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Productos todo-en-uno HP Officejet Pro 8500 (A909n) y 8500 Inalámbrico (A909g) - Configurar y usar Direct Digital Filing (Archivador digital directo) para Windows

Introducción
HP Direct Digital Filing (Archivador digital directo de HP) les permite a varios usuarios de equipos escanear y gestionar documentos en una red. Escanee documentos directamente a las carpetas de una PC en una red, o comparta los documentos escaneados como adjuntos de correo electrónico, sin usar ningún software extra. Direct Digital Filing también permite configurar diferentes ajustes de escaneo para diferentes destinos. Este documento enumera los pasos para configurar y usar los recursos Escanear a una carpeta en la red y Escanear a correo electrónico.
Paso 1: Examine estos requisitos
Las HP Digital Solutions (soluciones digitales de HP) se pueden configurar mediante el software incluido con el producto. En equipos con Windows, este software cuenta con dos asistentes de software. Un asistente configura las HP Digital Solutions (soluciones digitales de HP) usando el HP Solution Center y otro asistente usa la configuración mediante el Servidor web incorporado (EWS). Los asistentes de software se abren dentro del HP Solution Center.
  nota:
Para usar estos asistentes el equipo debe tener Windows XP (versión de 32 bits) o Windows Vista (versión de 32 ó 64 bits).
  nota:
Al configurar Escanear a correo electrónico, el asistente de configuración automáticamente detecta la configuración de correo electrónico para las siguientes aplicaciones de correo electrónico:
  • Microsoft Outlook 2000 (Windows XP)
  • Microsoft Outlook 2003–2007 (Windows XP y Windows Vista)
  • Outlook Express (Windows XP)
  • Windows Mail (Windows Vista)
  • Mozilla Thunderbird (Windows XP y Windows Vista)
  • Qualcomm Eudora (versión 7.0 y superior) (Windows XP y Windows Vista)
  • Netscape (versión 7.0) (Windows XP)
Si un programa de correo electrónico no aparece en la lista anterior, pero sigue cumpliendo los requisitos enumerados en esta sección, puede instalar y utilizar Escanear a correo electrónico.
También puede configurar las HP Digital Solutions (soluciones digitales de HP) utilizando el servidor Web incorporado (EWS).
  nota:
Si utiliza el producto HP en un entorno de red de IPv6 solamente, las soluciones digitales deben configurarse mediante el EWS.
Las HP Digital Solutions (soluciones digitales de HP) se encuentran disponibles con los productos HP Officejet Pro conectados directamente a la red a través de una conexión inalámbrica o un cable Ethernet. Antes de configurar las soluciones digitales, asegúrese de que lo siguiente se encuentre disponible.
HP Digital Solution 1: Escanear a una carpeta en la red, información y acceso necesarios
  • Privilegios relevantes en la red con acceso de Escritura a la carpeta.
  • El nombre del equipo donde se encuentra la carpeta
    Para obtener información sobre cómo encontrar el nombre del equipo, consulte la documentación del producto.
  • La dirección de red para la carpeta
      nota:
    En equipos con Windows, las direcciones de red generalmente se encuentran en este formato: \\mypc\sharedfolder\.
  • Una carpeta compartida de Windows.
    Para obtener información acerca de cómo compartir carpetas, podría ser útil contactarse con un administrador de redes para obtener ayuda.
  • Un nombre de usuario y contraseña para la red, según sea necesario. Por ejemplo, el nombre de usuario y contraseña de Windows utilizada para iniciar sesión en la red.
      nota:
    HP Direct Digital Filing no admite Active Directory.
HP Digital Solution 2: Escanear a correo electrónico, información y acceso necesarios
  • Una dirección de correo electrónica válida
  • Información del servidor SMTP saliente
      nota:
    Si nunca antes había trabajado con información de la red, podría ser útil contactarse con un administrador de redes para obtener ayuda.
  • Una conexión a Internet activa
Paso 2: Configurar Escanear a una carpeta en la red
Antes de que pueda usar Escanear a una carpeta en la red, debe primero crear y configurar la carpeta en un equipo conectado a una red. Las carpetas no se pueden crear desde el panel de control del producto.
  nota:
Los pasos descritos en esta sección pueden servir como referencia más adelante para modificar las configuraciones o desactivar estos recursos.
