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HP tout-en-un Officejet série G - Présentation de la télécopie

Informations générales
Lorsque vous utilisez les produits HP tout-en-un (uniquement les modèles avec télécopie), les fonctions de télécopie suivantes sont disponibles :
  • Envoi et réception de télécopies papier, et envoi de télécopies PC. Une télécopie PC est un fichier envoyé à partir du PC.
  • Télécopie de documents à partir du bac d'alimentation automatique (BAA) ou à partir de la vitre.
  • Envoi et réception de télécopies couleur. Lorsque vous envoyez une télécopie couleur et que le produit HP tout-en-un détermine que le destinataire dispose d'un télécopieur noir et blanc, le produit HP tout-en-un interrompt le processus d'envoi et renvoie la télécopie en noir et blanc. Si une carte de modem de télécopie est installée sur leur ordinateur, vos collègues et amis peuvent télécharger et installer le logiciel Impact Color Fax Lite, comme l'indique l'écran d'installation du produit tout-en-un, afin de bénéficier des possibilités de télécopie couleur PC.
  • Toutes les fonctions de télécopie du produit HP Officejet G sont disponibles si votre produit est connecté à un réseau à l'aide d'un serveur d'impression externe HP Jetdirect et installé avec l'option En réseau du programme d'installation du logiciel.
Il est souvent judicieux de vérifier les paramètres de télécopie lors de la configuration initiale de l'appareil tout-en-un. Pour ce faire, imprimez un rapport sur les paramètres de menu.
  1. Appuyez sur le bouton Menu.
  2. Appuyez sur 3, puis sur 4 sur le clavier numérique.
  3. Vérifiez que tous les paramètres du rapport correspondent à la configuration. Prêtez particulièrement attention aux informations de l'en-tête de télécopie (informations exigées par la réglementation FCC aux États-Unis) apparaissant dans le coin supérieur droit, aux sonneries avant réponse (section 5, numéro 3), au format du papier de télécopie (section 5, numéro 4) et au style de sonnerie (section 6, numéro 2).
Le guide utilisateur disponible à l'écran fournit des informations détaillées sur toutes les fonctions de télécopie.
Configuration de base
Vous pouvez modifier les informations sur la configuration de base des télécopies en exécutant l'assistant d'installation du télécopieur (recommandé), en utilisant la boîte de dialogue Paramètres de télécopie ou à partir du panneau avant. Vous accédez aux informations sur les paramètres en cliquant sur le menu Aide de HP Director, puis en ouvrant le Guide de l'utilisateur disponible à l'écran.
Assistant d'installation du télécopieur
L'assistant d'installation du télécopieur vous pose une série de questions afin de déterminer, à partir de vos réponses, les paramètres de télécopie optimaux. Cette opération s'effectue après le premier redémarrage suivant l'installation du logiciel du produit HP tout‑en‑un.
Utilisation des paramètres de télécopie
Vous accédez aux informations sur un paramètre en cliquant sur l'aide de l'onglet où il apparaît.
  1. Ouvrez Director en cliquant deux fois sur l'icône correspondante.
  2. Cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Paramètres de télécopie .
  3. Définissez les paramètres en fonction de la situation.
Sur le panneau avant de l'appareil
Vous pouvez définir les paramètres en utilisant le bouton Menu, et les sections Configuration de base des télécopies et Configuration avancée des télécopies.
  1. Appuyez sur Menu, puis utilisez les touches + ou - pour accéder à Configuration de base des télécopies ou à Configuration avancée des télécopies selon les éléments à modifier.
  2. Appuyez sur Entrée.
  3. Recherchez l'option souhaitée et appuyez sur Entrée.
  4. Effectuez les modifications voulues et appuyez sur Entrée.
Configuration de numérotations rapides individuelles
Vous pouvez attribuer des codes de numérotation rapide aux numéros de télécopie fréquemment utilisés par l'intermédiaire du produit HP tout‑en‑un ou de l'ordinateur. Vous composez alors ces numéros rapidement en utilisant le bouton Numérotation rapide du panneau avant, et un code à un ou deux chiffres. En fonction du modèle dont vous disposez, vous pouvez créer jusqu'à 125 codes individuels et codes de liste.
Par ailleurs, les 10 premiers codes de numérotation rapide sont attribués automatiquement aux boutons à fonction unique situés sur le côté gauche du panneau avant. Utilisez un crayon ou un feutre pour identifier chaque bouton.
Vous ne pouvez utiliser les codes de numérotation rapide qu'à partir du panneau avant. Il est plus facile de configurer les numérotations rapides à partir de l'ordinateur, mais vous pouvez également le faire à partir du panneau avant.
