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HP Officejet série G - Visão geral de envio de fax

Geral
O produto Multifunção HP (somente modelos com recurso de fax), tem disponíveis as seguintes funções de fax:
  • Enviar e receber faxes em papel e enviar faxes a partir do computador. Um fax de computador é um arquivo enviado a partir do computador.
  • Enviar documentos a partir do alimentador automático (ADF) ou a partir do vidro
  • Enviar e receber faxes coloridos. Se estiver enviando um fax colorido e o produto Multifunção HP determinar que o fax do destinatário é em preto e branco, o produto Multifunção HP interromperá o processo e enviará novamente o fax em preto e branco. Conforme mencionado nas instruções na tela de instalação do produto Multifunção para obter os recursos do fax colorido no PC, seus colegas e amigos podem transferir por download e instalar o software Impact Color Fax Lite se estes tiverem a placa de fax modem instalada nos computadores.
  • Todos os recursos de fax do HP OfficeJet série G estão disponíveis quando conectados em uma rede que utilize Servidor externo de impressão HP JetDirect e instalados pela utilização da opção Networked do software de instalação.
É aconselhável verificar as configurações de fax depois que o produto Multifunção HP é configurado pela primeira vez. Para fazê-lo, imprima um Relatório de configurações de menu.
  1. Pressione o botão MENU.
  2. Pressione o número 3 no teclado numérico e, em seguida, o número 4.
  3. Verifique se todas as configurações no relatório estão de acordo com a configuração. Verifique a informação no cabeçalho (esta informação é exigida pela lei FCC nos EUA) na listagem no canto superior direito, os toques para atender na seção 5 número 3, tamanho do papel de fax na seção 5 número 4 e padrão de toques para atender na seção 6 número 2.
Informações detalhadas sobre todos os recursos de fax podem ser encontradas na Guia em tela do Guia do Usuário.
Configuração básica
As informações da configuração básica de fax podem ser modificadas pela execução do Assistente de configuração de fax (recomendável), utilizando a caixa de diálogo Configurações de fax ou no painel frontal. Informações sobre quaisquer configurações podem ser obtidas ao clicar na Ajuda no Director e em seguida abrindo a Guia em tela do Guia do Usuário.
Assistente de configuração de fax
O assistente de configuração de fax vai fazer várias perguntas para estabelecer as melhores configurações possíveis com base nas respostas. Este processo é executado depois que você reiniciar o computador após ter instalado o software do produto Multifunção HP.
Utilização da configuração de fax
Informações sobre quaisquer configurações podem ser obtidas ao clicar na Ajuda da guia de configuração exibida.
  1. Clique duas vezes no ícone Director para abri-lo.
  2. Clique em Configurações e selecione Configurações de fax.
  3. Ajuste as configurações conforme exigido pela situação.
No painel frontal
As Configurações devem ser ajustadas a partir do botão Menu e seções da Configuração básica e avançada de fax.
  1. Pressione MENU e em seguida utilize as teclas + ou – para rolar entre a Configuração básica de fax e a Configuração avançada de fax dependendo do que deve ser modificado.
  2. Pressione ENTER.
  3. Vá até a opção desejada e pressione ENTER
  4. Faça as modificações desejadas e em seguida pressione ENTER.
Configuração de discagem rápida individual
Os números de faxes freqüentemente utilizados podem ser atribuídos como números de discagem rápida a partir do produto Multifunção HP ou do computador. Isto permite a discagem destes números de forma mais rápida utilizando o botão de Discagem rápida no Painel frontal e códigos de um ou dois dígitos. Até 125 códigos individuais ou grupos podem ser criados dependendo do modelo do aparelho.
Os dez primeiros códigos de discagem rápida são atribuídos aos botões de um toque no lado esquerdo do Painel frontal. Utilize um lápis ou caneta esferográfica para etiquetar cada botão.
Os números de discagem rápida podem ser utilizados somente a partir do Painel frontal. É mais fácil configurar as discagens rápidas a partir do computador, mas é possível configurá-las a partir do Painel frontal.
