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HP LaserJet Enterprise, HP PageWide Enterprise: Configuración de la función Escanear a SharePoint

Obtenga información sobre cómo configurar la función Escanear a SharePoint.

Nota:

Los pasos varían en función del tipo de panel de control.

Paneles de control

Versión del firmware

Paneles de control

FutureSmart 3

Panel de control de FutureSmart 3

FutureSmart 4

Panel de control de FutureSmart 4

Resumen en vídeo

Consulte información sobre cómo activar la función Escanear a SharePoint.

FutureSmart 3

Siga estos pasos para FutureSmart 3.

Introducción

Utilice Guardar en SharePoint® para escanear documentos directamente a un sitio de Microsoft® SharePoint. Esta característica elimina la necesidad de escanear los documentos a una carpeta de red, unidad flash USB o mensaje de correo electrónico y, a continuación, cargar manualmente los archivos al sitio de SharePoint.

Guardar en SharePoint® es compatible con todas las opciones de escaneo, incluidas la capacidad de escanear documentos como imágenes o utilizar las funciones OCR para crear archivos de texto o PDF con posibilidad de realizar búsquedas.

Esta función está desactivada de forma predeterminada. Active Guardar en SharePoint® en el servidor web incorporado de HP (EWS).

Antes de empezar

Para poder completar este proceso, la carpeta de destino en la que se guardarán los archivos escaneados debe existir en el sitio de SharePoint y tener el permiso de acceso de escritura activado. Guardar en SharePoint® está desactivada de forma predeterminada.

Activación de Guardar en SharePoint y creación de un conjunto rápido Guardar en SharePoint

Siga estos pasos para activar la función Guardar en SharePoint y crear un conjunto rápido.

  1. En las fichas de navegación superiores, haga clic en Escaneado/Envío digital.

  2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Guardar en SharePoint®.

    Nota:

    Los conjuntos rápidos son métodos abreviados de trabajos a los que se accede en la pantalla de inicio de la impresora o en la aplicación Conjuntos rápidos.

  3. Seleccione Activar guardar en SharePoint® y, a continuación, haga clic en Aplicar.

  4. Haga clic en Agregar en el área Conjuntos rápidos para iniciar el Asistente de conjuntos rápidos.

  5. Introduzca un Título del conjunto rápido (por ejemplo, "escaneo a Sharepoint") y una Descripción de conjunto rápido.

  6. Seleccione una Ubicación del botón para que el conjunto rápido determine si se muestra en la pantalla de inicio o en el área Conjuntos rápidos del panel de control del producto.

  7. Seleccione una Opción de inicio de conjunto rápido para determinar lo que sucede tras seleccionar un conjunto rápido en el panel de control del producto y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

  8. Siga estos pasos para agregar la ruta a la carpeta SharePoint.

    1. Haga clic en Agregar en la página de Configuración de destino de SharePoint® para abrir la página Agregar ruta de SharePoint®.

    2. Abra otra ventana del navegador, desplácese hasta la carpeta SharePoint que va a utilizar y, a continuación, copie la ruta de la carpeta de SharePoint desde esa ventana del navegador.

    3. Pegue la ruta de la carpeta de SharePoint en el campo Ruta de SharePoint®:.

    4. De manera predeterminada, si existe un archivo con el mismo nombre que el archivo nuevo, la impresora lo sobrescribirá. Desactive Sobrescribir los archivos existentes para que se agreguen la fecha y la hora actualizadas a los archivos nuevos con el mismo nombre que un archivo existente.

    5. Seleccione una opción del menú desplegable Configuración de autenticación. Seleccione si es necesario utilizar credenciales para iniciar sesión en el sitio de SharePoint o guardar las credenciales en el conjunto rápido.

      Nota:

      Si Utilizar credenciales de usuario para realizar la conexión después de registrarse en el panel de control se selecciona en el menú desplegable Configuración de autenticación, el usuario registrado deberá tener permisos de escritura para ese sitio SharePoint en concreto.

