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HP LaserJet Enterprise, HP PageWide Enterprise - Définition et configuration du carnets d'adresses

Apprenez comment définir et configurer le carnet d’adresses.

Introduction

Un carnet d'adresses est une liste stockée de contacts fréquemment utilisés permettant une sélection rapide lorsque vous envoyez un document depuis le panneau de commande de l'imprimante. Utilisez la page Carnet d'adresses pour configurer et activer les fonctionnalités suivantes de l'imprimante :

  • Configuration de paramètres de recherche

  • Ajout de contacts individuels ou de groupes de contacts

  • Modification des contacts existants

Configurer les contacts réseau

La zone Configuration des contacts réseau de la page Carnet d'adresses permet d'activer les contacts réseau et d'indiquer les modes de recherche des contacts réseau.

Remarque :

Effectuez cette étape avant de configurer les contacts stockés sur l’imprimante.

Configurer la méthode de recherche

Pour définir la méthode de recherche pour les contacts réseau, procédez comme suit :

  1. A l'aide des onglets de navigation supérieurs, cliquez sur Numérisation/Envoi numérique.

  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Carnet d'adresses ou Contacts.

  3. Sélectionnez une méthode de recherche :

    • Recherche rapide (pour trouver des correspondances commençant par la chaîne de recherche).

    • Recherche détaillée (pour trouver des correspondances contenant la chaîne de recherche).

Activer les contacts personnels (facultatif)

Pour activer les contacts personnels, procédez comme suit :

Accédez aux contacts personnels des utilisateurs individuels à partir de leur liste de contacts personnels du serveur Microsoft Exchange. Ces adresses sont disponibles lorsque l'utilisateur se connecte à partir du panneau de commande de l'imprimante en utilisant Windows, puis sélectionne l'affichage Contacts personnels dans le carnet d'adresses.

Remarque :

En cas de problèmes lors de l'importation de carnets d'adresses à partir de serveurs Microsoft Exchange récents, contactez l'assistance HP pour obtenir de l'aide.

  1. A l'aide des onglets de navigation supérieurs, cliquez sur Numérisation/Envoi numérique.

  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Carnet d'adresses ou Contacts.

  3. Sélectionnez l'option Activer les contacts personnels (lorsque l'utilisateur se connecte à Windows depuis le périphérique).

  4. Cliquez sur le bouton Tester le serveur Exchange pour tester la connexion au serveur Microsoft Exchange.

    1. Domaine Windows : saisissez un nom de domaine Windows.

    2. Nom d'utilisateur : saisissez un nom d'utilisateur.

    3. Mot de passe : saisissez un mot de passe.

    4. Test : saisissez au moins trois lettres d'un nom de contact, puis cliquez sur le bouton Tester.

  5. Pour enregistrer les paramètres, cliquez sur Appliquer.

Activer les contacts réseau (facultatif)

Apprenez comment activer les contacts réseau.

Introduction

La fonction LDAP permet d'accéder à un carnet d'adresses réseau. Utilisez les sections suivantes pour configurer la fonction Contacts réseau.

Remarque :

L'imprimante doit disposer de la bonne version du micrologiciel pour être compatible avec la fonction LDAP.

Avant de commencer

Les administrateurs doivent posséder les informations suivantes avant de commencer le processus de configuration.

Configuration des contacts réseau

  • Paramètres d'authentification serveur

  • Chemin de lancement de la recherche (nom unique de base, racine de la recherche) (par exemple : o=mycompany.com)

  • Attributs pour correspondre au nom saisi (par exemple : cn ou samAccountName), récupération de l'adresse électronique (par exemple : mail) et manière dont le nom sera affiché sur le panneau de commande (par exemple : displayName)

Configuration SMTP par défaut

  • SMTP server (par ex., smtp.mycompany.com)

  • Port SMTP (par exemple : 25, 587, 465)

  • Paramètres de connexion sécurisée (par exemple : utilisez toujours une connexion sécurisée (SSL/TLS))

  • Paramètres d'authentification au serveur SMTP pour les courriers électroniques sortants, notamment le nom utilisateur et le mot de passe utilisés pour l'authentification, le cas échéant

Obtenir les contacts d'un serveur LDAP

Obtenez des adresses à partir d'un serveur LDAP, afin qu'elles soient disponibles pour les utilisateurs sur le panneau de commande de l'imprimante. Ces adresses sont disponibles lorsque l'utilisateur sélectionne l'affichage Tous les contacts dans le carnet d'adresses.

