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HP LaserJet Pro MFP - Configuration de la fonctionnalité Numériser vers un e-mail

Introduction
L'imprimante peut numériser un fichier et l'envoyer vers une ou plusieurs adresses électroniques. Pour utiliser la numérisation, l'imprimante doit être connectée à un réseau. Cette fonctionnalité n'est cependant pas disponible avant une configuration. Il existe deux méthodes pour configurer la fonction de numérisation vers un e-mail : l'assistant de configuration de la numérisation vers un e-mail (Windows), qui est installé dans le groupe de programmes HP pour l'imprimante dans le cadre de l'installation logicielle complète sous Windows 7, et la configuration de la numérisation vers un e-mail que via le serveur Web intégré (EWS) HP. Utilisez les informations suivantes pour configurer la fonction Numériser pour envoyer par courrier électronique.
Avant de commencer
Pour configurer la fonction de numérisation vers un e-mail, l'imprimante doit disposer d'une connexion réseau active au même réseau que l'ordinateur qui exécute le processus de configuration.
Les administrateurs doivent posséder les informations suivantes avant de commencer le processus de configuration.
  • Accès administrateur sur cette imprimante
  • Serveur SMTP (par exemple : smtp.masociété.com)
      Remarque :
    Si vous ne connaissez pas le nom du serveur SMTP, le numéro du port de serveur SMTP ou les informations d'authentification, contactez votre fournisseur d'accès à Internet ou de messagerie ou votre administrateur système pour obtenir ces informations. Les noms de serveur SMTP et les noms de port sont généralement faciles à trouver en effectuant une recherche sur Internet. Saisissez par exemple des mots-clés du type « nom de serveur smtp gmail » ou « nom de serveur smtp yahoo » et lancez votre recherche.
  • Numéro du port SMTP
  • Paramètres d'authentification au serveur SMTP pour les courriers électroniques sortants, notamment le nom utilisateur et le mot de passe utilisés pour l'authentification, le cas échéant.
      Remarque :
    Consultez la documentation de votre fournisseur de services de messagerie pour plus d'informations sur les limites de l'envoi numérique de votre compte de messagerie. Certains fournisseurs peuvent verrouiller temporairement votre compte si vous dépassez votre limite d'envoi.
Première méthode : Utilisation de l'Assistant de numérisation vers un e-mail (Windows)
Certaines imprimantes HP incluent l'installation du pilote depuis un CD de logiciel. A la fin de cette installation, vous pouvez ajouter l'option Setup Scan to Folder and Email (Configurer numérisation vers dossier ou messagerie) Les assistants de configuration incluent les options de configuration de base.
  Remarque :
L'assistant de numérisation vers un e-mail est uniquement disponible pour le système d'exploitation Windows 7.
  1. Cliquez sur Démarrer, puis sur Programmes.
  2. Cliquez sur HP, puis sur le nom de l'imprimante, puis sur Assistant de numérisation vers un e-mail.
      Remarque :
  3. Dans la boîte de dialogue Profils de courrier électronique sortant, cliquez sur le bouton Nouveau. La boîte de dialogue Configuration de la numérisation vers un e-mail s'affiche.
  4. Sur la page 1. Démarrage, saisissez l'adresse de messagerie de l'expéditeur dans le champ Adresse électronique.
  5. Dans la zone de texte Nom d'affichage, saisissez le nom de l'expéditeur. C'est le nom qui s'affichera dans le panneau de commande de l'imprimante.
  6. Pour exiger un code PIN sur le panneau de commande avant l'envoi d'un courrier électronique par l'imprimante, saisissez un code PIN à 4 chiffres dans le champ Code PIN, puis saisissez-le à nouveau dans le champ Confirmer le code PIN puis cliquez sur Suivant.
      Remarque :
    HP vous recommande de créer un code PIN afin de sécuriser le profil de courrier électronique.