Sur le panneau avant de l'appareil
  1. Imprimez la liste des numérotations rapides utilisées en appuyant sur Menu, sur 3 et de nouveau sur 3.
  2. Appuyez sur Menu, puis sur 4. « Configuration de la numérotation rapide » apparaît brièvement, suivi de « 1 : numérotation rapide individuelle ».
  3. Appuyez sur Entrée pour accéder au menu Numérotation rapide individuelle. Le premier code de numérotation rapide apparaît.
  4. Utilisez le pavé numérique pour entrer le code (001-099) auquel attribuer un numéro, puis appuyez sur Entrée.
  5. Entrez le numéro de télécopie à attribuer à ce code, puis appuyez sur Entrée.
     Remarque :
    pour insérer une pause de deux secondes dans une séquence de chiffres, appuyez sur BIS/Pause.
  6. Entrez le nom d'une personne ou d'une société en utilisant les boutons du pavé numérique, et appuyez sur Entrée.
  7. Lorsque le message Ajouter un autre code apparaît, appuyez sur 1 pour choisir Oui et configurer un nouveau code, ou sur 2 pour choisir Non et quitter la procédure.
A partir du PC
  1. Dans Director, cliquez sur Paramètres, puis choisissez Paramètres de numérotation rapide.
  2. Cliquez sur Nouvelle entrée dans la boîte de dialogue Paramètres de numérotation rapide.
     Remarque :
    si la personne figure déjà dans l'annuaire, dans la zone Annuaire, cliquez sur Sélectionner dans. Dans la boîte de dialogue Annuaire, sélectionnez le nom auquel attribuer un code de numérotation rapide. Vous pouvez sélectionner plusieurs noms en utilisant cette méthode.
  3. Dans la boîte de dialogue Paramètres de numérotation rapide - Nouvelle entrée, saisissez un nom et un numéro de télécopieur, puis cliquez sur OK.
Configuration de numérotations rapides de listes
Les numérotations rapides de listes sont utilisées pour émettre une télécopie vers plusieurs destinataires et envoyer les mêmes informations à plusieurs télécopieurs. Vous pouvez utiliser cette fonction pour créer une liste de distribution comportant jusqu'à 20 codes de numérotation rapide individuels auxquels il est possible d'adresser une télécopie simultanément. Vous pouvez créer jusqu'à 125 numérotations rapides (numérotations individuelles et numérotations de listes).
Pour créer une numérotation rapide de listes, vous devez tout d'abord configurer les numérotations rapides individuelles.
Seuls les codes individuels déjà créés sur le produit HP tout-en-un peuvent être attribués à une numérotation rapide de listes.
Lorsque vous envoyez un document papier en utilisant le panneau avant et que vous entrez un numéro de numérotation rapide attribué à une liste, la télécopie est adressée à tous les membres de la liste.
 Remarque :
il est conseillé d'imprimer la liste des numérotations rapides avant de commencer à les configurer.
Sur le panneau avant de l'appareil
  1. Appuyez sur Menu.
  2. Appuyez sur 4 puis sur 2.
  3. Choisissez l'une des méthodes suivantes :
    • S'il s'agit de la première liste, le premier code non attribué apparaît. Appuyez sur Entrée pour le sélectionner.
    • S'il ne s'agit pas de la première liste, 1=Nouveau 2=Modifier apparaît. Appuyez sur 1 pour créer une liste. Le premier code non attribué apparaît. Appuyez sur Entrée pour le sélectionner.
  4. Lorsque Ajouter n° 1 apparaît, appuyez sur Numérotation rapide.
  5. Entrez le code correspondant au numéro de télécopie à inclure dans la liste. Le code sélectionné et le nom correspondant apparaissent.
  6. Choisissez l'une des méthodes suivantes :
    • Si le code affiché est correct, appuyez sur Entrée pour l'ajouter à la liste.
    • Pour sélectionner un autre code, appuyez sur t (<) ou sur u (>) jusqu'à ce que le code approprié apparaisse, puis appuyez sur Entrée pour le sélectionner.
  7. Lorsque Ajouter un autre code apparaît, appuyez sur 1 pour choisir Oui et ajouter un autre code individuel à la liste, ou sur 2 pour choisir Non.
  8. Lorsque la liste est complète, appuyez sur 2 pour choisir Non et saisissez le nom de la liste.
A partir du PC
  1. Dans Director, cliquez sur Paramètres.
  2. Dans la boîte de dialogue Paramètres de numérotation rapide, cliquez sur Nouvelle liste.
  3. Dans la boîte de dialogue Paramètres de numérotation rapide - Nouvelle liste, entrez un nom dans la zone Nom de liste.