  1. A l'aide des onglets de navigation supérieurs, cliquez sur Numérisation/Envoi numérique.

  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Carnet d'adresses ou Contacts.

  3. Cochez la case Activer les contacts réseau (utiliser le serveur LDAP).

  4. Cliquez sur Ajouter.

  5. Dans le champ Adresse serveur LDAP, saisissez l'adresse IP du serveur LDAP ou, si vous ne connaissez pas le nom du serveur LDAP à utiliser, cliquez sur Rechercher automatiquement pour obtenir la liste des serveurs LDAP disponibles. Sélectionnez le serveur LDAP à utiliser, puis cliquez sur OK.

    Remarque :

    Si le serveur LDAP que vous souhaitez utiliser ne se trouve pas dans cette liste, contactez votre administrateur et demandez-lui les adresses IP et les codes d'attribut.

  6. Pour utiliser une connexion sécurisée (SSL), cochez la case Utiliser une connexion sécurisée (SSL).

  7. Si le serveur LDAP requiert une authentification, sélectionnez le type d'authentification pour le serveur LDAP dans la zone Paramètres d'authentification serveur. Les champs non disponibles de cette zone correspondent à des champs non requis dans le cadre de cette authentification. Renseignez les champs requis. Veillez à utiliser les noms exacts de façon à ce qu'ils correspondent aux paramètres du serveur LDAP.

    Remarque :

    Pour les utilisateurs individuels qui se connectent en utilisant les informations d'identification Windows, choisissez l'option permettant d'utiliser ces éléments d'identification pour l'authentification du serveur LDAP.

    Types d'authentification permettant à l'imprimante de communiquer avec le serveur LDAP

    Type d'authentification

    Description

    Le serveur ne nécessite pas d'authentification

    Le serveur ne nécessite pas d'informations d'identification de l'utilisateur pour accéder à la base de données LDAP.

    L'option permettant d'utiliser les informations d'identification de l'utilisateur MFP n'est pas disponible.

    Le serveur demande une authentification

    Utiliser les informations d'identification de l'utilisateur pour la connexion après la connexion au panneau de commande de l'imprimante.

    Négocié par Windows (SPNEGO) :

    Le serveur requiert les informations d'identification de l'utilisateur pour accéder à la base de données. Il chiffre les informations d'identification et mots de passe envoyés par le réseau.

    Le champ de domaine et l'option permettant d'utiliser les éléments d'identification de l'utilisateur MFP sont activés.

    Informations d'identification simples :

    Le serveur requiert les informations d'identification de l'utilisateur pour accéder à la base de données LDAP, mais le mot de passe n'est pas chiffré lorsqu'il est envoyé sur le réseau.

    Les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont activés.

  8. Dans la zone Paramètres de recherche de base de données LDAP, cliquez sur Rechercher automatiquement pour définir le point de départ de la recherche dans la base de données.

    Remarque :

    Par défaut, les attributs Active Directory sont utilisés. Si ces attributs ne fonctionnent pas, essayez l'option Utiliser les attributs personnalisés et cliquez ensuite sur le bouton Rechercher automatiquement pour trouver les attributs corrects.

  9. Sélectionnez l'option Source pour noms d'attribut correspondante. Les champs d'attributs doivent être renseignés automatiquement.

  10. Dans la zone Tester la récupération LDAP, testez la récupération LDAP en saisissant une partie de la valeur d'un attribut, comme une partie du nom du destinataire, puis cliquez sur Tester. Utilisez au moins trois caractères.