      Remarque :
    Lorsqu'un code PIN est créé, il doit être saisi sur le panneau de commande de l'imprimante chaque fois que le profil est utilisé pour envoyer un document numérisé par courrier électronique.
  7. Sur la page 2. Authentifier, saisissez le serveur SMTP et le numéro de port.
      Remarque :
    Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de changer le numéro de port par défaut.
      Remarque :
    Si vous utilisez un serveur SMTP hébergé tels que gmail, vérifiez l'adresse SMTP, le numéro de port et les paramètres SSL à partir du site Web du fournisseur de service ou d'autres sources. Généralement, pour gmail, l'adresse SMTP est smtp.gmail.com, le numéro de port est le 465 et le SSL doit être activé.
    Veuillez vous reporter aux sources en ligne pour vérifier que ces paramètres de serveur sont à jour et valides au moment de la configuration.
  8. Si vous utilisez le service de messagerie électronique Google™ Gmail, cochez la case Utiliser toujours une connexion sécurisée (SSL/TLS).
  9. Sélectionnez Taille maximale du message électronique dans le menu déroulant.
      Remarque :
    Pour la taille maximale, HP vous recommande d'utiliser la taille de fichier Automatique par défaut.
  10. Si le serveur SMTP requiert une authentification pour envoyer un courrier électronique, cochez la case Authentification de connexion de messagerie électronique, saisissez l'ID utilisateur et le mot de passe, puis cliquez sur Suivant.
  11. Sur la page 3. Configuration, si vous souhaitez que l'expéditeur soit automatiquement copié sur chaque message électronique envoyé depuis ce profil, sélectionnez Inclure l'expéditeur dans tous les messages électroniques envoyés avec succès de l'imprimante puis cliquez sur Suivant.
  12. Sur la page 4. Terminer, vérifiez les informations et assurez-vous que tous les paramètres sont corrects. Si vous détectez une erreur, cliquez sur le bouton Précédent pour la corriger. Si les paramètres sont corrects, cliquez sur le bouton Enregistrer et tester pour tester la configuration.
  13. Lorsque le message Félicitations s'affiche, cliquez sur Terminer pour terminer la configuration.
Deuxième méthode : configuration de la fonction de numérisation vers la messagerie électronique à partir du serveur Web intégré HP (Windows)
Etape 1 : accès au serveur Web intégré HP (EWS)
  Remarque :
Les étapes varient en fonction du type de panneau de commande.
1
Panneau de commande à 2 lignes
2
Panneau de commande à écran tactile
  1. Localisez l'adresse IP.
    • Panneau de commande à 2 lignes : sur le panneau de commande de l'imprimante, appuyez sur le bouton OK. Ouvrez le menu Configuration réseau, puis sélectionnez Afficher l'adresse IP pour afficher l'adresse IP ou le nom d'hôte.
    • Panneaux de commande à écran tactile : Sur l'écran d'accueil du panneau de commande de l'imprimante, appuyez sur le bouton Informations de connexion , puis sur le bouton Réseau connecté ou Réseau Wi-Fi activé pour afficher l'adresse IP ou le nom d'hôte.
  2. Ouvrez un navigateur Web, et dans la barre d'adresse, tapez l'adresse IP ou le nom d'hôte exactement comme il apparaît sur le panneau de commande de l'imprimante. Appuyez sur la touche Entrée du clavier de l'ordinateur. L'EWS s'ouvre.
    Figure : Exemple d'adresse IP dans une fenêtre de navigateur
      Remarque :
    Si le navigateur Web affiche un message indiquant que l'accès au site Web comporte des risques, sélectionnez l'option pour continuer vers le site Web. L'accès à ce site Web ne va pas endommager l'ordinateur.
Etape 2 : configuration de la fonction de numérisation vers un e-mail
  1. Cliquez sur l’onglet Système.
  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur le lien Administration.
  3. Dans la zone Fonctions activées, réglez l'option Numériser vers un e-mail sur Activer.
  4. Cliquez sur l’onglet Numériser.
  5. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur le lien Profils des courriers sortants.