No painel frontal
  1. Imprima a listagem da discagem rápida pressionando Menu e, em seguida, 3, seguido de 3 novamente.
  2. Pressione MENU, e em seguida pressione 4. A caixa "Configurar Discagem rápida” aparecerá por alguns segundos, seguido de "1: Discagem rápida individual”.
  3. Pressione ENTER para ir até o menu Discagem rápida individual. O primeiro código de discagem rápida será exibido na tela.
  4. Utilize o teclado numérico para digitar o código (001-099) para atribuir um número e em seguida pressione ENTER.
  5. Digite o número de fax correspondente ao código e pressione ENTER.
     observação:
    Para atribuir uma pausa de dois segundos entre a seqüência de números, pressione REDISCAGEM/PAUSA.
  6. Digite o nome da pessoa ou empresa utilizando os botões no teclado numérico e em seguida pressione ENTER.
  7. Depois que Adicionar outro for exibido, pressione 1 para Sim, para adicionar outro código ou pressione 2 para Não, para sair.
No computador
  1. No Director, clique em Configurações e em seguida escolha Configurações de discagem rápida.
  2. Clique em Nova entrada, na caixa de diálogo Configurações de discagem rápida.
     observação:
    Se a pessoa já estiver relacionada no catálogo de endereços, vá até a área do Catálogo de endereços e clique em Selecionar a partir de. Na caixa de diálogo do Catálogo de endereços, selecione o nome da pessoa a quem você deseja atribuir um código de discagem rápida. Vários nomes podem ser selecionados por este método.
  3. Na caixa de diálogo Nova entrada de configurações de discagem rápida, digite um nome e um número de fax e clique em OK.
Configuração de discagem rápida de grupo
Os grupos de discagem rápida são utilizados para executar transmissão de fax, enviando a mesma informação para vários aparelhos de fax. Este recurso é utilizado para criar uma lista de distribuição de fax de até 30 códigos de discagem rápida individual a serem enviados ao mesmo tempo. É possível criar até 125 códigos de discagem rápida (individual e em grupo).
Para criar uma discagem rápida de grupo, primeiramente é necessário configurar Discagens rápidas individuais.
Somente os códigos individuais criados anteriormente no produto Multifunção HP podem ser atribuídos a uma discagem rápida de grupo.
Quando você estiver enviando um documento impresso pelo painel frontal, se tiver inserido um número de discagem rápida atribuído a um grupo, o fax será enviado a todos os membros do grupo.
 observação:
É recomendável a impressão da listagem de discagem rápida antes de iniciar a configuração da discagem rápida.
No painel frontal
  1. Pressione MENU.
  2. Pressione 4 e, em seguida, 2.
  3. Selecione uma das seguintes opções:
    • Se esse for o primeiro grupo, o primeiro código não atribuído será exibido. Pressione ENTER para selecioná-lo.
    • Caso esse não seja o primeiro grupo, será exibido 1=Novo 2=Editar. Pressione 1 para criar um novo grupo. O primeiro código não atribuído será exibido. Pressione ENTER para selecioná-lo.
  4. Depois que Adicionar #1 for exibido, pressione DISCAGEM RÁPIDA.
  5. Digite o código que corresponde ao número do fax que você deseja incluir no grupo. O código selecionado e o nome correspondente serão exibidos no visor.
  6. Selecione uma das seguintes opções:
    • Se o código exibido estiver correto, pressione ENTER para adicioná-lo ao grupo.
    • Para selecionar um código diferente, pressione t (<) ou u (>) até que o código adequado seja exibido e, em seguida, pressione ENTER para selecioná-lo.
  7. Depois que Adicionar outro for exibido, pressione 1 para Sim, para adicionar outro código individual ao grupo ou pressione 2 para Não.
