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HP LaserJet Pro MFP – Einrichten und Verwenden der Funktion „Scannen an E-Mail“

Die Funktion „Scannen an E-Mail“ macht es Ihnen möglich, ein Dokument zu scannen und unmittelbar an mindestens eine E-Mail-Adresse zu senden.

Dieses Hilfe-Dokument erklärt, wie die Funktion "Scannen an E-Mail" eingerichtet und genutzt wird.

Anmerkung:

Um die Funktion „Scannen an E-Mail“ nutzen zu können, muss der Drucker mit einem Netzwerk verbunden und die Scanfunktion mithilfe des integrierten HP Webservers konfiguriert worden sein.

Anmerkung:

Dieses Dokument gilt für manche HP LaserJet Pro Multifunktionsdrucker (MFPs), jedoch nicht für alle.

Informationen zum Einrichten und Verwenden der Funktion „Scannen an E-Mail“ bei HP LaserJet Pro MFP M329, M428, M429 oder M479 finden Sie im folgenden Dokument:

HP LaserJet Pro MFP-Gerät M329, M428–M429, M479 – Einrichten der Funktion „Scannen an E-Mail“

Zusätzlich zu den folgenden Schritten können Sie das folgende Video zum Einrichten und Verwenden der Funktion „Scannen an E-Mail“ anzeigen.

Einrichten der Funktion „Scannen an E-Mail“

Zum Einrichten der Funktion „Scannen an E-Mail“ benötigen Sie Zugriff auf den HP Embedded Web Server (EWS)

Die folgenden Abschnitte enthalten Anweisungen zum Zugriff auf das EWS und zum Einrichten der Funktion „Scannen an E-Mail“, einschließlich Schritte zum Hinzufügen von Kontakten zum E-Mail-Adressbuch und Konfigurieren der Standard-E-Mail-Einstellungen.

Überprüfen Sie zunächst die Informationen im Abschnitt „Vorbereitungen“, und führen Sie dann die Schritte in der dargestellten Reihenfolge aus.

Vorbereitungen

Zum Einrichten der Funktion „Scannen an E-Mail“ muss der Drucker über eine aktive Netzwerkverbindung mit demselben Netzwerk wie der Computer verfügen, über den der Setup-Vorgang ausgeführt wird.

Administratoren benötigen die folgenden Informationen, bevor sie mit dem Konfigurationsvorgang beginnen:

Administratorzugriff auf den Drucker
SMTP-Server (z. B. smtp.mycompany.com)

Anmerkung:
Wenn Sie den SMTP-Servernamen, die SMTP-Portnummer oder die Authentifizierungsinformationen nicht kennen, wenden Sie sich an den E-Mail-/Internetanbieter oder den Systemadministrator, um diese Informationen zu erhalten.

SMTP-Servernamen und -Portnamen können in der Regel leicht über eine Suche im Internet gefunden werden. Verwenden Sie für die Suche zum Beispiel Begriffe wie „gmail smtp server name“ oder „yahoo smtp server name“.
SMTP-Portnummer
Authentifizierungsanforderungen des SMTP-Servers für ausgehende E-Mail-Nachrichten, einschließlich des ggf. zur Authentifizierung verwendeten Benutzernamens und Kennworts.

Anmerkung:
Informationen zu den Limits für das digitale Senden für Ihr E-Mail-Konto finden Sie in der Dokumentation Ihres E-Mail-Dienstanbieters. Einige Anbieter sperren Ihr Konto möglicherweise vorübergehend, wenn Sie das Sendelimit überschreiten.

Schritt 1: Zugriff auf den integrierten HP Web Server (EWS)

Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um die Schnittstelle für den integrierten Webserver (EWS) zu öffnen.

Anmerkung:

Methode 2 gilt nur für macOS. Wenn Sie über einen Windows-PC verfügen, müssen Sie Methode 1 verwenden.

Methode 1: Öffnen des HP Embedded Web Server (EWS) über einen Webbrowser

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die IP-Adresse des Druckers abzurufen, und verwenden Sie sie, um über einen Webbrowser auf den Embedded Web Server (EWS) zuzugreifen.