Configurer les contacts stockés sur l’imprimante

Utilisez le bouton Importer pour charger simultanément sur l'imprimante une longue liste de contacts fréquemment utilisés, au lieu de les ajouter l'un après l'autre.

Pour ajouter des contacts sur plusieurs imprimantes, la meilleure solution consiste à les ajouter sur une imprimante, à modifier la liste, puis à utiliser les boutons Importer et Exporter tout pour transférer les adresses vers les autres imprimantes.

Tâches du carnet d'adresses

Apprenez comment effectuer des tâches du carnet d’adresses.

Ajoutez un contact ou un groupe en cliquant sur Ajouter un contact ou Ajouter un groupe, ce qui ouvre la page Ajouter un contact ou Ajouter un groupe.

Ajout d'un contact

Procédez comme suit pour ajouter un contact.

  1. Cliquez sur Ajouter un contact. La page Ajouter un contact s'affiche.

  2. Complétez les champs suivants :

    • Nom du contact ou Nom d'affichage : saisissez un nom de contact (obligatoire).

    • Prénom : saisissez un prénom (facultatif).

    • Nom : saisissez un nom (facultatif).

    • Numéro de téléphone : saisissez un numéro de téléphone (facultatif).

    • Numéro de télécopie : saisissez le numéro de télécopieur (peut être obligatoire).

    • Adresse électronique : saisissez une adresse électronique (peut être obligatoire).

    Remarque :

    Vous devez saisir une adresse électronique, un numéro de télécopieur ou un dossier réseau pour le contact.

  3. En cas d’utilisation d'un dossier réseau pour la numérisation/l’envoi numérique, dans la liste déroulante Dossier réseau, sélectionnez Dossier partagé standard, puis ajoutez le chemin UNC au dossier dans le champ Chemin du dossier UNC sous la forme suivante : \\host\share.

    • Dossier partagé standard

    • Dossier FTP

  4. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le nouveau contact sur l'imprimante.

Ajout d'un groupe

Procédez comme suit pour ajouter un groupe.

  1. Cliquez sur Ajouter un groupe. La page Ajouter un groupe s'affiche.

  2. Ajout d'un groupe de messagerie :

    1. Sélectionnez Ajouter un groupe de messagerie.

    2. Saisissez le nom du nouveau groupe dans le champ Nom du groupe ou Nom d'affichage.

    3. Pour ajouter un membre à un groupe, saisissez son adresse électronique dans le champ Ajouter un membre ou ajoutez-le à partir d'un carnet d'adresses.

  3. Ajout d'un groupe de dossier :

    1. Sélectionnez Ajouter un groupe de dossier.

    2. Indiquez le nom du nouveau groupe dans le champ Nom du groupe.

    3. Ajoutez les dossiers à partir d'un carnet d'adresses.

  4. Lorsque vous avez ajouté tous les membres ou groupes du groupe, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le groupe.

Modification d'un contact ou d'un groupe

Pour modifier un contact ou un groupe, procédez comme suit.

  1. Sélectionnez le contact ou le groupe à modifier. Saisissez un nom dans le champ de recherche pour trouver un contact spécifique.

  2. Cliquez sur le bouton Modifier.

  3. Apportez les modifications nécessaires au contact ou au groupe.

  4. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos modifications.

Suppression d'un contact ou d'un groupe

Pour supprimer un contact ou un groupe, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le contact ou le groupe à supprimer. Saisissez un nom dans le champ de recherche pour trouver un contact ou un groupe spécifique.

  2. Cliquez sur le bouton Supprimer.

  3. Dans la page qui s’affiche, vous êtes invité à confirmer la suppression du contact ou du groupe sélectionné. Une fois qu’un contact ou un groupe a été supprimé, il est impossible de le récupérer. Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection. Le contact ou le groupe est supprimé.