Opción 1: Configuración utilizando el asistente de instalación
  1. Abra HP Solution Center, mediante uno de estos métodos:
    1. Pulse dos veces en el ícono HP Solution Center en la primera pantalla.
    2. O, desde la barra de tareas de Windows,
      • Para Windows XP
        Haga clic en el botón Inicio, seleccione Programas o Todos los programas, seleccione HP, seleccione la carpeta del producto HP y, a continuación, haga clic HP Solution Center.
      • Para Windows Vista
        Haga clic en Inicio , seleccione Programas o Todos los programas, seleccione HP, seleccione la carpeta del producto HP y, a continuación, haga clic HP Solution Center.
  2. Haga clic en Ajustes.
  3. En la sección de Windows denominada Ajustes de escaneo, haga clic en Configuración de archivo digital directo y luego, haga clic en Asistente para configurar Escanear a una carpeta en la red.
  4. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla del asistente para crear y compartir la carpeta de red.
    El asistente guarda de forma automática las configuraciones realizadas en el producto HP. Personalice hasta diez carpetas de destino para cada producto HP.
      nota:
    Cuando se completa el Asistente para configurar Escanear a una carpeta en la red, el servidor Web incorporado (EWS) para el producto HP se abre automáticamente en el navegador Web predeterminado.
    Utilice el EWS para personalizar la configuración de escaneo de cada carpeta de destino. Haga clic aquí para consultar el documento Uso del servidor Web incorporado. (c01617099) (en inglés)
Opción 2: Configuración usando el Servidor Web Incorporado
  nota:
Utilice este método para configurar el Direct Digital Filing (archivador digital directo) si se utiliza el producto HP en un entorno de red sólo IPv6.
  1. Cree una carpeta en el equipo conectado a la red.
  2. Comparta la carpeta.
      nota:
    Asegúrese de que las preferencias de carpeta proporcionan permisos de Lectura y escritura. Para obtener más información acerca de cómo crear carpetas en la red y configurar las preferencias de la carpeta, puede ser útil contactarse con un administrador de redes para obtener ayuda.
  3. Abra un navegador web compatible (tal como Microsoft Internet Explorer, Opera, o Mozilla Firefox) en el equipo.
  4. Escriba la dirección IP asignada al producto HP Officejet Pro en la barra de direcciones en la parte superior de la pantalla. La página EWS se muestra en la pantalla.
    Ejemplo 1: Si usa un entorno de red IPv4 y la dirección IP es 123.123.123.123, escriba la siguiente dirección en la barra de direcciones del navegador Web: http://123.123.123.123.
    Ejemplo 2: Si usa un entorno de red sólo IPv6 y la dirección IP es FE80::BA:D0FF:FE39:73E7, escriba la siguiente dirección en la barra de direcciones del navegador Web: http://[FE80::BA:D0FF:FE39:73E7].
  5. Para este paso, seleccione una de las siguientes opciones desde la ficha Inicio:
    1. Puede hacer clic en Configurar Escanear a una carpeta en la red en el cuadro Configurar;
    2. O bien, haga clic en la ficha Ajustes, a continuación, en Scan-Digital Filing, haga clic en Configurar carpeta de red.
  6. Haga clic en Agregar Entrada de carpeta de red y siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. Personalice los ajustes de escaneo para cada carpeta de destino.
  7. Después de ingresar la información requerida sobre la carpeta de red, haga clic en Guardar y en Probar para cerciorarse de que el enlace a la carpeta de red esté funcionando. La lista Carpetas de red muestra la nueva entrada.
Paso 3: Uso de Escanear a una carpeta en la red de HP
  1. Ponga un documento sobre el vidrio del escáner del producto o en el alimentador automático de documentos (AAD).
  2. En el área Escanear del panel de control del producto, pulse el botón Carpeta de red.
  3. En el panel de control del producto, seleccione el nombre que corresponde a la carpeta usada. Si se le solicita, escriba el PIN.
  4. Cambie cualquiera de las configuraciones de escaneo, y luego toque Iniciar Escaneo.
      nota:
    La conexión puede tardar algún tiempo, dependiendo del tráfico de la red y la velocidad de la conexión.
Paso 4: Configurar Escanear a correo electrónico
Configuración del perfil de correo electrónico saliente
Para enviar mensajes por correo electrónico, el producto HP Officejet Pro debe usar una dirección de correo electrónico válida y activa (perfil de correo electrónico saliente). Esta dirección se muestra en la sección DE de los mensajes enviados desde el producto. Para configurar el perfil de correo electrónico saliente usado por el producto, realice los pasos siguientes.
  nota:
Los pasos descritos en esta sección pueden servir como referencia más adelante para modificar las configuraciones o desactivar estos recursos.