Ermitteln der IP-Adresse des Druckers
1. Berühren Sie auf dem Bedienfeld des Druckers in der Startanzeige die Netzwerk-Schaltfläche oder die Wireless-Taste , um die IP-Adresse oder den Hostnamen anzuzeigen.
Öffnen Sie den integrierten Webserver:
1. Öffnen Sie einen Webbrowser. Geben Sie die IP-Adresse oder den Hostnamen genau so, wie sie bzw. er auf dem Bedienfeld des Druckers angezeigt wird, in die Adresszeile ein.
  
  Beispiel für eine IP-Adresse in einer Browseradresszeile
2. Drücken Sie auf der Computertastatur die Eingabetaste.
  
  Anmerkung:
  Wird im Webbrowser die Meldung angezeigt, dass der Zugriff auf die Webseite eventuell nicht sicher ist, wählen Sie die Option zum Weiterleiten auf die Webseite. Der Computer wird durch den Zugriff auf diese Webseite nicht beschädigt.
  
  Der EWS wird geöffnet.

Methode 2: Zugriff auf den HP Embedded Web Server (EWS) über die HP Utility-Software in macOS

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um über die HP Utility-Software in macOS auf den Embedded Web Server zuzugreifen.

Klicken Sie im Menü Start auf Dienstprogramme, klicken Sie auf den Ordner Hewlett-Packard, und klicken Sie dann auf HP Dienstprogramm.

Der Hauptbildschirm des HP Dienstprogramms wird angezeigt.
Verwenden Sie im Hauptbildschirm des HP Dienstprogramms eine der folgenden Methoden, um das EWS zu öffnen:
- Klicken Sie im Bereich Druckereinstellungen auf Weitere Einstellungen, und klicken Sie dann auf Eingebetteten Webserver öffnen.
- Klicken Sie im Bereich Scan-Einstellungen auf Scannen an E-Mail und dann auf Mit der Einrichtung von „In E-Mail Scannen“ beginnen....
Der integrierte HP Webserver (EWS) wird geöffnet.

Schritt 2: Konfigurieren der Funktion „Scannen an E-Mail“

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Funktion „Scannen an E-Mail“ im integrierten Webserver (EWS) zu konfigurieren:

Klicken Sie auf der EWS-Homepage auf die Registerkarte System.
Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Verwaltung.
Setzen Sie im Bereich Aktivierte Funktionen die Option Scannen an E-Mail auf Ein.
Klicken Sie auf die Registerkarte Scannen.
Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Profile für ausgehende E-Mails.
Klicken Sie auf der Seite Profile für ausgehende E-Mail auf die Schaltfläche Neu.
Führen Sie im Bereich E-Mail-Adresse die folgenden Schritte aus:
1. Geben Sie im Feld Ihre E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse des Absenders für das neue Profil für ausgehende E-Mails ein.
2. Geben Sie im Feld Anzeigename den Namen des Absenders ein. Dieser Name wird auf dem Bedienfeld des Druckers angezeigt.
Führen Sie im Bereich SMTP-Servereinstellungen die folgenden Schritte aus:
1. Geben Sie die Adresse des SMTP-Servers in das Feld SMTP-Server ein.
2. Geben Sie im Feld SMTP-Port die Nummer des SMTP-Ports ein.
  
  Anmerkung:
  In den meisten Fällen muss die Standardportnummer nicht geändert werden.
  
  Wenn Sie einen gehosteten SMTP-Dienst wie Gmail verwenden, überprüfen Sie die SMTP-Adresse, die Portnummer und die SSL-Einstellungen auf der Website des Dienstanbieters oder über andere Quellen. Bei Gmail ist die SMTP-Adresse in der Regel smtp.gmail.com, die Portnummer ist 465, und SSL sollte aktiviert sein.
  