  8. Quando o grupo estiver completo, pressione 2 para Não e digite um nome para o grupo.
No computador
  1. No Director, clique em Configurações e em seguida escolha Configurações de discagem rápida.
  2. Na caixa de diálogo Configurações de discagem rápida, clique em Novo grupo.
  3. Na caixa de diálogo Novo grupo de configurações de discagem rápida, digite um nome na caixa Nome do grupo.
  4. Selecione um nome na lista Discagens rápidas e, em seguida, clique em Adicionar.
  5. Quando terminar de adicionar membros ao grupo, clique em OK.
Utilização do catálogo de telefone
O produto Multifunção HP facilita o armazenamento de nomes e números de faxes no Catálogo de telefones. Quando enviar um fax a partir do Director, selecione um nome do Catálogo de telefones.
O catalogo de telefones utilizado pelo produto Multifunção é o catálogo de endereços do Microsoft (R)  Outlook ou Outlook Express. Provavelmente este software já esteja sendo utilizado ou instalado no computador. Se o computador não tiver o Outlook ou Outlook Express esta opção não estará disponível. O Internet Explorer 4.0 e superior incluem o Outlook Express e, se tiver acesso à Web, você pode fazer a transferência gratuitamente por download a partir do site da Microsoft na Web.
Criar endereço de acesso
Siga as etapas abaixo para acrescentar um nome ao catálogo de telefones:
  1. No Director, clique em Catálogo de telefones.
  2. Na caixa de diálogo Catálogo de endereços, clique em Novo contato.
  3. Na caixa de diálogo Propriedades, clique na guia Residencial ou Comercial conforme for apropriado.
  4. Digite as informações de contato e, em seguida, clique em OK.
     observação:
    Se o aparelho exigir que você disque o número “9” ou outro número para sair do sistema de telefone, digite o número correspondente na caixa de diálogo antes de digitar o número do fax. Para determinar uma pausa, utilize a tecla vírgula ou traço “-“.
Carregamento de originais
  1. Ative o produto pressionando o botão ON localizado no lado direito do Painel frontal da unidade.
  2. Carregue o papel na bandeja.
  3. Modifique a Configuração do tipo de papel se necessário.
    • Pressione o botão TIPO DE PAPEL.
    • Utilize as setas do teclado para ir até a listagem de tipos de papeis disponíveis até que o tipo de papel correspondente seja exibido na janela.
    • Pressione o botão ENTER.
  4. Para colocar o original escolha uma das seguintes opções:
    • Se estiver utilizando um Alimentador automático de documento (ADF), coloque o original com a face voltada para baixo, no vidro, e com a margem superior na borda em branco. Se o original for uma foto, coloque a margem superior da foto na borda em branco próxima à seta branca.
      Figura : Colocação de original no vidro
    • Se a unidade tiver o ADF (Alimentador automático de documento), coloque os originais no alimentador com o lado impresso voltado para o verso e a margem superior para a direita. Alinhe o papel com o lado direito do ADF. Assegure-se em colocar somente páginas inteiras no ADF, e ajuste página guia na mesma proporção do original. A mensagem “Original carregado” aparecerá na tela do Painel frontal quando o documento for carregado no ADF.
      Figura : Colocação de papel carta e A4 no ADF
      Figura : Colocação de papel ofício no ADF
Como enviar fax a partir do painel frontal
Envio de fax
  1. Carregue o documento.
  2. Para obter resolução fina, pressione RESOLUÇÃO DE FAX para modificar a configuração de resolução.
  3. Disque o número de fax no teclado.
  4. Pressione o botão INICIAR FAX em preto para iniciar o envio do fax. Para cancelar um fax em andamento, pressione CANCELAR.
Envio de fax colorido
Execute as seguintes instruções para enviar um fax colorido. Na etapa 4, pressione o botão INICIAR FAX Colorido em vez do botão INICIAR FAX em preto.