Importer ou exporter un carnet d'adresses

Cette page vous permet d'importer et d'exporter des informations relatives aux utilisateurs et au carnet d'adresses vers et depuis l'imprimante.

Lorsque vous importez des données sur l'imprimante, vous ajoutez des nouveaux contacts, des numérotations rapides pour télécopie ou des comptes utilisateur afin de les rendre accessibles sur cette imprimante. Ce procédé permet de créer plus facilement des listes initiales ou de maintenir votre imprimante HP à jour avec les changements d'informations.

L'exportation d'enregistrements consiste à sauvegarder des adresses électroniques, des numéros de télécopieur ou des enregistrements utilisateur stockés sur l'imprimante dans un fichier de votre ordinateur. Utilisez ce fichier comme sauvegarde de données ou pour importer les enregistrements sur une autre imprimante HP.

Importation d'un carnet d'adresses

Pour importer les informations d'un carnet d'adresses, vous devez d'abord créer un fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Le format CSV est un format de données commun généralement utilisé pour transférer des données entre des programmes de base de données ou des imprimantes.

Vous pouvez créer ce fichier à l'aide d'un tableur tel que Microsoft Excel ou d'un traitement de texte tel que le Bloc-notes Microsoft. Une fois ce fichier créé, assurez-vous de l'enregistrer ou de l'exporter au format .CSV. Vous pouvez également créer un fichier de données en exportant des contacts de Microsoft Outlook ou de tout autre client de messagerie électronique et en l'enregistrant au format .CSV.

Remarque :

Pour créer ou importer facilement un fichier .CSV, essayez d'exporter un carnet d'adresses existant pour l'utiliser comme modèle.

Importation d'un carnet d'adresses

Procédez comme suit pour importer un carnet d'adresses.

  1. Créez un fichier de données contenant une ligne d’en-tête avec les colonnes requises pour vos données. Les colonnes suivantes peuvent être utilisées :

    • nom (ou « prénom » et « nom »)

    • adresse (ou « adresseélectronique », « courrier électronique », « adresse électronique », « e-mail » ou « adresse e-mail »)

    • nomdl

    • numérotélécopie (ou « télécopie professionnelle », « télécopie domicile » ou « autre télécopie »)

    • numérotationrapide

    • code

    • épingler

    La ligne d’en-tête est la première ligne de la feuille de calcul ou d’un tableur.

  2. Après la ligne d'en-tête, ajoutez les lignes contenant chacun des enregistrements utilisateur ou du carnet d'adresses. Reportez-vous à la section Données obligatoires et limitations ci-dessous pour savoir quelles sont les colonnes obligatoires en fonction des types de données.

    Les colonnes vides sont autorisées. Lors de la création d'un fichier d'importation de texte, insérez une virgule dans chaque champ vide.

    Si les données du champ contiennent une virgule, un retour chariot (\r) ou un saut de ligne (\n), les données de ce champ doivent être entourées de guillemets, par exemple,

    « Smith, Joe »

    Les champs qui contiennent des guillemets doubles doivent être entourés de guillemets doubles. Chaque guillemet double individuel doit être représenté par une paire de guillemets doubles.

    Si vous utilisez Excel pour créer le fichier d'importation, ne saisissez pas de guillemets car Excel les insère automatiquement lorsque le fichier est converti en fichier .CSV.

  3. Enregistrez le fichier d'importation.

    Si vous l'avez créé dans Excel, sélectionnez Enregistrer sous dans le menu Fichier et sélectionnez le format .CSV (séparateur : point-virgule)(*.csv) dans la liste déroulante Type de fichier.

    Si vous avez créé un fichier texte, sélectionnez Enregistrez sous dans le menu Fichier et remplacez l'extension de fichier .txt par .csv.

  4. Pour importer votre fichier source sur l'imprimante, cliquez sur le bouton Importer situé sous Contacts stockés sur le périphérique, puis sur le bouton Parcourir afin d'accéder au fichier de données source. Si le fichier a été crypté, entrez la clé de chiffrement.