  Informieren Sie sich in Online-Quellen darüber, ob diese Servereinstellungen zum Zeitpunkt der Konfiguration aktuell und gültig sind.
3. Wenn Sie Gmail als E-Mail-Dienst verwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stets sichere Verbindung (SSL/TLS) verwenden.
Wenn vom SMTP-Server für das Senden einer E-Mail eine Authentifizierung gefordert wird, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Felder im Bereich SMTP-Authentifizierung auszufüllen:
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SMTP-Authentifizierung für ausgehende E-Mail-Nachrichten ausführen.
2. Geben Sie im Feld SMTP-Benutzer-ID die Benutzer-ID für den SMTP-Server ein.
3. Geben Sie im Feld SMTP-Kennwort das Kennwort für den SMTP-Server ein.
Damit die Eingabe einer PIN auf dem Bedienfeld des Druckers erforderlich ist, bevor Sie eine E-Mail unter Verwendung der E-Mail-Adresse gesendet wird, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen, um die Felder im Bereich Optionale PIN auszufüllen:

Anmerkung:
HP empfiehlt das Erstellen einer PIN, um das E-Mail-Profil zu schützen.

Wenn eine PIN erstellt wurde, muss sie jedes Mal auf dem Bedienfeld des Druckers eingegeben werden, wenn das Profil verwendet wird, um einen Scan als E-Mail zu senden.
1. Geben Sie eine 4-stellige PIN-Nummer in das Feld PIN (Optional) ein.
2. Geben Sie im Feld PIN bestätigen die 4-stellige PIN erneut ein.
Füllen Sie die folgenden Felder im Bereich Voreinstellungen für E-Mail-Nachrichten aus, um optionale E-Mail-Einstellungen nach Ihren Wünschen zu konfigurieren:
- Maximale Größe für E-Mail-Nachrichtenanhänge: Verwenden Sie dieses Dropdown-Menü, um die maximale Größe für E-Mail-Nachrichtenanhänge auszuwählen.
  
  Anmerkung:
  HP empfiehlt die Verwendung der Standard-Dateigröße von Automatisch für die maximale Größe.
- Auto CC: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Absender automatisch in E-Mail-Nachrichten auf CC zu setzen, die vom Profil gesendet werden.
Überprüfen Sie alle Daten, und klicken Sie dann auf eine der folgenden Optionen:
- Speichern und Testen: Wählen Sie diese Option, um die Daten zu speichern und die Verbindung zu testen.
- Nur Speichern: Wählen Sie diese Option, um die Daten zu speichern, ohne die Verbindung zu testen.
- Abbrechen: Wählen Sie diese Option, um die Konfiguration ohne Speichern der Änderungen zu verlassen.

Schritt 3: Hinzufügen von Kontakten zum E-Mail-Adressbuch

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dem E-Mail-Adressbuch im Embedded Web Server (EWS) Kontakte hinzuzufügen. Auf das Adressbuch kann über das Bedienfeld des Druckers zugegriffen werden.

Klicken Sie auf der EWS-Homepage auf die Registerkarte Svannen.
Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf E-Mail-Adressbuch.
Um dem Adressbuch Kontakte hinzuzufügen, wählen Sie aus den folgenden Optionen aus, und führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine bestimmte E-Mail-Adresse einzugeben:
  1. Geben Sie im Feld Kontaktname den Namen des Kontakts ein.
  2. Geben Sie im Feld Kontakt-E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse des neuen E-Mail-Kontakts ein.
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen/Bearbeiten, um den Kontakt zu speichern.
- Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine E-Mail-Gruppe zu erstellen:
  1. Klicken Sie auf Neue Gruppe.
  2. Geben Sie im Feld Eingabe des Gruppennamens einen Namen für die neue Gruppe ein.
  3. Klicken Sie im Bereich Alle Personen auf einen Namen, und klicken Sie dann auf die Pfeiltaste, um den Namen in den Bereich Personen in Gruppe zu verschieben.
    