      Nota:

      Por motivos de seguridad, la impresora no muestra las credenciales introducidas en el Asistente de conjuntos rápidos.

    6. Haga clic en Aceptar para completar la configuración de la ruta de SharePoint y volver a la página Configuración de destino SharePoint.

  9. Seleccione Verificar acceso a carpeta antes del inicio del trabajo para asegurarse de que la carpeta de SharePoint especificada como la carpeta de destino es accesible cada vez que se utiliza el conjunto rápido. Si esta opción no está seleccionada, los trabajos se pueden guardar en la carpeta de SharePoint más rápidamente. Sin embargo, si esta opción no está seleccionada y la carpeta de SharePoint no está disponible el trabajo fallará.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. Establezca un valor de Condición de notificación: en la página Configuración de notificación. Esta opción configura el conjunto rápido para notificar, enviar mensajes de correo electrónico o imprimir una página de resumen tanto si un trabajo finaliza correctamente como si no. Seleccione una de las siguientes opciones en el menú desplegable Condición de notificación:

    • Seleccione No notificar para que el conjunto rápida no realizar ninguna acción de notificación cuando un trabajo finaliza correctamente o falla.

    • Seleccione Notificar al completar trabajo para que el conjunto rápido envíe una notificación cuando un trabajo finaliza correctamente.

    • Seleccione Notificar si el trabajo falla para que el conjunto rápido envíe una notificación solo cuando falla un trabajo.

    Si selecciona Notificar al completar trabajo o Notificar si el trabajo falla, el Método utilizado para entregar notificación: debe estar establecido. Seleccione una de las opciones siguientes:

    • Correo electrónico: utilice esta opción para enviar un correo electrónico cuando se produzca la condición de notificación seleccionada. Para esta opción se necesita una dirección de correo electrónico válida en el campo Dirección de correo electrónico para notificación:

      Nota:

      Para usar la función de notificación por correo electrónico, debe configurar primero la función de correo electrónico de la impresora.

    • Print (Imprimir): utilice esta opción para imprimir la notificación cuando se produzca la condición de notificación seleccionada.

    Nota:

    Seleccione Incluir miniatura en cualquier opción de notificación si desea incluir una imagen en miniatura de la primera página escaneada del trabajo.

  12. Haga clic en Siguiente.

  13. Seleccione las opciones en la página Configuración de escaneo y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para obtener más información, consulte Ajustes de escaneado para Guardar en SharePoint.

  14. Seleccione las opciones en la página Configuración de archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para obtener más información, consulte Ajustes de archivo para la función Guardar en SharePoint.

  15. Revise el resumen de la configuración y, a continuación, haga clic en el botón Finalizar para guardar el conjunto rápido, o en el botón Anterior para editar la configuración.

Escaneo y almacenamiento de un archivo directamente en un sitio de Microsoft SharePoint

Siga los siguientes pasos para escanear un documento directamente a un sitio web de SharePoint.

  1. Coloque el documento boca abajo en el cristal del escáner o boca arriba en el alimentador de documentos y ajuste las guías de papel al tamaño del documento.

  2. En la pantalla de inicio del panel de control de la impresora, toque Guardar en SharePoint®.

    Nota:

    En este paso, en la pantalla de inicio se mostrará el título que el usuario ha establecido en el conjunto rápido. En este paso, se usa como ejemplo Guardar en SharePoint ®.

    Nota:

    Es posible que tenga que registrarse en la impresora para utilizar esta función.

  3. Seleccione uno de los elementos de la lista Conjuntos rápidos.

  4. Toque el campo de texto Nombre de archivo para abrir un teclado; a continuación, escriba el nombre del archivo mediante el teclado en pantalla o el teclado físico. Toque OK.

  5. Si es necesario, toque el menú desplegable Tipo de archivo para seleccionar un formato de archivo de salida diferente.

