrada do catálogo de telefones.
O catálogo de telefones utilizado pelo multifuncional HP é o catálogo de endereços do Microsoft(R) Outlook Express. Esse software provavelmente já está em uso ou já está instalado no computador. Se o computador não tiver o Outlook ou Outlook Express, a opção não permanecerá disponível. O Internet Explorer 4.0 e posterior incluem o Outlook Express e podem ser obtidos gratuitamente a partir do site da Microsoft na Web. O Microsoft Outlook utiliza uma estrutura diferente de arquivos em relação ao Microsoft Outlook Express.
Como criar uma entrada de endereço
Siga estas etapas para incluir uma entrada na agenda telefônica.
  1. No Diretivo, clique em Catálogo de telefones.
  2. Na caixa de diálogo Catálogo de endereços, clique em Novo contato.
  3. Na caixa de diálogo Propriedades, clique na guia Residencial ou comercial conforme apropriado.
  4. Digite as informações de contato e clique em OK.
      observação:
    Se for necessário discar o número “9” ou outro dígito para sair do sistema telefônico do escritório, digite-o na caixa Númerodo fax antes do número do fax. Para definir uma pausa, use a tecla de vírgula ou traço (-).

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País: Flag Brasil

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