    Anmerkung:
    Wählen Sie gleichzeitig mehrere Namen aus, indem Sie Strg auf der Tastatur drücken und dann auf einen Namen klicken.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 4: Konfigurieren der Standardoptionen für E-Mails

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Standardeinstellungen für E-Mail-Optionen im integrierten Webserver (EWS) zu konfigurieren:

Klicken Sie auf der EWS-Homepage auf die Registerkarte Svannen.
Klicken Sie im linken Navigationsfenster auf E-Mail-Optionen, um die Standardoptionen für E-Mails zu konfigurieren.
Führen Sie im Bereich Standardbetreffzeile und -text die folgenden Schritte aus:
1. Geben Sie im Feld E-Mail-Betreff eine Standardbetreffzeile für die E-Mail-Nachrichten ein.
2. Geben Sie im Feld Textkörper eine benutzerdefinierte Standardnachricht für die E-Mail-Nachrichten ein.
3. Wählen Sie Textkörper anzeigen aus, um die Anzeige des Standardtexts in E-Mails zu aktivieren.
4. Wählen Sie Textkörper ausblenden, um den Standardtext für eine E-Mail zu unterdrücken.
Führen Sie im Bereich Scan-Einstellungen die folgenden Schritte aus:
1. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Scandateityp das Standarddateiformat für gescannte Dateien aus.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Scanpapierformat das Standardpapierformat für gescannte Dateien aus.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Scanauflösung die Standardauflösung für gescannte Dateien aus.
  
  Anmerkung:
  Bilder höherer Auflösung verfügen über mehr dpi (Punkte pro Zoll) und sind daher detailgenauer. Bilder mit geringerer Auflösung verfügen über weniger dpi (Punkte pro Zoll) und sind weniger detailgenau, die Datei benötigt jedoch weniger Speicherplatz.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste AusgabefarbeSchwarzweiß oder Farbe aus.
5. Geben Sie im Feld Dateinamenpräfix ein Präfix für Dateinamen (z. B. MyScan) ein.
Klicken Sie auf Übernehmen.

Scannen an E-Mail

Nachdem Sie die Funktion „Scannen an E-Mail“ im HP Embedded Web Server (EWS) konfiguriert haben, können Sie ein Dokument vom Drucker scannen und direkt an eine oder mehrere E-Mail-Adressen senden. Die gescannte Datei wird als Anlage in einer E-Mail-Nachricht an die E-Mail-Adresse gesendet.

Anmerkung:

Um diese Funktion verwenden zu können, muss der Drucker mit einem Netzwerk verbunden sein und die Funktion „Scannen an E-Mail“ konfiguriert werden. Informationen zum Einrichten der Funktion „Scannen an E-Mail“ finden Sie im vorherigen Abschnitt dieses Dokuments.

Legen Sie das Dokument auf das Scannerglas gemäß den Indikatoren auf dem Drucker.
Schließen Sie die Scannerabdeckung.
Berühren Sie auf dem Bedienfeld des Druckers im Startbildschirm das Scannen-Symbol .
Berühren Sie Scannen an E-Mail.
Berühren Sie Eine E-Mail senden.
Wählen Sie die Absender-Adresse aus, die Sie verwenden möchten. Dies ist auch als „Profil für ausgehende E-Mails“ bekannt.

Anmerkung:
Falls die PIN-Funktion eingerichtet wurde, geben Sie die PIN ein, und berühren Sie die Schaltfläche OK. Wenn keine PIN eingerichtet wurde, ist es nicht erforderlich, diese Funktion zu verwenden.
Berühren Sie die Schaltfläche An, und wählen Sie die Adresse oder Gruppe aus, an die Sie die Datei senden möchten. Berühren Sie die Schaltfläche Fertig, wenn Sie fertig sind.

Anmerkung:
Wenn Sie den Scan an eine andere Adresse senden möchten, berühren Sie Neu und geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
Tippen Sie auf Betreff, wenn Sie eine Betreffzeile hinzufügen möchten.
Wählen Sie die Schaltfläche Weiter.

Die Scaneinstellungen werden auf dem Bildschirm des Bedienfelds des Druckers angezeigt.
Zum Ändern der Einstellungen berühren Sie die Schaltfläche Einstellungen und wählen anschließend die gewünschten Einstellungen.
Berühren Sie die Schaltfläche Scannen, um den Scanauftrag zu starten.