  5. Cliquez sur Importer pour importer le fichier de données sur l'imprimante. L'importation prend à peu près 1 minute pour 1 000 entrées, en fonction de la vitesse du réseau.

    Lorsque le processus d'importation est terminé, un message s'affiche et indique le nombre d'enregistrements importés correctement et les erreurs d'importation existantes.

Données requises et limites d’enregistrement

Examinez les données et les limites d’enregistrement pour chaque type d’enregistrement.

Données requises et limites d’enregistrement

Type d'enregistrement

Données requises

Longueur maximale du champ

Adresse électronique

nom (ou « prénom » et « nom »)

adresse1

64 caractères Unicode

256 caractères Unicode

Enregistrement utilisateur

nom

épingler

adresse1

245 caractères

4 à 8 chiffres

255 caractères

Liste de distribution du courrier électronique

nom

adresse1

nomdl

64 caractères Unicode

256 caractères Unicode

64 caractères Unicode2

Numéro de télécopie

nom

numérotélécopie1

64 caractères Unicode

80 caractères Unicode

Numéros rapides pour télécopie

numérotélécopie1

numérotationrapide2

code2

80 caractères Unicode

64 caractères Unicode

2 chiffres

Au maximum 100 numérotations rapides, chacune avec un maximum de 100 entrées

1 Le champ « adresse » peut également être appelé « adresseélectronique », « courrier électronique », « adresse électronique », « e-mail » ou « adresse e-mail ». Le champ « numérotélécopie » peut également être appelé « télécopie professionnelle », « télécopie domicile » ou « autre télécopie ».

2 Le champ « numérotationrapide » contient le nom de la numérotation rapide, par exemple « Service d’entretien », et le champ « code » contient le code de la numérotation rapide (un nombre compris entre 0 et 99), par exemple 08. Les nombres à un ou deux chiffres sont acceptés ; par exemple, 06 ou 6 peut être utilisé.

Création d'un fichier d'importation à l’aide de Microsoft Outlook

Si les contacts sont enregistrés dans Microsoft Outlook, exportez-les vers un fichier .csv, puis utilisez ce fichier pour les importer sur l'imprimante.

  1. Dans le menu Fichier d'Outlook, sélectionnez Importer et Exporter....

  2. Dans l'Assistant d'Importation et d'Exportation, sélectionnez Exporter des données vers un fichier, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Valeurs séparées par une virgule (DOS) et cliquez sur Suivant

  4. Sélectionnez le dossier Contacts, puis cliquez sur Suivant.

  5. Saisissez le nom du fichier, avec l'extension .CSV. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner l'emplacement sur votre ordinateur dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. Cliquez sur Suivant.

  6. Cliquez sur Terminer pour quitter l'Assistant et exporter le fichier.

  7. Pour importer le fichier .CSV sur l'imprimante, suivez les étapes 4 et 5 de la section Importation d'un carnet d'adresses.

Exporter un carnet d'adresses

Le carnet d'adresses ou les informations relatives à l'utilisateur enregistrés sur l'imprimante peuvent être exportés dans un fichier .CSV sous la forme d'une ligne d'en-tête suivie d'une ligne pour chaque enregistrement utilisateur ou du carnet d'adresses.

Ouvrez le fichier d'exportation dans un tableur tel que Microsoft Excel ou dans un programme de traitement de texte tel que Notepad.

  1. Cliquez sur le bouton Exporter tout.

  2. Sélectionnez les cases à cocher en regard des objets que vous voulez exporter. Si le fichier a été crypté, entrez la clé de chiffrement. Les options suivantes sont disponibles :

    • Carnets d'adresses

    • Numéros rapides pour télécopie

    • Liste de codes d'accès utilisateur

  3. Cliquez sur le bouton Exporter.

  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer le fichier.

  5. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Enregistrer, puis sélectionnez l'emplacement dans lequel sera enregistré le fichier.


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