  6. Sur la page Profils de courrier électronique sortant, cliquez sur le bouton Nouveau.
  7. Dans la zone Adresse électronique, remplissez les champs suivants :
    1. Dans le champ Votre adresse électronique, saisissez l'adresse électronique de l'expéditeur pour le nouveau profil de courrier électronique sortant.
    2. Dans la zone de texte Nom d'affichage, saisissez le nom de l'expéditeur. C'est le nom qui s'affichera dans le panneau de commande de l'imprimante.
  8. Dans la zone Paramètres du serveur SMTP, remplissez les champs suivants :
    1. Dans le champ Serveur SMTP, saisissez l'adresse du serveur SMTP.
    2. Dans le champ Port SMTP, saisissez le numéro de port SMTP.
        Remarque :
      Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de changer le numéro de port par défaut.
        Remarque :
      Si vous utilisez un serveur SMTP hébergé tels que gmail, vérifiez l'adresse SMTP, le numéro de port et les paramètres SSL à partir du site Web du fournisseur de service ou d'autres sources. Généralement, pour gmail, l'adresse SMTP est smtp.gmail.com, le numéro de port est le 465 et le SSL doit être activé.
      Veuillez vous reporter aux sources en ligne pour vérifier que ces paramètres de serveur sont à jour et valides au moment de la configuration.
    3. Si vous utilisez le service de messagerie électronique Google™ Gmail, cochez la case Utiliser toujours une connexion sécurisée (SSL/TLS).
  9. Si le serveur SMTP requiert une authentification pour envoyer un courrier électronique, remplissez les champs suivants dans la zone Authentification SMTP :
    1. Cochez la case Le serveur SMTP requiert l'authentification des messages électroniques sortants.
    2. Dans le champ Identifiant utilisateur SMTP, saisissez l'identifiant utilisateur du serveur SMTP.
    3. Dans le champ Mot de passe SMTP, saisissez le mot de passe du serveur SMTP.
  10. Pour demander à l'utilisateur de saisir un code PIN sur le panneau de commande avant de pouvoir envoyer un courrier électronique via l'adresse électronique, remplissez les champs suivants dans la zone PIN facultatif :
    1. Dans le champ PIN (facultatif), saisissez un code PIN à quatre chiffres.
    2. Dans le champ Confirmer le code PIN, saisissez à nouveau le code PIN à quatre chiffres.
      Remarque :
    HP vous recommande de créer un code PIN afin de sécuriser le profil de courrier électronique.
      Remarque :
    Lorsqu'un code PIN est créé, il doit être saisi sur le panneau de commande de l'imprimante chaque fois que le profil est utilisé pour envoyer un document numérisé par courrier électronique.
  11. Pour configurer les options de courrier électronique facultatives, remplissez les champs suivants dans la zone Préférences des messages électroniques :
    1. Dans la liste déroulante Taille maximale des pièces jointes, sélectionnez la taille maximale autorisée pour les pièces jointes d'un courrier électronique.
        Remarque :
      Pour la taille maximale, HP vous recommande d'utiliser la taille de fichier Automatique par défaut.
    2. Pour que l'expéditeur soit automatiquement copié sur les messages électroniques envoyés à partir du profil, cochez la case CC auto.
  12. Vérifiez toutes les informations, puis cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Enregistrer et tester : sélectionnez cette option pour enregistrer les informations et tester la connexion.
    • Enregistrer uniquement : sélectionnez cette option pour enregistrer les informations sans tester la connexion.
    • Annuler : sélectionnez cette option pour quitter la configuration sans enregistrer.
Etape 3 : ajouter des contacts au carnet d'adresses électroniques
  1. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Carnet d'adresses électroniques pour ajouter des adresses électroniques au carnet d'adresses accessible à partir de l'imprimante.