Um fax colorido não pode ser enviado se estiver armazenado na memória. Não é possível enviar fax colorido através do botão INICIAR DIGITALIZAÇÃO junto com o botão INICIAR FAX. Também não é possível enviar faxes coloridos utilizando a Discagem rápida de grupo. Para enviar fax colorido para vários números de fax, envie o fax colorido a partir do computador.
 observação:
Não é recomendado o envio de fax em preto e branco no modo colorido.
Envio de um fax utilizando um cartão de chamadas
O aparelho de fax efetua a discagem como em um telefone normal. Utilize este método (chamado de Discagem no monitor) se necessitar ouvir um segundo tom de discagem (como se estivesse utilizando um cartão de chamadas).
  1. Carregue o original.
  2. Pressione o botão Preto ou Colorido em INICIAR FAX.
  3. Ao colocar o original no vidro, pressione 1 depois que a mensagem ”Enviar a partir do Vidro?" for exibida na tela.
  4. Depois que a mensagem “Fora do gancho...” for exibida na tela utilize o teclado no Painel frontal para discar o número de telefone. Digite todos os números como se estivesse discando um número a partir de um telefone utilizando cartão de crédito ou cartão de chamada.
  5. Siga os prompts de voz.
Discagem rápida
Para a listagem da discagem rápida pressione MENU e, em seguida, em 3 seguido de 3 novamente. Para a discagem rápida:
  1. Carregue o documento.
  2. Pressione DISCAGEM RÁPIDA.
  3. Disque o código de discagem rápida com 1, 2 ou 3 dígitos pelo teclado.
  4. Pressione um dos botões INICIAR FAX para iniciar o envio do fax. Para cancelar um fax em andamento, pressione CANCELAR.
Utilização dos botões de discagem rápida
Os dez primeiros códigos de discagem rápida são atribuídos às teclas rápidas no lado esquerdo do painel frontal. Atribua códigos de discagem rápida de 01 a 10 aos números mais freqüentemente discados.
Para discar utilizando os botões de discagem rápida, carregue o documento e pressione a tecla rápida correspondente ao número a ser discado.
Ajuste das configurações do Painel frontal
As configurações a seguir são configurações temporárias que podem permanecer ativas por dois minutos até voltarem à configuração padrão.
Pressione cada botão várias vezes até chegar nas opções.
O grande ponto em preto na tela significa que esta é a configuração atual. As configurações temporárias são exibidas na tela sob a data e hora. O símbolo escurecido “Maior que” na tela mostra as outras configurações temporárias não exibidas na tela. Para exibi-las, pressione um botão de seta. Para limpá-las pressione CANCELAR.
Resolução do fax
Pressione o botão várias vezes para configurar a resolução do fax a ser enviado.
Essa é uma configuração temporária. Para tornar padrão a configuração atual pressione MENU, 5, 7.
Mais claro/Mais escuro
  1. Pressione MAIS CLARO/MAIS ESCURO. O intervalo de valores aparece em forma de um circulo na escala na tela de exibição.
  2. Pressione (-) para clarear o fax ou (+) para escurecer. O círculo se move para a esquerda ou direita, dependendo do botão que for pressionado.
  3. Pressione ENTER para utilizar a configuração selecionada.
Como enviar fax no Director
  1. Carregue o original. Para obter mais informações, consulte “Carregamento de originais”.
  2. Clique em Fax no Director.
  3. Na caixa de diálogo Enviar fax, digite o número do fax (ou selecione um número no catálogo de endereços ou na lista Fax recentes) e outras informações sobre o destinatário.
  4. Na área Incluir no fax, verifique se Página(s) na unidade está selecionada.
  5. Para incluir uma página de rosto, selecione a caixa de diálogo Página de rosto gerada pelo PC e edite-a conforme necessário.
  6. Nas áreas Qualidade e Cor, selecione as configurações adequadas.
  7. Clique em Enviar fax agora.
     observação:
    Não é recomendado o envio de fax em preto e branco no modo colorido.
Como enviar fax a partir do aplicativo de software
É possível enviar fax diretamente de outros aplicativos de software, como processadores de texto ou planilhas.