Opción 1: Utilización del asistente de instalación
  1. Después de instalar el software del producto, abra el HP Solution Center.
    1. Pulse dos veces en el ícono HP Solution Center en la primera pantalla.
    2. Desde la barra de tareas de Windows:
      • Para Windows XP
        Haga clic en el botón Inicio, seleccione Programas o Todos los programas, seleccione HP, seleccione la carpeta del producto HP y, a continuación, haga clic HP Solution Center.
      • Para Windows Vista
        Haga clic en Inicio , seleccione Programas o Todos los programas, seleccione HP, seleccione la carpeta del producto HP y, a continuación, haga clic HP Solution Center.
  2. Haga clic en Ajustes.
  3. En la sección de Windows denominada Ajustes de escaneo, haga clic en Configuración de archivo digital directo y luego, haga clic en Asistente para configurar Escanear a correo electrónico.
      nota:
    Cuando se completa el Asistente para configurar Escanear a correo electrónico, el servidor Web incorporado (EWS) para el producto HP Officejet Pro se abre automáticamente en el navegador Web predeterminado. Agregue hasta 15 direcciones de contactos de correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico aparecen en la Libreta de direcciones de correo electrónico en el EWS. Los nombres de los contactos se muestran en el panel de control del producto y en el programa de correo electrónico.
Opción 2: Uso del servidor Web incorporado
  1. Abra un navegador web compatible (tal como Microsoft Internet Explorer, Opera, o Mozilla Firefox) en el equipo.
  2. Escriba la dirección IP asignada al producto HP Officejet Pro en la barra de direcciones en la parte superior de la pantalla. La página EWS Web se muestra en la pantalla.
    Ejemplo 1: Si usa un entorno de red IPv4 y la dirección IP es 123.123.123.123, escriba la siguiente dirección en la barra de direcciones del navegador Web: http://123.123.123.123.
    Ejemplo 2: Si usa un entorno de red sólo IPv6 y la dirección IP es FE80::BA:D0FF:FE39:73E7, escriba la siguiente dirección en la barra de direcciones del navegador Web: http://[FE80::BA:D0FF:FE39:73E7].
  3. Para este paso, seleccione una de las siguientes opciones desde la ficha Inicio:
    1. Puede hacer clic en Configurar Escanear a una carpeta en la red en el cuadro Configurar,
    2. O bien, haga clic en la ficha Ajustes, a continuación, en Scan-Digital Filing, haga clic en Configurar carpeta de red.
  4. Haga clic en Agregar Perfil de correo electrónico saliente y siga las instrucciones que aparezcan en pantalla.
  5. Cuando termine de ingresar la información requerida, haga clic en Guardar y Probar para cerciorarse de que el perfil está configurado correctamente.
    El producto HP envía un mensaje por correo electrónico a la dirección establecida como perfil de correo electrónico saliente si este perfil está configurado exitosamente. La entrada se agrega a la Lista de Perfil de correo electrónico saliente.
  6. Personalice hasta 15 direcciones de contactos de correo electrónico. Los nombres de los contactos se muestran en el panel de control del producto y en el programa de correo electrónico.
    1. Para este paso, seleccione una de las siguientes opciones desde la ficha Inicio:
      • Puede hacer clic en Configurar Escanear a una carpeta en la red en el cuadro Configurar;
      • O bien, haga clic en la ficha Ajustes, a continuación, en Scan-Digital Filing, haga clic en Configurar carpeta de red.
    2. Ingrese la información necesaria y haga clic en Agregar. La nueva dirección de correo electrónico aparece en la Libreta de direcciones de correo electrónico.
Paso 5: Uso de Escanear a correo electrónico
  1. Ponga un documento sobre el vidrio del escáner del producto o en el alimentador automático de documentos (AAD).
  2. En el área Escanear del panel de control, pulse el botón Correo electrónico.
  3. En el panel de control del producto, seleccione el nombre que corresponda al perfil de correo electrónico saliente que va a usar.
  4. Si se le solicita, escriba el PIN.
  5. Seleccione la dirección de correo electrónico con PARA (el destinatario del correo electrónico) o escriba una dirección de correo electrónico.
  6. Escriba o cambie el ASUNTO para el mensaje de correo electrónico.
  7. Cambie cualquiera de las configuraciones de escaneo, y luego toque Iniciar Escaneo.
      nota:
    La conexión puede tardar algún tiempo, dependiendo del tráfico de la red y la velocidad de la conexión.

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