  4. Sélectionnez un nom dans la liste Numérotations rapides, puis cliquez sur Ajouter.
  5. Lorsque vous avez fini d'ajouter des membres à la liste, cliquez sur OK.
Utilisation de l'annuaire
Le produit HP tout-en-un facilite le stockage des noms et des numéros de télécopie dans l'annuaire. Lorsque vous envoyez une télécopie en utilisant le Director, sélectionnez simplement une entrée de l'annuaire.
L'annuaire utilisé par le produit HP tout-en-un est celui de Microsoft (R) Outlook ou d'Outlook Express. Vous utilisez probablement déjà ce logiciel ou il est déjà installé sur l'ordinateur. Si toutefois ce n'est pas le cas, cette option n'est pas disponible. Internet Explorer 4.0 et supérieur incluent Outlook Express et peuvent être téléchargés gratuitement à partir du site Web de Microsoft si vous avez accès à Internet.
Création d'une entrée d'adresse
Pour ajouter une entrée à l'annuaire, procédez comme suit :
  1. Dans HP Director, cliquez sur Annuaire .
  2. Dans le carnet d'adresses, cliquez sur Nouveau contact.
  3. Dans la boîte des Propriétés, cliquez sur l'onglet Domicile ou Professionnel, comme souhaité.
  4. Entrez les informations sur le contact, puis cliquez sur OK.
     Remarque :
    si vous devez composer le 9 ou un autre chiffre pour quitter le système téléphonique de l'entreprise, saisissez-le dans la zone N° de télécopie avant le numéro de télécopie. Pour définir une pause, utilisez la touche de la virgule ou la touche du tiret -.
Chargement des documents d'origine
  1. Mettez le produit sous tension en appuyant sur le bouton de mise sous tension situé sur le côté droit du panneau avant de l’unité.
  2. Chargez le papier dans le bac d'alimentation.
  3. Changez le paramètre de type de papier si nécessaire.
    • Appuyez sur le bouton Type de papier.
    • Utilisez les touches de direction pour faire défiler la liste des types de papier disponibles jusqu'à ce que le type de papier correct apparaisse dans la fenêtre.
    • Appuyez sur le bouton Entrée.
  4. Choisissez l'une des possibilités suivantes pour placer le document original :
    • Si vous n'utilisez pas de bac d'alimentation automatique (BAA), placez le document original sur la vitre, face à copier vers le bas, bord supérieur contre la bordure blanche. Si le document original est une photo, placez le bord supérieur de la photo contre la bordure blanche, près de la flèche blanche.
      Figure : positionnement d'un document original sur la vitre
    1. Si l'unité dispose d'un BAA (bac d'alimentation automatique), placez les documents originaux dans le bac, face imprimée vers l'arrière et bord supérieur à droite. Alignez le papier sur le côté droit du BAA. Assurez-vous que vous chargez uniquement des pages entières dans le BAA et réglez le guide de page sur la longueur des documents originaux. Le message « Original chargé » apparaît sur l'affichage du panneau avant lorsque des documents sont chargés dans le BAA.
      Figure : chargement de papier au format Lettre ou A4 dans le BAA
      Figure : chargement de papier au format Légal dans le BAA
Envoi de télécopies à l'aide du panneau avant
Envoi de télécopies
  1. Chargez le document.
  2. Pour affiner les détails, appuyez sur Résolution de télécopie pour modifier le paramètre de résolution.
  3. Composez le numéro de télécopie sur le pavé numérique.
  4. Appuyez sur le bouton de lancement de la télécopie en noir et blanc pour lancer la télécopie. Pour annuler une télécopie en cours, appuyez sur Annuler.
Envoi de télécopies couleur
Pour l'envoi de télécopies couleur, suivez les instructions indiquées précédemment. A l'étape 4, appuyez sur le bouton de lancement de la télécopie couleur au lieu du bouton de lancement de la télécopie en noir et blanc.
Vous ne pouvez pas envoyer de télécopie couleur à partir de la mémoire. Vous ne pouvez pas envoyer de télécopie couleur en appuyant simultanément sur les boutons de lancement de télécopie en noir et blanc et en couleurs. Il est également impossible d'envoyer des télécopies couleur en utilisant la numérotation rapide de listes. Pour envoyer une télécopie couleur à plusieurs numéros de télécopie, envoyez-la à partir du PC.
 Remarque :
l'envoi en mode couleur de télécopies en noir et blanc n'est pas recommandé.