    Pour ajouter une seule adresse électronique, effectuez les opérations suivantes :
    1. Dans le champ Nom du contact, saisissez le nom du nouveau contact.
    2. Dans le champ Adresse électronique du contact, saisissez l'adresse électronique du nouveau contact.
    3. Cliquez sur Ajouter/Modifier.
    Pour créer un groupe de messagerie, effectuez les opérations suivantes :
    1. Cliquez sur Nouveau groupe.
    2. Dans le champ Saisissez le nom du groupe, saisissez un nom pour le nouveau groupe.
    3. Dans la section Toutes les personnes, cliquez sur un nom puis cliquez sur la flèche pour le déplacer vers la zone Personnes d'un groupe.
        Remarque :
      Pour sélectionner plusieurs noms à la fois, appuyez sur Ctrl tout en cliquant sur un nom.
    4. Cliquez sur Enregistrer.
Etape 4 : configurer les options de messagerie électronique par défaut
  1. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Options de messagerie pour configurer les options de courrier électronique par défaut.
    1. Dans la section Objet et corps par défaut, remplissez les champs suivants :
      1. Dans le champ Objet du courrier électronique, saisissez un objet par défaut pour les courriers électroniques.
      2. Dans le champ Texte du corps, saisissez un message personnalisé par défaut pour les courriers électroniques.
      3. Sélectionnez Afficher le texte du corps pour que le texte du corps par défaut s'affiche dans les courriers électroniques.
      4. Sélectionnez Masquer le texte du corps pour supprimer le texte du corps.
    2. Dans la zone Paramètres de numérisation, remplissez les champs suivants :
      1. Dans la liste déroulante Format fichier num., sélectionnez le format de fichier par défaut pour les fichiers numérisés.
      2. Dans la liste déroulante Format pap. num., sélectionnez le format de papier par défaut pour les fichiers numérisés.
      3. Dans la liste déroulante Résolution num., sélectionnez la résolution par défaut pour les fichiers numérisés.
          Remarque :
        Les images de résolution élevée comportent davantage de points par pouce (ppp), par conséquent, elles affichent davantage de détails. Les images de résolution réduite comportent moins de points par pouce et affichent moins de détails, mais la taille du fichier est plus petite.
      4. Dans la liste déroulante Sortie couleur, sélectionnez Noir et blanc ou Couleur.
      5. Dans le champ Préfixe de nom de fichier, saisissez un préfixe de nom de fichier (par exemple : MaNumérisation).
    3. Cliquez sur Appliquer.
Configuration de la fonctionnalité Numériser vers un e-mail sur un Mac
Etape 1 : accès au serveur Web intégré HP (EWS)
Ouvrez l'interface du serveur Web intégré (EWS) en suivant l'une des méthodes ci-dessous.
Première méthode : Ouverture du serveur Web intégré HP (EWS) à partir d'un navigateur Web
  Remarque :
Les étapes varient en fonction du type de panneau de commande.
1
Panneau de commande à 2 lignes
2
Panneau de commande à écran tactile
  1. Localisez l'adresse IP.
    • Panneau de commande à 2 lignes : sur le panneau de commande de l'imprimante, appuyez sur le bouton OK. Ouvrez le menu Configuration réseau, puis sélectionnez Afficher l'adresse IP pour afficher l'adresse IP ou le nom d'hôte.
    • Panneaux de commande à écran tactile : Sur l'écran d'accueil du panneau de commande de l'imprimante, appuyez sur le bouton Informations de connexion , puis sur le bouton Réseau connecté ou Réseau Wi-Fi activé pour afficher l'adresse IP ou le nom d'hôte.
  2. Ouvrez un navigateur Web, et dans la barre d'adresse, tapez l'adresse IP ou le nom d'hôte exactement comme il apparaît sur le panneau de commande de l'imprimante. Appuyez sur la touche Entrée du clavier de l'ordinateur. Le serveur EWS s'ouvre.