  6. Toque Más opciones para ver y establecer la configuración del documento.

    Nota:

    Puede obtener una vista preliminar de la imagen en cualquier momento; para ello, toque el botón Vista preliminar , situado en la esquina superior derecha de la pantalla. Para obtener más información sobre esta función, toque el botón Ayuda en la pantalla de vista preliminar.

  7. Toque el botón Iniciar para guardar el archivo.

Ajustes y opciones de escaneado de los conjuntos rápidos para Guardar en SharePoint

Las siguientes tablas enumeran la configuración y las opciones disponibles en el Asistente de conjuntos rápidos al agregar, editar o copiar un conjunto rápido Guardar en SharePoint®.

Ajustes de escaneado para Guardar en SharePoint

Característica

Descripción

Tamaño original

Especifique el tamaño de página del documento original.

Caras originales

Seleccione si el documento original está a una cara o a dos.

Optimizar texto/imagen

Seleccione para optimizar para la salida de un tipo concreto de contenido, o seleccione Ajuste manual.

Optimizar para

Este ajuste solo está disponible cuando Optimizar texto/imagen se establece como Ajuste manual. Seleccione un valor de ajuste manual.

Orientación del contenido

Seleccione el modo en que el contenido del documento original se coloca en la página: Vertical u Horizontal, o seleccione Detección automática.

Formato de 2 caras

Esta configuración no está disponible cuando Orientación de contenido se establece como Detección automática. Selecciónela para describir la encuadernación de la página para especificar si la cara posterior de la página está al revés o al derecho.

Limpieza de fondo

Seleccione un valor para eliminar las imágenes tenues del fondo o para eliminar el color de fondo claro.

Oscuridad

Seleccione un valor para ajustar la oscuridad del archivo.

Contraste

Seleccione un valor para ajustar el contraste del archivo.

Nitidez

Seleccione un valor para ajustar la nitidez del archivo.

Vista previa de la imagen

Seleccione si la vista previa del trabajo se muestra siempre, se ofrece opcionalmente, o se desactiva.

Opciones de recorte

Seleccione si se permite o no recortar un trabajo, así como el tipo de opción de recorte.

Creación de trabajo

Utilice esta configuración para combinar varios conjuntos de documentos originales en un solo adjunto de correo electrónico. Utilícela también para escanear un documento original que tenga más páginas de las que caben al mismo tiempo en el alimentador de documentos.

Tono automático

Seleccione esta configuración para poner en automático las configuraciones Oscuridad, Contraste y Limpieza de fondo, lo que hará que estas configuraciones dejen de estar disponibles en esta página.

Detección de alimentación múltiple

Seleccione esta configuración para activar la detección de trabajos con alimentación múltiple.

Borrar bordes

Seleccione esta configuración para especificar la anchura de márgenes de los bordes que se borrarán, en pulgadas o en milímetros, para las partes frontal y trasera de un trabajo.

Ajustes de archivo para la función Guardar en SharePoint

Característica

Descripción

Prefijo del nombre de archivo

Establezca el prefijo del nombre de archivo predeterminado para los archivos que se guarden en una carpeta de red.

Nombre de archivo predeterminado

Nombre de archivo predeterminado del archivo que se va a guardar.

Seleccione la casilla de verificación Editable por el usuario para que esta opción de configuración se pueda editar en el panel de control del producto.

Sufijo del nombre de archivo

Establezca el sufijo del nombre de archivo predeterminado para los archivos que se guarden en una carpeta de red.

Sufijo del nombre de archivo duplicado predeterminado [nombredearchivo]_AAAAMMDDH

Formato de número de archivo

Seleccione un formato de número de archivo para cuando el trabajo esté dividido en varios archivos.

Tipo de archivo predeterminado

Seleccione el formato del archivo que se guarda.

Seleccione la casilla de verificación Editable por el usuario para que esta opción de configuración se pueda editar en el panel de control del producto.

Vista previa de nombre del archivo

Introduzca un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en el botón Actualizar vista previa.