Envoi d'une télécopie à l'aide d'une carte d'appel
Vous composez les numéros sur le télécopieur comme sur un téléphone. Utilisez cette méthode (appelée Numérotation contrôlée) lorsque vous avez besoin d'entendre une seconde tonalité (lorsque vous utilisez une carte téléphonique, par exemple).
  1. Chargez le document original.
  2. Appuyez sur le bouton Noir ou Couleur sous Commencer la télécopie.
  3. Lorsque vous placez le document original sur la vitre, appuyez sur 1 une fois que « Envoyer à partir de la vitre ? » apparaît.
  4. Lorsque « Déconnecté... » apparaît, utilisez le pavé numérique du panneau avant pour composer le numéro de téléphone. Entrez tous les chiffres comme si vous composiez le numéro à partir d'un téléphone en utilisant une carte de crédit ou une carte d'appel.
  5. Suivez les invites vocales.
Numérotation rapide
Pour obtenir la liste des codes de numérotation rapide, appuyez sur Menu, sur 3 et de nouveau sur 3. Pour utiliser la numérotation rapide :
  1. Chargez le document.
  2. Appuyez sur Numérotation rapide.
  3. Composez le code de numérotation rapide à 1, 2 ou 3 chiffres sur le pavé numérique.
  4. Appuyez sur l'un des boutons Commencer la télécopie pour lancer la télécopie. Pour annuler une télécopie en cours, appuyez sur Annuler.
Utilisation des boutons à fonction unique
Les dix premiers codes de numérotation rapide sont attribués aux touches à fonction unique situées sur le côté gauche du panneau avant. Attribuez les numéros les plus fréquemment composés aux codes de numérotation rapide 01 à 10.
Pour composer un numéro en utilisant les boutons à fonction unique, chargez le document et appuyez sur la touche à fonction unique correspondant au numéro à composer.
Réglage des paramètres du panneau avant
Les paramètres suivants sont temporaires : ils restent en vigueur pendant deux minutes, puis reviennent à leur valeur par défaut.
Appuyez sur chaque bouton plusieurs fois pour faire défiler les options.
Le gros point noir à l'affichage signifie que le paramètre est le paramètre actuel. Les paramètres temporaires apparaissent sur l'affichage sous la date et l'heure. Le symbole foncé « supérieur à » de l'affichage indique d'autres paramètres temporaires n'apparaissant pas. Pour les afficher, appuyez sur une flèche de direction. Pour les effacer, appuyez sur Annuler.
Résolution de télécopie
Appuyez plusieurs fois sur le bouton pour définir la résolution de la télécopie à envoyer.
Il s'agit d'un paramètre temporaire. Pour définir le paramètre actuel en tant que paramètre par défaut, appuyez sur Menu, sur 5, puis sur 7.
Éclaircir/Assombrir
  1. Appuyez sur la touche Éclaircir/Assombrir. La plage des valeurs apparaît à l'écran sous la forme d'un cercle sur une échelle.
  2. Appuyez sur (-) pour éclaircir la télécopie ou sur (+) pour l'assombrir. Le cercle se déplace vers la gauche ou vers la droite en fonction du bouton sur lequel vous avez appuyé.
  3. Appuyez sur le bouton Entrée pour utiliser le paramètre sélectionné.
Envoi de télécopies à partir de Director
  1. Chargez le document original. Pour plus d'informations, reportez-vous à « Chargement des documents originaux ».
  2. Dans Director, cliquez sur l'option de télécopie.
  3. Dans la boîte de dialogue Envoyer la télécopie, entrez le numéro de télécopie (ou sélectionnez-en un dans l'annuaire ou dans la liste Télécopies récentes) et d'autres informations sur le destinataire.
  4. Dans la zone Inclure à téléc., vérifiez que Page(s) en unité est sélectionné.
  5. Pour inclure une page de garde, cochez la case Page de garde générée par le PC. Modifiez la page de garde si nécessaire.
  6. Dans les zones Qualité et Couleur, sélectionnez les paramètres appropriés.
  7. Cliquez sur l'option d'envoi de télécopie .
     Remarque :
    l'envoi en mode couleur de télécopies en noir et blanc n'est pas recommandé.
Envoi de télécopies à partir de l'application logicielle
Vous pouvez envoyer une télécopie directement à partir d'autres applications, telles qu'un programme de traitement de texte ou un tableur.
  1. Les applications du PC étant ouvertes et le fichier du document affiché à l'écran, sélectionnez Imprimer dans le menu Fichier.
