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Imprimantes et télécopieurs HP - Utiliser la fonction de télécopie

Ce document s’applique aux imprimantes multifonctions HP avec la fonction de télécopie HP.
Utilisez une imprimante dotée de la fonction de télécopie ou un télécopieur HP pour envoyer des documents à un autre télécopieur. Dans la plupart des cas, la télécopie nécessite un service de téléphonie traditionnelle fixe. La télécopie est considérée comme plus sûre que l’envoi de documents par courrier électronique ou par courrier postal.
Remarque :
Si votre imprimante est déjà configurée pour la télécopie, mais elle ne parvient pas à envoyer ou à recevoir des télécopies, passez à la section de la foire aux questions (FAQ) dans ce document pour obtenir de l’aide.

Préparation de l’imprimante pour la télécopie

Préparez votre imprimante HP pour la télécopie. Ces étapes utilisent un service de téléphonie traditionnelle fixe. Si vous utilisez un autre type de service téléphonique (mobile, téléphone Internet, PBX ou ADSL), consultez la foire aux questions dans ce document pour configurer la connexion.
  1. Obtenez un cordon téléphonique. Utilisez le cordon téléphonique fourni avec l’imprimante. Si vous n’avez pas le cordon d’origine, utilisez un cordon présentant des connecteurs à deux fils et non à quatre fils.
    Connecteur à deux fils
  2. Branchez le cordon téléphonique à la prise téléphonique murale et à la prise 1-LINE située à l’arrière de l’imprimante.
    Branchement à la connexion téléphonique 1-LINE
  3. Si vous avez un répondeur, branchez un cordon téléphonique au répondeur et à la prise 2-EXT située à l’arrière de l’imprimante. Ceci permet à votre répondeur téléphonique d’enregistrer normalement les appels vocaux sans enregistrer les bruits émis par les télécopies.
      Connexion d’un répondeur et d’un téléphone
    1. Prise murale
    2. Cordon téléphonique bifilaire
    3. Répondeur
    4. Téléphone monoligne
  4. Configurez les paramètres et les préférences de télécopie. Le logiciel HP comprend des outils de configuration de télécopie guidée (Assistant de configuration de télécopie sous Windows ou l’outil Paramètres de télécopie de base pour les Mac), ou accédez aux menus Télécopie ou Configuration sur le panneau de commande de l’imprimante.
    • En-tête de télécopie : Saisissez le texte que vous souhaitez que vos destinataires voient en haut de vos télécopies. Une en-tête de télécopie typique contient votre nom, le nom de votre entreprise et votre numéro de télécopie à 10 chiffres complet.
    • Mode de réponse/réponse automatique : Répond à vos appels téléphoniques après un certain nombre de sonneries et accepte les télécopies entrantes. Si cette fonction est désactivée, une personne doit accepter manuellement les télécopies entrantes depuis le panneau de commande.
    • Nombre de sonneries avant réponse : Lorsque le téléphone sonne, l’imprimante attend et compte le nombre de sonneries téléphoniques avant de prendre l’appel.
      • Si la ligne téléphonique est partagée avec vos appels vocaux, choisissez un nombre de sonneries vous fournissant suffisamment de temps pour répondre au téléphone, avant que l’imprimante réponde à un appel.
      • Si la ligne téléphonique est partagée avec un répondeur, choisissez un nombre de sonneries avant réponse supérieur de deux sonneries à celui du répondeur. De cette manière, le répondeur pourra répondre au téléphone avant l’imprimante.
    • Définissez le type de sonnerie : Utilisez le paramètre de Toutes les sonneries pour une ligne de télécopie dédiée ou sélectionnez le paramètre Sonnerie distincte si vous avez configuré une sonnerie spéciale pour la ligne de télécopie.
    • Type de numérotation : il correspond au type de service de téléphonie analogique dont vous disposez : tonalités ou impulsions. Si le type de numérotation ne correspond pas, l’imprimante ne peut pas détecter les sonneries et répondre aux appels entrants.
      La norme industrielle actuelle est la numérotation par tonalité dans la plupart des régions. Vous aurez peut-être une numérotation par impulsions si vous utilisez un téléphone à cadran tournant. Si vous n’êtes pas sûr du type de numérotation, contactez votre fournisseur de service de téléphonie.
    • Volume de télécopie : Sélectionnez un niveau de volume pour pouvoir entendre le son émis lors de l’appel de télécopie, tels que les tonalités de numérotation et les signaux de ligne occupée. Réglez le volume sur Désactivé, si vous souhaitez que la télécopie soit silencieuse.
  5. Exécutez un test de télécopie afin de confirmer que le télécopieur est configuré correctement. Sur le panneau de commande de l’imprimante, recherchez Exécuter un test de télécopie ou Rapport de test de télécopie dans les menus Télécopie ou Configuration. Un rapport avec les résultats du test et les instructions pour résoudre les problèmes s’imprime.
    En outre, vous pouvez tester les fonctionnalités d’envoi et de réception avec le service de test de télécopie HP. Envoyez une télécopie à 1-888-HPFaxme (1-888-473-2963 aux États-Unis). Le service reçoit des télécopies et renvoie des télécopies dans un délai de 5 à 7 minutes au numéro contenu dans l’en-tête de la télécopie.