Preferencia de color predeterminada

Seleccione si el archivo es en blanco y negro o en color.

Calidad de salida predeterminada

Seleccione la calidad del archivo. Las imágenes de alta calidad requieren un mayor tamaño de archivo que las de baja calidad, y enviarlas lleva más tiempo.

Resolución predeterminada

Establezca la resolución del archivo. Las imágenes de mayor resolución tienen más puntos por pulgada (ppp) y, por lo tanto, muestran más detalles. Las imágenes de menor resolución tienen menos puntos por pulgada y muestran menos detalles, pero el tamaño del archivo es menor.

Compresión

Especifique si el archivo usa una compresión Normal o Alta al guardar un documento escaneado como archivo PDF o XPS. Si la compresión se establece como Alta, el archivo escaneado es más pequeño, pero el proceso de escaneo puede llevar más tiempo que con compresión Normal.

Compresión TIFF negro

Seleccione el algoritmo de compresión TIFF negro que se utilizará en la compresión del archivo TIFF que se genere.

Compresión TIFF color/escala de grises

Seleccione el algoritmo de compresión TIFF color/escala de grises que se utilizará para comprimir el archivo TIFF que se genere.

Cifrado de PDF

Si el tipo de archivo es PDF, esta opción cifra el archivo PDF de salida. Es preciso especificar una contraseña como parte del cifrado. La misma contraseña debe utilizarse para abrir el archivo. Se le solicitará al usuario que introduzca una contraseña antes de escanear el trabajo si no lo ha hecho antes de pulsar el botón de inicio.

Desactivar los archivos de tipo OCR

Seleccione esta configuración para impedir que los tipos de archivo OCR estén disponibles en el panel de control del producto.

Activar supresión de páginas en blanco

Si se activa la opción Activar supresión de páginas en blanco, se pasan por alto las páginas que estén en blanco.

FutureSmart 4

Siga estos pasos para FutureSmart 4.

Introducción

Configure la función Escanear a SharePoint y, a continuación, escanee documentos directamente a un sitio de SharePoint.

El escaneo a SharePoint es compatible con todas las opciones de escaneo, incluidas la capacidad de escanear documentos como imágenes y la de utilizar las funciones OCR para crear archivos de texto o PDF con posibilidad de realizar búsquedas.

Esta función está desactivada de forma predeterminada. Active Guardar en SharePoint en el servidor web incorporado de HP (EWS).

Antes de empezar

Para poder completar este proceso, la carpeta de destino en la que se guardarán los archivos escaneados debe existir en el sitio de SharePoint y tener el permiso de acceso de escritura activado. La función Escanear a SharePoint está desactivada de forma predeterminada.

Activar Escanear a SharePoint y crear un conjunto rápido de Escanear a SharePoint

Siga estos pasos para activar la función Guardar en SharePoint y crear un conjunto rápido.

  1. En las fichas de navegación superiores, haga clic en Escaneado/Envío digital.

  2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Escanear a SharePoint®.

    Nota:

    Los conjuntos rápidos son métodos abreviados de trabajos a los que se accede en la pantalla de inicio de la impresora o en la aplicación Conjuntos rápidos.

  3. Seleccione la casilla de verificación Activar Escanear a SharePoint® y, a continuación, haga clic en Agregar...

  4. Introduzca un Nombre del conjunto rápido (por ejemplo, "Escanear a SharePoint") y una Descripción de conjunto rápido.

  5. Seleccione una Opción de inicio de conjunto rápido para determinar lo que sucede tras seleccionar un conjunto rápido en el panel de control de la impresora y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

  6. Siga estos pasos para agregar la ruta a la carpeta SharePoint.

    1. Haga clic en Agregar, en la página Destino de SharePoint®, para abrir la página Agregar ruta de SharePoint®.

    2. Abra otra ventana del navegador, desplácese hasta la carpeta SharePoint que va a utilizar y, a continuación, copie la ruta de la carpeta de SharePoint desde esa ventana del navegador.