  2. Sélectionnez le télécopieur HP Officejet G en tant qu'imprimante et cliquez sur OK.
     Remarque :
    effectuez cette sélection dans l'emplacement où l'application stocke la liste des imprimantes. Par exemple, dans de nombreuses applications, vous trouvez la liste des imprimantes dans la boîte de dialogue Imprimer.
  3. Imprimez le document. La boîte de dialogue Envoi de télécopie apparaît.
  4. Saisissez le numéro de télécopie et les autres informations nécessaires. Cliquez ensuite sur Envoyer pour lancer la télécopie.
Boîte vocale de la compagnie de téléphone
Si la ligne téléphonique dispose d'un service de boîte vocale auprès de la compagnie de téléphone, le produit HP tout-en-un ne peut pas recevoir de télécopies automatiquement. Pour résoudre ce problème, vous pouvez ajouter un service de sonnerie distincte à la ligne téléphonique. Un service de sonnerie distincte permet d'utiliser un autre numéro de téléphone sur la même ligne téléphonique. Pour plus d'informations, contactez la compagnie de téléphone.
 Remarque :
le service de sonnerie distincte n'est pas toujours disponible partout en Europe. L'utilisation d'une boîte vocale en association avec un appareil HP Officejet tout-en-un risque de bloquer les appels de télécopie entrants.
Réglage du télécopieur pour répondre à une sonnerie distincte
Avant de définir une sonnerie distincte, le motif de sonnerie doit être reconnu (deux sonneries ou trois). Ces informations sont disponibles auprès de votre opérateur téléphonique ou bien, vous pouvez brancher un téléphone sur la ligne et appeler le numéro présentant une sonnerie distincte pour en connaître le motif.
Pour faire en sorte que le télécopieur réponde à des sonneries distinctes, utilisez les boutons du panneau avant et procédez comme suit :
  1. Appuyez sur le bouton de menu plusieurs fois jusqu'à ce que Configuration avancée des télécopies s'affiche à l'écran et appuyez sur Entrée.
  2. Appuyez sur la touche 2 du pavé numérique. L'option de réponse à toutes les sonneries doit alors s'afficher.
  3. Appuyez sur la flèche vers la droite (>) pour faire défiler les options de motifs de sonneries. Appuyez sur Entrée lorsque le motif attribué au numéro de sonnerie distincte est affiché. La date et l'heure s'affichent de nouveau après un moment.
  4. Appuyez sur le bouton de menu plusieurs fois jusqu'à ce que Configuration avancée des télécopies s'affiche à l'écran et appuyez sur Entrée.
  5. Appuyez sur la touche 3 du pavé numérique. Le nombre de sonnerie avant réponse doit alors s'afficher.
  6. Appuyez sur la flèche vers la droite (>) pour faire défiler les paramètres de nombre de sonneries. Appuyez sur Entrée lorsque « 1 » est affiché.
Systèmes téléphoniques PBX
Les systèmes téléphoniques PBX sont utilisés dans certaines régions. Le programme d'installation de certains modèles de produit HP tout-en-un vous invite à indiquer si le produit HP tout-en-un est connecté à un système téléphonique PBX. Avec tous les modèles de produit HP tout-en-un, après l'installation logicielle, vous pouvez modifier manuellement le paramètre PBX.
 Remarque :
comme il n'existe pas de signal de ligne occupée standard dans les systèmes téléphoniques PBX, le produit HP tout-en-un peut ne pas détecter un tel signal lorsqu'il essaie d'envoyer une télécopie au travers d'un système PBX. Si le télécopieur de réception est occupé et que le produit HP tout-en-un ne peut pas le détecter, l'opération d'envoi est annulée au bout de 60 secondes.
  1. Dans Director, cliquez sur Paramètres, puis choisissez Paramètres de télécopie . L'onglet Paramètres de télécopie de la boîte de dialogue des rapports s'affiche.
  2. Cliquez sur l'onglet Numérotation, cochez la case Connecté à un système téléphonique PBX, puis OK.
Blocage de télécopies
Lorsque vous recevez des télécopies non souhaitées, vous pouvez paramétrer le produit HP tout-en-un afin qu'il ignore à l'avenir toute télécopie provenant du même numéro de télécopie.
  1. Dans Director, cliquez sur l'option de journal de télécopie. La boîte de dialogue Relevé de télécopie apparaît.
  2. Cliquez sur l'onglet Télécopies reçues.
  3. Dans la colonne ID station, sélectionnez le numéro approprié, puis cliquez sur Bloquer la télécopie.
  4. Dans l'onglet Télécopies bloquées, vérifiez que le numéro approprié est inclus dans la liste.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

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