    Figure : Exemple d'adresse IP dans une fenêtre de navigateur
      Remarque :
    Si le navigateur Web affiche un message indiquant que l'accès au site Web comporte des risques, sélectionnez l'option pour continuer vers le site Web. L'accès à ce site Web ne va pas endommager l'ordinateur.
Deuxième méthode : ouverture du serveur Web intégré HP (EWS) à partir de l'utilitaire HP
  1. Depuis le menu Aller à, cliquez sur Utilitaires, puis sur le dossier Hewlett-Packard et enfin double-cliquez sur Utilitaire HP. L'écran principal de l'utilitaire HP s'affiche.
  2. Dans l'écran principal de l'utilitaire HP, accédez au serveur Web intégré (EWS) HP de l'une des manières suivantes :
    • Dans la zone Paramètres de l'imprimante, cliquez sur Paramètres supplémentaires puis sur Ouvrir le serveur Web intégré.
    • Dans la zone Paramètres de numérisation, cliquez sur Numériser vers un e-mail, puis cliquez sur Commencez la configuration de la fonction Numériser vers un e-mail...
    Le serveur Web intégré (EWS) HP s'ouvre.
Etape 2 : configuration de la fonction de numérisation vers un e-mail
  1. Cliquez sur l’onglet Système.
  2. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur le lien Administration.
  3. Dans la zone Fonctions activées, réglez l'option Numériser vers un e-mail sur Activer.
  4. Cliquez sur l’onglet Numériser.
  5. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur le lien Profils des courriers sortants.
  6. Sur la page Profils de courrier électronique sortant, cliquez sur le bouton Nouveau.
  7. Dans la zone Adresse électronique, remplissez les champs suivants :
    1. Dans le champ Votre adresse électronique, saisissez l'adresse électronique de l'expéditeur pour le nouveau profil de courrier électronique sortant.
    2. Dans la zone de texte Nom d'affichage, saisissez le nom de l'expéditeur. C'est le nom qui s'affichera dans le panneau de commande de l'imprimante.
  8. Dans la zone Paramètres du serveur SMTP, remplissez les champs suivants :
    1. Dans le champ Serveur SMTP, saisissez l'adresse du serveur SMTP.
    2. Dans le champ Port SMTP, saisissez le numéro de port SMTP.
        Remarque :
      Dans la plupart des cas, vous n'avez pas besoin de changer le numéro de port par défaut.
        Remarque :
      Si vous utilisez un serveur SMTP hébergé tels que gmail, vérifiez l'adresse SMTP, le numéro de port et les paramètres SSL à partir du site Web du fournisseur de service ou d'autres sources. Généralement, pour gmail, l'adresse SMTP est smtp.gmail.com, le numéro de port est le 465 et le SSL doit être activé.
      Veuillez vous reporter aux sources en ligne pour vérifier que ces paramètres de serveur sont à jour et valides au moment de la configuration.
    3. Si vous utilisez le service de messagerie électronique Google™ Gmail, cochez la case Utiliser toujours une connexion sécurisée (SSL/TLS).
  9. Si le serveur SMTP requiert une authentification pour envoyer un courrier électronique, remplissez les champs suivants dans la zone Authentification SMTP :
    1. Cochez la case Le serveur SMTP requiert l'authentification des messages électroniques sortants.
    2. Dans le champ Identifiant utilisateur SMTP, saisissez l'identifiant utilisateur du serveur SMTP.
    3. Dans le champ Mot de passe SMTP, saisissez le mot de passe du serveur SMTP.
  10. Pour demander à l'utilisateur de saisir un code PIN sur le panneau de commande avant de pouvoir envoyer un courrier électronique via l'adresse électronique, remplissez les champs suivants dans la zone PIN facultatif :
    1. Dans le champ PIN (facultatif), saisissez un code PIN à quatre chiffres.
    2. Dans le champ Confirmer le code PIN, saisissez à nouveau le code PIN à quatre chiffres.
      Remarque :
    HP vous recommande de créer un code PIN afin de sécuriser le profil de courrier électronique.