    3. Pegue la ruta de la carpeta de SharePoint en el campo Ruta de SharePoint®:.

    4. De manera predeterminada, si existe un archivo con el mismo nombre que el archivo nuevo, la impresora lo sobrescribirá. Desactive Sobrescribir los archivos existentes para que se agreguen la fecha y la hora actualizadas a los archivos nuevos con el mismo nombre que un archivo existente.

    5. Seleccione una opción del menú desplegable Configuración de autenticación. Seleccione si es necesario utilizar credenciales para iniciar sesión en el sitio de SharePoint o guardar las credenciales en el conjunto rápido.

      Nota:

      Si Utilizar credenciales de usuario para realizar la conexión después de registrarse en el panel de control se selecciona en el menú desplegable Configuración de autenticación, el usuario registrado deberá tener permisos de escritura para ese sitio SharePoint en concreto.

      Nota:

      Por motivos de seguridad, la impresora no muestra las credenciales introducidas en el Asistente de conjuntos rápidos.

    6. Haga clic en Aceptar para completar la configuración de la ruta de SharePoint y volver a la página Configuración de destino SharePoint.

  7. Seleccione Verificar acceso a carpeta antes del inicio del trabajo para asegurarse de que la carpeta de SharePoint especificada como la carpeta de destino es accesible cada vez que se utiliza el conjunto rápido. Si esta opción no está seleccionada, los trabajos se pueden guardar en la carpeta de SharePoint más rápidamente. Sin embargo, si esta opción no está seleccionada y la carpeta de SharePoint no está disponible el trabajo fallará.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. Establezca un valor de Condición de notificación: en la página Notificación. Esta opción configura el conjunto rápido para notificar, enviar mensajes de correo electrónico o imprimir una página de resumen tanto si un trabajo finaliza correctamente como si no. Seleccione una de las siguientes opciones en el menú desplegable Condición de notificación:

    • Seleccione No notificar para que el conjunto rápida no realizar ninguna acción de notificación cuando un trabajo finaliza correctamente o falla.

    • Seleccione Notificar al completar trabajo para que el conjunto rápido envíe una notificación cuando un trabajo finaliza correctamente.

    • Seleccione Notificar si el trabajo falla para que el conjunto rápido envíe una notificación solo cuando falla un trabajo.

    Si selecciona Notificar al completar trabajo o Notificar si el trabajo falla, el Método utilizado para entregar notificación: debe estar establecido. Seleccione una de las opciones siguientes:

    • Correo electrónico: utilice esta opción para enviar un correo electrónico cuando se produzca la condición de notificación seleccionada. Esta opción necesita una dirección de correo electrónico válida en el campo Dirección de correo electrónico para notificación:.

      Nota:

      Para usar la función de notificación por correo electrónico, debe configurar primero la función de correo electrónico de la impresora.

    • Print (Imprimir): utilice esta opción para imprimir la notificación cuando se produzca la condición de notificación seleccionada.

    Nota:

    Seleccione Incluir miniatura en cualquier opción de notificación si desea incluir una imagen en miniatura de la primera página escaneada del trabajo.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. Seleccione las opciones en la página Configuración de escaneo y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para obtener más información, consulte la tabla "Ajustes de escaneado para la función Escanear a SharePoint®".

  12. Seleccione las opciones en la página Configuración de archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente. Para obtener más información, consulte la tabla "Configuración de archivo para Escanear a SharePoint®".

  13. Revise el resumen de la configuración y, a continuación, haga clic en el botón Finalizar para guardar el conjunto rápido, o en el botón Anterior para editar la configuración.

Configuración del escaneo de los conjuntos rápidos y opciones para Escanear a SharePoint

Revise la configuración y las opciones disponibles en el Asistente de conjuntos rápidos cuando añada, edite o copie un conjunto rápido de Escanear a SharePoint.