Envoi d’une télécopie

Envoyez une télécopie à partir de votre imprimante en chargeant votre document, puis en composant le numéro de téléphone du télécopieur destinataire à partir du panneau de commande de l’imprimante.
Remarque :
Pour la procédure d’envoi de télécopies depuis votre ordinateur, accédez à la section Comment envoyer et recevoir des télécopies avec mon ordinateur ? de ce document.
  1. Si vous savez que le destinataire est à la maison ou au bureau et qu’il partage la ligne téléphonique avec son télécopieur, appelez-le pour l’avertir que vous allez envoyer une télécopie.
  2. Chargez le document que vous souhaitez envoyer par télécopie.
    • Utilisation du bac d’alimentation automatique : Chargez un document d’une ou plusieurs page dans le bac d’alimentation automatique selon les guides gravés ou l’étiquette.
      Chargez du papier dans le bac d’alimentation automatique.
    • Utilisation de la vitre du scanner : Chargez le document face contre la vitre du scanner en suivant les guides sur les bords.
      Chargement de l’original contre la vitre du scanner.
  3. Assurez-vous que du papier vierge est chargé dans le bac d’alimentation pour que les rapports de télécopie s’impriment.
  4. Assurez-vous que la ligne téléphonique n’est pas actuellement utilisée. Décrochez un téléphone relié à la même ligne téléphonique que le télécopieur et écoutez la tonalité.
  5. À partir de l’imprimante, composez le numéro de télécopie destinataire comme pour effectuer un appel téléphonique, y compris l’indicatif régional, le code d’accès à la ligne extérieure (tel que « 9 ») et le code de pays longue distance. Si vous utilisez la numérotation rapide, vérifiez que le numéro enregistré contient des pauses entre les chiffres (ajout d’un tiret entre 9 et l’indicatif régional, par exemple).
  6. Appuyez sur le bouton Télécopie Noir, Télécopie Couleur ou Envoi pour envoyer la télécopie.
    • Si vous entendez un signal occupé, la ligne de réception de télécopie est occupée. Réessayez l’envoi de la télécopie plus tard.
    • Si vous entendez une voix d’une personne répondant au téléphone, patientez jusqu’à ce qu’elle accepte manuellement votre télécopie, ou annulez la télécopie à partir du panneau avant, si vous pensez que le numéro de téléphone est incorrect.
    • Si vous entendez des bruits aigus, votre télécopie est en cours d’envoi.
  7. Un rapport de télécopie s’imprime. Lisez le rapport pour savoir si la télécopie a réussi, ou si une erreur s’est produite.

Réception d’une télécopie

Une fois correctement configuré, le télécopieur ou l’imprimante peut recevoir automatiquement les télécopies, et peut le soit les imprimer, soit les transférer vers une messagerie électronique, soit les enregistrer dans un dossier de votre ordinateur. Vous pouvez également manuellement recevoir des télécopies en appuyant sur les boutons de télécopie de l’imprimante lorsqu’un appel de télécopie est reçu.
Sélectionnez les paramètres suivants pour savoir comment les télécopies reçues obtiennnent une réponse et sont traitées. Les paramètres sont dans les menus Télécopie ou Configuration du panneau de commande de l’imprimante ou dans le logiciel HP.
  • Mode de réponse/réponse automatique : Sélectionnez la réponse automatique pour recevoir des appels de télécopie après un certain nombre de sonneries. Si cette fonction est désactivée, vous pouvez recevoir manuellement des télécopies en appuyant sur Télécopie ou sur Télécopie noir sur le panneau de commande de l’imprimante lorsque vous entendez un appel de télécopie sur la ligne téléphonique.
  • Nombre de sonneries avant réponse : Lorsque le téléphone sonne, l’imprimante attend et compte le nombre de sonneries téléphoniques avant de prendre l’appel.
    • Si la ligne téléphonique est partagée avec vos appels vocaux, choisissez un nombre de sonneries vous fournissant suffisamment de temps pour répondre au téléphone, avant que l’imprimante réponde à un appel.
    • Si la ligne téléphonique est partagée avec un répondeur, choisissez un nombre de sonneries avant réponse supérieur de deux sonneries à celui du répondeur. De cette manière, le répondeur pourra répondre au téléphone avant l’imprimante.
  • Impression de télécopie recto verso : Certains modèles d’imprimantes prennent en charge l’impression de télécopies reçues sur les deux faces du papier. Activez l’option Impression de télécopie recto verso, si disponible.
  • Configurerz la télécopie numérique HP pour enregistrer des télécopies sur l’ordinateur ou les envoyer par e-mail : Comme option de l’impression des télécopies reçues, vous pouvez automatiquement enregistrer des télécopies reçues dans un dossier sur votre ordinateur ou sur le réseau, ou les transférer vers un compte de messagerie. Accédez à Utilisation de la télécopie numérique HP pour recevoir des télécopies sur un ordinateur ou par e-mail pour plus d’informations.

Foire aux questions (FAQ)

Lisez les questions fréquemment posées concernant des problèmes d’envoi ou de réception de télécopies, les options de configuration de la télécopie supplémentaires et l’envoi de télécopie vers et depuis un ordinateur.

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