      Remarque :
    Lorsqu'un code PIN est créé, il doit être saisi sur le panneau de commande de l'imprimante chaque fois que le profil est utilisé pour envoyer un document numérisé par courrier électronique.
  11. Pour configurer les options de courrier électronique facultatives, remplissez les champs suivants dans la zone Préférences des messages électroniques :
    1. Dans la liste déroulante Taille maximale des pièces jointes, sélectionnez la taille maximale autorisée pour les pièces jointes d'un courrier électronique.
        Remarque :
      Pour la taille maximale, HP vous recommande d'utiliser la taille de fichier Automatique par défaut.
    2. Pour que l'expéditeur soit automatiquement copié sur les messages électroniques envoyés à partir du profil, cochez la case CC auto.
  12. Vérifiez toutes les informations, puis cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Enregistrer et tester : sélectionnez cette option pour enregistrer les informations et tester la connexion.
    • Enregistrer uniquement : sélectionnez cette option pour enregistrer les informations sans tester la connexion.
    • Annuler : sélectionnez cette option pour quitter la configuration sans enregistrer.
Etape 3 : ajouter des contacts au carnet d'adresses électroniques
  1. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Carnet d'adresses électroniques pour ajouter des adresses électroniques au carnet d'adresses accessible à partir de l'imprimante.
    Pour ajouter une seule adresse électronique, effectuez les opérations suivantes :
    1. Dans le champ Nom du contact, saisissez le nom du nouveau contact.
    2. Dans le champ Adresse électronique du contact, saisissez l'adresse électronique du nouveau contact.
    3. Cliquez sur Ajouter/Modifier.
    Pour créer un groupe de messagerie, effectuez les opérations suivantes :
    1. Cliquez sur Nouveau groupe.
    2. Dans le champ Saisissez le nom du groupe, saisissez un nom pour le nouveau groupe.
    3. Dans la section Toutes les personnes, cliquez sur un nom puis cliquez sur la flèche pour le déplacer vers la zone Personnes d'un groupe.
        Remarque :
      Pour sélectionner plusieurs noms à la fois, appuyez sur Ctrl tout en cliquant sur un nom.
    4. Cliquez sur Enregistrer.
Etape 4 : configurer les options de messagerie électronique par défaut
  1. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Options de messagerie pour configurer les options de courrier électronique par défaut.
    1. Dans la section Objet et corps par défaut, remplissez les champs suivants :
      1. Dans le champ Objet du courrier électronique, saisissez un objet par défaut pour les courriers électroniques.
      2. Dans le champ Texte du corps, saisissez un message personnalisé par défaut pour les courriers électroniques.
      3. Sélectionnez Afficher le texte du corps pour que le texte du corps par défaut s'affiche dans les courriers électroniques.
      4. Sélectionnez Masquer le texte du corps pour supprimer le texte du corps.
    2. Dans la zone Paramètres de numérisation, remplissez les champs suivants :
      1. Dans la liste déroulante Format fichier num., sélectionnez le format de fichier par défaut pour les fichiers numérisés.
      2. Dans la liste déroulante Format pap. num., sélectionnez le format de papier par défaut pour les fichiers numérisés.
      3. Dans la liste déroulante Résolution num., sélectionnez la résolution par défaut pour les fichiers numérisés.
          Remarque :
        Les images de résolution élevée comportent davantage de points par pouce (ppp), par conséquent, elles affichent davantage de détails. Les images de résolution réduite comportent moins de points par pouce et affichent moins de détails, mais la taille du fichier est plus petite.
      4. Dans la liste déroulante Sortie couleur, sélectionnez Noir et blanc ou Couleur.
      5. Dans le champ Préfixe de nom de fichier, saisissez un préfixe de nom de fichier (par exemple : MaNumérisation).
    3. Cliquez sur Appliquer.

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