Configuración de escaneo para Escanear a SharePoint

Característica

Descripción

Tamaño original

Especifique el tamaño de página del documento original.

Caras originales

Seleccione si el documento original está a una cara o a dos.

Optimizar texto/imagen

Seleccione para optimizar para la salida de un tipo concreto de contenido.

Orientación del contenido

Seleccione el modo en que el contenido del documento original se coloca en la página: Vertical u Horizontal.

Limpieza de fondo

Seleccione un valor para eliminar las imágenes tenues del fondo o para eliminar el color de fondo claro.

Oscuridad

Seleccione un valor para ajustar la oscuridad del archivo.

Contraste

Seleccione un valor para ajustar el contraste del archivo.

Nitidez

Seleccione un valor para ajustar la nitidez del archivo.

Vista previa de la imagen

Seleccione si la vista previa del trabajo se muestra siempre, se ofrece opcionalmente, o se desactiva.

Opciones de recorte

Seleccione si se permite o no recortar un trabajo, así como el tipo de opción de recorte.

Borrar bordes

Seleccione esta configuración para especificar la anchura de márgenes de los bordes que se borrarán, en pulgadas o en milímetros, para las partes frontal y trasera de un trabajo.

Configuración de archivo para Escanear a SharePoint

Característica

Descripción

Prefijo del nombre de archivo

Establezca el prefijo del nombre de archivo predeterminado para los archivos que se van a guardar.

Nombre de archivo

Nombre de archivo predeterminado del archivo que se va a guardar.

Seleccione la casilla de verificación Editable por el usuario para que esta opción de configuración se pueda editar en el panel de control de la impresora.

Sufijo del nombre de archivo

Establezca el sufijo del nombre de archivo predeterminado para los archivos que se van a guardar.

Sufijo del nombre de archivo duplicado predeterminado [nombredearchivo]_AAAAMMDDH

Vista previa de nombre del archivo

Introduzca un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en el botón Actualizar vista previa.

Formato de numeración de archivo

Seleccione un formato de número de archivo para cuando el trabajo esté dividido en varios archivos.

Agregar numeración si el trabajo solo tiene un archivo (por ej. _1–1)

Seleccione este ajuste para agregar numeración al nombre del archivo si el trabajo consta de un único archivo, en lugar de varios.

Tipo de archivo

Seleccione el formato del archivo que se guarda.

Seleccione la casilla de verificación Editable por el usuario para que esta opción de configuración se pueda editar en el panel de control de la impresora.

Compresión alta, archivo más pequeño

Seleccione este ajuste para comprimir el archivo escaneado y reducir su tamaño. Sin embargo, el proceso de escaneo para un archivo con compresión alta puede tardar más que para un archivo con compresión normal.

Cifrado de PDF

Si el tipo de archivo es PDF, esta opción cifra el archivo PDF de salida. Es preciso especificar una contraseña como parte del cifrado. La misma contraseña debe utilizarse para abrir el archivo. Se le solicitará al usuario que introduzca una contraseña antes de escanear el trabajo si no lo ha hecho antes de comenzar.

Resolución

Establezca la resolución del archivo. Las imágenes de mayor resolución tienen más puntos por pulgada (ppp), por lo tanto muestran más detalles. Las imágenes de menor resolución tienen menos puntos por pulgada y muestran menos detalles, pero el tamaño del archivo es menor.

Calidad y tamaño de archivo

Seleccione la calidad del archivo. Las imágenes de alta calidad requieren un mayor tamaño de archivo que las de baja calidad, y enviarlas lleva más tiempo.

Color/negro

Especifique si las copias se van a imprimir en color, negro y gris o solo negro.

Suprimir páginas en blanco

Si se activa la opción Suprimir páginas en blanco, se pasan por alto las páginas que estén en blanco.

Crear diversos archivos

Seleccione este ajuste para escanear páginas en archivos independientes en función de un número máximo predeterminado de páginas por archivo.


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