  1. Com os aplicativos de software do PC abertos e o arquivo do documento exibido na tela do computador, selecione Imprimir a partir do menu Arquivo.
  2. Selecione Fax HP OfficeJet série G como impressora e clique em OK.
     observação:
    Faça a seleção no local em que o aplicativo de software armazena a listagem de impressoras. Por exemplo, em muitos aplicativos a listagem de impressoras está localizada na caixa de diálogo Impressora.
  3. Imprima o documento. A caixa de diálogo Enviar fax é exibida.
  4. Digite o número do fax e quaisquer outras informações necessárias. Em seguida, clique em Enviar fax agora para começar a enviá-lo.
Correio de voz da companhia telefônica
Se a linha telefônica tem o serviço de correio de voz através da companhia telefônica, o produto Multifunção HP não receberá os faxes automaticamente. A obtenção de serviço de chamada diferenciado para a linha que solucionará este problema. Contate a companhia telefônica para obter mais informações.
 observação:
O recurso toque diferenciado não está disponível nas companhias telefônicas da Europa. Usar o correio de voz com o Multifuncional HP Officejet resultará em chamadas de fax que não chegarão aos outros equipamentos.
Configurar o fax para responder a um toque diferenciado
Antes de configurar o toque distintivo, o padrão de toque do toque distintivo deve ser conhecido (dois ou três toques). Esta informação pode ser obtida através da companhia de telefone ou por colocar o telefone no gancho e discar para o número com o toque diferenciado, o qual está configurado.
Para configurar o fax para responder aos toques distintivos usando os botões do painel frontal:
  1. Pressione o botão MENU repetidamente até que Configuração Avançada de Fax apareça no visor e em seguida pressione ENTER.
  2. Pressione a tecla "2" no painel do multifuncional. Atender Todos os Toques deverá ser exibido.
  3. Pressione SETA PARA DIREITA (>) para ver as opções de padrão de toque disponíveis. Pressione ENTER quando o padrão de toque atribuído para o número de toque diferenciado esteja no visor. O visor deverá retornar a data e hora após um certo período.
  4. Pressione o botão MENU repetidamente até que Configuração Básica de Fax apareça no visor e pressione ENTER.
  5. Pressione a tecla "3" no teclado númerico. Toques para Atender deverá ser exibido.
    1. Pressione SETA PARA DIREIT (>) para ver as opções de padrão de toque disponíveis. Pressione ENTER quando "1" for exibido.
Sistemas de telefone com PBX
Algumas áreas usam sistemas de telefone com PBX. Em alguns modelos do produto Multifunção HP, como parte de uma instalação de hardware, você está habilitado a mencionar se o produto Multifunção HP está conectado a um sistema de telefone com PBX. Em todos os modelos do produto Multifunção HP, depois da instalação do software, as configurações de PBX podem ser modificadas manualmente.
 observação:
Por não haver um sinal padrão de ocupado em um sistema de telefone PBX, o produto Multifunção HP possivelmente não conseguirá detectar um sinal de envio de fax em um sistema equipado com PBX. Se o aparelho de recebimento de fax estiver ocupado e o produto Multifunção HP não conseguir detectá-lo, a operação de envio será cancelada após 60 segundos.
  1. No Director, clique em Configurações e escolha Configurações de fax. A caixa de diálogo Configurações de fax é exibida com a guia Relatório visível.
  2. Clique na guia Discagem, selecione a caixa de diálogo Conectado a um sistema de telefone PBX e, em seguida, clique em OK.
Bloqueio de fax
Quando você receber um fax indesejado, poderá configurar o produto Multifunção HP para ignorar qualquer fax enviado desse número.
  1. Clique em Registro de fax no Director. A caixa de diálogo Registro de fax é exibida.
  2. Clique na guia Fax recebidos.
  3. Na coluna ID da estação, selecione o número adequado e clique em Bloquear.
  4. Na guia Bloqueado, verifique se o número apropriado está incluído na lista.
  5. Quando concluir, clique em OK.

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